MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
A.LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................4
1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức......................................................................................4
1.1.1: Lịch sử hình thành...............................................................................4
1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ....................................................5
1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ....................................6
1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ............................................6
1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.....................7
1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ..................................7
1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ...................................7
1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ.................................8
1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ..........................9
1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ. 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ...................................................................12
2.1: Hoạt động quản lý................................................................................12
2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ................................12
2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ..................................................12
2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan..............................12
2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ......................................................13
2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản...........................................14
2.2: Hoạt động quản lý................................................................................14
2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..................................14
2.2.2: Xác định giá trị tài liệu......................................................................15
2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................................16

03
04
05

Viết tắt
CT
PCT
HĐND & UBND
CVP
VTLT

Nghĩa
Chủ tịch
Phó chủ tịch
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Chánh văn phòng
Văn thư lưu trữ


A.LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng đất nước tiến tới thời đại công nghiệp hóa,hiện
đại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của con người trên
mọi phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử…đặc biệt
việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phát triển hơn, trở thành một
phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng
nhưng để có nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến là tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc gia không thể thiếu
trong các hoạt động của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị -xã
hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…Làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải

cách nền hành chính nhà nước, quận đã áp dụng mô hình một cửa và đạt được
những thành công nhất định.Hằng ngày, Văn phòng UBND quận phải tiếp nhận
và xử lý rất nhiều văn bản đến cũng như ban hành văn bản đi.Vì vậy, một quy
trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý Nhà nước trên địa bàn quận. Vậy nên tài liệu lưu trữ được coi là di sản của
Quốc gia nói chung và của UBND quận nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ sẽ
giúp cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác
cao. Thời gian thực tập tại cơ quan kéo dài trong 2 tháng từ ngày 10/1/2017 đến
ngày 10/3/2017, đợt thực tập này giúp cho sinh viên không những được tiếp cận
thực tế mà còn xâm nhập thực tế để học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luận
nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với một môi trường mới – môi
trường làm việc trong một cơ quan – văn hóa công sở, rèn luyện tác phong làm
việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm
trong quá trình làm việc. Trong khoảng thời gian được khảo sát, làm việc thực tế
bản thân em đã tiếp cận trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh
nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ.
Tuy nhiên, trong quá trình thực tập việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn
còn rất nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả đánh giá bước
trưởng thành của bản thân sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường.Trong thời
gian thực tập cũng như bản báo cáo thực tập còn nhiều thiếu xót và không tránh
khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ,
những ý kiến đóng góp, nhận xét từ quý thầy cô và các cán bộ đơn vị thực tập để
2


bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm
quý báu trong công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp
theo trong tương lai.
Qua bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy
cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ đã giảng dạy,

trung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của Hà
Nội. Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996 .
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ
4


quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm,có điều kiện đặc
biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học
công nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng và
của Hà Nội nói chung.
Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với hồ
Tây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố". Từ xa xưa, hồ
Tây đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuận
lợi.
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà
Đông, Long Biên và Hoàng Mai). Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn
17.878 ha (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội.
1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ
UBND là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi
lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận
và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội,
Quốc phòng. Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại.
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành

1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc.
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chức
theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù
hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên của
UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ. HĐND
6


& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ (phụ lục 1)
1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và công
tác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên
môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng có các chức
năng, nhiệm vụ riêng để hoạt động.
1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ
Văn phòng UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính: chức năng tham
mưu tổng hợp và chức năng Hành chính Quản trị. Cụ thể như sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưu
tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND
quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND quận; cung UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ

chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng ban,
ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết.
+Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường
trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận.
+Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật
chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận. Quản lý
tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan và hoạt động chung của lãnh đạo
quận.
+Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ
+Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
8


+Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nghiệp vụ công tác do
văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan đơn vị trưc thuộc UBND
quận.
+Được tham dự các cuộc họp của UBND quận, UBND phường có liên
quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
+Kiểm tra, đôn đốc các phòng ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND
quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo
quy định của pháp luật.
1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ
Lãnh đạo văn phòng UBND quận Tây Hồ gồm 1 chánh văn phòng và 3

Chánh văn phòng về các phần việc được phân công. Theo dõi, đôn đốc các cơ
quan, đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận liên
quan đến lĩnh vực công tác được phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những
vấn đề cần chỉ đạo, giải quyết.
Khi giải quyết các công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt
quá thẩm quyền thì trao đổi với các Phó VP phụ trách vấn đề liên quan, báo cáo
CVP, xin ý kiến chỉ đạo của CT, PCT UBND quận.
Tham mưu cho CVP trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác
của VP như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế độ chính sách, chế độ làm việc,
sinh hoạt, học tập của VP, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết quả đạt
được của các bộ phận, cán bộ, công chức VP được phân công phụ trách.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ ( phụ
lục 2 )
1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận
Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là một cơ quan hành chính Nhà nước cấp quận, hằng
ngày phải ban hành, tiếp nhận và xử lý một số lượng văn bản rất lớn. Tại văn
phòng UBND quận có bộ phận văn thư -lưu trữ chuyên trách giúp chánh văn
phòng tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư -lưu trữ đối với các phòng,
ban chuyên môn; các tổ chức đoàn thể thuộc quận và đối với UBND các phường
đồng thời thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu
10


trữ của kho lưu trữ lịch sử quận; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành
tại văn phòng HĐND, UBND quận. Cụ thể bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ:
-Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của UBND quận đảm bảo an toàn.
-Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu giữ đảm bảo rõ ràng, chính xác
bằng sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả.

viên với những cán bộ làm tốt. Bên cạnh đó, lãnh đạo quản lý cũng điều hành
đôn đốc nhắc nhở nhân viên cũng có những biện pháp kỉ luật nghiêm khắc với
những cán bộ công chức làm sai quy định.
2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ
2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.
Phòng lưu trữ UBND quận làm việc dưới sự lãnh đạo của Văn phòng ủy
ban nên nhận được nhiều sự quan tâm của rất nhiều lãnh đạo, hơn nữa lãnh đạo
12


văn phòng cũng thường xuyên đôn đốc để tạo điều kiện cán bộ làm công tác lưu
trữ và bồi dưỡng nhiều kiến thức cần thiết để nâng cao trình độ nghiệp vụ. Để
thực hiện Chỉ thị số 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời
gian tới và công văn số 66/NVĐP ngày 11/3/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước,
UBND quận đã hướng dẫn nội dung kiểm tra, rà soát văn bản của các phòng,
ban, ngành, hội đoàn thể trong toàn quận vào các dịp cuối năm.
2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ.
Phòng lưu trữ được đặt ở tầng 4 với diện tích với diện tích là 40m2 gồm
hai dãy giá đựng hồ sơ tài liệu, mỗi giá cao khoảng 2,5 mét bằng sắt dài 5 mét
để đựng hộp tài liệu của từng năm. Trong kho được bố trí máy điều hòa, quạt
máy, ánh sáng vừa đủ và các trang thiết bị khác nh hộp đựng tài liệu cặp 3 giây,
sổ sách để bảo quản tốt tài liệu. Cán bộ chuyên trách có ý thức, tinh thần cao đối
với công tác lưu trữ. UBND quận đã bố trí 4 kho lưu trữ với diện tích 140m 2, 11
bình chữa cháy, 5 điều hòa và 8 hệ thống báo cháy tự động. Công tác bảo quản
được thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, luôn đảm bảo an toàn bí
mật hồ sơ, tài liệu.
Kho lưu trữ thuộc văn phòng HĐND-UBND quận quản lý. Thực hiện chỉ
thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác
văn thư lưu trữ. UBND quận Tây Hồ đã củng cố và tăng cường tổ chức lưu trữ
trong thời gian tới.

Ngay từ đầu năm 2014, UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 54/KHUBND ngày 05/3/2013 về công tác lưu trữ, theo đó đã phân công trách nhiệm cụ
thể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự
nghiệp thuộc quận thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật, đồng
thời đã tổ chức triển khai kế hoạch gắn với Hội nghị triển khai kế hoạch cải cách
hành chính, thành phần gồm cán bộ chủ chốt và các công chức, viên chức làm
công tác lưu trữ của quận, phường.
Văn phòng HĐND&UBND quận tham mưu ban hành Quy chế khai thác
và sử dụng kho lưu trữ tại UBND quận. Ngày 04/10/2013, UBND quận Tây Hồ
đã ban hành Quyết định số 2958/QĐ-UBND về việc thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của Luật lưu trữ.
2.2: Hoạt động quản lý
2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Cán bộ lưu trữ cơ quan là người có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu và chuẩn bị về văn phòng phẩm và các thứ cần thiết khác để tiếp
14


nhận hồ sơ, tài liệu.
Khi nhận hồ sơ, tài liệu phải có biên bản bàn giao nộp hồ sơ và mục lục
hồ sơ nộp lưu.
Trong kho lưu trữ hiện tại có 113 giá sắt đựng tài liệu tương đương 654m
tài liệu lưu trữ. Bộ phận Lưu trữ được bố trí ở vị trí thoáng mát, rất thuận lợi cho
công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở cơ quan, hệ thống phòng cháy chữa
cháy của kho lưu trữ luôn được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ được thực
hiện hiện theo đúng quy định của Nhà nước và quy định của UBND quận.
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu
trữ cơ quan những cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công
việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục
cho mượn hồ sơ để được giữ tài liệu.

định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ đó là lựa chọn, chuẩn bị và
chuyển giao tài liệu vào phòng kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được
nhà nước quy định. Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ được thực hiện theo
công việc song song với văn thư nên tài liệu ở văn thư chuyển đến lưu trữ chưa
biên mục trong ngoài và được lưu trữ thu về hàng tháng để chỉnh lý làm như vậy
tài liệu không bị ứ đọng nhiều, những công việc được giải quyết ngay tạo điều
kiện tốt cho người đến tra tìm tài liệu nhưng ngược lại nó cũng có mặt hạn chế
nhất định như nhiểu hồ sơ còn thiếu không kiểm được tài liệu để bổ sung dẫn
đến tình trạng hồ sơ còn bỏ lỡ mà nguồn tài liệu được bổ sung ở ủy ban chủ yếu
là các phòng, ban và các đơn vị có liên quan.
2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong những năm qua, công tác quản lý tài liệu lưu trữ đã được UBND
quận quan tâm, triển khai thực hiện nghiêm túc. Tài liệu lưu trữ đã được thu
thập, bảo quản, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, có thứ tự và ngăn nắp;
Ngày 30/8/2006, UBND quận đã ban hành quyết định số 1023/QĐUBND về việc ban hành danh mục hồ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ.
Ngày 22/12/2011, Văn phòng HĐND&UBND quận có Công văn 181/VP
về việc khỏa sát tài liệu lưu trữ,theo đó Văn phòng HĐND&UBND quận đã mời
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng
16


tiến hành khảo sát số lượng tài liệu lưu trữ của các đơn vị để Văn phòng
HĐND&UBND quận lập kế hoạch và chỉnh lý tài liệu (việc chỉnh lý tài liệu
được thực hiện 2 năm một lần).
Tính tới thời điểm này UBND quận hiện lưu trữ 58.568 hồ sơ đã được
chỉnh lý toàn bộ, quy ra 986 mét giá tài liệu của các phòng, ban, đơn vị sự
nghiệp thuộc quận.
Hồ sơ được lập theo từng mặt hoạt động và sắp xếp theo thời gian cho
từng năm được biên mục và đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng.

Nhìn chung việc bảo quản tài liệu của Phòng lưu trữ UBND Quận Tây Hồ
được quan tâm thường xuyên kiểm tra tình trạng vật lý và làm vệ sinh theo định
kỳ. Hơn thế nữa đối tượng đến khai thác tài liệu chủ yếu là cán bộ cơ quan nên ý
thức bảo quản tài liệu của cán bộ lưu trữ đúng phương pháp nên tài liệu được
bảo quản tốt.
2.2.5: Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Việc thống kê tài liệu ở phòng lưu trữ UBND quận thường xuyên diễn ra
bao gồm thống kê tài liệu và các phương tiện bảo quản chúng theo định kỳ quý
năm.
Mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng để thống kê, vừa là công cụ dung để
tra tìm tài liệu. Ở đây có các loại mục lục thống kê các hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài
và tạm thời. Đơn vị thống kê vào mục lục hồ sơ của phông là theo hộp, trong
hộp thống kê theo đơn vị bảo quản.
Những công cụ để thống kê tài liệu của Phòng lưu trữ UBND Quận với
mục đích là để hệ thống các hồ sơ,các thông tin khác về thành phần và nội dung
hồ sơ của một khối, tài liệu nhất định. Từ mục lục hồ sơ để biết rõ nguồn gốc hồ
sơ khi tra cứu tài liệu và cung cấp được những số liệu chính xác cụ thể về số
lương thành phần, nội dung tình hình bảo quản và các khía cạnh khác của tài
liệu 1 phông lưu trữ và bộ thẻ cũng là một công cụ để tra tìm tài liệu dễ dàng
hơn.
Nhìn chung với quy mô và cách tổ chức thống kê tài liệu của phòng lưu
trữ UBND quận được đánh giá là hợp lý và có khoa học. Với những công cụ mà
phòng lưu trữ đã dung để thống kê tài liệu như đã kể ở trên về cơ bản và phục vụ
tốt cho việc sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói
chung, đồng thời cũng tạo điều kiện cho từng cá nhân đến nghiên cứu tài liệu tại
18


UBND quận nói riêng.
Tài liệu lưu trữ ở UBND Quận Tây Hồ chủ yếu là loại tài liệu hành chính


không tách rời kho lưu trữ với đời sống xã hội, biết được ý nghĩa của tài liệu lưu
trữ. Khi có người đến nghiên cứu tài liệu thì cán bộ lưu trữ chỉ cần căn cứ vào
yêu cầu của người đến như cần nghiên cứu những tài liệu gì, mục đích nghiên
cứu, các tài liệu cần thiết và cán bộ lưu trữ phải giao trách nhiệm cho người đến
nghiên cứu tài liệu, bảo quản tài liệu theo quy định của Pháp luật hiện hành và
nhắc nhở người sử dụng tài liệu phải giữ bí mật.
Phòng lưu trữ đã xây dựng được các loại hình công cụ tra cứu khoa học
như mục lục hồ sơ, mục lục văn kiện. Từ mục lục hồ sơ cán bộ lưu trữ có thể
giới thiệu cho người đến tra tìm tài liệu về thành phần và nội dung của hồ sơ, cố
định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa, thống kê các hồ sơ trong một phông.
Với cách tổ chức sử dụng tài liệu của phòng lưu trữ UBND Quận nhìn
chung là đem lại lợi ích về nhiều mặt cho xã hội, đóng góp một phần không nhỏ
cho từng cơ quan đơn vị trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Bên cạnh
đó cũng cần có những biện pháp tốt hơn nữa, thiết thực hơn để rút kinh nghiệm
phục vụ và xem xét đề ra phương hướng cho hoạt động của các đơn vị.
2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Để thích hợp với Thành phố UBND, Quận đã trang bị đầy đủ máy vi tính
cho các bộ phận ở Văn phòng nói chung ở phòng lưu trữ nói riêng. Qua đó thể
hiện sự cố gắng với quyết tâm cao của lãnh đạo Văn phòng trong việc xây dựng
bộ ảnh quản lý hành chính Nhà nước với những nguyên tắc làm việc có khoa
học.
Năm 2016 UBND quận đã xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
tuy nhiên do thời gian sử dụng đã lâu một số nội dung trong phần mềm đã không
còn phù hợp với yêu cầu thực tế công việc hiện nay chính vì vậy đòi hỏi phải
được nâng cấp phần mềm.
Từ năm 2008 đến nay, hệ thống chỉnh lý tài liệu của các phòng, ban, đơn
vị được cập nhật liên tục vào máy tính nên việc tra tìm rất thuận tiên và nhanh
chóng.


và kỹ thuật trình bày.
+Kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng được UBND
quận quan tâm đầu tư thích đáng, tài liệu tồn đọng được chỉnh lý đều hàng năm.
21


+Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ được đảm bảo về chất
lượng nội dung, phù hợp với các đối tượng, đáp ứng được yêu cầu mới của
nhiệm vụ lưu trữ.
+Hồ sơ, tài liệu thu về hầu hết đã được chỉnh lý kịp thời để đưa vào khai
thác, sử dụng.
+Tăng cường đổi mới cách thức quản lý tài liệu thông qua việc ứng dụng
CNTT vào công tác quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản tài liệu.
+Công tác lưu trữ đã được UBND quận rất quan tâm triển khai thực hiện,
đồng thời với việc áp dụng ISO 9001:2008 nên công tác lưu trữ đã được thực
hiện có bài bản, đúng quy định, không còn tình trạng văn bản ban hành sai thể
thức và kỹ thuật trình bày.
3.2.2: Nhược điểm
+Công tác thu nộp tài liệu về kho lưu trữ của quận đối với các phòng, ban
thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đầy đủ,
thường xuyên, một số tài liệu còn bị thất lạc,
+Công tác tham mưu của các cơ quan chuyên môn còn chưa kịp thời.
+Một số thủ trưởng đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ.
+Công tác kiểm tra lưu trữ còn chưa được thường xuyên.
+Chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
chưa được áp dụng đồng bộ trong tất cả các đơn vị do việc phân công, bố trí cán
bộ làm công tác lưu trữ trước đây chưa ổn định, hầu hết cán bộ kiêm nhiệm, cán
bộ làm công tác lưu trữ chưa có chuyên ngành đào tạo phù hợp, không đúng
chuyên môn nên chất lượng và hiệu quả công việc chưa cao.
+Công tác tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đã được tổ chức nhưng