MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Từ, cụm từ viết tắt
HĐND
UBND
TLKHKT

Từ, cụm từ đầy đủ
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Tài liệu khoa học kỹ thuật


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế xã hội cùng với công nghệ hiện đại
tiên tiến của khoa học, đòi hỏi bản thân mỗi người phải tự hiện đại hoá chính
mình để thích nghi và phát triển. Giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một
khoảng cách. Để thu hẹp dần khoảng cách ấy, để sinh viên khi ra trường không
bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình học, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi thực tập bên ngoài trước khi tốt nghiệp. Đó là một yêu cầu không thể
thiếu được đối với mỗi học viên bởi thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần
thiết vừa để khép kín quy trình đào tạo của nhà trường, vừa rèn luyện kỹ năng
nghiệp vụ thành thạo, cho học viên làm quen với công việc ở bên ngoài.
Xã hội càng ngày phát triển, tư duy con người càng phong phú, thì các
hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng đa dạng. Vì vậy việc quản lý tài
liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết và nó có ý nghĩa to lớn đối
với tất cả các hoạt động của xã hội loài người, nó có ý nghĩa về: chính trị, kinh
tế văn hóa, khoa học, lịch sử…và là di sản của dân tộc. Trong Luật lưu trữ số

ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 tại Văn Phòng H ội Đ ồng nhân dân
và Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn. Trong quá trình th ực tập em luôn bám
sát kế hoạch thực tập tốt nghiệp, tích cực học hỏi kinh nghiệm cũng nh ư
trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ được cán bộ hướng dẫn giao, tích
cực vận dụng kiến thức đã học vào thực tiễn.
Trong suốt quá trình thực tập em đã nhận s ự giúp đ ỡ tận tình c ủa
toàn bộ giảng viên khoa Văn thư-Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và
toàn thể cán bộ, công chức tại Văn phòng Hội động nhân dân và ủy ban
nhân dân huyện Chợ Đồn. Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn đến: Ban giám
hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ đạo sát sao trong quá trình thực tập.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy, Cô giáo trong khoa đã chỉ bảo tận
tình, định hướng, giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa
cho em để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được báo cáo thực
tập. Em xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn cùng
các chuyên viên trong Phòng đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tại đây,
đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cán bộ hướng dẫn chị Hà Thị Kiều – Cán bộ
Văn thư- lưu trữ đã chỉ bảo, hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình em thực tập.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
4


“Báo cáo thực tập”của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./ .
Sinh viên
Triệu Thị Mai

5


6


7


1.1.2.Vị trí chức năng
Văn phòng HĐND và UBND huyện Chợ Đồn là cơ quan chuyên môn
tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Chợ Đồn về hoạt đ ộng của UBND;
tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc; tham m ưu cho Ch ủ t ịch
UBND về chỉ đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thông tin ph ục v ụ
quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân huy ện, UBND huy ện và các c ơ
quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho ho ạt
động của Hội đồng nhân dân, UBND huyện Chợ Đồn.
Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND
huyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các
mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND huyện đảm bảo tính th ống
nhất, liên tục, có hiệu lực và hiệu quả;
Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con d ấu và
được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn
Xây dựng các chương trình làm việc, kế ho ạch công tác tháng, quý, sáu
tháng và cả năm c ủa HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện. Giúp
Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, th ị trấn th ực hi ện
các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã,
thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đ ạo của HĐND
huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý


9


Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài s ản, v ật t ư,
hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước.
Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Th ường
trực HĐND và UBND huyện giao.
1.1.4.Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng là một bộ máy được tổ chức
thành các phòng, bộ phận trực thuộc, và làm việc theo chế độ thủ trưởng, và
được tổ chức thành các phòng với tổ chức nhân sự như sau:
-Phòng lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND huyện Chợ Đồn gồm:
+Phòng Chánh văn phòng: 01 cán bộ - ông Đặng Đình Phong+Phòng Phó
Chánh văn phòng: gồm 02 Phó Chánh văn phòng
• 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách hậu cần – Ông Lưu Ngọc Chín
• 01 Phó Chánh phụ trách tổng hợp công tác quản trị, phòng ban trực thuộc
sự quản lý của văn phòng – Bà Phan Thị Tuyên
+Phòng tổng hợp:02 cán bộ.
• Chuyên viên: Trần Thị Miên
• Chuyên viên: Ma Thị Oanh
+Phòng văn thư. 01 cán bộ kiêm nhiệm cả văn thư lưu trữ - Bà Hà Thị Kiều
+Phòng lưu trữ.
+Phòng kế toán:01 cán bộ - Hoàng Thị Thanh Thảo
+Phòng tạp vụ: 01 nhân viên – Ma Thị Đào
+Phòng bảo vệ: 01 nhân viên bảo vệ - Đỗ Việt Cường
+Bộ phận lái xe: 03 lái xe
• Phạm Ngọc Thái
• Đỗ Văn Duyên
• Triệu Đức Lượng

huyện phối hợp cùng Phòng Nội Vụ huyện trong việc quản lý nhà nước về
11


công tác văn thư trên địa bàn huyện.
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn
Tiếp nhận công văn, thư báo, vào sổ theo dõi công văn đi, đến và quản lý
văn bản theo phần mềm quản lý hồ sơ công việc, đóng dấu, đóng bì chuyển công
văn đi, đến.
Quản lý con dấu HĐND, UBND, cấp giấy giới thiệu, giấy công tác theo
quy định, làm thủ quỹ cơ quan;
Quản lý, sắp xếp tài liệu kho lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu, khai thác văn bản
lưu trữ khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm phát hành đi các loại văn bản của
Thường trực HĐND, UBND và của Văn phòng.
Chịu trách nhiệm tham mưu báo cáo thuộc lĩnh vực theo dõi.
Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo HĐNĐ, lãnh đạo UBND và lãnh
đạo Văn phòng giao.
Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động trong
phòng làm việc.
1.2.4.Cơ cấu tổ chức
Hiện nay tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện
Chợ Đồn bố trí 01 nhân sự phụ trách công tác này. Do đồng chí Hà Thị Kiều
trực tiếp thực hiện, với trình độ Cao đẳng về Văn thư-lưu trữ. Nhân sự có
vai trò quan trọng trong khẳng định chất lượng công việc, nhân sự có chuyên
môn cao thì chất lượng công việc cũng được cải thiện. Qua đó có thể thấy
lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đến công tác này trong tuyển dụng nhân sự có
tay nghề cao được đào tạo bài bản về Văn thư lưu trữ góp phần nâng cao
chất lượng lao động, khẳng định vai trò của công tác này trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức.


và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
+ Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội Vụ quy
định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tà liệu hết giá trị;
+ Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 của Bộ Nội Vụ về quy định
mức kinh tế kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu
trữ nền giấy;
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư
13


và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính;
+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN
ISO 9001:2000;
+ Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; v.v...
Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác này Uỷ ban nhân dân huyện
Chợ Đồn đã ban hành quy chế về văn thư – lưu trữ trên toàn huyện do Phòng
Nội Vụ huyện tham mưu xây dựng quy chế kèm theo Quyết định 1471/QĐUBND Quyết định Ban hành quy chế Công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn
ngày 18 tháng 10 năm 2012 và cô văn số 975/UBND-NV ngày 22/8/2016 về
việc hướng dẫn lập hố sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan, tổ chức.
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là rất
cần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơn
trong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệu
quả giải quyết công việc. Qua đó thấy được sự quan tâm trong công tác này của
lãnh đạo huyện, ngoài ra còn thực hiện các văn bản khác theo quy định của pháp
luật.
2.1.2

quan tổ chức do đó việc đổi mới và ứng dụng thành t ựu khoa h ọc công
nghệ là hết sức cần thiết, nó góp phần đổi mới cơ ch ế hoạt đ ộng và cách
thức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Về nghiên cứu khoa học h ằng năm
lãnh đạo văn phòng luôn khuyến khích các cá nhân tham gia nghiên c ứu
khoa học về lĩnh vực văn thư lưu trữ. Uỷ ban nhân dân giao cho phòng N ội
Vụ tham mưu tổ chức các cuộc thi sáng tạo về ứng dụng công ngh ệ thông
tin trong lĩnh vực này.
Đi cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì cán bộ th ực
hiện công tác văn thư lưu trữ luôn kế thừa thành quả nghiên cứu khoa học
công nghệ của các nước phát triển, các thành tựu đã đ ược áp d ụng trong c ơ
quan ở cấp trung ương từ đó lựa chọn giải pháp phù h ợp cho c ơ quan
mình. Hiện nay đã trang bị các loại máy scan văn bản, th ực hiện qu ản lý h ồ
sơ công việc trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ s ơ công việc .
Trong kho lưu trữ áp dụng đúng tiêu chuẩn giá đựng tài liệu, bìa, cặp hộp của Bộ
Khoa học và Công nghệ đề ra. Việc ứng dụng các tiêu chuẩn khoa học về Công
tác Lưu trữ làm cho công việc đạt hiệu quả hơn, đi đến thống nhất trong công tác
này. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn còn hạn chế, chủ yếu sử
dụng theo hình thức truyền thống.
2.1.4

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
15


công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động Văn thư-Lưu trữ
Nhằm nâng cao tay nghề cũng như kỹ năng nghiệp vụ trong công tác
lưu trữ tại văn phòng HĐND và UBND huy ện thì lãnh đ ạo văn phòng luôn
cử cán bộ đi tập huấn các khóa học hướng dẫn về chuyên môn nghi ệp v ụ
ngắn ngày nhất là đối với sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, quản lý
hồ sơ tài liệu, lập hồ sơ công việc. Đối với các cá nhân hoàn thành t ốt

vụ công tác hành chính tại văn phòng ủy ban huyện t ừ đó đánh giá đ ể đ ưa
ra chế độ khen thưởng phù hợp. Cho hiện nay vẫn ch ưa có tr ường h ợp vi
phạm quy chế trong lĩnh vực Lưu trữ. Tuy nhiên những quy định c ụ th ể về
công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh v ực văn th ư, l ưu
trữ còn hạn chế. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác thanh
tra, kiểm tra về lĩnh vực này.
2.1.6

Hợp tác quốc tế về Văn thư-lưu trữ
Cùng với xu thế phát triển của xã hội hợp tác quốc tế về khoa h ọc

công nghệ ngay càng chiếm ưu thế trong mọi nghành nghề trong đó có lĩnh
vực văn thư-lưu trữ. Bộ phận văn thư lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện
Chợ Đồn chủ yếu thực hiện các hoạt động nghiệp vụ nên hoạt động hợp
tác quốc tế còn hạn chế, chủ yếu tham khảo các h ội th ảo h ợp tác qu ốc tế
do cơ quan cấp trên tổ chức.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Nếu như hoạt động quản lý có ý nghĩa như kim ch ỉ nam thì ho ạt
động nghiệp vụ có vai trò quan trọng phản ánh đến chất lượng công việc
do đó cần thực hiện đầy đủ và chính xác. Công tác l ưu tr ữ bao g ồm nhi ều
hoạt động nghiệp vụ khác nhau như lập hồ sơ, thu thập, bổ sung tài li ệu,
xác định giá trị, thống kê, bảo quản…
2.2.1.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ c ơ quan

Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư. Căn cứ vào
chức năng nhiệm vụ của mình mỗi cán bộ trong cơ quan lập các loại hồ sơ như
hồ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nguyên tắc để phục vụ cho quá trình giải
quyết công việc. Giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng và

thập.
Thứ ba: Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
và thống kê thành “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
Đối với nguồn tài liệu thu thập vào Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn kể
từ 01 năm từ khi công việc kết thúc, các đơn vị phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Ủy
ban theo đúng quy định của nhà nước. Các nguồn thu thập tài liệu của Ủy ban
nhân dân Huyện Sóc Sơn gồm có Các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện Chợ
18


Đồn. Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các
hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải
quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập
hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn. Nội dung chủ yếu gồm:
+ Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây
dựng cơ bản;
+ Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Ủy ban nhân dân;
+ Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
chế độ chính sách;
+ Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…
Tuy nhiên trên thực tế, hiện nay cả các hoạt động trên vẫn chưa thực hiện
tốt vì do diện tích kho lưu trữ hạn hẹp chỉ có một phòng kho với diện tích
50m2. Khối lượng tài liệu tồn đọng từ nhiều năm về trước chưa được chỉnh lý và
giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nên công tác thu thập tài liệu còn gặp nhiều
khó khăn do không có kho tàng bảo quản.
Theo khảo sát công tác thu thập tài liệu ở UBND trong năm những năm
gần đây, hầu hết tài liệu thu về đều trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ
hiện hành ( nhất là khối tài liệu của các Lãnh đạo UBND huyện - Ảnh đính kèm
phần phụ lục) mặc dù Văn phòng UBND đã có văn bản hướng dẫn các đơn vị

liệu do Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước ban hành.
Hiện nay công tác xác định giá trị tài liệu của UBND huyện còn nhiều
hạn chế: Do chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan đối với
từng loại hồ sơ, tài liệu nhất định nên việc xác định giá trị của tài liệu gặp nhiều
khó khăn.
b) Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Căn cứ theo Điều 30, 31 tại Quyết định số 1471/QĐ – UBND ngày
17/10/2012 ban hành quy chế văn thư lưu trữ của huyện Chợ Đồn, tài liệu trước
khi tiêu hủy phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Lưu trữ cơ quan trình lãnh đạo Văn phòng UBND về việc tiêu huỷ tài
liệu hết giá trị kèm theo danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu
hết giá trị
- Chánh văn phòng UBND xem xét và đề xuất với Chủ tịch UBND huyện,
thủ trưởng đơn vị về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Chủ tịch UBND, thủ trưởng đơn vị ra quyết định thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu.
20


- Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu theo quy
định hiện hành.
- Đại diện lãnh đạo Trung tâm lưu trữ tỉnh tiến hành thẩm tra đổi với tài
liệu hết giá trị của UBND và tài liệu hết giá trị của các đơn vị trực thuộc UBND
thuộc nguồn nộp lưu vào tài liệu tài liệu lưu trữ lịch sử
- Lưu trữ UBND sẽ thẩm tra đối với tài liệu hết giá trị của các đơn vị trực
thuộc UBND không thuộc nguồn nộp lưu vào trung tâm Lưu trữ tỉnh
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị ở UBND huyện không được tiến hành
thường xuyên và cũng chưa có quy định chặt chẽ. Nhiều đơn vị tự ý tiêu huỷ tài
liệu khi họ cảm thấy tài liệu đó không còn giá trị chứ không dựa trên các tiêu chí
đánh giá, xác định giá trị tài liệu.

lập hồ sơ thì cán bộ lưu trữ có trách nhiệm lập lập hồ sơ. Đối với các tài liệu lập
hồ sơ hiện hành, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ nhằm
tối ưu hoá thành phần tài liệu có trong hồ sơ, đảm bảo tính thống nhất về thời
hạn bảo quản của tài liệu, bổ sung những tài liệu còn thiếu, loại ra những tài liệu
hết giá trị.
Hiện nay tại UBND huyện, gần như toàn bộ tài liệu thu về đều chưa được
lập hồ sơ, do vậy lập hồ sơ trong lưu trữ là công việc thường xuyên của cán bộ,
Với số lượng cán bộ có hạn nên việc lập lại hồ sơ là rất mất thời gian dẫn tới
việc tồn động công việc rất nhiều. mặt khác số lượng tài liệu chuyển xuống chủ
yếu là trong tình trạng bó gói, nên để có thể lập hồ sơ thì phân loại và sắp xếp tài
liệu phải được thực hiện trước khi lập hồ sơ.
Cách lập hồ sơ vẫn chưa được thống nhất trong toàn phông. Ví dụ đối với
việc lập hồ sơ công việc của UBND vẫn đang trong tình trạng chung đó là liệt kê
tất cả các hồ sơ công việc vào một nhóm. Cụ thể như: Cấp giấy phép khai thác
gỗ; báo cáo công tác của các đơn vị.
Do kinh phí còn hạn chế do đó chưa có điều kiện đ ầu t ư trong công
tác chỉnh lý tài liệu, gây khó khăn trong việc tra tìm và bảo qu ản tài li ệu.
Tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ chỉ là lưu của cán bộ chuyên viên ph ụ trách
chuyên môn. Khối lượng tài liệu đang bảo quản xuống cấp, số h ồ s ơ ch ỉnh
lý rất ít.
2.2.5.

Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ;

a) Trong công tác thống kê
Hiện nay lưu trữ UBND đang áp dụng các phương pháp và công cụ
chuyên môn để xác định rõ ràng số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình
hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản trong các kho lưu trữ, công tác
thống kê tài liệu lưu trữ tại UBND huyện được thực hiện tương đối nghiêm túc,
việc thống kê đã giúp cho cơ quan xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác

mét
giá

Tài liệu hành chính

Đã
chỉnh
lý

Chỉnh
lý sơ
bộ

Tài
liệu
rời
lẻ

TL
chứng
từ,
TLKHK
Tbản
đồ

92,8
19462016

564,
92

chú

Gần như
chưa
chỉnh lý,
vẫn sử
dụng
được
nhưng
xuống
cấp

Thống kê các phương tiện bảo quản tài liệu: Hiện nay Lưu trữ Bộ gồm
phòng kho với tổng diện tích là 100m 2. Các phòng kho đều được trang bị một số
thiết bị cơ bản phục vụ cho việc lưu trữ tài liệu như: Giá, tủ đựng tài liệu, đèn,
quạt, Điều hoà, máy hút bụi.
Về nhân sự thực hiện công tác Lưu trữ có 01 cán bộ tại Văn phòng HĐND
và UBND huyện Chợ Đồn.
Hệ thống hoá tài liệu: Tài liệu sau khi chỉnh lý thành hồ sơ hoàn chỉnh cần
được hệ thống hoá bằng cách đánh số cố định trật tự của chúng theo phương án
phân loại và sắp xếp lên giá. Việc hệ thống tài liệu ở Uỷ Ban nhân dân còn thực
hiện chưa tốt.
23


b) Trong công tác xây dựng công cụ tra cứu
Hiện nay lưu trữ UBND huyện đang sử dụng công cụ tra cứu là mục lục
hồ sơ kết hợp với phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, sổ đăng ký văn
bản đi – đến. Một số sổ xuất nhập tài liệu.
Hình ảnh phần mếm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Uỷ ban


Hiện nay tài liệu trong kho đều trong tình trạng bó gói, đều được sắp xếp
trên giá để tài liệu.Gây khó khăn trong việc tra tìm và phục vụ khai thác tài liệu.
- Nhà kho
Kho lưu trữ được bố trị tại tầng 3 đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu như
tránh ẩm mốc, mối mọt, tạo sự thông thoáng cho tài liệu. Trong kho lưu trữ được
trang bị 01 quạt trần, 06 giá để tài liệu, không cá các thiết bị bảo quản trong kho
như chống nấm mốc, côn trùng, chống cháy…
- Hàng năm Uỷ ban nhân dân tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, cửa
kính phòng kho là cửa màu để tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài
liệu lưu trữ.
2.2.7.

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu l ưu trữ

Đối với lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, vẫn chưa bố trí phòng đọc mà
trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng Văn thư. Cán bộ phụ trách lưu trữ
có nhiệm vụ: Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc, sau khi được
sự cho phép của lãnh đạo Văn phòng đối với người ngoài cơ quan đến xin đọc
tài liệu thì cán bộ phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả. (Thẻ đọc là giấy ra
vào cơ quan và là phương tiện để quản lý độc giả. Thẻ đọc chỉ có giá trị trong
thời gian nhất định, sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị).
Mỗi độc giả sử dụng tài liệu đều được lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn bộ giấy tờ
liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới
thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả được
sắp xếp theo vần chữ cái tên độc giả; Giải đáp các câu hỏi của độc giả về nội
dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử
dụng công cụ tra cứu.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở lưu trữ UBND huyện chủ yếu
dưới hình thức cung cấp bản phô tô, hoặc bản sao y bản chính. Ngoài ra, một số