Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

A. LỜI MỞ ĐẦU.
Lời nói đầu
Lưu trữ là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình hình thành và
phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức của
Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản thông tin
lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, …
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng và bảo vệ Tổ
quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua những cứ
liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về phim ảnh, qua
hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở để
cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho thế hệ hôm
nay và mai sau.
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà
nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với các đợt
thực tập, thực tế. Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh viên được đi
thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ. Vì vậy đợt thực tập
này em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà
trường đối chiếu với thực tế tại công ty TNHH, nhằm củng cố thêm kiến thức đã
học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ mà các thế hệ đi trước để lại nhằm
đúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp.
Được sự chấp thuận của công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí
Trường Thành. Em đã được tiếp nhận vào thực tập tại Công ty, từ ngày 02/03/2015
đến ngày 24/4/2015. Công tác lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tinh
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà
còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức.

+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty.
+ Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại công ty TNHH.
+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm
mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
+ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại công ty TNHH

2

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập, viết báo mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không
sao tránh khỏi những thiếu xót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy, Cô
giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội và các Anh, Chị
trong Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành để em có bài báo thực tập
hoàn chỉnh.
Hơn một tháng thực tập và làm làm việc tại Công ty TNHH xây dưng và
thương mại cơ khí Trường Thành với sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị trong
Công ty đã giúp cho em học hỏi, tiếp thu, bổ sung kiến thức mới bổ sung thêm
những kinh nghiệm quý báu phụ vụ cho việc học và làm sau này của mình được dễ
dàng hơn, qua đó giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập tại Công ty.

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ
TRƯỜNG THÀNH
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CƠ
KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
- Mã số thuế: 0102847250.
- Địa chỉ: Phố Hạnh, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Tên giao dịch: TRUONG THANH MECHANICAL TRADING AND
CONSTRUCTION COMPANY LIMITED.
- Giấy phép kinh doanh: 0104003759 - ngày cấp 04/08/2008
- Ngày hoạt động: 30/07/2008
- Số điện thoại: 04 7893284: 093 7203 568 ;
1.1.2. Sự ra đời và quá trình hình thành của Công ty TNHH XD và TM cơ khí
Trường Thành.
Công ty TNHH một thành viên Trường Thành là một Doanh nghiệp hoạt
động trên địa bàn thành phố Hà Nội với cách thức hoạt động chủ yếu của Công ty
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cơ khí và dịch vụ. Vào khoảng những năm
2000 khi công ty vẫn chưa được thành lập mà chỉ hoạt động với một số những
thành viên trong đó có, Ông Nguyễn Văn Cần hiện nay đang là Giám đốc công ty,
ông Nguyễn Mạnh Hùng, trưởng phòng Kinh doanh là những người đã bước đầu
định hướng cho quá trình thành lập và phát triển của công ty như ngày nay, từ một
tổ chức sản xuất nhỏ chủ yếu là nhận những công trình nhỏ trên địa bàn thành phố
Hà Nội. Do thị trường trong giai đoạn xã hội đang trong quá trình xây dựng và đô
thị hóa mạnh đã tạo những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nhanh của tổ chức
nhưng để có thể cạnh tranh được với các tổ chức khác cũng hoạt động trong cùng
lĩnh vực và những yêu cầu khắt khe trong quá trình nhận thầu các công trình, đặc

thì cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc
hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; trong trường hợp này, Hội đồng thành
viên gồm tất cả người đại diện theo uỷ quyền.
4. Trường hợp một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ quyền thì
người đó làm Chủ tịch công ty; trong trường hợp này cơ cấu tổ chức quản lý của
công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát
viên.
5. Điều lệ công ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công
ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công
ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; nếu
vắng mặt quá ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người
khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo nguyên tắc quy định tại
Điều lệ công ty.

5

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

6. Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công
ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quy định đối với công ty
TNHH 2 thành viên trở lên. LDN 2005 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty:


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
2.1. Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ.
2.1.1. Mục đích, ý nghĩ của công tác lưu trữ.
* Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu
liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
* Khái niệm phông lưu trữ.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa
học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản
trong kho lưu trữ thích hợp.
* Khái niệm tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩ quan trọng trong việc lưu giữ những thông tin quan
trọng trong quá trình hoạt động phát triển của cơ quan tổ chức, tài liệu là cơ sở là

đề tài khoa học:
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại.
+ Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự
nhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằm
tránh những hiểm hoạ cho con người.
•

Ý nghĩa thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương, chính
sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan
nói chung.
Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản
đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc.
2.1.2. Chức năng của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Dó đó công tác lưu trữ có những chức
năng sau:
8

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội


Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc
biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn
chú ý sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân
dân nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ được trong các tổ
chức lưu trữ của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và
hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung
ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất.
Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời,
đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi
rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học, trong đó tiến hành hoàn thiện chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chình lý.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức sắp xếp lại các phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, bảo quản và sử dụng tài
liệu. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nhằm nâng cao hiệu quả cho kho
tàng thiết bị, phương tiện bảo quản.

Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư
hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim
nhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật
bảo quản. Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải bảo vệ
được các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia. Điều này đòi
hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu:
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên.
+ Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù.
Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ.
+ Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạn
chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của
chúng.
11

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.2.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu
phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

thúc các cán bộ, nhân viên tại các phòng và các cán bộ chuyên môn có nhiệm vụ
lập hồ sơ và nộp về lưu trữ cơ quan.
Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc các đơn vị, cá nhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về VTLT.
Tuy nhiên, vấn đề này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn có nhiều hồ
sơ, tài liệu không được đưa về Văn phòng để văn thư đưa vào lưu trữ, gây khó
khăn trong việc xác định giá trị của từng nguồn tài liệu.
Hiện nay, số tài liệu lưu trữ tại Công ty chủ yếu được để trong các tủ lưu
trữ của các cán bộ những người đứng đầu của các phòng cất giữ trong tủ. Tài liệu
của Công ty chủ yếu là các bản vẽ thiết kế công trình và có một số tài liệu về phim
ảnh, và đa số các tài liệu của Công ty là các hợp đồng kí kết, nhận thầu các công
trình, bí mật kinh doanh.
Cán bộ có trách nhiệm trong quản lý hồ sơ phải nhắc nhở các phòng, ban,
cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm lập biên bản giao
nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũng giúp cán bộ lưu trữ làm công tác tra cứu
để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ cơ quan. Đối với
doanh nghiệp rất khó thu thập, bổ sung tài liệu về lưu trữ vì tài liệu chủ yếu là giữ
lại ở các bộ phận để phục vụ cho hoạt động của công ty, rất khó tiếp cận được với
khối tài liệu đó.

2.3.2. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp
của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trong

khách nhau. Lúc này Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được thành lập bao gồm:
Giám đóc công ty làm Chủ tịch hội đồng; đại diện các phòng ban, đơn vị có tài liệu
lưu trữ làm ủy viên; cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ làm ủy viên; Sẽ tiến hành nghiên
cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét đề nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để
bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, làm cho việc xác định giá trị tài liệu
được tực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng với quy định của Nhà nước.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau khi hoàn thành xong nhiệm vụ thì được giải
thể.
Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết. Khi ghi chép
đầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải được lưu trữ
lại để xem xét nếu co sai xót. Nguồn tài liệu được hình của Công ty TNHH Trường
Thành là ít và chủ yếu là các hợp đồng. Sau khi lựa chọn tài liệu loại lúc này Giám
đốc công ty hoặc người được ủy quyền sẽ trực tiếp gửi danh mục tài liệu đến các
công ty chuyên về Lưu trữ để tiến hành thẩm tra xem xét tài liệu đã hết giá trị hay
chưa.

14

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu của công ty xã xem xét, kiểm tra cụ thể. Những tài liệu nào mà thành
viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại để

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

* Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng và
thương mại cơ khí Trường Thành với các bước sau đây:
•

Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý.
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực hiện quá trình giao nhận
tài liệu mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý. Sau đó tiến
hành khảo sát sơ bộ khối tài liệu để làm rõ khối lượng, thời gian, thành phần
và nội dung tài liệu từ đó:
+ Xây dựng phương án phân loại.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu.
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
+ Lập kế hoạch chỉnh lý.
+ Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
+ Dự trù vật tư, văn phòng phẩm.

•

Giai đoạn chỉnh lý.
+ Bước 1: Tiến hành phân chia tài liệu theo từng năm từ 2008 đến 2014.
Biện pháp để phân chia tài liệu đó về các năm là căn cứ vào thời gian sản
sinh ra tài liệu và thời gian tài liệu được phản ánh để phân chia tài liệu về
các năm thì tiến hành kiểm tra lại cho đúng.

thành xong công tác này hồ sơ được đưa vào các cặp, cặp được đánh số và
dán nhãn.
•

Kết thúc chỉnh lý.
Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích
yêu cầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo
cáo kết quả khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao
gồm: kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh
mục tài liệu loại của khối tài liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi
chỉnh lý.
Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn
giao theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh
mục tài liệu loại. Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc
đưa tài liệu vào bảo quản trong các tủ lưu trữ của cơ quan.
Cuối cùng viết báo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về
nhưng kết quả đạt được nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng như tiến độ
thực hiện trong quá trình thực hiện chỉnh lý sau đó hoàn chỉnh và bàn giao
hồ sơ đợt chỉnh lý.
17

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội



Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

thực hiện theo phương pháp nào. Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn
là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng thành phần trong kho lưu
trữ còn là căn cứ để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học,
quản lý tài liệu được chặt chẽ, khỏi mất mát, thất lạc.Trong lưu trữ có nhiều
công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như : mục lục hồ sơ, các bộ sách giới thiệu,
phiếu tin… Mỗi loại công cụ có tác dụng riêng biệt nhưng chúng bổ sung
cho nhau, quan hệ chặt chẽ với nhau.
Thống kê và sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tạo rất nhiều
thuận lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng.
Hiện nay công ty TNHH đang sử dụng mục lục hồ sơ để làm phương
tiện thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ dùng để giới
thiệu các thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ
sơ, thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, hướng dẫn cán bộ làm lưu
trữ sắp xếp hồ sơ theo một trật tự khoa học dùng để cố định phương án phân
loại tài liệu trong phông. Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý mục
lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại trong phông. Mục lục hồ sơ
giới thiệu toàn bộ hồ sơ của phông lưu trữ của cơ quan.
Mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, thống kê, quản lý tài liệu
lưu trữ. Cũng là loại hình công cụ tra tìm chủ yếu trong các lưu trữ. Hiện nay
các trang thiết bị như: máy vi tính, máy in,máy fax … đã được trang bị trong

chẽ, hiện các nhóm tài liệu của công ty cũng đã phân chia từng mục để bảo
quản. Các loại tài liệu chủ yếu là các bản vẽ thiết kế, hợp đồng, và số ít tài
liệu phim, ảnh và các bản vẽ kỹ thuật về thiết kế xây dựng cơ bản các công
trình xây dựng cơ của công ty.
Trong những năm gần đây, do thấy được tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữ công ty TNHH cũng đã có sự quan tâm cho việc bảo quản hồ sơ tài
liệu, do vẫn đề bảo quản hồ sơ, tài liệu là quan trọng công ty đã đưa vào bảo
quản tại tủ. Các tủ đựng tài liệu đặt ở vị trí cao ráo, thoáng mát không bị ánh
sáng chiếu trực tiếp, nên tài liệu bị ẩm mốc, giấy bị vàng, giòn được hạn chế,
hiện tượng côn trùng phà hoại tài liệu hiện nay vẫn chưa xảy ra.
2.3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình cung cấp thông
tin cần thiết nhằm phục vụ lợi ích chung cho cơ quan, tổ chức, cá nhân về
các mặt kinh tế, văn hóa, xã hội… . Để nâng cao trách nhiệm của các lưu trữ
và người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính đã
ban hành Thông tư số: 30/2004/TT-BTC, hướng dẫn chế độ thu, nộp quản lý
phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

20

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Hiện nay vấn đề khai thác sử dụng nguồn tài liệu hồ sơ khi đã được

liệu còn thiếu được nhanh chóng thuận lợi.
3.1.2. Nhược điểm.
Dù ý thức được việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan sau khi công việc
kết thúc trong vòng một năm, nhưng thực tế cho thấy các phòng vẫn chưa thực
hiện tốt công việc nộp tài liệu về lưu trữ cho việc bảo quản, quá trình giao nộp còn
chậm trễ việc giao nộp không dứt khoát mà chia làm nhiều lần nộp và chưa có
trách nhiệm cho việc giữu gìn tài sản chung. Quá trình thu thập tài liệu còn có sự
lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, vì vậy còn thất lạc, mất mát nhiều tài liệu. Đặc biệt tại
công ty TNHH lại không có kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ hiện nay còn để
phân tán ở các phòng khác nhau. Trang thiết bị chưa đầy đủ nên việc ứng dụng
khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ không có chủ yếu bảo quản tài liệu bằng
phương pháp truyền thống, nên hồ sơ, tài liệu của công ty chủ yếu là vẫn nằm
trong tủ của các phòng, cá nhân và lãnh đạo giữ. Do đó việc khai thác sử dụng tài
liệu là một trong những vấn đề khó khăn.

22

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Công
ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành.
3.2.1. Một số đề xuất cho công tác lưu trữ.
Việc xây dựng quy chế, nội quy về công tác Lưu trữ tại công ty TNHH xây

Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

a. Tổ chức xây dựng ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ công tác
Lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ đối với
các phòng, giải quyết việc khiếu nại tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về công
tác lưu trữ.
2. Trách nhiệm của các trưởng đơn vị:
Trưởng các phòng và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm
triển khai và tổ chức thực hiện các quy định ban hành của công ty.
3. Trách nhiệm của cá nhân.
Điều 4: Bảo vệ bí mật của cơ quan trong công tác lưu trữ.
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC LƯU TRỮ .
Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU.
Điều 5: Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan:
Khi công việc của một năm kết thúc cán bộ nhân viên phải có trách nhiệm
giao nộp, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu để nộp về lưu trữ cơ quan.
Điều 6: Chỉnh lý tài liệu.
Hồ sơ tài liệu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và được đưa vào lưu trữ, tránh
phân tán phông lưu trữ, khi phân loại phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự theo dõi giải quyết công việc, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được
các quá trình hoạt động động của công ty.
Điều 7: Xác định giá trị tài liệu.
Cán bộ làm công tác lưu trữ phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
trình lãnh đạo cơ quan ban hành, sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thầm
quyền quyết định.
24


phục vụ khai thác tài liệu.

25

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6