Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN.....................................................................................4
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty:..........................................................................4
1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975:.........................................................................................................5
1.1.2. Giai đoạn 1976 – 1988:.............................................................................................................6
1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1995:.............................................................................................................6
1.1.4. Giai đoạn 1996 – 2004:.............................................................................................................7
1.1.5. Giai đoạn 2005 – nay:...............................................................................................................7
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty.................................................................................................8
1.3. Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh:..............................................9
1.3.1. Đặc điểm về công nghệ:............................................................................................................9
1.3.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty:..........................................................................9
1.4. Bộ máy quản lý:.........................................................................................................................10
1.4.1. Nguyên tắc tổ chức:................................................................................................................10
1.4.2. Khái quát mô hình tổ chức của Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc:..........................11
1.5. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban trong công ty...................................................13
1.5.1. Phòng tổ chức:........................................................................................................................13
1.5.2. Phòng hành chính:..................................................................................................................14
1.5.3. Phòng kế hoạch thị trường:....................................................................................................15
1.5.4. Phòng phục vụ sản xuất:.........................................................................................................15
1.5.5. Phòng kỹ thuật may:...............................................................................................................16
1.5.6. Phòng hành chính nhân sự:....................................................................................................17
1.5.7. Phòng tài chính kế toán:.........................................................................................................19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ...............................20

Văn bản – Tài lệu.
Làm tốt công tác văn thư, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với thực hành, lý thuyết đi đôi với
thực tế” và khẩu hiệu của trường “Học thật để ra đời làm thật” nhằm giúp các
cán bộ văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào
thực tế. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực
tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc, tôi đã được tiếp nhận thực tập
tố nghiệp tại Văn phòng văn thư – lưu trữ của công ty này, kể từ ngày
02/03/2015 đến hết ngày 24/04/2015. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi
đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn
luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được
học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 1


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Page 2


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Các hình ảnh, ví dụ minh họa cho nội dung của báo cáo thực tập
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế chp nên bài báo
cáo này còn nhiều thiếu xót khó tránh khỏi. Vì vậy em rất mong nhận được
nhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập
thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực
tế sau này.
Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty cổ phần vải sợi may mặc
Miền Bắc, cán bộ, nhân viên văn phòng Văn thư – Lưu trữ cơ quan đã tạo điều
kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập vad đặc biệt là các thầy, cô giáo
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt
nghiệp này.
Em xin trân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2015
SINH VIÊN
VŨ THỊ MÙI

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 3


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ



Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Giá trị 1 cổ phần: 100.000 đồng Việt Nam
Tổng số lao động của công ty

: 797 người

Để có được sự phát triển lớn mạnh như vậy. Công ty đã phải trải qua
nhiều giai đoạn đầy rẫy những khó khăn và thử thách, nhưng ở bất kỳ giai đoạn
nào công ty cũng luôn cố gắng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao:
1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975:
Vừa phục vụ cho cuộc cải tạo, bảo vệ và xây dựng CNXH ở miền Bắc,
vừa phục vụ cho công tác kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền
Nam. Trong bối cảnh đó, Tổng công ty bông vải được thành lập.
Ngay từ những năm đầu của giai đoạn cải tạo CNXH, Tổng công ty bông
vải sợi đã có nhiều cố gắng trong việc cải tạo, khôi phục và phát triển kinh tế,
trong đó có ngành dệt, ngành tiểu thủ công nghiệp và ngành may mặc, đã vận
động hình thành một khu đất trồng bông, hôc trợ trực tiếp các cơ sở dệt thủ công
bằng các nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ Liên Xô và các nước khác.
Kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đã có mầm mống từ những năm 1958 –
1960, tuy với số lượng còn ít và mới chỉ ủy thác xuất khẩu qua Tổng công ty
Xuất nhập khẩu tạp phẩm, nhưng cũng đã phản ánh một hướng kinh doanh mới
của công ty.
Những năm 1961 – 1972, lực lượng vải có nhiều khó khăn do nguồn viện
trợ bị giảm xuống, Tổng công ty đã tích cực hỗ trợ sản xuất và tận thu nguồn
hàng trong nước để cung ứng kịp thời, đầy đủ.
Bên cạnh việc cung cấp sợi, Tổng công ty còn tổ chức tập huấn kỹ thuật
cho các công ty vải sợi địa phương để phát triển ngành dệt thủ công, thu hút
được lao động nhàn rỗi và tạo việc làm cho người lao động, góp phần thúc đẩy

biện pháp để nắm được hàng và phân phối hàng đúng đối tượng, đã bám sát và
tạo điều kiện giúp các đơn vị thương nghiệp địa phương trong hoàn cảnh thiếu
vốn nặng nề để vươn lên cùng với toàn ngành khắc phục những khó khăn chung,
hoàn thành nhiệm vụ của mình.
1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1995:
Tiếp tục phục vụ cho 2 nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đồng thời
sự điều chỉnh phương hướng và nội dung hoạt động để thích ứng được với một
nền kinh tế nhiều thành phần lưu thông và cạnh tranh lẫn nhau.
Tuy gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường, nhưng Tổng công
ty đã biết chủ động phối hợp các đơn vị sản xuất, liên doanh liên kết để cải tiến
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 6


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cơ cấu và chất lượng sản phẩm, xử lý giá linh hoạt, tranh thủ sự giúp đỡ và học
tập kinh nghiệm của các đơn vị bạn nên Tổng công ty đã từng bước chứng tỏ
không những trụ được trong môi trường kinh doanh mới mà còn từng bước phát
triển.
1.1.4. Giai đoạn 1996 – 2004:
Cải tiến được phương thức mua bán trên cơ sở tiếp tục mở rộng quan hệ
với sản xuất để nắm được các nguồn hàng của công nghiệp quốc doanh thông
qua các hình thức liên doanh liên kết, đầu tư vốn, bao tiêu sản phẩm. Hoàn thiện
và củng cố được các hình thức bán ra trong đó lấy bán buôn là chính và kết hợp
tổ chức bán lẻ nhằm thăm dò thị hiếu, giá cả, giới thiệu và quảng cáo hàng hóa.
Tổ chức được hệ thống nghiên cứu nhu cầu thị trường, phục vụ cho việc
xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty trong phạm vi cả nước theo hướng
từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, kết hợp kinh doanh
trong nước với suất nhập khẩu. Mở rộng quan hệ thị trường trong đó coi trọng

Xây dựng chiến lượ phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường.
Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật
lao động. Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninh
quốc gia và công tác phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng
ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật
về sản phẩm và dịch vụ công ty thực hiện.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ theo quy định của
Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của đại hôi cổ đông và chịu trách
nhiệm về tính xác thực của báo cáo. Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và
thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của
pháp luật. Tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền.
Công ty chịu trách nhiệm vật chất với khách hàng trong điều lệ vốn của
công ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 8


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.3. Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh:
1.3.1. Đặc điểm về công nghệ:
Tuy mới đi vào lĩnh vực sản xuất vơi quy mô không lớn nhưng công ty cổ
phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã được trang bị một cơ sở vật chất hiện đại với
nhà xưởng đúng yêu cầu kỹ thuật, máy may JUKI – Nhật Bản và hệ thống các

Malaysia… Trong tương lai công ty sẽ đẩy mạnh thêm sản xuất hàng nội địa và
xây dựng thương hiệu cho sản phẩm của mình.
b) Lĩnh vực kinh doanh:
Cho đến nay, kinh doanh vẫn là hoạt động mang lại phần lớn doanh thu
cho công ty. Vì công ty hoạt động trong ngành may mặc nên mặt hàng kinh
doanh chủ yếu của công ty là vải, sợi, bông, hàng may mặc… Tuy nhiên, hiện
nay quy mo kinh doanh của công ty đã bị thu nhỏ lại và chỉ thực hiện hình thức
bán buôn. Công ty cũng mở rộng thêm các mặt hàng kinh doanh khác ngoài
ngành như: nguyên liệu làm bia, gạch men cao cấp, hàng giấy, hàng nông sản
thô và chế biến, vật liệu xây dựng…
c) Hoạt động dịch vụ:
Trong những năm gần đây quy mô kinh doanh của công ty thu nhỏ lại cho
nên có một số kho hàng, nhà, xưởng sản xuất, của hàng không sử dụng đến.
Công ty đã tận dụng các kho, nhà, xưởng sản xuất, cửa hàng này cho các đơn vị
sản xuất thuê và thu về một khoản doanh thu dịch vụ cho thuê kho đều đặn hàng
năm khoảng gần 500 triệu. Số tiền này không lớn nhưng cũng rất có ý nghĩa vì
không phải bỏ vốn lại tốn ít công sức lao động. Qua hoạt động này, công ty còn
có cơ hội để mở rộng thêm quan hệ với các khách hàng mới, tạo điều kiện nâng
cao hiệu quả kinh doanh.
1.4. Bộ máy quản lý:
Xuất phát từ tình hình thực tế về việc tổ chức xây dựng bộ máy tổ chức của
công ty vừa phải phù hợp với các đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản xuất đa
dạng của công ty, vừa phải đáp ứng nhu cầu về mặt nhân lực và sản xuất kinh
doanh của công ty.
1.4.1. Nguyên tắc tổ chức:
Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc có cơ cấu tổ chưc theo nguyên
tắc điều hành trực tiếp, phòng tham mưu giúp việc tách riêng với kinh doanh,

VŨ THỊ MÙI - LTH K6


việc hằng ngày gồm: Chủ tịch và ủy viên thường trực.
Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty cổ phần vải sợi may
mặc Miền Bắc quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 11


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau:
Quản trị công ty theo điều lệ, nghị quyết của HĐQT, nghị quyết của Đại
hội cổ đông và tuân thủ đúng pháp luật.
Quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn, việc huy
động vốn của công ty.
Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức Đại hội cổ đông thường
niên và bất thường. Bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng giám đốc, phó gián đốc, kế
toán trưởng công ty.
Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế quản lý của công ty, việc thành
lập hoặc giải thể các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của công
ty và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
Kiến nghị mức cổ tức được trả và xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá
trình kinh doanh.
Quyết định việc phát hành cổ phiếu trị giá đến 20 % vốn điều lệ mỗi năm
không quá 1 lần, giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu của công ty, định giá tài sản
góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng. Chỉ đạo,
hỗ trợ và giám sát việc điều hành của tổng giám đốc và các chức danh do Hội
đồng quản trị quản lý.
Quyết định mức thù lao của các thành viên HĐQT, ban kiểm soát và tiền
lương, tiền thưởng của tổng gián đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và các
chức danh thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị theo quy chế trả lương

nước trong công ty.
Tổ chức nhà ăn ca, phục vụ hội nghị, đặt mua báo tháng, báo quý phục vụ
cán bộ công nhân viên trong công ty.
Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật và
hướng dẫn nghiệp vụ bảo vệ của Công an khu vực và công an thành phố để
phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn những vi phạm nội quy bảo vệ của công ty.
Kịp thời đề xuất vơi giám đốc các biện pháp.
Quản lý theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quy
định về lễ tiết tác phong của cán bộ công nhân viên khối cơ quan công ty.
c) Quyền hạn:
Được quyền kiểm tra các hộ hiện đang sử dụng nhà ở, điện nước của công
ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 13


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Kiểm tra đôn đốc các bộ phận, đơn vị, và cán bộ, công nhân viên trong
công ty, thực hiện các văn bản pháp quy về an ninh trật tự và nội quy bảo vệ
công ty.
1.5.2. Phòng hành chính:
a) Chức năng:
Phòng hành chính: Là phòng giúp việc cho giám đốc, vừa có chức năng
tham mưu vừa có chức năng phục vụ nằm trong bộ máy công ty.
Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, quan hệ, đón tiếp giao
dịch phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Tham mưu và thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy, nổ, an ninh, quốc
phòng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu đạt giá trị doanh số cũng như lợi
nhuận cdo công ty giao.
Chủ động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với các đơn vi kinh tế
trong nước và nước ngoài… sau khi đã được giám đốc công ty đồng ý về
phương hướng chủ trương và phương án.
c) Quyền hạn:
Tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký theo đúng nguyên tắc chế độ
quản lý của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật
Nhà nước nếu để thất thoát vốn trong quá trình thực hiện các hợp đồng hoặc các
vi phạm pháp luật.
1.5.4. Phòng phục vụ sản xuất:
a) Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật về chất
lượng sản phẩm và các thiết bị máy móc sản xuất. Với mục tiêu không ngừng
nâng cao chất lượng sản phẩm và an toàn trong lao động.
b) Nhiệm vụ:
Nắm vững thị yếu khách hàng để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như
đầu ra của hàng hóa.
Đặc biệt phải nắm vững được đặc điểm, tính chất, trạng thái kỹ thuật các
laoij máy móc sản xuất để tham mưu cho ban lãnh đạo các chủ trương, biện
pháp sử dụng các nội dung công tác quản lý. Đưa ra các đề xuất biện pháp, kế
hoạch đầu tư nâng cấp, cải tạo, khôi phục nhằm đạt năng suất cao hơn.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 15


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Kiểm tra, đôn đốc các cán bộ thuocj công ty trong việc chấp hành, thực

Page 16


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xây dựng phương án sản xuất tháng, quý của công ty và phân khai kế
hoạch hàng tháng giao cho các tổ, đơn vị sản xuất thực hiện.
Chịu sự điều hành và quản lý của giám đốc công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao.
c) Quyền hạn:
Thực hiện việc điều tra, thu thập hồ sơ, xử lý, báo cáo các lỗi sản phẩm,
không đủ tiêu chất có chất lượng kém và chưa đạt yêu cầu trong quá trình sản
xuất của công ty.
Tổ chức thu thập thông tin, thống kê, phân tích các vụ việc vi phạm chất
lượng trong sản xuất sản phẩm trong phạm vi công ty quản lý. Thực hiện chế độ
báo cáo đột xuất và báo cáo định kỳ theo quy định.
1.5.6. Phòng hành chính nhân sự:
a) Chức năng:
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác chỉ đạo quản lý nghiệp vụ
tổ chức cán bộ, lao động – tiền lương, chế độ chính sách, giáo dục đào tạo, thanh
tra pháp chế và thường trực hội nghị công nhân viên chức trên cơ sở các quy
định của Nhà nước, ngành trong phạm vi công ty.
b) Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu đề xuất, chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác nghiệp vụ:
Tham mưu cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức mô hình sản xuất kinh
doanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức sắp xếp cân đối lực lượng lao động các đơn vị trong nội bộ công
ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác bổ nhiệm cán bộ theo cấp
quản lý cán bộ.
Tham mưu cho lãnh đạo, cấp ủy trong công tác thanh tra pháp chế, giải

- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách,
chế độ hưu trí, thôi việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội như: ốm đau, thai sản, tai
nạn lao động…
- Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty và các cơ quan nghiệp vụ
cấp trên về việc thực hiện những nhiệm vụ được giao và những ý kiến tham mưu
của mình trước lãnh đạo công ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 18


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Theo dõi báo cáo thống kê các mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thường
xuyên, đột xuất lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên và cơ quan có liên quan, làm tốt
công tác hồ sơ lưu trữ không thất lạc, mang tính chất khoa học…
1.5.7. Phòng tài chính kế toán:
Chức năng và nhiệm vụ của phòng:
Phòng tài chính kế toán là bộ phận ghi nhận, giám sát kiểm tra một cách
liên tục, có hệ thống các hoạt động của công ty dưới hình thức giá trị, trên góc
độ: sự hình thành và sựu vận động của vốn, nguồn vốn.
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính công ty.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Phòng tài chính kế toán còn có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban chức

hàng hóa xảy ra sự cố.
Tuy công ty không tổ chức hội nghị nhưng hàng năm cơ quan lại thống
nhất họp tổng kết đánh giá công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong toàn
năm đã hoạt động ra sao. Trong những dịp tổng kết hàng năm đó những ưu
điểm, nhược điểm trong công tác văn thư – lưu trữ của công ty lại được đưa ra
phân tích đánh giá, kết luận. Từ đó mà công tác văn thư – lưu trữ của công ty
đang dần phát triển.
Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ:
Trong mọi lĩnh vực hoạt động của các công ty bao gồm cả công ty tư nhân,
công ty nhà nước thì công tác lưu trữ là bộ phận không thể thiếu, nó mang lại
một tầm quan trọng nhất định mà xã hội ngày nay đã dần hiểu được giá trị của
nó. Trong đó bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn để tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu chỉnh đáng của xã hội.
Công tác lưu trữ được coi là một mắt xích quan trọng và không thể thiếu trong
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 20


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
mọi hoạt động quản lý, trong Bộ máy Nhà nước cũng như trong các Doanh
nghiệp hiện nay.
Công tác lưu trữ trong công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được đặt
dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của văn phòng công ty, trực tiếp là trưởng phòng hành
chính nói chung và công tác văn thư – lưu trữ nói riêng.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo công ty
cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã rất chú trọng đến công tác lưu trữ. Hiện
nay công ty vẫn chưa có cán bộ chuyên trạc làm công tác văn thư mà chỉ có cán
bộ văn thư kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ.
2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty cổ phần vải sợi may mặc

thấp nhất sự mất mát của tài liệu trong hồ sơ. Cuối mỗi năm sẽ lập hồ sơ về các
văn bản đã thu thập nộp vào lưu trữ cơ quan.
b) Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ cơ quan:
Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ công ty là những tài liệu được sản sinh
ra trong quá trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty.
Khối tài liệu chủ yếu của công ty là tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu hành
chính, tài liệu về hoạt động, quy trình sản xuất sản phẩm, tài liệu về tài chính kế
toán, các hợp đồng kinh tế của công ty…
c) Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu của công ty cũng được thực hiện theo các quy
định chung của Nhà nước. Khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào lưu trữ công
ty thì bộ phận lưu trữ phải lập hai biên bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên
giữ một bản.
Nội dung biên bản gồm:
+ Tên phông
+ Thời gian tài liệu
+ Thành phần số lượng tài liệu
Sau đó đại diện bên giao và bên nhận tài liệu ký và đóng dấu.
2.2. Xác định giá trị tài liệu:
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồ may mặc và vải sợi công
ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị, do đó
đòi hỏi trình độ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ phải có chuyên môn
nghiệp vụ để biết lựa chọn những văn bản, tài liệu cần giữ lại để đưa vào lưu trữ

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 22


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Page 23