TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
A.
KHOA B.
VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO KẾT

C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
P.
Q.
QUẢ
THỰC TẬP TỐT
R.
S.
CHUYÊN ĐỀ:

NGHIỆP


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA VIỆN HÀN LÂM KHCNVN
2.1. Thực trạng của hoạt động quản lý.
2.1.1. Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.2.1.Về tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.2.2. Về đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác lưu trữ.
2.1.4. Hợp tác quốc tế trong công tác Lưu trữ.
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN

4

1.1.

PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ

Nguyễn Thị Yến

2


Chuyên ngành Lưu trữ

3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực
tập và kết quả đạt được
3.2. Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công
tác lưu trữ

31

3.3. Các khuyến nghị
3.3.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên
3.2.2. Đối với Viện Hàn lâm KHCNVN
3.2.3. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. KẾT LUẬN
D. PHỤ LỤC
E. TÀI LIỆU THAM KHẢO

35
35
35
35
38
39
52

Nguyễn Thị Yến

3

Lớp: Lưu trữ học K1b

đã trang bị cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về
công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
Văn thư - Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước và nắm chắc kiến thức công
tác văn thư, lưu trữ, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Đợt
thực tập đã giúp tôi nhận ra được một số hạn chế của mình, từ đây, tôi có thể khắc
phục được những thiếu sót về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại Phòng Hành chính – Lưu trữ
(Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVNV) và qua bài báo cáo này, tôi cũng mạnh
dạn đề xuất một số ý kiến và có kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả về công tác
văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của báo cáo gồm có 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam và Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.


Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam.
Trong đợt thực tập, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán bộ
Phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam và các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán bộ Phòng Hành chính Lưu trữ (thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN) và các thầy, cô giáo trong
Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ tôi hoàn
thành báo cáo này.
Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2016
Sinh viên


Ngày 22 tháng 5 năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 24/CP thành
lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia trên cơ sở tổ chức lại
Viện Khoa học Việt Nam.
Ngày 16 tháng 01 năm 2004, Chính phủ ban hành Nghị định số
27/2004/NĐ-CP qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện KH&CN Việt Nam. Theo Nghị định này thì Trung tâm Khoa học Tự nhiên và
Công nghệ Quốc gia được đổi tên thành Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Ngày 12 tháng 5 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2008/NĐCP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học
và Công nghệ Việt Nam.
Ngày 25/12/2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Viện Hàn lâm KHCNVN đã trải qua 40 năm xây dựng và phát triển, được sự
quan tâm của Đảng, Nhà nước và Chính phủ, Viện Hàn lâm KHCNVN đã có
những bước phát triển mạnh mẽ và trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học hàng
đầu của cả nước về khoa học tự nhiên và khoa học công nghệ.


1.1.2. Vị trí, chức năng
Ngày 25 tháng 12 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định
số 108/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Theo đó, Viện Hàn lâm
KHCNVN là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu cơ bản về
khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ; cung cấp luận cứ khoa học cho công tác
quản lý khoa học, công nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát
triển kinh tế - xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo
quy định của pháp luật.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nghị định số 108/2012/NĐ- CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ
quy định nhiệm vụ và quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

thuật các công trình trọng điểm, quan trọng của Nhà nước và của các địa phương
theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Quyết định các dự án đầu tư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự nghiệp
công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,
kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc
thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Về tài chính, tài sản:
+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt theo quy
định của pháp luật về ngân sách nhà nước;
+ Quyết định phân bổ chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách
nhiệm quyết toán;
+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao.

1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Viện Hàn lâm KHCNVN bao gồm có: Lãnh đạo Viện, các đơn vị giúp việc
Chủ tịch Viện, các tổ chức đoàn thể và các đơn vị trực thuộc.
Lãnh đạo Viện gồm có 01 Chủ tịch Viện và 03 Phó Chủ tịch Viện
Các đơn vị gúp việc Chủ tịch Viện gồm có: Văn phòng (có Văn phòng đại
diện tại TP. Hồ Chí Minh); Ban Tổ chức - Cán bộ; Ban Kế hoạch - Tài chính; Ban
Hợp tác - Quốc tế; Ban Kiểm tra; Ban Ứng dụng và Triển khai công nghệ.
Các tổ chức đoàn thể gổm: Đảng ủy; Công đoàn; Đoàn Thanh niên; Ban vì
sự tiến bộ của phụ nữ; Hội cựu chiến binh; Ban Chỉ huy quân sự.

công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện Hàn lâm KHCNVN (gọi
tắt là Viện); giúp Chủ tịch Viện trong việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các
đơn vị trực thuộc Viện; tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ; quản lý tài
chính, tài sản của các đơn vị tài chính trực thuộc Văn phòng, đảm bảo phương tiện,
điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện, các đơn vị
giúp việc Chủ tịch Viện và khối văn phòng dân đảng.
Văn phòng có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại
tệ tại ngân hàng theo quy định. Văn phòng có Văn phòng đại diện tại Thành phố
Hồ Chí Minh. Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, có
tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của Nhà
nước.
1.2.2. Nhiệm vụ
Văn phòng có những nhiệm vụ sau đây:


a) Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và hàng
năm của Viện.
b) Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm định, góp ý
các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao.
c) Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng.
d) Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định
của Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng.
e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp,
báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Viện
theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KHCNVN.
f) Giúp lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện Hàn lâm
KHCNVN:
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó

l) Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài trợ,
các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán - tài chính theo phân cấp
của Viện và quy định của Nhà nước.
m) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các Quy
chế khác của Viện theo quy định.
n) Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạng trong
các lĩnh vực công tác của Văn phòng.
o) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viên chức,
người lao động của Văn phòng theo quy định của Nhà nước và của Viện.
ô) Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ
Chí Minh (do một Phó Chánh Văn phòng làm Trưởng Văn phòng đại diện) và các
phòng nghiệp vụ sau: Phòng Hành chính - Lưu trữ; Phòng Tổng hợp - Pháp chế;
Phòng Kế toán; Phòng Bảo vệ; Phòng Quản trị; Phòng Quy hoạch - Xây dựng;
Phòng Cơ điện; Phòng An toàn lao động và Quốc phòng; Phòng Điều vận; Trạm Y
tế.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện (xem Phụ lục 2)

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA VIỆN HÀN LÂM KHCNVN
2.1. Thực trạng của hoạt động quản lý.
2.1.1. Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân. Công tác lưu trữ là một mắt xích
không thể thiếu trong hoạt động của Viện Hàn lâm KHCNVN. Do đó cần có sự
quản lý chỉ đạo và hướng dẫn thống nhất trong toàn Viện.

Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Căn cứ vào các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước và các văn bản của Viện Hàn lâm KHCNVN, công tác lưu trữ của Viện
được thực hiện thống nhất ở Văn phòng Viện và các đơn vị trực thuộc. Cán bộ lưu
trữthực hiện rất nghiêm túc, theo đúng những chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu
trữ, không có trường hợp làm trái với các quy định về công tác lưu trữ.
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.2.1.Về tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ
Hệ thống lưu trữ của Viện Hàn lâm KHCNVN được tổ chức theo nguyên tắc
tập trung thống nhất. Hệ thống lưu trữ của Viện bao gồm: Lưu trữ Viện (đặt tại Văn
phòng Viện) và Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Viện.
Cán bộ lưu trữ trong hệ thống thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành và
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ.


Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện thực hiện nhiệm vụ của
lưu trữ hiện hành và giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Viện quản lý
công tác văn thư, lưu trữ của Viện theo quy định của pháp luật.
2.1.2.2. Về đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện có 02 cán bộ đảm nhiệm
nhiệm vụ công tác lưu trữ của Viện và Văn phòng Viện. Thực hiện các công việc
có liên quan đến công tác lưu trữ do Chánh Văn phòng giao.
Cán bộ làm công tác lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công
chức lưu trữ theo quy định của pháp luật. Cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm tại các đơn vị
được bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ qua các lớp ngắn hạn do cơ quan có chức
năng đào tạo tổ chức.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác lưu trữ.
Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam đã có rất nhiều các đề tài
nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực khoa học công nghệ và đạt được các giải

để cán bộ chuyên môn lập các hồ sơ công việc của mình.
+ Trình tự lập danh mục hồ sơ tại Văn phòng Viện:
Đầu năm (hoặc cuối năm trước), tổ chức việc lập danh mục hồ sơ của Viện
trên cơ sở kế hoạch công tác hàng năm.Căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể được giao,
từng cán bộ chuyên môn dự kiến những hồ sơ của mình sẽ phải lập trong năm. Mỗi
nhiệm vụ được giao sẽ là một hồ sơ hoặc nhiều hồ sơ.
Sau khi có dự kiến hồ sơ của từng cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị tập hợp lại,
xem xét cụ thể, duyệt danh mục hồ sơ của đơn vị mình và gửi cho Văn phòng Viện
(Phòng Hành chính - Lưu trữ). Sau đó, Văn phòng Viện tổng hợp hồ sơ của các
đơn vị thành một danh mục chung, tổ chức hội đồng xem xét, trình Chủ tịch duyệt
bản danh mục đó.Sau khi được phê duyệt, danh mục hồ sơ sẽ được gửi đến các đơn
vị để làm căn cứ thực hiện.
+ Văn phòng Viện lập hồ sơ theo quy trình sau:
Mở hồ sơ: Đầu năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ, Phòng Hành chính - Lưu
trữ thuộc Văn phòng Viện sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong
đơn vị mình.Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để
ở nơi làm việc. Nếu phát sinh không có danh mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mới
và ghi tên công việc lên bìa hồ sơ.
Thu thập, cập nhập văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Mỗi cá nhân trong Văn
phòng Viện có trách nhiệm thu thập tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu
phim, ảnh, ghi âm.
Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề đang giải
quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất
lạc.
+ Kết thúc hồ sơ: Khi kết thúc công việc, cán bộ chuyên môn thực hiện các
công việc sau:
Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu thì
cần bổ sung;
Loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản hết giá trị, bản chụp văn bản, tài

Tài liệu quản lý xây dựng cơ bản;
Tài liệu hợp tác quốc tế;
Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
Tài liệu thi đua, khen thưởng;
Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ;
Tài liệu tổ chức hội thảo trong và ngoài nước, ....
+ Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh của Viện. Bao gồm những hồ sơ, tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên cộng sản
Hồ Chí Minh của Viện và các đơn vị cần đưa vào lưu trữ hiện hành.
Còn các đơn vị trực thuộc thì có tài liệu nghiên cứu khoa học và công nghệ
sẽ giữ lại ở các đơn vị.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Viện:


Chủ tịch Viện, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện trong phạm vi quản lý của mình.
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Lưu trữ, người được giao
trách nhiệm có nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho Chủ tịch Viện, Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện đối với
các đơn vị;
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ hiện hành tại Viện, đơn vị.
Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện về việc lập hồ
sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của Viện,
đơn vị. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ
về công việc đó.
Thời hạn nộp lưu và lưu trữ: Đối với tài liệu hành chính là sau một năm khi

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Viện tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ thường xuyên và định kỳ.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Chủ tịch Viện, Thủ trưởng các đơn vị ra
quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư
vấn cho Chủ tịch Viện, Thủ trưởng các đơn vị quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu
giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị
- Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
+ Chánh Văn phòng hoặc cấp phó của Lãnh đạo các đơn vị có tư cách pháp
nhân: Chủ tịch Hội đồng;
+ Đại diện Lãnh đạo đơn vị và cá nhân có tài liệu: Ủy viên;
+ Đại diện Lãnh đạo Văn phòng: Ủy viên;
+ Đại diện Lãnh đạo Phòng Hành chính - Lưu trữ và cán bộ làm công tác lưu
trữ: Ủy viên;
+ Đại diện của Lưu trữ Viện hoặc Lãnh đạo đơn vị: Ủy viên;
+ Đại diện Ban Kiểm tra Viện: Ủy viên.
+ Đại diện Chuyên gia của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Ủy viên.
- Hội đồng làm việc theo phương thức sau:
+ Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định về mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị; đối với danh mục tài liệu
hết giá trị, kiểm tra thực tế tài liệu;
+ Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
+ Thông qua biên bản, trình Chủ tịch Viện hoặc Thủ trưởng đơn vị quyết
định.
Chủ tịch Viện ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Viện sau khi
thỏa thuận thống nhất với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Những tài liệu loại ra để tiêu hủy được lập thành danh mục tài liệu loại.
- Việc tiêu hủy tài liệu được tiến hành theo quy trình sau:
Theo đề nghị của hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chủ tịch Viện đề nghị
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; Thủ trưởng
đơn vị đề nghị Viện Hàm lâm có ý kiến với tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.

mét tài liệu.
Tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Được thực
hiện theo đúng quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho công tác quản
lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
2.2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
- Thống kê tài liệu lưu trữ:
Lưu trữ Viện áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để xác định
số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê tài liệu
lưu trữ.
Hàng năm, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ
sở công tác lưu trữ và gửi về Viện; lưu trữ Viện có trách nhiệm tổng hợp và báo
cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.


Đối tượng thống kê lưu trữ Viện bao gồm: cán bộ, viên chức lưu trữ, kho lưu
trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ Viện và các đơn vị lập sổ thống kê để theo dõi và quản lý khối tài
liệu trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và
lưu trữ cơ quan.
Trong công tác văn thư và lưu trữ, Viện áp dụng các loại công cụ thống kê
truyền thống và hiện đại. Các công cụ thống kê truyền thống (dùng để thống kê tài
liệu lưu trữ hành chính) gồm có các loại sổ thống kê sau:
Sổ thống kê phông lưu trữ,
Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;
Sổ sử dụng bản lưu;
Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;
Mục lục hồ sơ.
Báo cáo tổng hợp.
Các công cụ hiện đại: Sử dụng cơ sở dữ liệu để tra trên mạng.

+ Biện pháp phòng, chống côn trùng: Tài liệu đưa vào kho lưu trữ khô, sạch
sẽ, kho tàng và các phương tiện bảo quản được làm vệ sinh và sắp xếp gọn gàng;
điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để côn trùng và mối không hoạt động được;
các phương tiện bảo quản được kê cao; việc phòng, chống mối được làm ngay từ
khi xây dựng kho tàng và thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện, ngăn chặn, phá
hủy đường xâm nhập của mối; giá kê hợp lý.
+ Biện pháp phòng, chống chuột: Kho lưu trữ được che chắn chu đáo, kho
tàng và các phương tiện bảo quản được làm vệ sinh sạch sẽ; dùng bẫy chuột; sử
dụng hóa chất để tiêu diệt chuột.
+ Biện pháp phòng, chống cháy: Có quy định cụ thể về việc phòng cháy và
chữa cháy; các đường dẫn điện trong kho được đặt ngầm và bọc kín; trang bị đầy
đủ các dụng cụ phòng và chữa cháy: nước, bình cứu hóa, trang bị hệ thống báo
động.
+ Biện pháp hạn chế ánh sáng quá mức: Tài liệu được bảo quản trong cặp,
hộp kín; ánh sáng trong kho đạt tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước, duy trì
ánh sáng phù hợp.
- Thực hiện chế độ kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ:
Kho lưu trữ Viện có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản
toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu; kiểm tra, thống kê về công tác lưu trữ được
thực hiện thường xuyên, mỗi năm được 6, 7 đơn vị để nắm chắc chất lượng, số
lượng của tài liệu lưu trữ.
Hàng năm, Viện Hàn lâm KHCNVN tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
và thực hiện quy định của Nhà nước, Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ đối với các
đơn vị trực thuộc (khoảng 06-10 đơn vị/năm), giúp chấn chỉnh công tác lưu trữ
đúng quy định của pháp luật.
Công tác kiểm tra đối với công tác lưu trữ của Viện có ý nghĩa hết sức quan
trọng: Theo dõi được tình hình thực hiện công tác lưu trữ, phát hiện ra những ưu
điểm của công tác lưu trữ thì cần phát huy và khắc phục những hạn chế của công
tác lưu trữ; có biện pháp kịp thời phòng và khắc phục các hậu quả làm hư hại tài
liệu; công tác lưu trữ thực hiện tốt tạo điều kiện cho quá trình giải quyết công việc

Lưu trữ Viện áp dụng các phương pháp truyền thống và hiện đại để quản lý
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các phương pháp truyền thống là: Dùng “Phiếu
sử dụng tài liệu” và dùng “sổ đăng ký sử dụng bản lưu”. Phương pháp hiện đại:
Dùng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính để theo dõi và thống kê kết quả sử dụng tài
liệu lưu trữ.

Chương 3:


BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG VIỆN
HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VÀ MỘT
SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại phòng Hành Chính – Lưu trữ, Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam tôi đã được thực hiện các công việc
sau:
- Soạn thảo văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Thực hiện nhân bản văn bản
- Tham gia chỉnh lý tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tham gia một số hoạt động văn hóa, văn nghệ do Đoàn Thanh niên
tổ chức…
Trải qua kì thực tập kéo dài 3 tháng, vượt qua những khó khăn, trở
ngại ban đầu, chính là khoảng thời gian để tôi học hỏi, tích lũy hành trang
cho mình trước khi chính thức đến với công việc sau khi ra trường.
Đầu tiên, tôi đã rút ra được bài học về sự tự tin và chủ động chủ
động làm quen với mọi người, chủ động tìm hiểu công việc tại nơi thực tập,

và theo đúng quy trình. Vì vậy mà đã giữ lại được rất nhiều tài liệu có giá trị vào
Phông lưu trữ Viện và loại bỏ kịp thời những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy;
nâng cao chất lượng, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng,
trang thiết bị cho nhà nước.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Viện đã thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, có ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục tài liệu loại.
Người làm công tác xác định giá trị tài liệu phần lớn có trình độ chuyên môn
cao: cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ; có nhiều năm kinh nghiệm nên góp phần nâng cao
chất lượng công tác, hạn chế tới mức thấp nhất làm tổn thất tài liệu có giá trị.
Xác định được thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu và loại ra được
những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
+ Công tác chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu được Viện giao cho những cán bộ có trình độ
chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm; thực hiện theo đúng với các văn bản quy
định của nhà nước về chỉnh lý tài liệu, tuân thủ theo các nguyên tắc và yêu cầu đối
với công tác chỉnh lý tài liệu. Tài liệu được chỉnh lý khoa học, theo những phương
án khác nhau, phù hợp với đặc thù công việc của các đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Công tác thống kê và các công cụ tra tìm các tài liệu lưu trữ:
Lưu trữ Viện trang bị đầy đủ các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ:
có cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác,sử
dụng thông tin tài liệu lưu trữ của các cá nhân, đơn vị. Công tác thống kê tài liệu
lưu trữ được tiến hành kịp thời, đúng thời gian quy định.
+ Công tác bảo quản tài liệu:
Chế độ bảo quản tài liệu tương đối tốt, có phòng kho lưu trữ, thường xuyên
vệ sinh kho sạch sẽ, tài liệu ít bụi bẩn. Có diện tích kho tàng và giá đựng tài liệu
hiện đại, chắc chắn, tài liệu đã được chỉnh lý khoa học được hệ thống hóa và sắp
xếp vào hộp, tài liệu chưa chỉnh lý hoàn chỉnh còn để trong cặp ba dây; qua đó,
thấy được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng Viện.


nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.
Phần mềm quản lý mới chỉ áp dụng đối với công tác văn thư, chưa áp dụng
đối với công tác lưu trữ, chỉ quản lý trên danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ. Vì vậy,
nên xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính nhằm phục vụ tra
tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, kịp thời và đáp ứng được nhu cầu tra tìm
thông tin của cán bộ, viên chức trong Viện.
Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm giá để tài liệu, quạt thông gió, thay mới
một số trang thiết bị nhằm phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Ngoài
ra cần bố trí phòng làm việc riêng cho cán bộ lưu trữ.


Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ: Cần trau dồi thêm kỹ năng chuyên
môn cho các cán bộ làm công tác lưu trữ. Hàng năm cần tạo điều kiện cho các cán
bộ lưu trữ đi tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ.
Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm sát sao hơn nữa đến
công tác lưu trữ của Viện. Hàng năm, cần tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ để theo dõi tình hình thực hiện công tác lưu trữ nắm bắt được chất
lượng và số lượng tài liệu lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công
tác lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được, những
việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng, biểu dương những cá nhân, đơn
vị có thành tích cao và đưa ra những giải pháp khắc phục, những hình thức xử lý
nghiêm khắc đối với cá nhân, đơn vị vi phạm góp phần nâng cao năng lực và trách
nhiệm của mỗi cán bộ.
Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ
tiến hành phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bố trí nơi bảo quản để
công tác lưu trữ được quy củ, việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được
hiệu quả.
Ngoài ra, trong thời gian thực tập tại cơ quan, tôi nhận thấy một số điểm
khác biệt giữa những lý thuyết đã được học trên lớp với thực tế công việc. Cụ thể