Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1.......................................................................................................3
GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I.............................3
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn..........................................3
1.1.1. Sự ra đời..............................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ
của Học viện Chính trị khu vực I....................................................................8
Chương 2.....................................................................................................10
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I..10
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I................10
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ..................................10
2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ...10
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu..........................................................11
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu.....................................................................16
2.2.4 Công tác thông kê trong lưu trữ.........................................................17
2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ co quan...17
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.............................19
Chương 3.....................................................................................................20
KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ MỘT SỐ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ....................................................................................20
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại
Học viện Chính trị khu vực I và kết quả đạt được.......................................20
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện chính

phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp
phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế
cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý.Trong quá trình
xây dựng một nền văn hóa mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế
thừa những tinh hoa văn hóa dân tộcrút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo
dục,tuyên truyền, phát triển kinh tế.Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữnên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn.Như vậy để công tác lưu
trữ ngàycàng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải
xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp
ứng nhu cầu ngàycàng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ.
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là ngôi trường có
truyền thống và bề dày kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu về lưu trữ, trường đã và
đang đào tạo một nguồn đáng kể nguồn nhân lực phục vụ công tá lưu trữ ở các
cơ quan, tổ chức hiện nay; đóng góp một phần không nhỏ vào xây dựng công tác
lưu trữ của đất nước ta, góp phần hiện đại hoá công tác lưu trữ trong văn phòng
hiện nay.
Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với
hành”, “lý thuyết gắn liền với thực tiễn”. Sau một thời gian dài học tập nhà
trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thức
học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác lưu
trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp sinh
viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao
năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát
huy khả năngsáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ
sở cho công tác sau này. Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa
học về lưu trữ. Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của
việc học trên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc.
Em rất vinh dự và tự hào là một sinh viên của lớp Lưu trữ học K6 thuộc
khoa Văn thư- Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Sau khi nhận được kế
hoạch thực tập ngành nghề của nhà trường với mục đích giúp sinh viên củng cố

phòng Tổng hợp, Học viện Chính trị khu vực I đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp
hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện
thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm,
thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo.Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc
với một khối tài liệu lớn nên nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót. Nên
em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô để em có thể rút ra
được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến
thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình và phục vụ cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2015
Học sinh thực tập
Vương Thị Thu Nga

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn

là người dân tộc thiểu số ở các tỉnh miền núi phía Bắc; đào tạo bồi dưỡng cán bộ
chuyên nghành tổ chức và chuyên nghành kiểm tra cho các địa phương phía Bắc
và các ban, nghành của Trung ương.
Thời kỳ thứ ba (1983-1993): Các Trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I, II,
III và IV hợp nhất theo Quyết định của Ban bí thư thành Trường Nguyễn Ái
Quốc khu vực I (1983). Sau đó, theo Quyết định 103 của Ban Bí thư, Trường
Nguyễn Ái Quốc khu vực I hợp nhất với Trường Tổ chức – Kiểm tra Trung
ương I thành Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I(1990), có nhiệm vụ giảng dạy
chương trình lý luận cao cấp cho cán bộ chủ chốt cấp huyện, quận, thị xã; các
ban nghành cấp tỉnh, thành phố; bồi dưỡng cán bộ lánh đậo và quản lý cho các
Bộ, ban, nghành Trung ương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác Đảng…
Thời kỳ thứ tư (1993 – 2005): Theo Quyết định số 61-QĐ/TW ngày
10/3/1993 của Bộ Chính trị, Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I đổi tên thành
Phân viện Hà Nội trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Phân
viện Hà Nội có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt chung, cao cấp của
Đảng, Nhà nước và các đoàn thể nhân dân về Chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng
Hồ Chí Minh, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; về công tác Chính
trị và sự lãnh đạo Chính trị.
Thời kỳ thứ năm (2005 đến nay ): Theo Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày
30 tháng 7 năm 2005, của Bộ Chính trị khóa IX, Phân viện Hà Nội trơ thành
Học viện Chính trị khu vực I trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí
Minh. Tiếp đó, theo Quyết đính số 60-QĐ/TW ngày 7/5/2007 và Quyết định số
100-QĐ/TW ngày 22/10/2007 của Bộ Chính trị (khóa X ), Học viện Chính trị
khu vực I đổi thành Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I thuộc Học viện
Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số: 300/QĐ-HVCTQG ngày 06/3/2006 của Học viện
Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I.
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

- Đào tạo lý luận chính trị cho cán bộ không thuộc diện quy hoạch cán bộ
lãnh đạo, quản lý chủ chốt để chuẩn hoá chức danh công chức.
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành cho cán bộ làm công tác
tuyên giáo, tổ chức, kiểm tra, bảo vệ chính trị nội bộ, dân vận, mặt trận, văn
phòng, nội chính … của hệ thống chính trị cho các đối tượng được phân cấp trên
địa bàn được phân công.
- Đào tạo, bồi dưỡng chức danh Bí thư Đảng uỷ, Giám đốc doanh nghiệp
nhà nước trên địa bàn được phân công.
- Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ lý luận chính trị cho một số
đảng bạn, nước bạn.
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đào tạo cao học (thạc sĩ) một số chuyên ngành, khi có đủ điều kiện,
theo sự phân công của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Quản lý và cấp văn bằng cao cấp lý luận chính trị, cử nhân chính trị
chuyên ngành cho học viên tốt nghiệp tại Học viện Chính trị khu vực I theo sự
uỷ quyền của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
b. Nghiên cứu khoa học:
- Nghiên cứu lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối của
Đảng, khoa học chính trị và một số ngành khoa học xã hội và nhân văn khác,
trên các hướng: nghiên cứu phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Học viện Chính trị khu vực I là đơn vị dự toán ngân sách cấp III, là
đấu mối ngân sách trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh,
được Nhà nước đầu tư kinh phí nhằm:
- Từng bước hiện đại hoá cơ sở vật chất – kỹ thuật để tương xứng là một
trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học lý luận chính trị của
khu vực.
- Đẩy mạnh về công nghệ thông tin để thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ; nghiên cứu khoa học ...
e. Tổ chức bộ máy và cán bộ của Học viện Chính trị khu vực I gồm
có:
1.

Khoa Triết học

2.

Khoa Kinh tế chính trị

3.

Khoa Chủ nghĩa xã hội khoa học

4.

Khoa Tư tưởng Hồ Chí Minh

5.



7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

22. Phòng Tài vụ
23. Phòng Hợp tác quốc tế
24. Phòng Thanh tra
25.

Phòng Quản trị

26.

Phòng Công nghệ thông tin

27.

Phòng Quản lý ký túc xá

28.

Phòng Y tế

- Lãnh đạo và tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị khu vực I do Giám


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan , nên một trong những
nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức
khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó . Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử lý
thông tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu
trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng.
Công tác lưu trũ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Nhận thức được điều này, Ban
lãnh đạo của trường Học viện Chính trị khu vực I đã coi công tác lưu trữ của
trường là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của nhà trường nói riêng
và nhà nước nói chung.
Cán bộ văn thư - lưu trữ của Học viện có trình độ chuyên môn từ cao
đẳng trở lên. Cán bộ văn thư đều có trách nhiệm khi làm việc và có đầy đủ các
phẩm chất tốt đẹp của một cán bộ văn thư như: sự cẩn thận, chăm chi, có tinh
thần trách nhiệm trong công việc và trong việc đảm bảo bí mật thông tin của cơ
quan.
Hiện nay công tác lưu trữ tại Học viện Chính trị Khu vực I do Phòng Văn
thư trực thuộc Phòng Tổng hợp và đứng đầu là cô Nguyễn Thị Kim Lan phụ
trách, quản lý và chịu trách nhiệm.

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Sau đây là một số văn bản, quyết định hướng dẫn về công tác lưu trữ của
trường:
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Văn bản của Trung ương :
+ Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
+ Qui định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Văn bản của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương :
+ Công văn số 88-CV/LT ngày 16/05/2000 vè việc hướng dẫn thêm một
số điểm trong quy trình xét hủy tài liệu.
+ Công văn số 69-CV/LT ngày 14/12/2001 về việc ban hành mẫu khung
phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp
tỉnh , thành phố ( kèm mẫu khung phân loại ).
2.2. Hoạt động nghiệp vụ của Học viện Chính trị khu vực I
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủa Học viện
Chính trị Khu vực I vẫn chưa hoàn chỉnh. Học viện chưa ban hành văn bản quy
định về việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ nên việc thu thập, bổ sung tài

lý khi giải quyết công việc hàng ngày.
-Hồ sơ nhân sự Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cán v\bộ, công
chức, viên chức trong Học viện.
Trong đó chiếm phần lớn và nhiều nhất đó là hồ sơ công việc.
Vì không có danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ của Học viện Chính trị Hành chính khu vực I được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ.
Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ
chức; tên đơn vị; số ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản lên tờ bìa
theo mẫu quy định.
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của cơ
quan, của đơn vị và công việc được giao cho từng cán bộ để mở hồ sơ.
Đầu năm cán văn thư phát bìa và hướng dẫn cho những cán bộ công chức
trong cơ quan mở hồ sơ. Những cán bộ, công chức (những người có trách nhiệm
lập hồ sơ) căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của
cơ quan, của đơn vị, dựa vào những công việc mình được giao phụ trách, thực tế
văn bản hình thành và kinh nghiệm để mở hồ sơ: Ghi những thông tin cần thiết
về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức; tên đơn vị và tiêu đề (tên) hồ sơ lên tờ bìa,
mỗi tờ bìa là một hồ sơ.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá t\ình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
Đây được coi là công việc quan trọng nhất của lập hồ sơ hiện hành. Vì nó
quyết định hình thành nên hồ sơ đó, có thu thập văn bản đưa vào hồ sơ thì hồ sơ
mới có văn bản và có thu thập đầy đủ thì hồ sơ mới có chất lượng, giúp cho việc
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6



liệu. Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản trong hồ sơ quá nhiều
( khoảng trên 200 tờ hoặc dày quá 4cm), thì nên chia thành các tập một cách hợp
lý (các tập đó gọi là đơn vị bảo quản) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
Khi phân chia thành các tập (đơn vị bảo quản) cần dựa vào mối liên hệ về
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nội dung của văn bản, thời gian hoặc giá trị của văn bản để phân chia cho hợp
lý.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Hồ sơ sau khi kết thúc các văn bản, tài liệu đã được thu thập đầy đủ vào
hồ sơ, xác định giá trị của hồ sơ và đã phân chia thành các tập (Nếu số lượng
văn bản nhiều) thì phải sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo
quản theo một trật tự hợp lý.
+ Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản.
Cách sắp xếp này thường được áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng
tác giả hoặc các tập lưu văn bản đi. Bởi văn bản do một cơ quan ban hành
thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian. Trong hồ sơ hay đơn vị
bảo quản văn bản có số nhỏ xếp lên trên, văn bản có số lớn hơn xếp xuống dưới.
+ Sắp xếp theo trình tự thời gian:
(Thời gian là ngày, tháng, năm ban hành văn bản).
Cách sắp xếp này, nghĩa là trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản, văn bản có

bảo quản theo vần chữ cái tên người, tên cơ quan, địa phương theo vần a, b, c…
Trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản văn bản, tài liệu của người, cơ quan, địa
phương có vần chữ cái a thì xếp lên trên, chữ b xếp xuống dưới.
Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với các hồ sơ lên quan đến tên
người, tên cơ quan, hoặc địa danh như các tập đơn từ, quyết định nhân sự, báo
cáo của nhiều cơ quan, nhiều địa phương…
* Biên mục hồ sơ.
Biên mục hồ sơ là trình bày tóm tắt những thông tin cần thiết về nội dung,
thành phần, đặc điểm của những tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản lên
bìa hồ sơ (đơn vị bảo quản) hoặc vào một công cụ tra cứu (thẻ, mục lục) theo
nguyên tắc và phương pháp của khoa học lưu trữ.
- Đánh số tờ.
+ Mỗi tờ văn bản dù to hay nhỏ được đánh một số vào góc phải phía trên
đầu của tờ văn bản bằng chữ số Ả rập (số Ả rập là số tự nhiên : 1, 2, 3…)
+ Không đánh mặt phía sau của tờ văn bản.
+ Không đánh số vào những tờ giấy trắng.
+ Trường hợp có tờ to được gấp lại bằng khổ giấy A4 thì tờ to đó được
coi là một tờ và đánh một số.
+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh thì tờ đó coi là một tờ và đánh một
số.
+ Khi đánh số cần hết sức cẩn thận không được bỏ sót hoặc đánh trùng
số. Trường hợp bỏ sót hoặc trùng số thì xử lý như sau:
- Trường hợp đánh sót: Dùng số của tờ trước và thêm a, b, c… vào sau số
đó. Ví dụ: tờ trước là số 12, thì các tờ bỏ sót sẽ là 12a, 12b, 12c...
- Trường hợp đánh trùng số: Thêm a, b, c… vào sau các số trùng. Ví dụ:
Hồ sơ có 3 tờ đánh số 25, thì các tờ đánh số 25 thứ hai và tờ thứ ba sẽ là 25a,
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

15


hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
- Công tác chỉnh lý tài liệu tại Phòng Văn thư vẫn được tiến hành thường
xuyên theo đúng các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ . Tuy vậy việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính chân thực của nội dung, tính khoa học của
công tác chỉnh lý. Vì vậy việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với các cán bộ của
phòng đảm bảo rất khoa học và trình độ nghiệp vụ cao. Và thực tế công việc
chỉnh lý tài liệu của Phòng Tổng hợp đã chứng tỏ các cán bộ lưu trữ của phòng
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có trình độ chuyên môn giỏi và tinh thần trách nhiệm cao đáp ứng nhu cầu
chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2.2.4 Công tác thông kê trong lưu trữ
Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để
xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, nội dung tình hình tài liệu và các trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê
- Mục đích và ý nghĩa của công tác thống kê
+ Giúp các cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ xây dựng kế hoạch
cho công tác lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài
liệu
+ Trong số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý thì
các cơ quan sẽ phát hiện ra những mặt tồn tại, những vấn đề nảy sinh, những

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản,
Đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp phân loại khoa học
để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nghiên cứu lâu dài.
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của Học viện Chính trị Hành chính khu vực I, chưa có văn bản nào quy định về công tác lập hồ sơ hiện
hành. Cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, văn bản của phòng nào được cán bộ lưu
trữ của phòng đó lập hồ sơ hiện hành vào cuối năm
Nhân xét về tình hình lập hồ sơ:
Qua khảo sát tôi thấy hồ sơ được lập như sau: Các văn bản tài liệu được
lập hồ sơ hoàn chỉnh nhưng chất lương mỗi hồ sơ khác nhau. Các văn bản trong
hồ sơ chư đủ thông tin về thể thức, khi giải quyết công việc cán bộ văn thư chưa
bổ sung tài liệu đầy đủ vào hồ sơ. Đó là nguyên nhân khiến cho mỗi hồ sơ lập
nên có chất lượng chưa cao.
Mặt khác lãnh đạo cơ quan, Phòng Hành chính cũng không tiến hành
kiểm tra, đôn đốc nên cán bộ văn thư không chủ động trong việc lập hồ sơ mà
dồn hết cho cán bộ lưu trữ. Theo quy định tai Nghị đình số 110/2004/NĐ-CP về
công tác văn thư thị cán bộ văn thư phải tiến hành lập hồ sơ hiện hành ở văn thư
và khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì cán bộ văn thư phải tiến hành lập biên bản
giao nhận tài liệu, mỗi bên giữ một bản.
* Ưu điểm:
Văn bản, tài liệu của cơ quan là để nghiên cứu và giải quyết công việc nên
lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Việc lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tốt từ việc sắp
xếp, phân loại ghi tiêu đề hồ sơ. Văn bản tài liệu gốc được lưu lại đầy đủ.
Việc lập hồ sơ được thực hiện đầy đủ các bước một cách nhanh chóng các
văn bản được chọn lọc rất kĩ.

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

18


Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3

KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
tại Học viện Chính trị khu vực I và kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại Học viện chính trị khu vực I em đã được thực
hành một số công việc về nghiệp vụ lưu trữ và kết quả đạt được như sau:
- Chỉnh lý tài liệu khoa học của khoa XHCN từ năm 2000 đến 2003
- Chuyển giao một số tài liệu học tập cho các học viên lý luận cao cấp
khóa 2012 2015
- Sắp xếp tài liêu tại kho lưu trữ nhà A3 một cách khoa học, đẹp mắt
giúp cho học viên dễ dàng tìm đọc.
Ngoài ra, em còn được phân công lưu trữ một số văn bản chỉ đạo của
trường như:
- Thông báo số 523/TB-HVCTKV I Kết luận của cuộc họp hội đồng
Khoa học - Đào tạo Học viện ngày 02 tháng 04 năm 2015
- Thông báo số 524/TB-HVCTKV I Điều chỉnh cấu trúc đề án tốt
nghiệp Cao cấp lý luận chính trị
- Thông báo số 506/TB-HVCTKV I Thực hiện đề án tốt nghiệp hệ đào
tạo CCLLCT
- Hồ sơ bảo vệ đề án tốt nghiệp Cao cấp lý luận chính trị
- Thông báo số 222/TB-HVCTKV I Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng năm

- Công tác tập huấn nâng cao nghiệp vụ chưa trở thành kế hoạch công
việc thường xuyên hằng năm của phòng lưu trữ.
- Bản thân em tuy đã học được rất nhiều điều bổ ích nhưng vẫn còn đó
những thiếu sót mà nguyên nhân là do vốn kiến thức còn ít ỏi về nghiệp vụ lưu
trữ.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với cơ quan
Theo kế hoạch kiến tập do nhà trường đề ra, là một sinh viên lưu trữ, để
thực hiện nhiệm vụ của mình em đã đến thực tập tại phòng tổng hợp trường học
viện chính trị khu vực I và cũng là để hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập.
Nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ lưu trữ ở nơi đây,
em đã có những điều kiện thuận lợi nhất để triển khai và hoàn thiện báo cáo thực
tập, em đã được cán bộ hướng dẫn thực tập cũng như các cô, các chị trong
phòng giúp đỡ rất nhiều và cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung hướng dẫn
để viết báo cáo thực tập, những vấn đề còn chưa thông suốt đều được các cán bộ
trong cơ quan giải đáp rất rõ ràng cụ thể.
Mặc dù không phải là một cán bộ, nhân viên lưu trữ thực sự ở cơ quan
nhưng em vẫn muốn đưa ra những ý kiến đóng góp nhỏ bé của mình, có thể
phần nào đó sẽ giúp cơ quan thay đổi hơn và hoàn thiện hơn với chuyên môn
nghiệp vụ lưu trữ:
Cơ quan cần có sự quan tâm thường xuyên hơn nữa về công tác bảo quản
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


đã đạt được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ cần tiếp tục được tăng cường. Muốn vậy, nhà trường cần đẩy mạnh việc
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nâng cấp chất lượng hồ sơ tài liệu hiện đang bảo
quản, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các
nguồn khác nhau vào ngân hàng. Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công
cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau. Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu
để có thể cho phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính. Công tác
giải mật, sao lưu bảo hiểm tài liệu cần được tiến hành nhanh chóng để tài liệu có
thể tiếp tục đưa ra phục vụ độc giả. Khu trưng bày chuyên dụng cần được thiết
kế và xây dựng theo đúng yêu cầu, có thể mở cửa để đón tiếp khách ra vào
thường xuyên. Tuyển chọn đội ngũ cán bộ làm công tác này là những người thật
sự có năng lực, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ và có
kiến thức sâu rộng. Đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước và nước
ngoài để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại ngân hàng.
Trên chặng đường 62 năm hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều
hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau, chương trình
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Học Viện đã gặt hái được những thành tựu