LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Những kết quả và số
liệu trông đề tài đều được thực hiện tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam và chưa
từng được công bố trước đây.


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “ Công tác Văn thư - Lưu trữ tại Tổng Cục
đường Bộ Việt Nam”, Để hoàn thành đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn tập thể
cán bộ, nhân viên Tổng Cục đường Bộ Việt Nam đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
thuận lợi.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị Hiền - Giáo viên hướng dẫn đã
chỉ dạy tận tình để đề tài của tôi hoàn thành một cách nhanh chóng và hoàn thiện
hơn.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế còn
hạn chế nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy, cô và các bạn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................3
PHỤ LỤC.................................................................................................................4
CHƯƠNG 1..............................................................................................................4
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC....................................................4
VĂN THƯ – LƯU TRỮ.........................................................................................4
1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam...........4
1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội.7

PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong tất cả các cơ quan tổ chức đều có công tác Văn thư – Lưu trữ
(VT_LT) và lập ra đơn vị làm công tác VT-LT. VT-LT là việc đảm bảo hoạt động
quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Ngày nay cùng với sự phát
triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính
nhà nước cũng có sự phát triên. Với vai trò quan trọng của công tác VT-LT, trong
lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ trương. Chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụ
tốt nhất cho hoạt động quản lý hành chính trong mỗi cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT, Hồ Chí Minh đã chỉ
rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh
giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu
tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và
phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học
kỹ thuật”. Do đó việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng.
Mặc dù công tác VT-LT đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch
sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan tổ chức và trách nhiệm
thực hiện thuộc về tất các cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong
suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có một vài năm gần đây
và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu
trữ, nên chưa có sự quan tâm, chú trọng xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm
chưa đúng khi đánh giá về công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại.
Từ những vấn đề trên, nên tôi đã chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Tổng Cục đường bộ Việt Nam” làm đề tài ngiên cứu khoa học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Văn thư – Lưu trữ được Đảng và Nhà nước quan tâm, thể hiện qua các Luật,

Chi ra ưu điểm, thành quả đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế của
công tác VT-LT
Từ đó đưa ra những biện pháp giải quyết để thực hiện công tác văn thư lưu
trữ một cách khoa học
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ
2


Phạm vi nghiên cứu
Thời gian: 2011-2014
Không gian:Tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế
- Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu
6. Ý nghĩa của đề tài
Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng cao
hiệu lực , hiệu quả về công tác VT-LT
Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộc
Tổng Cục đường bộ Việt Nam
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ
LỤC, đề tài được chia làm 03 chương:
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường Bộ Việt Nam
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ
1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác Văn thư – Lưu trữ đối với cơ quan
và xã hội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC

cầu phát triển giao thông vận tải nói chung, giao thông vận tải đường bộ nói riêng
trong giai đoạn mới, tại Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22/04/2008 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao
thông Vận tải, trong đó có Tổng cục Đường bộ Việt Nam, theo đó ngày 26/8/2009
Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 107/2009/QĐ-TTg Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Ngày
26/3/2010, Tổng cục Đường bộ Việt Nam đã chính thức ra mắt và đi vào hoạt
động.
a-Những dấu mốc lịch sử quan trọng của Ngành GTVT đường bộ:
Kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT Việt Nam (28/8/1945 -28/8/2010)
cũng là kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT đường bộ, trong suốt chặng
đường dài đầy gian khổ nhưng vô cùng oanh liệt của mình, Ngành GTVT đường
bộ đã trải qua nhiều dấu mốc lịch sử đáng ghi nhớ, khẳng định sự trưởng thành lớn
mạnh của Ngành cũng như của Tổng cục ĐBVN, những dấu mốc quan trọng đó là:
a-

Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo của Chính phủ lâm thời

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa về sự ra đời của Chính phủ lâm thời, trong đó thành
4


phần nội các của Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thân của
Bộ Giao thông vận tải ngày nay. Đó cũng là ngày thành lập, ngày truyền thống của
ngành Đường bộ Việt Nam.
b-

Ngày 03/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 41, Quyết định

chuyển giao các công sở, cơ quan, kể cả toàn bộ bất động sản, thiết bị, khí cụ, tài

Ngày 9/10/1961, Chính phủ có Nghị định số 160-CP về việc thành lập

Cục Vận tải đường bộ, bao gồm cả quản lý đường bộ và vận tải ô tô.
h-

Ngày 04/10/1965, Chính phủ có Quyết định số 201/CP về việc thành

lập cục Quản lý đường bộ trên cơ sở tách Cục Vận tải đường bộ thành Cục Vận tải
đường bộ và Cục Quản lý đường bộ.
i-

Ngày 30/01/1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP về việc thành lập

Cục ĐBVN là cơ quan quản lý Nhà nước về chuyên Ngành giao thông và vận tải
đường bộ trong phạm vi cả nước.

5


j-

Ngày 26/8/2009 của Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số

107/2009/QĐ-TTg về việc quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Tổng cục ĐBVN trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Theo đó: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng cục ĐBVN được
quy định cụ thể:
* Tổng cục Đường bộ Việt Nam là cơ quan trực thuộc Bộ Giao thông vận
tải, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quản lý
nhà nước chuyên ngành giao thông vận tải đường bộ và thực thi nhiệm vụ quản lý


- Lao động phổ thông: 4.074 người, trong đó nữ là 1.205 người.
1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ
Bộ phận làm công tác VT-LT trực thuộc văn phòng Tổng cục. Theo tính
chất quy mô hoạt động có 4 cán bộ thực hiện công tác này. Tất cả đều được đào
tạo sâu về chuyên nghành VT-LT và thực hiện nhiệm vụ :
Nhiệm vụ của cán bộ văn thư
- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND, Tổng
Cục đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;
- Quản lý và viết các loại giấy giưới thiệu, giấy mời…;
- Thực hiện các quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản
lý văn ban thuộc thẩm quyền của Tổng Cục và các phường trực thuộc;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định Số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ
Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của HĐND và Tổng Cục;
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng
sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào
kho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định.
Chế độ làm việc
- Cán bộ làm VT-LT thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính. Ngoài
ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghie nếu có yêu cầu;
- Báo cáo, tổng kết tình hình hoạt động chuyên môn với lãnh đạo văn phòng.
1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội
- Bộ phận VT-LT chịu sự chỉ đạo của văn phòng Tổng cục trên cơ sở chức
năng, nhiệm vụ được phân công. Là đầu mối quan hệ công tác giữa Tổng cục với
các mặt trận, đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, nghành chức năng
và các phường;


Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.
Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm
bảo chính xác, kịp thời. Giúp UBND giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
chính xác và có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể
thức và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu
giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của UBND,
cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ.
Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơ
quan nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên Tổng Cục
đường bộ Việt Nam luôn chú trọng cây dựng và phát triển công tá văn thư. Đảm
bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác và khoa học.
2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư
Được sự qua tâm của Tổng Cục, nên tình hình công tác văn thư luôn được
đam bảo. Theo quy chế làm việc của văn phòng quận thì văn thư được tổ chức làm
việc theo cơ chế “ Một cửa”. Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ đến Tổng Cục dù bất cứ
từ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký và chuyển giao. Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòng
tiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch chịu trách
9


nhiệm giải quyết. Tất cả những văn bản do các đơn vị thuộc Tổng Cục làm ra cũng
đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
Hiện nay, có 2 cán bộ làm công tác văn thư. Theo quy chế làm việc của Văn
phòng thì có 1 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 1 cán bộ chuyên tổ chức
quản lý văn bản đến. Cán bộ văn thư của văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ
VT-LT và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Được bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại
chức do Cục VT-LT Nhà nước tổ chức.
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại một

Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng
nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Tổng Cục. Chánh văn phòng và các Phó
văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản. Được thực hiện theo trình tự sau đây:
Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo cơ quan giao cho đơn
vị soạn thảo. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo
văn bản trong đơn vị. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
thủ trưởng giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề
cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thường
xuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xây dựng
đề cương.
Soạn thảo văn bản: Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản
phải có trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản
soạn thảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan.
Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trình người
duyệt xem xét quyết định.
Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ
quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Chỉ được nhân văn bản theo
đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bí

11


mật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời gian
yêu cầu.
Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại
văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung và

bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
* Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốc
hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nội
dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do Tổng Cục đường bộ Việt Nam ban hành đều đảm
bảo đầy đủ các thành phần thể thức kể trên. Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa
được trình bày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002.
Cụ thể về thể thức văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam :
+ Quốc hiệu:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn
bản. Dòng trên trình bày bằng phông chữ Times New Roman đứng đậm, dòng dưới
chữ Times New Roman đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới.
Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

+ Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,
bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Times New Roman cỡ
chữ 13 đứng đậm.
- Nếu là văn bản của Tổng cục thì tác giả được trình bày:
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM
- Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:
TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM
VĂN PHÒNG

13

tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Times New
Roman, cỡ chữ 14 đứng đậm.
- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì trích
yếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ
Times New Roman, cỡ chữ 13 in nghiêng.
14


+ Nội dung văn bản:
Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõ
ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của Tổng
Cục đường bộ Việt Nam được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.
+ Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên trái bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12 kiểu chữ
nghiêng đậm.
Phần các cơ quan, tổ chức nhận được văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 11.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Bộ GTVT (b/c);
- Lưu

VT.
Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội dung

văn bản như nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới phần
địa danh ngày tháng.
Ví dụ:

phòng ký theo thẩm quyền trước khi ban hành.
- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã
đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, có
thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:
+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần
trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và
thể thức.
16


+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (như các văn bản
quy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên
quan kèm theo khi trình ký. Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội
dung của văn bản khi cần.
- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộ chuyên môn thực
hiện trình ký 02 lần vào đầu giờ hành chính của buổi sáng và chiều.Việc trình ký
được diễn ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành ngay trong
ngày.
Đóng dấu văn bản:
* Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây
cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữa
toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn thư tiến
hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn bản và bắt
đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản được ghi đúng
ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng Tổng
cục khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản.
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấu
lên văn bản.

Mỗi năm, Tổng Cục đường bộ Việt Nam ban hành gần 9500 văn bản với
nhiều thể loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán
bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký
riêng vào một sổ.
Các sổ đó là:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Công văn;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sổ đăng ký Giấy mời.
Sổ đăng ký văn bản đi(phụ lục 2);
Sổ đăng ký văn bàn đến;
Chuyển giao văn bản đi:
18


Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanh
chóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài Tổng Cục
thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc Tổng
Cục thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được đóng gói trong bì in sẳn theo mẫu của Tổng Cục.
Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len
bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu
chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Tổng Cục

trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có
trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường nào
. Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình hay
không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng dấu vào phiếu
gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan mình đã nhận được
văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trên
gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh: đơn thư, khiếu nại, tố
cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi
có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để đối chiếu
với ngày gửi văn bản.

20


* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và
loại không phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho Tổng Cục;
- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh
đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong Tổng Cục.
* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không được
bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung Tổng cục;
- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phòng
ban chuyên môn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép ngoài.
Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Lãnh đạo