Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà
nước bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,
phục vụ công tác quẩn lý, nghiên cứu khoa học và cấp bách của nhân dân.
Công tác lưu trữ có một ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt
động kinh tế, chính trị, xã hội. Vì vậy việc thực hiện tốt nội dung công tác lưu
trữ góp phần bảo vệ di sản văn hóa của dân tộc, của quốc gia đồng thời góp phần
vào việc xây dựng bảo vệ đất nước. do đó tài liệu lưu trữ phải luôn được bảo
quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó là nguồn thông tin vô tận mọi công dân
mọi ngành, mọi cơ quan sử dụng được.
Tuy nhiên đất nước ta trải qua thời kỳ lịch sử lâu dài, nhất lại qua hai cuộc
đấu tranh chống pháp và chống mỹ kéo dài nhiều tài liệu đã bị tiêu hủy bị phân
tán khắp nơi. Mặt khác do một số người chưa hiểu hết đc tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ, thiếu ý thức, thiếu hiểu biết, thiếu trách nhiệm đã tiêu hủy nhiều tài
liệu có giá trị. Trước tình hình trrn Đảng và Nhà nước cần có những chính sách
và biện pháp để thu tập, bảo quản tài liệu lưu trữ.
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước nói chung, các cơ quan tổ
chức nói riên đã nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và có nhưng chính
sách thu thập, chỉnh lý bảo quản tài liệu lưu trữ. Tổ chức có hệ thống các cơ
quan tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Hơn nữa
các cơ quan cũng đã có sự đầu tư về cơ sở vật chất, hay cử cán bộ chuyên môn
đi nâng cao trình độ chuyên môn.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

Vương Anh em đã trình bày những kết quả và những hạn chế của công tác lưu
trữ tại công ty. Từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa công
tác lưu trữ hoàn thiện, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả của công
tác lưu trữ.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư. Do đó em đã quyết định
chọn chuyên đề cho báo cáo kết quả thực tập tốt cho mình với nội dung là:
“Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty TNHH viễn thông Vương Anh”
Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề thực tiễn về thực trạng công tác
lưu trữ tại Công Ty TNHH viễn thông Vương Anh. Để đề xuất các giải pháp về
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

2

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt động quản lý bằng công tác lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả của công tác
trong công ty. Kết quả nghiên cứu này có thể sử dụng để làm tài liệu tham khảo
cho những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy về lĩnh vực văn thư, cho
những cán bộ - công chức, viên chức chuyên trách các cấp nhất là cấp quản lý và
lãnh đạo.
Từ kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại công ty TNHH viễn thông Vương
Anh, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp và
kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại công ty.
Trong suốt quá trình học tập, em đã cố gắng học hỏi và tìm hiểu nhiều

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự quan tâm, đóng
góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ, chuyên viên lưu trữ để bài báo
cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Hồng Phúc

NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH
VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH
I.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

4

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Sự ra đời
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh là một doanh nghiệp đóng trên địa

5

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kế thừa việc thực hiện tất cả các cam kết trước đây về quyền lợi nghĩa vụ
của công ty
- Thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, văn bản của Giám đốc.
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký
theo quy định của Pháp luật và của Công ty; Tổ chức kinh doanh có lãi; chịu
trách nhiệm trước pháp luật, về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; chịu
trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm, dịch vụ do Công ty thực hiện.
- Xây dựng chiến lược, đề án phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh
trình Công ty phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó; Xây dựng
hệ thống quy chế nội bộ phù hợp các quy định của Nhà nước.
- Thực hiện tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ, quảng bá thương hiệu
để nâng cao uy tín, mở rộng thị trường cho Công ty.
- Báo cáo để Công ty ký hoặc được Công ty uỷ quyền và tổ chức thực
hiện các hợp đồng kinh tế.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng các
quy định của Bộ luật lao động và của Công ty. Chi phí tiền lương và tiền thưởng
phải dựa trên hiệu quả hoạt động kinh doanh và theo đơn giá tiền lương được
Công ty duyệt.
- Chăm lo, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ quản
lý cho cán bộ, công nhân viên Công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo
thực hiện chiến lược phát triển và nhiệm vụ của Công ty.

hơn cho người lao động, không ngừng nâng cao thu nhập và đời sống cho người
lao động.
* Quyền hạn
- Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các nguồn lực khác của
Công ty giao để phục vụ hoạt động.
- Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định pháp luật và
phương án được công ty phê duyệt.
- Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kết
hợp tác với các đơn vị, các tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật
và của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty. Được chủ động
tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký theo phân cấp, uỷ quyền
của Giám đốc.
- Chỉ đạo xây dựng và ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.
Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thành quyết toán các chi phí khoán
đối với công trình, hạng mục công trình theo từng giai đoạn.
*. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH viễn thông Vương Anh
Căn cứ vào đặc điểm,tình hình của công ty và tổ chức của cơ quan chủ
quản cấp trên có cơ cấu tổ chức như sau (Sơ đồ cơ cấu tổ chức - Phụ lục 2)
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

7

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

8

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các nhân viên khác của công ty vào làm được thông qua hình thức tuyển
chọn, và được sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp.

II. tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cở cấu tổ chức
bộ phận lưu trữ của công ty viễn thông Vương Anh.
1. Tình hình tổ chức
Do cơ cấu tổ chức của công ty, và các mặt hoạt động của công ty, nên
công ty chưa xây dựng phòn riêng dành cho lưu trữ mà chỉ có cán bộ chuyên
môn lưu trữ thực hiện chức năng lưu trữ. Và được đặt chung với văn phòng hành
chính. Cán bộ chuyên môn thực hiện công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của
giám đốc và trưởng phòng hành chính.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
* Chức năng
Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc và tổ chức thực hiện các lĩnh
vực: thu thập, quản lý, bảo quản, chỉnh lý tài liệu. quản lý, các thiệt bị phục vụ
trong quá trình bảo quản, chỉnh lý...của tài liệu.
* Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức của Công ty, của các đơn vị phù

chức quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị – xã hội
của cơ quan nhà nước .
Công tác lưu trữ là khâu quan trọng. Thực hiện tốt công tác này có ý
nghĩa lớn. Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảm
bảo cho công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời.
Quản lý và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của cơ
quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứng
minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý
văn bản để làm việc trái pháp luật. thất lạc giấy tờ…
Thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bí
mật của cơ quan.
Lưu trữ là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc
gia các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Để
đạt hiệu quả như trên lưu trữ cần phải làm đúng và khoa học.
10
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
Khoa Văn thư-Lưu
trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là
hoạt động quản lý của từng cơ quan, đơn vị nói riêng. Bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào muốn làm tốt công tác lưu trữ ngoài việc đầu tư trang thiết bị hiện đại, lựa
chọn cán bộ làm lưu trữ có trình độ thì việc chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp thời



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ có một vị trí quan trọng được xem như hoạt động của bộ máy nói chung luôn
được lãnh đạo công ty quan tâm.
Những năm gần đây Công tác lưu trữ doanh nghiệp ngày càng chú trọng
hơn, tuy nhiên phần lớn cán bộ lưu trữ ở các doanh nghiệp chưa được đào tạo về
chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu làm kiêm nhiệm,để làm nhiệm được công việc
tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại hết sức phức tạp này thì đòi hỏi cán bộ
phải có trình độ chuyên môn kĩ năng nghiệp vụ về công tác lưu trữ mới có thể
đảm nhiệm tốt công việc.
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh có cơ cấu tổ chức cũng khá phức
tạp nên công tác lưu trữ được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn
phòng được bố trí như sau:
Trình độ
STT

Công việc phụ trách
1
2
3
4
5

Đại học

- Trưởng phòng

12

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong đó theo quy định của Nhà nước thì cuối năm cán bộ làm công tác
công văn giấy tờ, cán bộ làm công tác chuyên môn khác ở các phòng ban, đơn vị
trong công ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà phòng ban, đơn vị mình đang
giữ gioa nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Theo quy định hiện nay của công ty thì công ty đang áp dụng việc thu
thập, bổ sung theo 02 văn bản, đó là THông tư số 02/2006/BXD hướng dẫn về
lưu trữ hồ sơ thiết kế và Thông tư số 04/2006/TT – BNV hướng dẫn xác định cơ
quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp.
Với những tài liệu hồ sơ trong Công ty đã đến thời hạn nộp vào lưu trữ
cơ quan nhưng cán bộ công chức ở các phòng ban, đơn vị cần giữ lại để tham
khảo và giải quyết công việc hàng ngày thì vẫn phải làm thủ tục cho mượn hồ
sơ, tài liệu.
Theo quy định của công ty thì văn phòng hành chính( cán bộ lưu trữ) phỉa
thu thập tài liệu ngay sau khi hết thời hạn giả quyết của văn bản, có nghĩa là cán
bộ làm công tác lưu trữ phải thu lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc; những
văn bản tài liệu có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn thận,
cuối tháng phải sắp xếp kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiện
thiếu các văn bản, hồ sơ, tài liệu thì cán bộ lưu trữ đến các phòng ban, đơn vị thu
thập bổ sung tài liệu vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế đến mức thấp nhất sự mất
mát của tài liệu trong hồ sơ. Cuối năm sẽ lập hồ sơ về các văn bản đã thu thập
nộp vào lưu trữ cơ quan.

mỗi bên giữ một bản.
Nội dung biên bản gồm có:
+ Tên phông
+ Thời gian tài liệu
+ Thành phần số lượng tài liệu
Sau đó đại diện bên giao nhận tài liệu ký và đóng dấu.
Các bước thu thập hồ sơ hiện hành vào lưu trữ:
- Bước 1. Mở hồ sơ: Đầu năm, mỗi đơn vị, cá nhân dựa vào Danh
mục hồ sơ công việc của đơn vị mở hồ sơ. Phòng Hành chính tổ chức có trách
nhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dự kiến danh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trước
cho các đơn vị, cá nhân. Đồng thời với mở hồ sơ thực tế, các chuyên viên mở hồ
sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có công
việc phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi quá trình
giải quyết công việc.
- Bước 2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Là những tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ
sơ trên máy tính.
- Bước 3. Sắp xếp và biên mục hồ sơ: Sau khi công việc kết thúc, người
lập hồ sơ kiểm tra, sắp xếp lại văn bản theo trình tự giải quyết công việc; đánh
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

14

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

15

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ủy viên: Đại diện đơn vị có tài liệu nộp
Thủ tục tiêu hủy
Công tác xác định giá trị tài liệu sau khi đã được tiến hành, đã chọn ra
được những tài kiệu có giá trị thực tiễn để đưa vào lưu trữ cơ quan bảo quản, đối
với những tài liệu không còn giá trị cần phải loại ra và tiến hành tiêu hủy theo
quy định của nhà nước.
3. Chỉnh lý tài liệu.
Công tác chỉnh lý là một công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp cụ cơ
bản của công tác lưu trữ: chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương
án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc
làm mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các
công cụ tra cứu với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh đã ý thức được tầm quan trọng của
công tác chỉnh lý tài liệu là một công tác cầ thiết phục vụ cho quá trình quản lý,
tra tìm và sắp xếp tài liệu khoa học cho kho lưu trữ của cơ quan.
Công ty đã thực hiện chỉnh lý áp dụng theo các văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước:
+ Công văn số 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước

tra tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác.
Công tác thống kê bao gồm các nội dung:
Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:
+ Thống lê nội dung
+ Thống kê khối lượng thành phần tài liệu
+ Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ
Thống kê công cụ tra cứu
Thống kê các phương tiện bảo quản
Thống kê hình thức khahi khác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ một cách
thống nhất, ngày 23 tháng 10 năm 1987 Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục
Thống kê đã ban hành Quyết định số 149/LB – CLT – TCTK ban hành bieeyur
mẫu và chế độ thống kê thường kỳ hàng năm.
a. Các loại sổ sách trong lưu trữ
Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản láy tài liệu
thì sổ sách là công cụ không thể thiếu.
Các loại sổ sách:
+ Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan
+ Danh mục hồ sơ cơ quan
+ Sổ xuất tài liệu
b. Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

17

Khoa Văn thư-Lưu



Công ty đã xây dựng được phòng, kho lưu trữ tạm thời và các trang thiết
bị bảo quản tài liệu: quạt thông gió, kệ , giá đựng tài liệu, bình chữa cháy, máy
điều hòa…
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

18

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b. Biện pháp bảo quản
Biện pháp phòng chống ẩm, mốc tài liệu
Công ty chủ yếu dung quạt thông gió, máy hút bụi và các biện pháp thông
gió tự niên để đảm bảo sự khô thoáng cho tài liệu tránh ẩm mốc tài liệu.
Khi đưa tài liệu vào kho phải tiến hành vệ sinh sạch sẽ tài liệu, do còn
thiếu phương tiện bảo quản nên cũng có một số tài liệu bị ẩm, nấm, mốc. biện
pháp bảo quản còn mang tính chất truyền thống vần được cỉa thiện để tài tiệu
tránh được những nấm mốc…
• Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm
Côn trùng và các loài gặm nhấm là loại phá hoại tài liệu rất nguy hiểm,
những loại công trùng thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi… và các loại gặm
nhấm: gián, chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì pahir
đặt tài liệu lên giá, hòm tủ, bó gói cẩn thận, tài liệu phải khô thoáng, k để tài liệu
dưới đất.
• Biện pháp phòng chống cháy nổ

trữ chủ yrus là phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty. Tài
liệu lưu trữ của doanh nghiệp chứa nhiều thông tin quan trọng, bí mật: bí quyết
kinh doanh, dây truyền phát minh sang chế, itnhf hình thu chi của công ty, tài
chính sản xuất của công ty. Hầu hết các công ty đều hạn chế việc khai thác sử
dụng tài liệu, nhất là việc đưa các tài kiệu ra ngoài công ty, đặc biệt là các tài
liệu lien quan tới chiến lược kinh doanh. Ngoài ra công ty còn hạn chế cả đối
tượng khai thác sử dụng tài liệu và các hình thức tổ chức khai thác cũng đặc biệt
chú trọng, tránh dò rỉ thông tin mật ra bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động kinhg
doanh phát triển của công ty.
• Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu.
Công ty tổ chức các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chủ
yếu cho cán bộ nhân viên trong công ty
+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc
+ cấp chứng thực tài liệu lưu trữ
Trong đó hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc là chủ yếu do
vấn đề bảo mật tài liệu của công ty nên việc khai thác sử dụng tài liệu amng tính
chất nội bộ trong công ty.
Cũng có một số tài liệu được độc gải khai thá sử dụng thông qua mạng LAN
và mạng internet…

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

20

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


không phải là khoảng thời gian dài để em có thể nắm bắt được mọi hoạt động
của phòng Hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêng nhưng trong suốt
quá trình thực tập cùng với sự nổ lực của bản thân đã cho em cơ hội làm quen
dần với môi trường làm việc ở đây. Hi vọng những đánh giá của em sẽ giúp ích
cho công ty hoàn thiện hơn về bộ máy hành chính của mình. Sau đây là đánh giá
những ưu, nhược điểm của tôi về công tác hành chính văn phòng của công ty.
1. Ưu điểm:
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Công ty đã
nhanh chóng nắm bắt được xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường để
đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lưu trữ. Hầu hết các
nghiệp vụ trong lưu trữ đều được thực hiện thoe đúng quy định cuẩ Nhà nước,
lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đến lưu trữ, tổ chức lớp tập huấn về chuyên môn
nghiệp cụ cho cán bộ lưu trữ, hướng dẫn các phòng ban trong công ty cách sắp
xếp hồ sơ và đưa tài liệu vào lưu trữ theo quy đinh.
Một số công việc thủ công đã được loại bỏ.
Môi trường làm việc rất chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy trách
nhiệm của lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty.
Có một phòng làm việc khá lý tưởng, không gian thoáng đãng, màu sắc
phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm. Điều này cũng kích thích
khả năng tư duy và tính sáng tạo trong công việc.
Công ty cũng chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật
cho công tác lưu trữ nên việc thực hiện các khâu trong công tác lưu trữ cũng
đượccải thiện và thực hiện dễ dàng hơn: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy
điều hòa nhiệt độ, máy photocopy, máy in…về công nghệ thông tin, phòng làm
việc luôn có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật và tìm kiếm thông tin
của cán bộ, nhân viên.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

22

thiết bị văn phòng chưa thật đồng bộ.
Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát sao trong quản
lý, chưa ưu tiên giải quyết những vấn đề nảy sinh trong công tác lưu trữ.
Phòng kho lưu trữ của công ty chưa được quan tâm chú trọng nên tài liệu
của các phòng ban chưa được tập chung thống nhất, còn có tài liệu bị thất thoát,
và bị nấm mốc…

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

23

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các trang thiết bị về lưu trữ tuy tương đối đầy đủ nhưng do thời gian sử
dụng đã lâu hay bị hỏng hóc cần được cải tiến, tránh gây những khó khăn trong
giải quyết các công việc.
Các biện pháp khai thác tổ chức, sử dụng tài liệu còn chưa được chú trọng
Công tác chỉnh lý chưa đạt hiệu quả do thiếu ngồn nhân lực và do tìa liệu
chưa được tập chung thống nhất.
Đầu tư của công ty vào các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ còn
hạn chế.
Là một doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc của công ty vẫn còn
nhiều bất cập.
Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhất

hiện các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt
động chung của công ty.
Vì vậy để cho cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong công ty thực hiện
đúng, tốt các quy trình và các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Dựa trên quá
trình thực tập tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức bộ máy ở Công ty thời gian qua,
tôi xin đề xuất việc xây dựng bản quy chế công tác lưu trữ cho Công ty với các
nội dung như sau:
Để xây dựng nên quy chế về công tác lưu trữ tôi đã áp dụng vào 1 số văn
bản hành chính nhà nước như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ quy định chi tiết về thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Công văn
số 260/VTLTNN-NVĐT ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về vic hướng dẫn quy chế công tác văn thư cơ quan.
2. Nội dung đề xuất 2
Lưu trữ là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu tại các cơ quan.Với
một doanh nghiệp nó dường như cất dữ tất cả cái tài liệu phản ánh lại quá trình
hoạt đồng các lĩnh vực đầu tư kinh doanh của công ty, tổ chức quản lý nhân
sự… tất Vì vậy, việc chuẩn hóa tất cả các công tác của lưu trữ có tác động rất
lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty
Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để bắt kịp với xu thế
của thời đại vừa phù hợp với nhu cầu cũng như quy mô của Công ty sẽ làm cho
hoạt động của lưu trữ đạt hiệu quả cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn.
Cần tuyển dụng thêm cán bộ lưu trữ chuyên trách để làm việc được hiệu
quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ được tốt hơn. Dù sao công ty cũng đang trên
con đường hội nhập và phát triển rất cần đến những tài liệu lưu trữ này. Nó sẽ là
những kiến thức quý giá đồng thời là tài liệu để nghiên cứu và phát triển chứ
không phải tài liệu không có giá trị.

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ