Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Theo Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì “ Tài liệu lưu
trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị
được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình tành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác
phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội ”.
Như vậy, tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã
hội loài người, có ý nghĩa về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và
là di sản văn hóa dân tộc.Cho nên, sau khi Đảng và Nhà nước ta giành được
chính quyền đã quan tâm tới việc bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được điều quan trọng đó một số trường đã đào tạo về chuyên
ngành Lưu trữ trong đó có Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Nội vụ,
nhằm đào tạo và trang bị cho học sinh, sinh viên, những kiến thức lý thuyết căn
bản về nghiệp vụ Lưu trữ. Từ đó, bằng thực tiễn lý thuyết của mình đã học
những học sinh, sinh viên sau khi ra trường trở thành cán bộ có chuyên môn về
lưu trữ sẽ giúp cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý
nhất.
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc với công việc thực tế, gắn
lý thuyết với thực hành, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan nhà nước và doanh nghiệp theo sự liên hệ của sinh viên hoặc sự phân
công của nhà trường. Đây là thời gian vô cùng quan trọng trong quá trình thực
tập, giúp sinh viên khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế công tác lưu trữ của
một cơ quan cụ thể.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của đợt thực tập và được sự đồng ý của nhà
trường, tôi đã liên hệ thực tập tại Bộ Ytế với thời gian từ ngày 02/03/2015 đến
ngày 24/04/2015
Dưới sự quan tâm hướng dẫn của nhà trường, em đã có cơ hội được

Vì vậy sự động viên, đóng góp ý kiến của các thầy cô , các bạn sinh
viên trong trường sẽ là những ý kiến quý báu giúp cho em hoàn thiện tốt hơn
bản báo cáo cũng như trong công việc sau này.
Hà Nội, Ngày 30 tháng 04 năm 2015
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Nguyễn Văn Hoan

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y tế
I.1 Lịch sử hình thành
Cách mạng tháng 8 thành công đã mở ra một kỉ nguyên mới trong lịch sử
dân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ của Chủ nghĩa thực dân và hàng nghìn năm áp
bức của chế độ phong kiến. Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được khai sinh,
mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình.
Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muôn
vàn khó khăn, thử thách. Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại cho
chúng ta là một cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội. Hơn 90%

chống thực dân Pháp giành đọc lập, tự do. Trong thời kỳ này Chính phủ đã giao
cho Bộ Y tế một số nhiệm vụ sau:
•
•
•
•
•
•
•
•

Diệt chấy rận
Tổng vệ sinh
Tuyên truyền giáo dục nhân dân
Chuẩn bị thuốc men, phương tiện và tài chính
Chống đói, chống lụt
Chống dịch sốt rét định kỳ
Đào tạo nhân viên y tế cứu thương
Sơ tán tài sản, trang thiết bị dụng cụ y tế ra khỏi thành phố

Theo thông tư số 11 -ZYO-TT3 ngày 31/7/1952 của Bộ trưởng Bộ Y tế về
việc chấn chỉnh tổ chức ngành Y tế bao gồm các cơ quan trung ương và các cơ
quan địa phương.
I.1.2 Giai đoạn 1961 – 1971
Đây là giai đoạn xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng
miền Nam, thống nhất đất nước.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ trong giai đoạn này là:
1. Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ ban hành các chính sách thể
lệ về y tế, tổ chức và thực hiện các chính sách thể lệ ấy.
2. Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ phê chuẩn kế hoạch phát triển

vụ, vật tư,… trong ngành theo chế độ chung của Nhà nước. Đào tạo, bổ túc cán
bộ chuyên môn kỹ thuật của ngành.
Tổ chức bộ máy của Bộ Y tế gồm các Vụ, Cục, Ban sau:
1. Văn phòng
8. Viện Vệ sinh, dịch tễ học
2. Vụ Tổ chức cán bộ
9. Viện Chống Lao
3. Vụ Huấn luyện
10. Viện Mắt
4. Vụ Kế hoạch và Tài vụ
11. Viện Sốt rét, ký sinh trùng và côn trùng
5. Vụ Vệ sinh và phòng dịch 12. Viện Đông Y
6. Vụ Phòng bệnh và chữa bệnh13. Cục phân phối dược phẩm
7. Các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, xí nghiệp do Bộ quản lý.
I.1.3 Giai đoạn 1972 – 1992
Đây là giai đoạn thống nhất đất nước và thời kỳ đổi mới từ nền kinh tế kế
hoạch tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, là giai đoạn
có nhiều văn bản về tổ chức vì sau khi giải phóng miền Nam, tình hình đòi hỏi
phải ổn định tổ chức, bố trí lại cán bộ để phù hợp với tình hình, nhiệm vụ mới.
Năm 1976 Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 828/BYT-QĐ ngày 27
tháng 7 năm 1976 quy định tổ chức bộ máy của các Vụ, Cục, Ban, Văn phòng
Bộ như sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.


thay đổi lớn chỉ có một vài thay đổi nhỏ về tổ chức và nhiệm vụ của một số Vụ
để phù hợp yêu cầu của công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân.
I.1.4 Giai đoạn 1993 – 2001
Về tổng thể, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế tương đối ổn định. Những
chức năng nhiệm vụ đó được quy định cụ thể từ năm 1961, được bổ sung vào
năm 1988 và cho tới năm 1993 về cơ bản thì tương đối ổn định. Để phù hợp với
yêu cầu mới của đất nước, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 68/CP
ngày 11 tháng 10 năm 1993 để bổ sung thêm một số quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Y tế như sau: “Bộ Y tế là cơ quan
của Chính phủ thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước về lĩnh vực chăm sóc và
bảo vệ sức khỏe của nhân dân bao gồm các mặt: Vệ sinh phòng chống dịch,
khám chữa bệnh, phcuj hồi chức năng, sản xuất và lưu thông phân phối thuốc và
trang thiết bị trong phạm vi cả nước”.
Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 108/QĐ-BYT
ngày 12/01/2001 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Vụ,
Cục, Văn phòng và Thanh tra Bộ Y tế. Từ đây, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế đã
tương đối ổn định nhằm thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà Chính phủ đã
giao phó. Theo quyết định này, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế gồm 15 Vụ, Cục,
Văn phòng, Thanh tra như sau:

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.

thành lập thêm phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ. Tách phòng Pháp chế thi đua ra khỏi
Văn phòng để thành lập Vụ Pháp chế. Tách phòng Tổ chức và cán bộ thuộc Văn
phòng để sát nhập vào Vụ Tổ chức cán bộ. Tách phòng liên lạc y tế với nước ngoài ra
khỏi Văn phòng, tách bộ phận tuyên truyền ra khỏi Văn phòng và thành lập phòng
Tuyên truyền trực thuộc Bộ Y tế. Tách Vụ Kế hoạch.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan bộ y tế
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ được quy định cụ thể theo quy
định của Bộ như sau:
Phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Bộ; thu thập tổng hợp các thông
tin về đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nươc; nghiên cứu đề xuất với lãnh
đạo Bộ để vận dụng đường lối, chính sách đó vào công tác của ngành; đề xuất,
xin ý kiến quyết định của Bộ trưởng về công việc có liên quan đến nhiệm vụ của
Bộ; quy định nhiệm vụ của các đơn vị trong văn phòng.
• Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Lãnh đạo Văn phòng: gồm Chánh văn phòng, 4 Phó Chánh văn phòng (3
ở văn phòng Bộ, 1 ở phía Nam). Văn phòng được chia thành 7 phòng:

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.
2.
3.
4.


II.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng lưu trữ
I.2 Cơ cấu tổ chức
Người chịu trách nhiệm chính của Văn phòng là đồng chí Chánh Văn
phòng – lãnh đạo, phụ trách chung. Các đồng chí Phó Chánh Văn phòng được
giao nhiệm vụ giúp đồng chí Chánh văn phòng phụ trách các chuyên môn,
nghiệp vụ khác nhau quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng.
Lãnh đạo phòng lưu trữ có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động
của Phòng; Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm
trước Trưởng phòng về các công việc được phân công.
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

8

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng lưu trữ được bố trí ở khu nhà D tầng 2 Bộ Y Tế. Hiện nay phòng
lưu trưc đang quản lý 06 kho lưu trữ, tập chung ở tầng 2 và tầng 3 nhà D và thư
viện của Bộ tại phòng 607 tầng 6 nhà B.
Phòng lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức gồm 2 bộ phận đó là bộ phận
lưu trữ và bộ phận thư viện. Với số lượng cán bộ là 04 người 02 người đã biên
chế và 02 người là hợp đồng. Phòng lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng,
lãnh đạo phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ nhân viên Trưởng phòng
chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động của Phòng, các


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của Nhà nước và của Bộ Y tế về công tác lưu trữ’
5. Xây dựng kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác lưu trữ;
6. Xây dựng Đề án cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị dùng trong
lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế;
7. Thực hiện công tác thống kê về văn thư và lưu trữ của các đơn vị trực
thuộc Bộ Y tế;
8. Thực hiện công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý và lựa chọn xác định giá trị
tài liệu của các Vụ và các phòng thuộc Văn phòng BoojY tế đưa vào bảo
quản trong phông lưu trữ của Bộ Y tế;
9. Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu quý, hiếm của Ngành Y tế; Bỏa quản
vốn tài liệu, quản lý kho thư viện;
10.Thực hiện công tác lựa chọn, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử (Trung
tâm Lưu trữ quốc gia II) theo quy định của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư –
lưu trữ Nhà nước và tiến hành lựa chọn những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy;
11.Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư
viện;
12.Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công;
13.Phòng Lưu trữ có 2 bộ phận: bộ phận Lưu trữ và bộ phận Thư viện. Lãnh
đạo phòng lưu trữ: có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng. Trưởng
phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động của
Phòng; Phó Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc được phân công. Biên chế
cán bộ, nhân viên của Phòng theo quy định;

trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Để công tác
lưu trữ hoạt động có hiệu quả thì chúng ta không thể phủ nhận sự xuất hiện của
công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng
chính vì những điều đó mà công tác văn thư của Bộ Y Tế rất được quan tâm.
Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ làm nền móng cho công tác lưu trữ phát triển.
-Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề: để công tác chỉ đạo được thực
hiện một cách có hiệu quả, hàng năm Bộ Y Tế đều tổ chức các cuộc họp định kỳ
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

11

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

như hội nghị tổng kết tháng, quý, năm. Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo và
cán bộ, công chức Bộ có điều kiện nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong
thời gian qua và những tồn tại, yếu kém cần khắc phục. Từ đó cùng thảo luận,
bàn bạc để đề ra những phương hướng, nhiệm vụ công tác trong thời gian tới.
Đồng thời, phân tích, làm sáng tỏ các phương hướng, nhiệm vụ mới đó, nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá trình triển khai thực
hiện.
Ngoài ra, Bộ thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố, giới
thiệu về tài liệu lưu trữ. Đây là một công việc vô cùng khó khăn và phức tạp. Do

Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Bộ cũng thường xuyên cập nhật
những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ, của Đảng, Nhà nước và
phổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trực thuộc và cán bộ chuyên môn trong
cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi
công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của
mình.
Chức năng của công tác này bao gồm:
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Chức năng thứ nhất là tiền đề cho chức năng thứ hai. Chức năng thứ hai là
mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Chỉ có thực hiện tốt chức năng thứ hai
này thì công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ mới thực sự có ý nghĩa.
2.1.3

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết, và xử lý vi phạm quy chế công tác

lưu trữ của Bộ Y Tế:
Hàng năm phòng lưu trữ có tổ chức đi thanh tra, kiểm tra song song với
hướng dẫn nghiệp vụ tại các Vụ, Cục, Ban và các dơn vị trực thuộc của Bộ
2.1.4 Hợp tác Quốc Tế về lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6



trong các năm lại chia ra các vấn đề khác nhau.
Ví dụ: Tài liệu của Văn phòng năm 1998:Vấn đề chung, vệ sinh môi
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trường; pháp chế; tài liệu khen thưởng;…
Việc phân loại thực hiện theo đúng nguyên tắc trên phù hợp với phòng
lưu trữ của Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ tiếp theo.
II.2.3Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
Xác định giá trị tài liệu bên trong lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc,
những tiêu chuẩn, những phương pháp của lý luận và thực tiễn của công tác lưu
trữ để lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để Nhà nước bảo quản và loại hủy
những tài liệu hết giá trị.
Khi bộ phận tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ thì lưu
trữ của Bộ đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ lấy tiêu chuẩn
là thước đo giá trị để xác định giá trị tài liệu. Đó là các tiêu chuẩn về nội dung,
tác giả của cơ quan, đơn vị hình thành phồng, hiệu lực pháp lý của tài liệu,…
Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để
phân loại và lựa chọn tài liệu. Sau khi đã phân loại thì tài liệu của Bộ Y tế được
chia thành 2 loại sau:
• Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn

Hiện có hơn 196 mét giá chưa đựng tài liệu thẳng hàng, vuông góc với
cửa sổ để tránh ánh nắng trực tiếp vào tài liệu
Có khoảng 457 thùng tài liệu hồ sơ dự án của các dự án đã kết thúc phải
để ngoài hành lang tầng 2 nhà D
2.2.5 Về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phục vụ độc giả tại phòng đọc là một trong những hình thức phổ biến và
quan trọng của công tác tổ chức sử dụng tài liệu.
Hệ thống công cụ tra cứu truyền thống là các mục lục hồ sơ và bộ thẻ.
Hệ thống công cụ tra cứu hiện đại tra tìm tự động tài liệu lưu trữ qua phần
mềm quản lý tài liệu lưu trữ .
Từ đầu năm 2014 đến nay phòng lưu trữ Bộ Y Tế đã phục vụ khai thác hồ
sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư viện cho 156 lượt người với 757 văn bản
-

Nội dung chủ yếu của tài liệu:

Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng
cơ bản;
Tài liệu về dự toán, quyết toán, thu chi của Bộ;
Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Tìm hiểu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Bộ
 Vận chuyển tài liệu
 Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu
 Phân loại tài liệu của các đơn vị theo phương án phân loại
 Lập hồ sơ
 Biên mục bên ngoài hồ sơ
 Đánh số hồ sơ chính thức cho vào bìa cặp hộp
 Sắp xếp tài liệu lên giá
 Bó gói tài liệu loại
3.1.2 Kết quả đạt được
Trong quá trình hoạt động của cơ quan tài liệu ngày càng được sản sinh ra
nhiều. Quá trình điều hành quản lý của cơ quan bằng việc ban hành ra văn bản
để quản lý được những tài liệu có giá trị thì việc chỉnh lý, đưa tài liệu về các hồ
sơ vấn đề sự việc là một việc vô cùng quan trọng
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác
định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
3.1.2.1. Khảo sát tình hình tài liệu trong kho
Qua quá trình khảo sát tài liệu trong kho của Bộ Y tế em có số liệu như sau:
-

Tài liệu xây dựng cơ bản: 15 mét, tương đương 229 hồ sơ và



Hồ sơ cũ nhất là hồ sơ của vụ tổ chức cán bộ (từ năm 1945)

+ “Tập Quyết định của Chủ tịch nước, Hội đồng Bộ trưởng về việc
khen thưởng Huân, Huy chương năm 1945”;
+ “Quyết định xác nhận thời gian hoạt động trước Cách mạng
tháng 8 năm 1945 và đề nghị khen thưởng kháng chiến chống
Pháp”;
* Về tình trạng tài liệu trong kho:
Do khối lượng tài liệu nhiều mà diện tích kho có hạn nên việc bảo quản
hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng:
-

Tài liệu cần phục chế: 158 hồ sơ

-

Tài liệu càn lập bản sao: 213 hồ sơ

-

Tài liệu nấm, mốc: 05 mét

-

Tài liệu rách thủng: 12 mét

-

Tài liệu giòn, gẫy: 15 mét


vào bảo quản.
* Theo báo cáo năm 2014 số hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý:
STT

Đơn vị

Số hồ sơ

Thời hạn bảo quản

01

Vụ khoa học đào tạo

2520

Lâu dài- vĩnh viễn

02

Vụ khoa học đào tạo

552

Tạm thời

03

Vụ kế hoạch tài chính


Văn phòng

251

Tạm thời

08

Vụ trang thiết bị y tế

867

Lâu dài- vĩnh viễn

09

Vụ tổ chức cán bộ

657

Lâu dài- vĩnh viễn

10

Vụ tổ chức cán bộ

2562

Tạm thời


Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là kế hoạch phân chia tài liệu ra các
khối lớn, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ tương đương hồ sơ. Có 4 phương án
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phân loại thường được sử dụng trong chỉnh lý tài liệu của 11 phông lưu trữ cơ
quan: Thời gian – cơ cấu tổ chức; Cơ cấu tổ chức – thời gian; Thời gian – mặt
hoạt động; Mặt hoạt động – thời gian.
Bộ Y tế có cơ cấu tổ chức ít thay đổi nên phông lưu trữ ở đây áp dụng phương
án phân loại là : “Cơ cấu tổ chức – thời gian”: tài liệu chia theo cơ cấu tổ chức,
trong đó chia ra các năm và các vấn đề khác nhau.
Ví dụ: tài liệu của văn phòng năm 1998: vấn đề chung, pháp chế, quy
định, chế độ khen thưởng, kỉ luật,…
Việc phân loại thực hiện đúng theo nguyên tắc trên, phù hợp với phông
lưu trữ của Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ tiếp theo. Căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ chắc chắn Vụ, Cục, Phòng của Bộ chia tài liệu theo các
đơn vị, trong đó tài liệu lại được chia tiếp ra các vấn đề khác nhau. Phương án
phân loại được xây dựng chi tiết sau khi tài liệu trong phông đã được lập hồ sơ:
Ví dụ:




Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Tài liệu của Văn phòng Bộ
 Tài liệu của các Viện, Bệnh viện
 Tài liệu của các Học viện, các trường Trung cấp,
Cao
Đẳng, Đại học
 Tài liệu của UBND các Tỉnh, Thành phố
 Các Dự án, Đề án nghiên cứu khoa học
3.1.2.3 Thống kê hồ sơ để lập mục lục hồ sơ:
Trong thời gian thực tập, nhóm đã hoàn thiện biên mục ngoài và vào hộp, lên
giá được 134 hộp, tương đương 440 hồ sơ của Vụ Kế hoạch – Tài chính:
Hộp số

Hồ sơ số

Tiêu đề hồ sơ

THBQ

450

800


804

y tế xã Tân Long (2003)
Công văn của Vụ Kế hoạch tài

nt

chính(2003)
805

Xác nhận hoạt động do WHO Tài trợ

nt

của Viện sốt rét, ký sinh trùng – côn

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
806

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trùng Trung ương (2003)
Báo cáo đánh giá dự án ngân sách 2003


chăm sóc sức khỏe nhân dân các tỉnh
Tây Nguyên sử dụng vốn vay của Ngân
1240

hàng Phát triển Châu Á (2008)
Phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua thuốc
bằng ngân sách Nhà nước của chương
trình phòng chống bệnh tim mạch Bệnh
viện Bạch Mai (2008)

3.2 một số khuyến nghị
Bằng những kiến thức đã học thực tế ở trường cùng với quá trình nỗ lực
hết mình của bản thân em nhận thấy rằng : ở bất kì một công sở nào, công tác
lưu trữ là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong quá
trình hoạt động của cơ quan, nhằm lưu trữ và bảo quản những tài liệu có giá trị
cho công việc đạt hiệu quả và chất lượng.
Do có sự chỉ đạo, quan tâm tận tình của các cán bộ cơ quan và sự phân
công trách nhiệm của từng bộ phận chức năng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của
mình. Nhằm đưa công tác lưu trữ từng bước hoàn thiện có quy mô và ngày càng
ổn định .
Song để đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc, nâng cao vai trò của
công tác lưu trữ là vô cùng quan trọng. Riêng bản thân em là một học sinh tới
thực tập tại Bộ Y tế xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét, kiến nghị sau:
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

23

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

24

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ lại ít, vì vậy, khi thực hiện nhiệm vụ nhân viên của phòng gặp không ít
khó khăn, không chỉ ở khối lượng công việc nhiều mà còn phụ thuộc các trang
thiết bị liên quan.
Tài liệu năm 1975 -1995 Bộ Y tế đã phải nhờ Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II giúp đỡ về mặt nghiệp vụ để thu thập, chỉnh lý và hoàn chỉnh khối tài liệu
này.
Điều kiện kinh phí dành cho công tác lưu trữ không nhiều nên đã hạn chế,
ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công việc.
.
3.2 Kiến nghị
3.3.1 Đối với cơ quan
Cục Lưu trữ Nhà nước nên tiếp tục nghiên cứu, ban hành một số văn bản
quy phạm pháp lý về công tác lưu trữ hoặc quy chế về công tác lưu trữ để quản
lý công tác lưu trữ, khắc phục những tồn tại của những năm trước đây.
Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng cần có sự chỉ đạo cụ thể, sâu sát hơn
về công tác lưu trữ, cụ thể như công tác lập hồ sơ ở các đơn vị cơ sở. Thường
xuyên hướng dẫn kiểm tra, theo dõi việc lập hồ sơ của các đơn vị, đảm bảo hồ
sơ phải hoàn chỉnh theo quy định của Cục Lưu trữ khi giao nộp vào kho lưu trữ
của Bộ.