Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất kì cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn
để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn
rất thiếu. Vì vậy, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhằm đáp ứng sự phát
triển nhanh chóng của đất nước, cho nên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư
lưu trữ rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan tới mọi hoạt động quản
lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng trương trình kế hoạch cho đến
việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng
cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính Nhà nước đòi hỏi người cán bộ phải nâng
cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ.
Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà
nước cũng như các tổ chức là quan trọng. Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là
sợi dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoàn
thể và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế. Vậy để có một đội ngũ
cán bộ có khả năng đảm nhiệm công việc được coi là thước đo chất lượng quản lý Nhà
nước, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cho Đất nước những cán bộ làm về lĩnh
vực này. Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo quyết
định số 109/BT ngày 18 tháng 12 năm 1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng với nhiệm
vụ đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư –Lưu trữ; bồi dưỡng
cán huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ở
các cơ quan nhà nước . Sau 2 lần đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp
vụ văn phòng I (1996); Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2003), ngày
15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐBGD&ĐT về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I. Năm
2008, trường đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Ngày 14/11/2011, Thủ
tướng chính phủ ban hành quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại
Công tác Văn thư Lưu trữ là bộ phận không thể thiếu ở tất cả các đơn vị tổ
chức. Và mọi tổ chức đơn vị đều có bộ phận văn thư vì người quản lý trực tiếp ở đơn
vị cũng như các cơ quan quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước đều phải cần đến các
thông tin Văn thư-Lưu trữ.
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái xuất
tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế.Vị trí quan trọng như vậy nên
được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước trong những năm vừa qua ngành xây dựng
cơ bản nước ta đã có những bước phát triển đáng kể.Hiện nay, trong lĩnh vực xây dựng
cơ bản chủ yếu áp dụng phương pháp đấu thầu, chỉ có một phần nhỏ là chỉ định thầu
hoặc giao thầu. Vì vậy, đối với bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào để có thể trúng thầu
xây dựng một công trình, hạng mục công trình thì doanh nghiệp đó phải xây dựng một
đơn giá thầu hợp lý dựa trên cơ sở giá cả thị trường, khả năng thực tế của doanh
nghiệp và định mức tiêu hao, đơn giá xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành.
Được thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi trong thời gian vừa qua chính là cơ hội cho em đi sâu vào thực tế để quan sát,
tìm hiểu thêm về ngành văn thư lưu trữ và những kiến thức em đã được học ở trên ghế
nhà trường, đó cũng chính là cơ hội cho em được tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm
việc của một người văn thư lưu trữ và cũng là để cho em được chứng tỏ khả năng của
mình. Nhờ có sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị cùng các cô các bác tại
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi và đặc biệt là những
thầy cô giáo hướng dẫn giúp em hoàn thành bản báo cáo: “ Báo cáo thực tập tổng
hợp tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi”.
Báo cáo của em gồm có 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu vài nét về Công ty Cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi.
Phần 2: Tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ và hệ thống văn thư lưu trữ tại Công ty cổ
phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.
Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây
dựng thương mại và giao thông thủy lợi.
mại và giao thông thủy lợi.Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc quá
phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ đạo của các thầy, cô
giáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô trong trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và đặc biệt là các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ,
cùng các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi đã nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt thời gian em thực tập tại cơ quan; giúp
em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Hà Nội, ngày 1 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Như Quỳnh
Nguyễn Thị Như Quỳnh
3
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG
MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI.
1. Giới thiệu về công ty.
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi là một công ty
tư nhân được thành lập vào tháng 2 năm 2012, giấy phép đăng ký kinh doanh số:
Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công trình công nghiệp,
các công trình thủy lợi điện, các công trình giao thông đường bộ, các công trình
trên sông.
Nguyễn Thị Như Quỳnh
4
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
-
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các công trình dân dụng, công
nghiệp.
Do chu kỳ sản xuất dài, thành phần và kết cấu của chi phí sản xuất còn phụ
thuộc vào từng giai đoạn công trình. Trong thời kỳ thi công xây dựng chi phí và tiền
lương để sử dụng máy móc, thiết bị thi công chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi
phí .Thời kỳ tập trung thi công, chi phí về nguyên vật liệu thiết bị tăng lên.Thời kỳ
hoàn thiện công trình thì chi phí tiền lương lại cao lên.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.
- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vị số vốn do
công ty quản lý.
- Điều lệ và tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý và điều hành.
- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theo
quy định về tài chính của công ty.
Nguyễn Thị Như Quỳnh
5
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
-
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Phòng kinh doanh
3. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban chính trong công ty:
3.1 Giám đốc:
Là người điều hành cao nhất trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty, được quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hằng ngày của công
ty.
Tuyển dụng, thuê mướn, ký kết và bố trí sử dụng lao động thuộc thẩm quyền
theo quy định của pháp luật. Quyết định lương, thưởng và các loai phụ cấp khác (nếu
có); khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động kể cả cán bộ quản
lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của mình theo quy định của pháp luật và điều lệ công
ty. Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn công ty, chịu trách
nhiệm trước khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ do công ty cung cấp, đảm bảo uy tín
đối với khách hàng.
Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm
pháp lý theo pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại, đề xuất
chiến lược kinh doanh cho phát triển thị trường, chịu trách nhiệm chính trong việc xây
dựng hình ảnh, thương hiệu của công ty, là người thực hiện các chủ trương chính sách,
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
-
Dự thảo các văn bản về nội nghiệp, thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo đúng
quy định của công tác văn thư lưu trữ.
- Tổ chức tiếp nhận vào sổ các loại giấy tờ, tài liệu công văn đi, đến, trình duyệt
và phân phối, chuyển giao kịp thời và nhanh chóng chính xác bảo đảm phát huy
hiệu lực của văn bản.
- Quản lý cấp phát sử dụng các loại giấy tờ cho cán bộ công nhân viên Công ty
dùng đi quan hệ giao dịch.
- Tổ chức việc quản lý sử dụng nhà ở, nhà làm việc, điện nước thuộc phạm vi
toàn công ty.
- Đánh máy, in ấn, photocopy các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự ưu
tiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trach nhiệm soát xét lại các văn bản
trước khi phát hành.
- Tổ chức nhà ăn ca phục vụ cho hội nghị, đặt mua báo tháng, quý phục vụ cho
cán bộ công nhân viên công ty.
- Phối hợp với công an xã, phường, thị trấn đề xuất với Giám đốc công ty xây
dựng nội quy bảo vệ công ty.
- Thực hiện các biện pháp nghiệm vụ theo quy định của pháp luật và hướng dẫn
nghiệp vụ bảo vệ của Công an cấp tỉnh và thành phố để phòng ngừa, phát hiện
và ngăn chặn những vi phạm nội quy bảo vệ của công ty. Kịp thời đề xuất với
Giám đốc biện pháp xử lý.
- Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy chữa cháy, giữ gìn trật tự công
cộng và quản lý vũ khí, vật liệu nổ chất dễ cháy
- Trực tiếp tổ chức kiểm soát người ra vào công ty.
- Quản lý, theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quy định về
-
Tổ chức thực hiện và công tác an toàn giao thông đường sắt thuộc phạm vị quản
lý của công ty theo quy định của Nhà nước.
b. Nhiệm vụ:
- Nắm vững đặc điểm tính chất, trạng thái kỹ thuật của các loại công trình đường
sắt để tham mưu cho Giám đốc Công ty các chủ trương, biện pháp sử dụng các
nội dung công tác quản lý. Đề xuất biện pháp, kế hoạch đầu tư nâng cấp cải tạo,
khôi phục. Đề xuất các phương án khai thác năng lực kỹ thuật các công trình
phục vụ vận tải.
- Chỉ đạo kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, công tác duy tu tổng hợp, bảo quản,
xây dựng cơ bản, đại tu các công trình.
- Chủ trì cùng với các phòng chỉ đạo nghiệm thu chất lượng sản phẩm duy tu và
xây dựng cơ bản, đại tu.
- Soạn thảo các văn bản giao nhiệm vụ, các chỉ tiêu mệnh lệnh, biệt lệnh thuộc
phạm vi quản lý kỹ thuật, các văn bản giao dịch, các bảo cáo tình hình, các hợp
đồng nghiên cứu khoa học trình Giám đốc.
- Quản lý tốt các thiết bị máy móc, thiết bị đo, dụng cụ được trang bị chi phòng
làm việc và sinh hoạt.
- Chịu sự điều hành và quản lý của Giám đốc Công ty, chịu sự chỉ đạo và hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Công ty.
- Tham mưu Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kỹ thuật xây
dựng trong phạm vi quản lý của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao.
c. Quyền hạn:
- Giám sát, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật các đội thuộc Công ty được quyền
nhận xét đánh giá chất lượng duy tu, bảo quản cầu đường, công tác quản lý các
cung, đội được quyền hướng dẫn phổ biến và chỉ đạo trực tiếp các chủ trương,
nghị quyết cấp trên về công tác quản lý kỹ thuật.
chính sách của nhà nước, của ngành
-
-
Nghiên cứu đề xuất chỉ đạo thực hiện công tác nghiệp vụ lao động, tiền lương.
Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách, chế
độ hưu trí, thôi việc nghỉ hưởng BHXH như: ốm đau, tai nạn ao động…
Theo dõi báo cáo thống kê các mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thường xuyên,
đột xuất lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên và cơ quan có liên quan, làm tốt công
tác hồ sơ lưu trữ không thất lạc, mang tính khoa học…
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc thực hiện những nhiệm vụ
được giao và những ý kiến tham mưu của mình trước lãnh đạo công ty.
3.5 Phòng Tài chính – kế toán:
Chức năng, nhiệm vụ:
-
-
-
Là bộ phận ghi nhận, giám sát kiểm tra một cách liên tục có hệ thống các hoạt
động của công ty dưới hình thức giá trị; trên góc độ: sự hình thành và sự vận
động của vốn, nguồn vốn.
Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc
kế toán , theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ đến thời hạn nộp lưu và thường xuyên sưu
tầm, bổ sung các phông tài liệu lưu trữ của công ty.
Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, làm mục lục thống kế, tổ chức bảo
quản an toàn khối tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu của công ty theo
phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định và hướng dẫn.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự chỉ đạo của Công ty.
Đăng ký, hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản tài liệu có giá trị của công ty và
tổ chức tiếp nhận những tài liệu của các phòng ban.
Theo dõi quản lý công tác đánh giá giá trị tài liệu của công ty.
3.7 Tổ thi công xây lắp:
a. Chức năng:
- Là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban lãnh đạo công
ty. Tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty, hoạt động trong lĩnh vực xây
lắp. Tham mưu đề xuất, tổ chức và hướng tới sự phát triển của công ty.
b. Nhiệm vụ:
- Tìm kiếm thị trường, lập kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các công việc
theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Lập phương án sản xuất trên cơ sở quy
chế của công ty. Lập hồ sơ nghiệm thu quyết toán công trình hoàn thành. Quản
lý trang thiết bị công ty giao cho tham gia công tác xây dựng cơ bản đối với cơ
sở vật chất của công ty trong phạm vi chuyên ngành. Có nhiệm vụ thi công trực
tiếp các công trình, chịu trách nhiệm về thời hạn bàn giao công trình, chất
lượng và quy trình thực hiện công trình; đảm bảo các yếu tố an toàn lao động,
vệ sinh lao động trong khi thi công công trình.
3.8 Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, lập báo cáo các
hoạt động kinh doanh từng tháng, từng quý, từng năm để trình lên Giám đốc.Tiến hành
Tuy công tác lưu trữ của Công ty chưa được tổ chức tập trung nhưng những
tài liệu về các công trình quan trọng đều được cán bộ lưu trữ bảo quản và lưu trữ ở
những điều kiện tốt nhất để đảm bảo và phục vụ cho công tác sửa chữa, tu sửa khi
công trình sảy ra sự cố.
Tuy không có tổ chức hội nghị nhưng hàng năm cơ quan lại thống nhất họp
tổng kết đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan trong toàn năm. Trong
những dịp tổng kết hàng năm , Công ty đưa ra phân tích đánh giá, kết luận những ưu
điểm, nhược điểm trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Do vậy, công tác Văn thư – Lưu
trữ của Công ty đang dần được phát triển.
Khối tài liệu chủ yếu là các bản vẽ , tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế
thi công các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu, các tập bản vẽ về các hạng
mục công trình, tài liệu về tổ chức kế toán, các hoạt động của kiểm tra của công ty và
các loại tài liệu chính mà công ty sản sinh ra trong quá trình hoạt động.
-
Việc ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Bởi là một công ty nhỏ nên không có văn bản nào mà công ty ban hành về công
tác lưu trữ.
Khối tài liệu chủ yếu của công ty là các bản vẽ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu
thiết kế thi công các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu, các tập bản vẽ về các
hạng mục công trình, tài liệu về tổ chức kế toán, các hoạt động kiểm tra của công ty và
các loại tài liệu chính mà công ty sản sinh ra trong quá trình hoạt động.
- Việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của công ty được thực hiện đúng theo quy định, hướng dẫn của
Nhà nước tại các văn bản sau:
−Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04/04/2001 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
−Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
Lưu trữ nói riêng. Công tác lưu trữ là một trong những nội dung công việc hết sức
quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh
doanh của đơn vị. từ những nhận thức đó, trong những năm qua công tác lưu trữ của
công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ , đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của
Công ty.
Hiện nay Công ty đã có một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư – Lưu
trữ trình độ cao đẳng. Do đặc thù của công ty là một đơn vị trực tiếp sản xuất kinh
doanh và thực hiện nhiều lĩnh vực nên khối tài liệu tương đối nhiều. Để thuận tiện
trong việc tra tìm tài liệu phục vụ công tác đến các phòng ban , đơn vị đều có một cán
bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòng
ban, đơn vị mình ( khi số lượng văn bản nhiều một cán bộ lưu trữ không bao quát hết
được).
Nhiệm vụ chính của cán bộ Văn thư – lưu trữ là:
-
Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến.
Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
Phục vụ tra tìm tài liệu.
Thực hiên công tác bảo mật thông tin tài liệu.
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ rất
rộng, liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban và các cán bộ công nhân viên tròn cơ
quan.
Nguyễn Thị Như Quỳnh
12
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
thư – Lưu trữ phải thu thập lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc; Những văn bản tài
liệu có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn thận, cuối tháng phải sắp
xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiện thiếu các văn bản, hồ sơ, tài
liệu thì cán bộ Văn thư – Lưu trữ đến các phòng ban, đơn vị thu thập bổ sung tài liệu
vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế mức thấp nhất sự mất mát của tài liệu trong hồ sơ. Cuối
mỗi năm sẽ lập hồ sơ về các văn bản đã thu thập nộp vào lưu trữ cơ quan.
Đối với những tài liệu thuộc nhưng công trình lớn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ
thì cán bộ làm công tác văn thư kiệm nghiệm trong Công ty theo sự chỉ đạo của lãnh
đạo Công ty tiến hành làm thủ giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
Phương pháp giao nộp được tiến hành theo Công văn số 319/VTLTNN – NVTW ngày
Nguyễn Thị Như Quỳnh
13
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
01 tháng 06 năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn việc
giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp.
b. Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ Công ty.
Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ Công ty là những tài liệu sản sinh trong quá
trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty, tài liệu của các cơ quan
cấp trên và các cơ quan hữu quan gửi đến.
Khối tài liệu của Công ty là tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu hành chính, tài
liệu thiết kế thi công các công trình xây dựng về đường sắt, đường xá, cầu cống, nhà
liệu ( loại nào không cần giữ lại, loại nào cần giữ lại và giữ lại trong thời gian bao
Nguyễn Thị Như Quỳnh
14
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
lâu…) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại hết. Điều này gây nên lãng phí diện tích
phòng kho, giá tủ chứa tài liệu và gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ, tra tìm, sử
dụng tài liệu.
Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác xác định giá trị
tài liệu.Bộ phận lưu trữ công ty nên có kế hoạch xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối
với các loại tài liệu và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị trong việc xác định giá trị tài
liệu.
Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu về
một vấn đề có thể ở nhiều phòng khác nhau. Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về mua
thiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở phòng Kinh tế kế hoạch (lập
hợp đồng mua bán, lấy báo giá) và có ở Trung tâm thí nghiệm (để theo dõi sử dụng và
trừ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đơn vị đó phải giữ để
giải quyết công việc. Vì vậy ở Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi rất phổ biến tình trạng một bộ hồ sơ tài liệu có thể trùng thừa ở nhiều phòng.
Đây hầu như là tình trạng chung của các cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh; điều này
chỉ có thể khắc phục được khi tài liệu của các phòng ban, đơn vị khi giải quyết xong
công việc phải được giao nộp vào lưu trữ cố định của công ty theo đúng quy định của
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Bước 2: Vệ sinh sơ bộ để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu đối với mình, cán bộ
chỉnh lý sẽ dùng chổi lông gà để quét sạch bụi bẩn trên cặp, giá đựng tài liệu.
Bước 3: Khảo sát tài liệu.
Công việc này được tiến hành một cách cẩn thận, tỉ mỉ, làm cơ sở biên soạn các
văn bản nghiệp vụ trong chỉnh lý như: bản hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, bản hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý; tiến hành thu thập, bổ sung những
tài liệu còn thiếu; chuẩn bị cơ sở cho đợt chỉnh lý.
Nội dung việc khảo sát đã nêu được đẩy đủ, cụ thể tên phông (phông lưu trữ
công ty cổ phần xây dựng và giao thông thủy lợi); giới hạn thời gian khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý; khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu; tình trạng khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
Bước 4: Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
chỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau.
Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của công ty thì hồ sơ, tài liệu về
các vấn đề, sự việc cụ thể đã được nhân viên chuyên trách của công ty thu thập rất đầy
đủ nên bước này không cần phải tiến hành, góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý.
Bước 5: Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý.
Nhìn chung, bản lịch sử hình thành phông được biên soạn đã nêu rất đầy đủ,
chính xác tên gọi của công ty, thời gian thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức và những thay đổi qua từng thời kỳ, lề lối làm việc, quan hệ công tác của
công ty.
Bản lịch sử phông cũng đã nêu được giới hạn tài liệu trong phông (từ năm 2012
– 2013); khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý; số lượng tài liệu của từng năm, từng đơn
vị tổ chức; thành phần, nội dung tài liệu; mức độ hoàn chỉnh, tình trang và các loại
hình tài liệu của khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông sau đó sẽ được dùng làm
căn cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý; biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
trong chỉnh lý như: bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; bản hướng dẫn xác định giá trị
Phòng lưu trữ.
Bước 3: Chia tài liệu trong từng đơn vị về lĩnh vực hoạt động và bước cuối
cùng phân chia tài liệu trong từng lĩnh vực hoạt động của từng đơn vị theo các vấn đề,
sự việc cụ thể (hồ sơ/đơn vị bảo quản).
Cách phân chia được tiến hành như sau:
I. Phòng tổ chức kế toán
1. Công tác hành chính
1.1
-
Chương trình, kế hoạch công tác tháng
Chương trình, kế hoạch công tác quý
Chương trình, kế hoạch công tác năm
1.2
-
Chương trình, kế hoạch công tác
Công tác tổ chức hội họp, hội thảo, lễ tân khánh tiết
Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết tháng, quý, năm
Tài liệu về tổ chức các ngày lễ lớn, kỷ niệm ngày thành lập công ty
2. Công tác văn thư
2.1
Sổ đăng ký văn bản đi
2.2
Báo cáo thi chi ngân sách tháng
Báo cáo thu chi ngân sách quý
Báo cáo thu chi ngân sách năm
3.3
-
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Dự toán thu chi
Dự toán thu chi ngân sách tháng
Dự toán thu chi ngân sách quý
Dự toán thu chi ngân sách năm
3.4
Tài liệu thanh, kiểm tra quỹ
4. Công tác quản trị
4.1
-
Hồ sơ mua sắm tài sản, thiết bị
Hồ sơ sử dụng tài sản thiết bị
Tài liệu kiểm kê, thanh lý tài sản
4.2
-
Quản lý tài sản, trang thiết bị
3.4
Bảo hiểm xã hội
III.
Phòng kế hoạch – kỹ thuật
1. Vấn đề chung
Nguyễn Thị Như Quỳnh
18
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
2. Công tác đấu thầu, mời thầu
2.1
Hồ sơ đấu thầu, mời thầu
2.2
Quy chế đấu thầu, mời thầu, thiết kế
chính xác.
• Lập kế hoạch chỉnh lý:
Do tài liệu của công ty tương đối nhiều nên việc lập kế hoạch chỉnh lý là rất cần
thiết. Kế hoạch chỉnh lý đã được biên soạn một cách chi tiết, cụ thể với đầy đủ các nội
dung như:
-
Mục đích, yêu cầu chỉnh lý: để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, sắp
xếp lại tài liệu trong kho một cách khoa học…
- Nội dung các công việc trong chỉnh lý
- Người tham gia chỉnh lý
- Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý
Giai đoạn 2: Thực hiện chỉnh lý
Nguyễn Thị Như Quỳnh
19
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tài liệu
thành các nhóm theo thứ tự:
Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứng với 1 cơ
cấu tổ chức.
20
Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
nhóm lớn và các nhóm lớn trong khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013 theo phương án
phân loại và đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm; sau đó, sắp xếp toàn bộ hồ sơ, đơn vị
bảo lãnh theo số thứ tự tạm thời của thẻ.
d. Biên mục hồ sơ
Tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài.
-
-
Biên mục bên trong
Đánh số tờ: số thứ tự của tờ tài liệu được đánh bằng bút chì đen, mềm bắt đầu
từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ. Số tờ được đánh vào góc phải
phía trên cùng của tờ tài liệu.
Viết mục lục văn bản: các nội dung thông tin về từng tờ văn bản trong hồ sơ
được ghi vào một tờ mục lục.
Viết chứng từ kết thúc: số lượng tờ tài liệu, số lượng mục lục văn bản trong hồ
sơ được ghi vào sổ của công ty.
Biên mục bên ngoài
Viết bìa hồ sơ: căn cứ vào piếu tin sẽ ghi các thông tin như tên phông, tiêu đề
hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
-
Viết lời nói đầu giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử
phông, phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục.
- Thống kê các chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.
- Đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của khối tài liệu theo từng giai đoạn.
- Mục lục được đóng thành 3 quyển để phục vụ cho việc quản lý, khai thác, sử
dụng, tài liệu.
Giai đoạn 3: Tổng kết chỉnh lý
1. Kiểm tra lại kết quả chỉnh lý
Căn cứ vào mục đích, yêu cầu, vào các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, báo cáo kết
quả khảo sát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý; biên bản giao nhận tài liệu; kế hoạch chỉnh lý
tiến hành kiểm tra lại toàn bộ tài liệu sau khi chỉnh lý kiểm tra các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ và các quyền mục lục hồ sơ. Sau đó tiến hành lập biên bản kiểm tra, nghiệm
thu.
2. Bàn giao tài liệu, vẫn chuyển vào kho và sắp xếp lên giá
Tài liệu được bàn giao cho cán bộ lưu trữ của công ty theo mục lục hồ sơ và
biên bản giao nhận tài liệu.
Toàn bộ tài liệu đã chỉnh lý xong được vận chuyển vào kho và sắp xếp lên giá
theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
3. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
Báo cáo đã nêu một cách ngắn gọn, chính xác số lượng và chất lượng tài liệu
trước và sau chỉnh lý; số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số hồ sơ bảo quản có thời hạn cũng
như tiến độ thực hiện so với kế hoạch; ưu điểm, thuận lợi, hạn chế, tồn tại của đợt
chỉnh lý và bài học kinh nghiệm rút ra được từ trong quá trình chỉnh lý.
4. Hoàn chỉnh hồ sơ phông
Hồ sơ phông là toàn bộ văn bản hình thành trong quá trình chỉnh lý khối tài liệu
giai đoạn 2012 – 2013 phông công ty.
Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:
Thống kê nội dung
Thống kê khối lượng thành phần
Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ
Thống kê công cụ tra cứu
Thống kê các phương tiện bảo quản.
Thống kê hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ một cách thống nhất,
ngày 23 tháng 10 năm 1987 Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê đã ban
hành Quyết định số 149/LB – CLT – TCTK ban hành biểu mẫu và chế độ thống kê
thường kỳ hàng năm.
a. Các loại sổ sách trong lưu trữ:
Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu thì sổ
sách là công cụ không thể thiếu.
Trong công tác lưu trữ bao gồm những loại sổ sách sau:
b.
Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan.
Danh mục hồ sơ cơ quan.
Sổ xuất tài liệu.
Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện vô cùng quan trọng trong công
tác lưu trữ, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong tìm kiếm thông tin có
liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho. Có 2 loại công cụ tra tìm tài
tháng 04 năm 2001 có ghi “ Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưu
trữ. Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm phải được bảo quản theo quy chế bảo hiểm tài
liệu lưu trữ…”
Nhận rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên Công ty cổ phần
xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi đã thành lập phòng lưu trữ và 1 số thiết bị
bảo quản, do Công ty mới thành lập và còn nhiều hạn chế nên trang thiết bị bảo quản
còn thiếu nhiều và chưa được hiện đại.
Về phòng, kho:Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu
Công ty đã có một phòng lưu trữ riêng biệt nên tài liệu lưu trữ được đảm bảo an toàn
tránh được những tác nhân gây hại.
Về trang thiết bị:Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên phòng, kho lưu trữ
được trang bị một số trang thiết bị bảo quản như: giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây,
cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái nào hư hỏng được thay thế kịp thời, cán bộ
nhiệt tình và yêu nghề… và các trang thiết bị khác như: bình chữa cháy, máy điều hòa
không khí, máy hút ẩm, hút bụi…
b. Biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Biện pháp phòng chống ẩm: Công ty chủ yếu dùng máy hút bụi, máy hút ẩm và
áp dụng các biện pháp thông gió tự nhiên.
- Biện pháp chống nấm mốc: Khi đưa tài liệu vào kho ta phải tiến hành vệ sinh
sạch sẽ. Hệ thống điện, ánh sang, và các phương tiện phòng cháy chữa cháy
được trang bị đầy đủ nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị ẩm
mốc.
- Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm:
Côn trùng và các loại gặm nhấm là loại phá hỏng tài liệu rất nguy hiểm, những
loại côn trùng thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi…và các loại gặm nhấm: gián,
chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì tài liệu phải được đặt
lên giá, hòm, tủ bó gói cẩn thận không để tài liệu dưới đất.
-
Biện pháp phòng chống cháy nổ: Công ty đã thành lập nội quy phòng chống
liệu lưu trữ của Doanh nghiệp chứa nhiều thông tin bí mật: bí quyết kinh doanh, quy
trình sản xuất, dây truyền phát minh sang chế, tình hình thu chi tài chính sản xuất kinh
doanh. Nên hầu như các Doanh nghiệp đều hạn chế đến mức nhất định việc tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bên cạnh đó còn hạn chế cả đối tượng khai thác và
các hình thức tổ chức cũng được đặc biệt chú trọng. Trong mọi doanh nghiệp đều chú
trọng đến việc dò gỉ thông tin để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp mình.
Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Cũng như hầu hết các công ty khác, Công ty cổ phần xây dựng thương mại và
giao thông thủy lợi cũng tổ chức một số hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Công ty:
-
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.
Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.
Trong đó hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc vẫn
là chủ yếu, do vấn đề bảo mật thông tin nên việc tổ chức khai thác chỉ mang tính chất
hạn chế trong nội bộ.
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tài liệu
lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty phục vụ kịp thời
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.Để phục vụ cho việc khai thác sử
dụng tài liệu phòng Tổ chức hành chính có quy định thủ tục mượn tài liệu, trong đó có
quy định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài liệu ra khỏi kho lưu
trữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng
và có ý kiến của lãnh đạo Công ty (đối với tài liệu quan trọng như: bản vẽ thiết kế kỹ
Nguyễn Thị Như Quỳnh
25
Copyright: Tài liệu đại học ©