BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO KIẾN TẬP
Họ và tên sinh viên: Vi Thị Thủy.
Lớp: KH13 Quản lý công.
Niên khóa: 2012 – 2016.
Địa điểm kiến tập:Văn phòng HĐND & UBND
huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Thời gian kiến tập: từ ngày 24/8/2015 đến ngày 04/9/2015.
Giảng viên hướng dẫn: Th.S: Lương Ban Mai.
Đoàn kiến tập số: 13.

Tên đề tài:
Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.

Hà Nội, 2015


LỜI CẢM ƠN
Sau 3 năm miệt mài học tập trên giảng đường Trường Học viện Hành chính Quốc
gia, dưới sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo cũng như việc tạo mọi điều
kiện tốt nhất để chúng em được va chạm, cọ sát với thực tế, đợt kiến tập này đã giúp
chúng em có thêm kinh nghiệm, những tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho những bước tiến
trong tương lai. Em xin gửi tới các thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cũng như sự
cảm phục lòng yêu nghề, yêu trò của các thầy cô, các thầy cô đã cống hiến hết tri thức,
tuổi trẻ, dìu bước lớp lớp sinh viên. Quá trình kiến tập đã chứng tỏ cho chúng em thấy
“học phải đi đôi với hành”, “lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn”, bởi lý thuyết chỉ là
những kiến thức cơ bản, chung nhất để áp dụng cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ

A, MỞ ĐẦU
Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực
nhà nước, sử dụng pháp luật, chính sách để điều chỉnh hành vi của các cá nhân, tổ
chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội, do các cơ quan trong bộ máy nhà nước
thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
Pháp luật là một công cụ chủ yếu mà nhà nước sử dụng để quản lý xã hội, để
quản lý xã hội đạt mục tiêu thì nhà nước ban hành rất nhiều văn bản quy phạm
pháp luật khác nhau trong từng lĩnh vực cụ thể. Các văn bản quy phạm pháp luật
thường được biểu hiện dưới dạng các văn bản, tài liệu. Do đó, công tác Văn thư –
Lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng trong quản
lý nhà nước.
Qua thời gian kiến tập được tìm hiểu và trực tiếp thực hiện một số công việc
tại bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh Em xin chọn
đề tài báo cáo: “ Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng” nhằm hiểu rõ một số vấn đề về công tác
văn thư, đồng thời để phục vụ cho quá trình học tập, giúp bản thân có thêm tài liệu
tham khảo và kiến thức thực tiễn.
Nội dung bài Báo cáo Kiến tập gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết luận.
Trong đó, phần nội dung có 3 chương:
Chương I, Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND &
UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Chương II, Thực trạng và nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ của Văn
phòng HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.


Chương III, Một số đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng
HĐND & UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
Tuy nhiên, do điều kiện về thời gian kiến tập, thời gian nghiên cứu tài liệu
còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những tồn tại, khuyết điểm nhất
định. Vì vậy, Em mong nhận được sự góp ý của cô.

phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND.
Tham mưu giúp HĐND & UBND huyện xây dựng chương trình làm việc, kế
hoạch công tác hàng tháng, hàng quỹ và cả năm. Đôn đốc các các cơ quan chuyên
môn huyện thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND & UBND
huyện.
Thu thập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của HĐND & UBND huyện.Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với
các đề án, các văn bản do cơ quan soạn thảo trình HĐND, UBND huyện đảm bảo
tính hợp lý về nội dung và thể thức văn bản theo quy định của pháp luật.
4, Tổ chức biên chế của văn phòng.
Văn phòng UBND huyện có Chánh văn phòng, không quá 03 Phó Chánh
Văn phòng và các công chức chuyên môn.
+ Chánh văn phòng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Pháp
luật, UBND huyện về toàn bộ hoạt động và nhiệm vụ được giao của Văn phòng.
+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được
Chánh văn phòng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và trực
tiếp thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn của phòng.
Phó Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và Pháp luật
về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
+ Việc bổ nhiệm Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng do Chủ tịch UBND
huyện quyết định theo quy định của Đảng – Nhà nước về công tác cán bộ.
+ Số lượng biên chế: Căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ, đặc điểm tình hình của
địa phương, Chủ tịch UBND huyện quyết định cụ thể số lượng biên chế của Văn
phòng UBND trong tổng số biên chế quản lý nhà nước, của huyện được UBND
tỉnh giao.
+ Trên cơ sở chức năng – nhiệm vụ của Văn phòng UBND, số lượng biên
chế được giao, Chánh văn phòng xác định cụ thể cơ cấu tổ chức của phòng báo cáo
UBND huyện để xem xét bố trí cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đảm bảo


công văn số 425/VTLT- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến.
Việc tiếp nhận xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng theo quy trình
tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành của Văn phòng Chính phủ. Ngoài các khâu
nghiệp vụ trên thì việc sử dụng con dấu cũng phải thực hiện theo quy định tại Nghị
định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghiệp vụ cuối cùng và quan trọng nhất của công tác văn thư là lập hồ sơ.
Việc lập hồ sơ có vai trò rất vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ, giúp cho việc
tra cứu nhanh chóng, chính xác giải quyết kịp thời và hiệu quả.
2, Nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ.
2.1, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Việc soạn thảo văn bản phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND huyện Trà Lĩnh, các văn bản ban hành đều phải chính xác về nội dung và
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản theo quy định của pháp luật tại Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
2.2, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện theo Công văn
số: 425/VTLTNN-NVTW về việc hướng dẫn, quản lý văn bản đi, văn bản đến của
Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ngày 18 tháng 7 năm 2005.
2.2.1, Đánh máy in văn bản
Đăng ký vào sổ giao nhận tài liệu đánh máy.


Giữ bí mật nội dung tài liệu đánh máy.

quan ban hành văn bản
Ví dụ: Số: 28/BC-UBND
Tất cả các văn bản đi của UBND huyện Trà Lĩnh đều phải tập trung tại Văn
thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện để lấy số chung theo hệ thống số chung
của UBND huyện Trà Lĩnh không được lấy số riêng theo từng lĩnh vực chuyên môn
soạn thảo văn bản.
Hiện nay ở UBND huyện vẫn sử dụng phương pháp đăng ký văn bản đi bằng
phương pháp truyền thống (phương pháp lập sổ) theo quy định tại công văn 425.
2.2.5.Chuyển giao văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của UBND ban hành được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải được thực hiện theo một nguyên tắc chung: “chính xác, đúng đối tượng,
kịp thời”. Để có thể tiến hành việc chuyển giao văn bản được thuận tiện thì trước
khi chuyển giao văn bản cần thực hiện những công việc cụ thể như sau:
* Lựa chọn và trình bày bì đưa văn bản vào bì.( Tùy vào số lượng văn bản đi
ít hay nhiều mà lựa chọn bì cho thích hợp).
* Lập sổ và chuyển giao văn bản đi
* Lưu văn bản: Mỗi văn bản do UBND huyện Trà Lĩnh ban hành đều phải
giữ lại 01 để lưu. Văn thư giữ lại bản chính có chữ ký của người có thẩm quyền để
lưu cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan.
* Đối với việc đăng ký văn bản đi nội bộ
Là các văn bản do chính cơ quan ban hành ra gửi cho các đơn vị trong cơ
quan nhằm truyền đạt thông tin hoạt động nội bộ trong cơ quan.
Văn bản nội bộ của UBND huyện Trà Lĩnh được đăng ký riêng do cán bộ
Văn thư làm thủ tục ban hành vào sổ đăng ký văn bản đi nội bộ và chuyển giao tới
các đơn vị.
2.3, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến UBND huyện Trà Lĩnh được tổ chức quản lý giải quyết triệt để
thống nhất theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Văn
bản bao gồm tất cả các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản


2.3.4. Đăng ký văn bản đến.


Công việc đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải làm trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Đối với UBND huyện
Trà Lĩnh hiện nay vẫn áp dụng phương pháp đăng ký truyền thống đó là lập sổ. Về
nguyên tắc thì tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn
một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu in sẵn quy định
2.3.5. Trình văn bản đến
Mục đích: Là để lãnh đạo nắm được toàn bộ nội dung văn bản đến xem xét
phân phối và cho ý kiến chỉ đạo phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân cần xác định đơn vị
và cá nhân chủ trì, những đơn vị, cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi
đơn vị.
2.3.6. Chuyển giao văn bản đến
Theo nguyên tắc chuyển giao văn bản đến sau khi lãnh đạo UBND cho ý
kiến chỉ đạo hướng dẫn thực hiện thì cán bộ Văn thư, văn phòng thống kê phải tập
trung chuyển tận tay tới cán bộ, công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết.
2.3.7. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Thường xuyên đôn đốc nhắc nhở các bộ phận chức năng các công chức
chuyên môn được giao nhiệm vụ phải giải quyết những vấn đề liên quan đến nội
dung văn bản đúng với quy định và các chính sách.
Kịp thời xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo UBND huyện
nhằm đưa ra biện pháp giải quyết hoặc điều chỉnh.
Đối với việc giải quyết văn bản đến thì Chành văn phòng UBND huyện Trà
Lĩnh là người trực tiếp giúp lãnh đạo UBND kiểm tra tổng hợp tình hình giải quyết
văn bản đến của UBND huyện Trà Lĩnh. Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số
liệu văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã giải quyết, văn bản
đến đã đến hạn nhưng chưa giải quyết báo cáo để lãnh đạo cho ý kiến.
2.3.8. Sao văn bản đến

Chương III.
Một số đánh giá về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng.
1, Ưu điểm.
+ Trong hoạt động quản lý văn bản đi, văn bản đến.


Việc giải quyết văn bản đi, đến được cán bộ Văn thư thực hiện theo đúng
quy định của Nhà nước và UBND huyện để ra.
Tất cả các văn bản đến đã được đăng ký đầy đủ vào sổ và đóng dấu đến.
Đối với những văn bản chưa đúng theo yêu cầu đã được cán bộ Văn thư trình
lãnh đạo cho ý kiến giải quyết tránh tình trạng văn bản bị thất lạc còn với văn bản
mật thì đã được đảm bảo theo đúng quy trình chặt chẽ.
+ Trong hoạt động quản lý con dấu.
Do con dấu có vai trò quan trọng nên Chánh văn phòng UBND huyện Trà
Lĩnh luôn kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cán bộ Văn thư có phù
hợp hay không
Việc quản lý và sử dụng con dấu đã được cán bộ Văn thư thực hiện theo
đúng quy định của Nhà nước ban hành.
+ Về nơi làm việc
Văn phòng làm việc của UBND huyện Trà Lĩnh được bố trí tương đối thoáng
mát, rộng rãi thuận tiện cho việc đi lại.
2, Nhược điểm
+ Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu
cầu tra cứu nhanh chóng, chính xác.
+ Về cơ sở vật chất còn thiếu rất nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công
tác Văn thư.
+ Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư mặc dù thường xuyên tham gia các đợt
tập huấn tại UBND huyện xong trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư còn có
những hạn chế nhất định.