Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................2
NỘI DUNG...........................................................................................................4
I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG........................4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Mông Dương...........4
1.1.1 Khái quát vài nét về lịch sử và sự ra đời của UBND phường Mông Dương.............4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Mông
Dương..................................................................................................................................4
1.1.2.1 Chức năng...............................................................................................................4
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..........................................................................................5
1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương..................................6
1.2 Khái quát về văn phòng UBND phường Mông Dương................................................6
1.2.1 Chức năng của văn phòng..........................................................................................6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................8
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN
NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG.....................................9
2.1 Công tác văn thư của UBND phường Mông Dương....................................................9
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân phường Mông Dương..........................................................................................9
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư....................................................................10
2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương.................................12
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................................12
2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương.............................14
2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...........................................................17
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu......................................................................21

thận hay không” (Nghị định 142/CP ngày 28/09/1963).
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thường xuyên của mọi cơ quan
trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Để làm tốt công tác này Nhà nước ta đã không
ngừng ban hành ra những văn bản hướng dẫn, những qui định cụ thể về công tác
văn thư để giúp cho công tác này ngày càng được củng cố và hoàn thiện thống
nhất, giúp cho cán bộ văn thư dễ dàng thực hiện được nghiệp vụ của mình. Do
vậy, qui định đầu tiên về công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập trong Điều lệ
về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP
đó là Nghị định 110/2004/NĐ-CP được ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004.
Tại Đại học Nội Vụ, sinh viên luôn luôn được tạo mọi điều kiện tốt nhất
để giảng viên cũng như học sinh tiếp cận rõ hơn với thực tế. Với mục đích đó
kết thúc một hóa học nhà trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên trong trường,
“Học đi đôi với hành” luôn là phương châm của nhà trường.
Qua thời gian học tập tại trường, được sự quan tâm giúp đỡ của nhà
trường và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng HĐND và UBND phường Mông
Dương, em đã được tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế công tác văn thư của
Văn phòng HĐND và UBND phường Mông Dương, tỉnh Quảng Ninh.
Sau hai tháng thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND phường Mông
Dương và được sự hướng dẫn tận tình của lãnh đạo Văn phòng HĐND và
UBND phường em đã được tìm hiểu rõ hơn về tình hình thực tế của công tác
văn thư trong hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên trong thời gian thực tập em
cũng gặp phải một số khó khăn như môi trường làm việc mới, kiến thức thực tế
còn hạn chế nhưng được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo và các anh chị công
tác tại văn phòng đã giúp em khắc phục được những khó khăn, hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

2

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Mông Dương.
UBND phường Mông Dương hoạt động dựa vào Quyết định số 63/HĐBT
ngày 10 tháng 9 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng (Nay là Chính phủ) trên cơ
sở giải thể Thị trấn Mông Dương để thành lập phường Mông Dương. Sau hơn
30 năm hoạt động, các mặt kinh tế - xã hội của phường Mông Dương có bước
tăng trưởng nhanh, tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn được
giữ vững và ổn định. Đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân của các dân
tộc trong phường không ngững được cải thiện, tạo tiền đề cho sự phát triển kinh
tế - xã hội của địa phương trong những năm tiếp theo.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
phường Mông Dương.
Khi nói tới bất kì một tổ chức hay đơn vị nào, điều đầu tiên cần quan tâm
tới là đơn vị hay tổ chức đó có chức năng, nhiệm vụ gì và hoạt động như thế
nào. UBND phường Mông Dương là một tổ chức và việc xác định chức năng,
nhiệm vụ là một điều hết sức cần thiết để thực hiện cho đúng để phát triển tổ
chức cũng như là phát triển khu vực. Chức năng và nhiệm vụ của UBND
phường Mông Dương đã được xác định trong quyết định thành lập số 63/HĐBT
ngày 10 tháng 9 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập phường
Mông Dương. Để thực hiện quyết định của cấp trên UBND phường do HĐND
bầu ra và có chức năng nhiệm vụ của thể như sau:
1.1.2.1 Chức năng.
UBND phường do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính Nhà nước của địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiến
pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

4

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu
kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.

Sinh viên: Phạm Thị Thủy

5

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương

Chủ tịch

Phó chủ tịch

Tài
chính
kế toán
(2 nhân
viên)

Khu
phố 1



Tư
pháp (2
nhân
viên)

Khu
phố
12

Văn
hóa –
TBXH
(2 nhân
viên)

Khu
phố
13

1.2 Khái quát về văn phòng UBND phường Mông Dương
Văn phòng HĐND và UBND do công chức văn phòng – thống kê phụ
trách, làm việc theo chế độ chịu trách nhiệm cá nhân, chịu sự quản lý của Chủ
tịch, sự chỉ đạo của UBND phường và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
theo quy định của pháp luật, quy chế làm việc của UBND. Công chức văn phòng
thống kê có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: tổng hợp, theo dõi, đôn
đốc, phối hợp với các đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
1.2.1 Chức năng của văn phòng.
Văn phòng HĐND và UBND phường là cơ quan chuyên môn, bộ máy
giúp việc thuộc HĐND và UBND phường Mông Dương, có chức năng tham

HĐND và UBND phường; tham mưu giúp UBND phường về công tác ngoại vụ.
- Tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin, đảm bảo phương án được
thường xuyên kịp thời chính xác các mặt công tác trong phường phục vụ công
tác lãnh đạo và chỉ đạo của HĐND và UBND.
- Xây dựng chương trình làm việc và lịch công tác của HĐND và UBND
phường; giúp Thường trực HĐND và UBND phường chỉ đạo việc thực hiện
chương trình và lịch công tác, chuẩn bị nội dung phục vụ các kì họp của HĐND
và UBND phường theo định kỳ.
- Tham mưu giúp UBND phường trong việc chỉ đạo các ngành, chuẩn bị
các đề án, chương trình để UBND phường xem xét, quyết định kịp thời, chính
xác về nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

7

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức thông báo các Nghị quyết, Quyết định của HĐND và UBND
theo chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND cho các ngành, các cấp và theo
dõi đôn đốc các ngành, các cấp trong việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định
đó. Thực hiện báo cáo đột xuất, báo cáo công tác tháng, quý, năm và các báo cáo
phục vụ kỳ họp của HĐND và UBND.
- Giúp Ủy ban nhân dân phường giữ mối quan hệ giữ Ủy ban nhân dân và
các đoàn thể trong phường; đảm bảo các phương tiện cho HĐND và UBND ở
địa phương hoạt động; tiếp nhận đơn thư, tố cáo, khiếu nại thuộc thẩm quyền,


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ lập dự toán tiền mặt quỹ hàng tháng,
bảo đảm quyết toán thu chi đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định. Cán bộ chuyên
viên chịu sự phân công chỉ đạo của lãnh đạo, làm công tác tổng hợp soạn thảo
các văn bản do lãnh đạo văn phòng yêu cầu.
Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý tiếp nhận toàn bộ công văn đi,
đến đảm bảo theo đúng quy trình quy định, chuyển công văn giấy tờ nhanh
chóng, chính xác, kịp thời. Quản lý con dấu, giấy giới thiệu, thực hiện tốt công
tác chuyên môn của mình.
Sắp xếp phân loại lập hồ sơ phục vụ tốt cho công tác văn thư và tra cứu
tài liệu khi cần thiết.
Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác, đảm bảo đúng nội
dung và hình thức văn bản. Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định.
Ủy ban nhân dân phường Mông Dương tổ chức công tác văn thư theo
hình thức tập trung, tất cả các văn bản đi, đến đều phải qua bộ phận văn thư đảm
bảo nguyên tắc tập trung một đầu mối. Ngoài ra ở tất cả các phòng ban đều thực
hiện công tác văn thư nhưng do cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm.
Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư, lãnh đạo cơ quan đặt
công tác văn thư lên vị trí hàng đầu và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quá
trình giải quyết công việc của cơ quan.
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG
DƯƠNG
2.1 Công tác văn thư của UBND phường Mông Dương.
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương
Công tác văn thư là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức chỉ đạo

việc giải quyết văn bản.
UBND phường Mông Dương tổ chức văn thư theo hình thức tập trung, tất
cả các văn bản đi, đến phải qua bộ phận văn thư. Hình thức chỉ đạo hoạt động
văn thư này đã và đang đạt được những hiệu quả hết sức tích cực góp phần làm
cho các văn bản, giấy tờ được giải quyết kịp thời.
Ngoài ra tất cả các phòng ban đều thực hiện công tác văn thư nhưng có
cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm, chỉ riêng phòng Nội vụ từ khi thực hiện nghị
định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 04 năm 2008 của văn phòng quy định các
cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, phường, thị xã thuộc tỉnh.
Công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn phường được
chuyển sang phòng Nội vụ, vì vậy phòng Nội vụ được bố trí 01 biên chế để đảm
nhiệm chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn phường.
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm boả thường xuyên bằng văn bản, phục
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

10

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vụ cho hoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Nó
không thuần tuý thuộc nhiệm vụ của một đơn vị tổ chức nào, mà là một công
việc liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân trong toàn cơ quan, đơn
vị.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác văn thư được tiến hành thuận lợi.
Nhìn chung, cán bộ làm công tác văn thư trong Văn phòng HĐND và
UBND phường Mông Dương được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng,
có kinh nghiệm công tác và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luôn
hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện dung để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng kí
hiệu ngôn ngữ nhất định.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, Uỷ ban nhân dân phường Mông
Dương luôn sản sinh ra nhiều loại văn bản, giấy tờ để thực hiện chức năng, quản
lý chỉ đạo chung. Do vậy, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương thường ban hành các loại văn bản như:
Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Mời họp…
Việc tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản của Uỷ ban nhân dân
phường Mông Dương được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp
có khoa học, có căn cứ pháp lý nhằm đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất
lượng của văn bản.
Do vậy, quy trình soạn thảo phải được tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định
của nhà nước để đảm bảo văn bản được chính xác về nội dung lần hình thức.
- Bước 1: Xác định tính chất nội dung của vấn đề cần soạn ra văn bản.
Sau đó thu thập thông tin , lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dung
của văn bản cần soạn thảo.

- Số, kí hiệu của văn bản;
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
* Thẩm quyền ban hành văn bản
Văn phòng UBND phường giúp Chủ tịch thực hiện chức năng quản lý nhà
nước nên việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy
định của các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chánh văn
phòng, phó văn phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáo
với Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách xem xét cho ý kiến. Trên cơ
sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách, đơn vị hoàn
chỉnh dự thảo và trình lãnh đạo ký ban hành.
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

13

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn
nghiệp vụ của đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp trao

14

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Kiếm tra thể thức, ghi số hiệu và ngày, tháng của văn bản.
Đây là việc bắt buộc và quan trọng trước khi chuyển giao văn bản đến các
đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận văn thư thực hiện.
Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo cho
người được giao trách nhiệm xem xét và giải quyết kịp thời theo đúng quy định
của nhà nước.
* Trình ký, sao chụp và đóng dấu văn bản
Dấu của Uỷ ban nhân dân chỉ được phép đóng dấu vào văn bản khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy của đơn vị, cá nhân soạn thảo
văn bản chịu trách nhiệm về nội dung văn bản và ký nháy của Chánh văn phòng
hoặc Phó chánh văn phòng về thể thức của văn bản.
Dấu đóng văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực
dấu quy định. Dấu đóng chum lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được đóng
dấu khống chỉ.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
* Đăng ký văn bản đi
Tại Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương việc đăng ký văn bản đi được
tiến hành theo phương pháp thr công. Tất cả các văn bản đi của Uỷ ban nhân dân
phường đều được đăng ký vào sổ in sẵn, đăng ký đúng, đầy đủ, rõ ràng các cột

Đây là hình thức đăng ký văn bản thủ công, khó khăn trong việc tra tìm
văn bản tài liệu, mất nhiều thời gian, đòi hỏi cán bộ văn thư phải cẩn thận, tỉ mỉ,
thận trọng nhưng đăng ký văn bản theo hình thức này thì thông dụng, đơn giản,
tính ổn định, hạn chế mất mát, thất lạc.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi của UBND phường Mông Dương: (kèm theo ở
tài liệu tham khảo)
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi
Văn bản tài liệu sau khi đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi thì phải chuyển
phát văn bản đi ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn thư
có trách nhiệm phải lưu lại làm bản gốc để àm căn cứ cho việc tra tìm, quản lý
văn bản đi đồng thời lập tập lưu phục vụ nghiêm cứu tra tìm.
Những văn bản chỉ mức độ “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” phải được
chuyển ngay sau khi đăng ký và phải đảm bảo thời hạn đến người nhận, nơi
nhận ghi trên phong bì.
Đối với văn bản gửi ra ngoài cơ quan thì phải viết bì, bì văn bản được in
sẵn loại 158mm x 115mm dung cho văn bản trình bày trên khổ thấy A4 vào bì ở
dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.
Đối với văn bản gửi nội bộ thì văn thư chuyển trực tiếp đến các phòng,
ban, các cá nhân có liên quan giải quyết. Ở UBND phường có sổ giao nhận văn
bản tài liệu đến các phòng ban, phòng nào đến nhận văn bản tài liệu thì phải ký
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

16

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cơ quan ngang cấp: các phường khác gửi đến
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

17

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cơ quan cấp dưới: các phòng ban, UBND các xã, thị trấn
- Từ các đoàn thể
Khi văn bản được chuyển đến cán bộ văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến, trong trường hợp văn bản đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong( nếu có), đối
với văn bản “Mật” đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc hẹn giờ”), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng trang văn bản của mỗi văn bản. Trường hợp phát
hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc boá cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau như: qua máy fax, qua đường bưu
điện, lãnh đạo đi họp mang về hoặc chuyển tay trực tiếp… với nhiều loại hình
văn bản khác nhau như: Quyết định, Công văn, Thông báo…
Như vậy, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến có vai trò vô

những bì văn bản trên, văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu mật (bì văn bản mật).
- Đối với những bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định
tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể của
cơ quan.
* Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày, tháng đến
Văn bản đến cơ quan phải ddowjwc đăng ký tập trung tại văn thư trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của Pháp luật và quy định
cụ thể của cơ quan như các hoá đơn, chứng từ kế toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”: ghi số đến và này đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại bộ phận văn thư thì không
phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
theo dõi, giải quyết.
Dấu đến đước đóng ra ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên đấu “Đến” của UBND
phường Mông Dương được trình bày như sau:

Sinh viên: Phạm Thị Thủy

19

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Phần đăng ký bên trong bao gồm các cột mục.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: (kèm theo tài liệu tham khảo)

Sinh viên: Phạm Thị Thủy

20

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư có trách nhiệm trình văn bản
cho chủ tịch UBND phường để xin ý kiến giải quyết.
Trước khi trình, văn bản đến phải có kèm theo phiếu gửi.
Những văn bản đến có đóng dấu “Hoả tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn” thì
phải được gửi đi và trình lãnh đạo phân phối ngay khi nhận được.
Sauk hi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết thì văn bản đến
được chuyển trả lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
Sauk hi đã có ý kiến của lãnh đạo thì đối với những văn bản chuyển cho
các phòng ban thuộc UBND phường thì văn thư phải tiến hành chuyển văn bản
qua đường mạng. Nếu lãnh đạo yêu cầu sao gửi thì cán bộ văn thư phải tiến
hành sao gửi.
Khi chuyển giao văn bản, những cá nhân, phòng ban nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đến của UBND phường phải đảm bảo các yêu
cầu nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Những văn bản do Văn phòng ký thì đóng dấu văn phòng
* Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là công việc cuối cung của công tác văn thư, được thực hiện sau
khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết
xong.
Tất cả các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của UBND
phường đã được lập hồ sơ (hiện hành). Văn bản thuộc loại nào thì cho vào loại
nấy, đước sắp xếp lên giá một cách khoa học và hợp lý. Tuy nhiên tại UBND
phường Mông Dương chưa có phòng lưu trữ riêng, hầu hết các hồ sơ được lưu
trữ tại phòng làm việc.
Như vậy, công tác văn thư của UBND phường Mông Dương nhìn chung
đều được tổ chức theo đúng quy định của nhà nước. Tất cả các văn bản đi đến
đều được tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư. Đảm bảo nguyên tắc tập
trung một đầu mối.
III. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI
DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG.
3.1 Nhận xét chung về hoạt động của công tác văn thư.
Nhìn chung, công tác văn thư tại UBND phường Mông Dương được thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Hầu hết các văn bản đi và đến đều được
tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để thuận tiện cho việc tra tìm, nghiên
cứu. Tong năm 2010 đã có 2201 văn bản đến và 10111 văn bản đi, các loại văn
bản đi: Quyết định Chủ tịch Uỷ ban: 6520, Quyết định Uỷ ban: 2696, Thông
báo: 160, Công văn: 442, Đề án: 02, Giấy xác nhận: 06, Giấy báo tử: 05.
Công tác quản lý văn bản rất chặt chẽ, văn bản do cơ quan phát hành ra
đăng ký tại bộ phận văn thư thì cán bộ văn thư có trách nhiệm phải thu hồi bản
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

22

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Về ưu điểm:
Bộ phận văn thư của UBND phường Mông Dương được đặt ở vị trí thuận
tiện, ngay tầng 1 sát cầu thang, thuận tiện cho người từ bên ngoài vào làm việc.
Cán bộ văn thư có kinh nghiệm công tác giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu
quả. Tại phòng văn thư được trang bị các phương tiện được trang bị để thuận
tiện cho công việc như: máy in, máy photo, máy tính, điện thoại, giá đựng tài
Sinh viên: Phạm Thị Thủy

23

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

liệu và một số trang thiết bị văn phòng khác phục vụ cho công tác văn phòng và
hành chính văn thư đạt hiệu quả.
Uỷ ban nhân dân phường đã tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ làm
công tác văn thư có trình độ chuyên môn cao trong quá trình thực hiện quản lý
văn bản, có năng lực, tinh thần, ý thức trách nhiệm cao, nhiều kinh nghiệm trong
giải quyết công việc, xử lý các hoạt động quản lý văn bản theo thẩm quyền.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước, quản lý
văn bản đi và giải quyết văn bản đến nhanh chóng, đúng tiến độ. Công tác lập hồ
sơ hiện hành cũng được thực hiện.
Đảm bảo nguyên tắc tập trung một đầu mối tại bộ phận văn thư, công tác
giao dịch hành chính tốt.
Kiểm tra, soát xét văn bản cẩn thận, hạn chế được sự nhầm lẫn sai sót
Bố trí các trang thiết bị hợp lý, thuận tiện cho công việc.

Một số văn bản của đơn vị trực thuộc, của các cơ quan chuyên môn hay
các cơ quan cấp dưới gửi tới cơ quan thiếu các yếu tố thể thức như ngày, tháng,
năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung không rõ ràng gây khó khăn cho cán
bộ văn thư trong quá trình đăng ký văn bản.
Thiếu sự quan tâm đúng đắn của UBND phường đối với công tác văn thư,
còn có những suy nghĩ đơn giản về phòng văn thư, chưa có suy nghĩ đúng đắn
về chức năng, nhiệm vụ mà phòng văn thư phải giải quyết, còn ít quan tâm đầu
tư cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, trang thiết bị của phòng trong quá trình hoạt
động.
Tại phòng văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
còn chưa áp dụng phần mềm máy tính trong quá trình quản lý văn bản, gây tình
trạng lãng phí thời gian, tăng khả năng sai sót, khó khăn cho sửa chữa sai sót.
3.2 Các nội dung đề xuất những biện pháp phát huy ưu điểm, khắc
phục nhược điểm.
3.2.1 Giải pháp về công tác lãnh đạo
Tăng cường sự quan tâm của lãnh đạo văn phòng, của lãnh đạo cấp uỷ
Đảng, tuyên truyền giáo dục tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt
động của cơ quan. Từ đó nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo, cán
bộ công chức đối với hoạt động đầu tư cũng như các hoạt động có liên quan.
Tăng cường các hoạt động lãnh đạo, kiểm tra, giám sát và đôn đốc trong
công tác văn thư: công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý con dấu…
Xây dựng các chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động của
từng bộ phận nói chung và của bộ phận văn thư nói riêng, xem xét đánh giá mức
độ hoàn thành công việc của từng bộ phận đó.
3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất
Cần đầu tư đổi mới trang thiết bị, máy móc như máy Fax, máy in, máy
photo… để đáp ứng yêu cầu số lượng công việc hang ngày, tránh ùn tắc trong
Sinh viên: Phạm Thị Thủy