BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

VŨ THỊ BÍCH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 11/2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

VŨ THỊ BÍCH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH.NGND. Nguyễn Văn Thâm

Hà Nội, 11/2019

Trang số
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT
NAM .......................................................................................... .......................9
1.1. Một số khái niệm ...................................................................................... ..9
1.1.1.Khái niệm về hiệu quả........................................................................ … 9
1.1.2. Khái niệm lưu trữ .................................................................................. 11
1.1.3. Khái niệm về hoạt động lưu trữ ............................................................ 12
1.1.4. Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ............................................. 12
1.2. Vai trò hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam .............................................................................................. ..13
1.3. Nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm........................... 17
1.4. Các yêu cầu của hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm .....................18
1.5. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ .......................................... 20
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM ..................................... 24
2.1. Giới thiệu chung về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. . 24
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam ........................................................................... 24
2.1.2. Tình hình tổ chức, nhân sự và kho tàng phục vụ cho hoạt động lưu
trữ .................................................................................................................... 25
2.1.3. Vai trò của Viện Hàn lâm trong việc đóng góp các thành tựu khoa học
vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. .............................................. 27


2.1.4. Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ của Viện
Hàn lâm ........................................................................................................... 28

1. Lý do chọn đề tài
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến hoạt động lưu trữ tại các cơ quan,
đơn vị nhà nước. Ngay sau khi giành được chính quyền, một số hồ sơ, tài liệu cũ
có nguy cơ bị hủy hoại, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 01C/VP yêu cầu “phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy
những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh… cho phép hủy bỏ” [31] và “phải
gửi về những sở lưu trữ công văn… để tàng trữ”. Thông tri số 259-TT/TW ngày
8-9-1959 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về công tác lưu trữ công văn, tài liệu
đã khẳng định tài liệu lưu trữ “là một tài sản rất quý báu, nó có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế
hoạch công tác và đường lối, phương châm, chính sách về mọi mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa cũng như khoa học, kỹ thuật”.
Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo ra
khuôn khổ pháp lý cho vấn đề hoạt động lưu trữ nói chung và các hoạt động lưu
trữ nói riêng tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện Hàn
lâm). Hoạt động lưu trữ có tác dụng giúp cho việc giải quyết công việc một cách
nhanh chóng, chính xác, khoa học góp phần cho sự nghiệp phát triển chung của
cơ quan, đơn vị và sự nghiệp phát triển chung của toàn xã hội. Hoạt động lưu trữ
của các cơ quan nhà nước nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng đã góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đúc kết kinh nghiệm về những bài học
thành công và thất bại trong việc xây dựng tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ
chức; tiết kiệm thời gian để giải quyết công việc, tiết kiệm tài chính và công sức
trong thực hiện nhiệm vụ, bảo vệ lợi ích của các cơ quan, tổ chức, công chức,
viên chức và người lao động tại Viện Hàn lâm.


2

Viện Hàn lâm là cơ quan thuộc Chính phủ, Viện Hàn lâm thực hiện chức
năng nghiên cứu về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ theo các hướng
trọng điểm của Nhà nước nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý

cũng như thực tiễn đối với hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Vấn đề nâng cao hoạt động lưu trữ của một cơ quan đã có một số công
trình nghiên cứu, bài báo đề cập đến. Về cơ sở pháp lý có đề tài nghiên cứu khoa
học cấp Bộ năm 2003 “Cơ sở khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ” của nhóm tác
giả do TS. Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài đã nêu cơ sở khoa học và sự
cấp thiết của việc xây dựng Luật Lưu trữ đối với sự phát triển của công tác lưu
trữ, đồng thời giới thiệu phương pháp xây dựng Luật Lưu trữ, làm rõ phạm vi
điều chỉnh của Luật và hình thành được đề cương của Luật Lưu trữ. Các tác giả
đã nghiên cứu và trình bày hệ thống văn bản luật pháp lưu trữ và có liên quan
đến lưu trữ từ thời phong kiến Việt Nam đến nay cũng như Luật Lưu trữ của các
nước phát triển và đang phát triển, đồng thời đề xuất việc vận dụng vào hoàn
cảnh Việt Nam. Vận dụng các kết quả nghiên cứu, các tác giả nghiên cứu đã xây
dựng một đề cương khái quát Luật Lưu trữ, làm cơ sở cho xây dựng Luật Lưu
trữ đã được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Đó là cơ sở pháp lý
cao nhất của nước ta hiện nay về tổ chức công tác lưu trữ.
Đề tài “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa
phương để thực hiện quy định của Luật Lưu trữ”, do Bộ Nội vụ chủ trì, Vũ Thị
Thanh Thủy làm chủ nhiệm nghiệm thu năm 2016. Đề tài này đã đề cập đến cơ
sở lý luận về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương, các tác giả đã đưa ra
khái niệm cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, nguyên tắc, đặc trưng về xây
dựng, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương; thực trạng tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ địa phương của một số quốc gia trên thế giới và Việt Nam. Đề tài đã
trình bày được kinh nghiệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở 7 quốc gia trên thế
giới, chỉ ra được những điểm tương đồng khác biệt của việc quản lý tài liệu lưu trữ
giữa Việt Nam và các nước nghiên cứu, đề tài đã đề xuất được mô hình tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ địa phương, đưa ra được một số giải pháp để triển khai thực
hiện Luật Lưu trữ. Những gợi ý của đề tài rất có ích cho tác giả luận văn này.
Cuốn sách: “Lưu trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn


Năm 2018, bài viết “Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học ở Viện
Khoa học Việt Nam” (nay là Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)


5

của tác giả Nguyễn Thị Việt Hoa đã nêu lên thực trạng công tác lưu trữ khoa học
của Viện Hàn lâm. Bài viết đã đề cập tới thực trạng quản lý tài liệu khoa học và
công nghệ; phân tích một số nguyên nhân và kiến nghị biện pháp quản lý, thu
nộp tài liệu khoa học của Viện Hàn lâm [17].
Bài viết: “Chính sách quản lý hồ sơ trong kỷ nguyên công nghệ số của lưu
trữ quốc gia Hoa Kỳ (NARA) của tác giả Nguyễn Thị Mỹ Diệu đăng trên Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10/2018 (Tr.74-80), đã đề cập khái quát về
cách mạng công nghiệp 4.0, nhiệm vụ số hóa lưu trữ đến năm 2019 của Hoa Kỳ,
một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như xem xét đối tượng chính sách trong
quản lý hồ sơ, tài liệu, quy trình lưu trữ và xử lý không được áp dụng thống nhất
cho hồ sơ điện tử, chưa có một kế hoạch bảo quản hồ sơ điện tử an toàn và bảo
mật. Điều đó rất có ích cho tác giả luận văn khi xem xét cách tổ chức tài liệu lưu
trữ của Viện Hàn lâm.
Bài viết: “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước góc nhìn từ khía cạnh
quản lý” của tác giả Đỗ Quang Thuận. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước số
5/2018 (Tr.6-11,24). Tác giả đề cấp đến quan điểm, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của
các cơ quan nhà nước, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn
bản tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay, mục tiêu, yêu cầu quản
lý tài liệu điện tử. Bài báo cũng có những gợi ý cho tác giả luận văn nghiên cứu
các vấn đề khi tổ chức lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Một số tài liệu nghiên cứu nước ngoài như:
- Cuốn sách “Basic Laws and Authorities of the National Archives and
Records Administration” (Các luật và quyền cơ bản của cơ quan Lưu trữ và Lưu

học và Công nghệ Việt Nam
Đề xuất các biện pháp cụ thể và khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ tại Kho Lưu trữ của Viện Hàn lâm nhằm tối ưu hóa thành phần tài
liệu các Phông Lưu trữ của Viện Hàn lâm.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề:


7

- Tìm hiểu những quy định của Đảng, Nhà nước, của Viện Hàn lâm về
hoạt động lưu trữ.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện Hàn lâm, Văn phòng Viện Hàn lâm; phân tích vị trí, vai trò của Phòng
Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
- Xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Viện Hàn lâm.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu của đề tài: Từ năm 2011 (từ khi có Luật Lưu trữ);
- Đề tài nghiên cứu tài liệu hành chính đang bảo quản tại kho lưu trữ của
Viện Hàn lâm (tại Văn phòng Viện Hàn lâm);
- Nội dung nghiên cứu về hoạt động lưu trữ (hoạt động thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ).
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tiến hành sử dụng một số phương

7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của đề tài như sau:
Chương 1. Lý luận chung về nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Chương 2. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam


9

Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm về hiệu quả
Hiệu quả là khái niệm được dùng phổ biến trong đời sống kinh tế, xã hội
và nhận thức của con người. Hiệu quả là phạm trù kinh tế - xã hội khách quan, là
thước đo quan trọng để đánh giá hoạt động của các chủ thể. Đây cũng là mục
tiêu quan trọng nhất mà các chủ thể muốn đạt được. Việc nâng cao hiệu quả là
một đòi hỏi khách quan của các chủ thể, hiệu quả là phạm trù thể hiện mối tương
quan giữa kết quả thu được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.Hiệu quả là
thuật ngữ dùng để chỉ các kết quả hoạt động của các sự vật hiện tượng.
Theo từ điển Cambridge: “Hiệu quả là khả năng thành công hoặc sản
xuất ra những kết quả mong muốn” [39].
Hiệu quả được gắn với sự thành công và những kết quả đạt được của các
sự vật, hiện tượng trong đời sống kinh tế - xã hội của con người.
Theo từ điển Bách khoa toàn thư mở Wikipedia “Hiệu quả là khả năng

Do vậy, hiệu quả là kết quả đạt được của một hoạt động, là sự so sánh
giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được.
Trên thế giới hiện nay có 2 quan niệm phổ biến về hiệu quả đó là:
Quan điểm truyền thống: Hiệu quả là nói đến phần còn lại của
kết quả sau khi đã trừ đi chi phí. Hiệu quả là tỷ lệ giữa kết quả thu được với chi
phí bỏ ra.
Quan điểm hiện đại: Theo quan điểm hiện đại khi tính hiệu quả phải căn
cứ vào các yếu tố như: Trạng thái động của mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra;
yếu tố thời gian là một yếu tố quan trọng trong tính toán hiệu quả. (Cùng một
lượng vốn đầu tư như nhau và cùng có tổng doanh thu bằng nhau nhưng có thể
hiệu quả khác nhau trong những thời điểm khác nhau). Đặc biệt trong lưu trữ,


11

việc tính đến yếu tố thời gian là rất quan trọng). Hiệu quả còn tính đến trên các
phương diện tài chính, xã hội và môi trường.
Từ việc phân tích khái niệm và các quan điểm về hiệu quả trên, trong
phạm vi luận văn, tác giả đưa ra khái niệm hiệu quả như sau: Hiệu quả là phạm
trù phản ánh trình độ năng lực quản lý điều hành của các chủ thể nhằm đạt
được kết quả đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất.
1.1.2. Khái niệm lưu trữ
Lưu trữ là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong đời sống xã hội. Có rất
nhiều các quan niệm khác nhau về lưu trữ:
Theo cuốn “Lưu trữ hiện đại - Nguyên tắc và kỹ thuật” (Modern Archives
Principle techniques): Các cơ quan Lưu trữ có thể có nguồn gốc từ các nền văn
minh Hy Lạp cổ đại.
“Trong thế kỷ thứ 5 và thứ 4 trước Công nguyên người dân Athens giữ
các tài liệu có giá trị của họ trong đền thờ người mẹ của các vị thần, đó là
đền Metroon nằm cạnh tòa án, tại quảng trường công cộng ở Athens.

Hoạt động là quá trình tác động qua lại tích cực giữa con người với thế
giới khách quan mà qua đó mối quan hệ thực tiễn giữa con người với thế giới
khách quan được thiết lập. Hoạt động bao gồm có đối tượng; có tính mục đích,
vận hành theo nguyên tắc gián tiếp.
Căn cứ Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là
hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài
liệu lưu trữ” [22]. Đây là định nghĩa mà chúng tôi sử dụng trong suốt quá trình
làm luận văn này.
1.1.4. Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ
Hiệu quả hoạt động là phạm trù phản ánh trình độ năng lực quản lý, điều
hành của các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề như thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đạt được kết quả
đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất trong hoạt động lưu trữ và phục vụ
cho lợi ích xã hội, cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Hiệu quả hoạt động lưu trữ là kết quả đạt được khi tiến hành các hoạt
động lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài


13

liệu lưu trữ) nhằm tác động đến tài liệu lưu trữ nhằm đạt được mục tiêu, yêu cầu
đặt ra.
1.2. Vai trò hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa học và công
nghệ Việt Nam
Thứ nhất, phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác lưu trữ nói chung và
của Viện Hàn lâm nói riêng
Hiện nay, bên cạnh sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường của
nước ta, vị thế của lưu trữ ngày càng được đánh giá cao. Thông tin tài liệu lưu
trữ là nguồn tài nguyên thông tin quan trọng cho hoạt động lưu trữ của Viện Hàn
lâm. Đây là một kho tài liệu vô cùng quý báu của quốc gia, giúp cho tổ chức,

để các nhà nghiên cứu là những thông tin mang tính chứng cứ để nhà nghiên cứu
có thể minh chứng cho các nhận định của mình. Thông tin từ tài liệu lưu trữ có
giá trị pháp lý cao và một số thông tin chỉ có thể khai thác từ tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Khi nghiên cứu biên soạn kỷ yếu của Viện Hàn lâm, các tác giả
thường nghiên cứu các quyết định thành lập, giải thể, quy định chức năng nhiệm
vụ, bổ nhiệm lãnh đạo qua các thời kỳ của Viện Hàn lâm và các đơn vị trực
thuộc.
Khi nghiên cứu chủ trương của Lãnh đạo về phát động các phong trào thi
đua, nhà nghiên cứu có thể tìm thấy thông tin trong hồ sơ về thi đua - khen
thưởng với các danh hiệu Viện Hàn lâm đạt được, khen thưởng các lãnh đạo qua
các thời kỳ.
Một trong những nội dung quan trọng khi biên soạn lịch sử tổ chức Viện
Hàn lâm là thống kê các danh hiệu và phần thưởng cao qúy mà Viện Hàn lâm đã
đạt được. Đây là vinh dự và cũng là sự ghi nhận đối với những đóng góp của các
thế hệ công chức, viên chức và người lao động đối với hoạt động khoa học và
công nghệ nước nhà. Nội dung này được phản ánh tại các hồ sơ Viện Hàn lâm đề
nghị tặng huân chương - huy chương, cờ thi đua, bằng khen, danh hiệu cho các
đơn vị, cá nhân có kèm theo quyết định khen thưởng của cơ quan cấp trên.
Những tài liệu lưu trữ thường được sử dụng nhiều nhất cho mục đích này
là các quyết định về tổ chức bộ máy và nhân sự, báo cáo tổng kết năm, quy chế
tổ chức và hoạt động của Viện Hàn lâm qua các thời kỳ, các quyết định khen
thưởng của Viện Hàn lâm, Chính phủ và cơ quan cấp trên…


15

Chúng ta đều biết rằng, tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu
cầu bắt buộc. Bất cứ ai, khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề gì đều phải tìm hiểu
về tình hình và những kết quả nghiên cứu của những người đi trước. Các công
trình nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm, sau khi ứng dụng vào thực tiễn đều

công nghệ; tài liệu Tài chính - Kế toán; tài liệu quản lý xây dựng cơ bản; tài liệu
Tổ chức - Cán bộ; tài liệu lao động tiền lương; tài liệu thi đua khen thưởng; tài
liệu Hợp tác quốc tế; tài liệu Thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu
công tác pháp chế, hành chính và văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó còn có nhóm tài
liệu có liên quan đến tổ chức Đảng, công đoàn và đoàn thanh niên của cơ quan
như tài liệu về hoạt động của tổ chức đảng; tài liệu về hoạt động của tổ chức
Công đoàn; tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên của đội ngũ công chức,
viên chức, người lao động qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu đó rất cần cho
các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã và đang làm việc tại Viện Hàn lâm và các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ … Điều đó đặt ra nhu cầu áp dụng những biện pháp hữu hiệu, các hình thức
quảng bá phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của các đối tượng khác
nhau.

Hình ảnh 1: Hồ sơ lưu trữ
tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam


17

Thứ ba, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm có tác dụng rất lớn trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch
công tác
Thực tiễn đã chỉ ra rằng, trong tất cả mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều
hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước nói chung và của
Viện Hàn lâm nói riêng hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản quản lý
nhà nước, do vậy nó gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công
tác lưu trữ nói chung.
Trong quá trình quản lý nhà nước hiện nay cần thiết phải có sự nghiên cứu
nghiêm túc, chính xác, khoa học thực trạng các vấn đề của Viện Hàn lâm ở giai

mát hay hư hỏng không.
Tài liệu lưu trữ thu về hàng năm có phản ánh đúng hoạt động hiện hành
của cơ quan không.
Tài liệu lưu trữ khi thu về đã được phát huy được vai trò của tài liệu hay
chưa.
1.4. Các yêu cầu của hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
Thứ nhất, hiệu quả hoạt động về lưu trữ hướng tới việc phục vụ công việc
tốt nhất.
Hiệu quả hoạt động lưu trữ cần xem xét việc cung cấp các dịch vụ công
cho cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý công.
Đối với Viện Hàn lâm cũng như vậy. Hoạt động về lưu trữ phải tạo điều kiện
để quyền con người, quyền công dân được bảo vệ tốt. Người dân phải được
hưởng lợi từ hoạt động về lưu trữ.
Thứ hai, hoạt động về lưu trữ cần có cơ chế mềm dẻo, linh hoạt, giảm
thiểu các thủ tục hành chính
Hoạt động lưu trữ cần có cơ chế mềm dẻo và linh hoạt hơn, đơn giản hóa
các thủ tục hành chính mới có thể có hiệu quả. Việc phi quy chế hóa góp phần
tạo cho người công chức, viên chức một khoảng tự do để quyết định các vấn đề
có liên quan đến việc sử dụng, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn
lâm.
Trách nhiệm của người công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm bảo đảm
thực hiện mục đích, đạt kết quả tốt, hiệu quả cao. Những quy định, điều kiện để


19

công chức, viên chức lưu trữ thực thi nhiệm vụ cần có hình thức linh hoạt, mềm
dẻo hơn, linh hoạt hơn để họ có thể làm việc trong một thời gian nhất định, có
thể làm chính thức hoặc hợp đồng. Thực tế hiện nay, trong tổ chức lưu trữ các
cấp đã hình thành việc giao nhiệm vụ theo đề án, như là nhiệm vụ đặc thù và số