Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ
1.1 .Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức
của Bộ Y Tế
1.1.1 Lịch sử hình thành
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế
1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác
Lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ
1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế
1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công
nghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế
1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản lý công tác
lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ở
Bộ Y Tế
CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT NỘI DUNG THỰC TẬP
2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế
2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ
2.2 Hoạt động quản lý nghiệp vụ :
2.2.1Về công tác thu thập, Bổ sung tài liệu vào lưu trữ
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ


2

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến sự hình
thành các văn bản và tổ chức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước.
Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ chức coi trọng cả ở những phạm
vi nghiên cứu luận cả ở mặt thể chế hóa trong pháp luật và trong hoạt động thực
tiễn.
Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng những
thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thực
mọi mặt của đời sống xã hội. Và đặc biệt tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa to lớn
trong sự nghiệp phát triển mọi mặt của đất nước. Nhận thức được giá trị to lớn
đó nên nhiều quốc gia trên thế giới coi tài liệu lưu trữ là một thứ vũ khí sắc bén,
thứ tài sản vô cùng quý giá trong sự nghiệp phát triển đất nước mình. Từ đó
công tác lưu trữ của họ ra đời và phát triển rất sớm như: Trung Quốc, Nhật Bản,
Pháp…
Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như: xác định giá trị tài liệu, thu
thập bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu…
1.

Để công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả thì việc

24/04/2015
Qua hai tháng thực tập tại cơ quan, tuy đây là khoảng thời gian thực tập
không dài nhưng lại là thời điểm thuận lợi để em vận dụng những kiến thức đã
học trong trường của mình để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế tại cơ
quan công tác. Trong thời gian thực tập, em đã tiến hành tìm hiểu vài nét về cơ
quan đơn vị và đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “Công tác chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y
Tế ”.
Lý do e chọn “ công tác chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y Tế ” là vì tài liệu Bộ Y
Tế vẫn còn nhiều tài liệu bỏ rở chưa sắp xếp theo đúng quy trình chỉnh lý,
Phòng Lưu trữ vẫn còn thiếu cán bộ lưu trữ nên công tác chỉnh lý vẫn còn gặp
khó khăn.
Đặc biệt, với nội dung thực tập chuyên môn về “Công tác chỉnh lý tài liệu
tại Bộ Y Tế ” tại Văn phòng Bộ đã giúp cho em có được những nhận thức đúng
đắn hơn về các khâu nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời giúp em nắm bắt công việc
một cách nhanh chóng hơn, nhờ sự vận dụng giữa lý thuyết học ở trường và sự
hướng dẫn của các cán bộ lưu trữ tại cơ quan thực tập.
Có được kết quả này, là nhờ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô
trong nhà trường, các thầy cô đã tận tâm giảng dạy về kiến thức và lý luận của
SV: TrươngThanh Hiển

4

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các môn học thuộc chương trình giáo dục ngành lưu trữ học. Cùng với đó là sự

mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình.
Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muôn
vàn khó khăn, thử thách. Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại cho
chúng ta là một cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội. Hơn 90%
dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâm
hoành hành khắp nơi, các tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt.
Nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam hết sức nặng nề.
Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh và Ủy ban Dân tộc giải phóng
đã quyết định tự cải tổ, mời thêm một số nhân sĩ tham gia chính phủ cùng nhau
gánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó.
Để củng cố chính quyền cách mạng, ngay sau khi cách mạng tháng
thành công, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng
hòa đã ra Tuyên cáo thành lập một số Bộ trong đó có Bộ Y Tế. Bác sỹ Phạm
Ngọc Thạch được giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa. Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời đã ra sắc lệnh số 33 cử Bác
sỹ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để chỉ đạo công tác.
SV: TrươngThanh Hiển

6

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ quan Bộ Y tế được thành lập trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng Thanh
Tra vệ sinh và Y tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ.
Từ đó đến nay cùng với sự phát triển của lịch sử.



Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, hậu cần của
Cơ quan Bộ Y tế
a. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, thông tin liên lạc và
bảo vệ bí mật thông tin trong Cơ quan Bộ;
b. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ; hướng dẫn, kiểm
tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện đúng các quy định của pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn
vị trực thuộc Bộ;
c. Tổ chức thực hiện xây dựng, phát triển Thư viện của Cơ quan Bộ,
thực hiện công tác thống kê trong lưu trữ của Cơ quan Bộ và các đơn vị trực
thuộc Bộ;
d. Thực hiện việc tiếp khách và hiếu, hỷ theo quy định; chịu trách nhiệm
về công tác khánh tiết trong các ngày lễ, ngày tết, hội nghị, hội thảo toàn ngành
do Lãnh đạo Bộ tổ chức và các công việc đột xuất khác có liên quan;
đ. Tổ chức thực hiện công tác quản trị, hậu cần bảo đảm điều kiện,
phương tiện phục vụ công việc điều hành của Lãnh đạo Bộ và điều kiện làm
việc của cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ theo các quy định của pháp
luật; đảm bảo công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự an toàn Cơ quan Bộ;
e. Làm đầu mối, phối hợp với các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ và
Công đoàn Cơ quan Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công
chức, viên chức và các đối tượng chính sách trong Cơ quan Bộ;
g. Tổ chức y tế cơ quan và thực hiện các công việc khác có liên quan đến
công tác quản trị, hậu cần, an ninh, phòng chống cháy nổ, dân quân tự vệ;

8. Vụ Bảo hiểm y tế;
9. Cục Quản lý Y - Dược cổ truyền;
10. Cục Công nghệ thông tin;
11. Vụ Sức khỏe Bà mẹ - Trẻ em;
12. Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế;
13. Cục Khoa học công nghệ và Ðào tạo;
14. Vụ Hợp tác quốc tế;
15. Vụ Kế hoạch - Tài chính;
16. Vụ Pháp chế;
17. Vụ Tổ chức cán bộ;
18. Vụ Hợp tác quốc tế;
19. Vụ Truyền thông và thi đua khen thưởng;
20. Văn phòng;
21. Thanh tra.
SV: TrươngThanh Hiển

9

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế
Bộ Y Tế là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, bao gồm các lĩnh vực: y tế dự
phòng; khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y,
pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; dược; mỹ phẩm; an toàn vệ sinh thực phẩm;

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Trình cấp có thẩm quyền quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền
việc tổ chức thực hiện các biện pháp đặc biệt để phòng và chống dịch bệnh;
b. Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia trình cấp có thẩm quyền công bố và ban
hành các quy định phân tuyến kỹ thuật, các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ
thuật quốc gia về các lĩnh vực: phòng, chống bệnh truyền nhiễm, HIV/ADIS,
bệnh xã hội, bệnh không lây nhiễm, bệnh nghề nghiệp, tai nân thương tích; sức
khỏe môi trường, sức khoẻ trường học, vệ sinh và sức khoẻ lao động; dinh
dưỡng cộng đồng; kiểm dịch y tế biên giới; hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng,
diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế;
c. Chủ trì và phối hợp với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban
hành danh mục các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động và vệ sinh
lao động, danh mục các nghề nghiệp;
d. Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký lưu hành hoá chất, chế
phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế theo quy
định của pháp luật;
đ. Thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo hoá chất, chế
phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế;
e. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sất và đánh giá việc thực hiện các
quy định chuyên môn, các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lĩnh vực y tế dự
phòng trong phạm vi cả nước;
g. Thường trực về lĩnh vực phòng, chống HIV/ADIS của Uỷ ban Quốc
gia phòng chống HIV/ADIS, phòng, chống tệ nạn ma tuý, mại dâm; chỉ đạo,
quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động
phòng, chống HIV/ADIS trong phạm vi cả nước.
7. Về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng.
a. Ban hành các quy định về điều kiện, tiêu chuẩn, thành lập, sáp nhập,

thực hiện việc kế thừa, bảo tồn, phát triển, hiện đại hoá y dược cổ truyền và kết
hợp y dược cổ truyền với y dược hiện đại;
b. Ban hành các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
lĩnh vực y dược cổ truyền;
c. Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, pháp
luật về y dược cổ truyền, kết hợp y dược cổ truyền với y dược hiện đại;
d. Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủ
điềukiện hành nghề y dược cổ truyền đối với bệnh viện y học cổ truyền tư nhân
và cơ sở hành nghề y học cổ truyền tư nhân có vốn đầu tư nước ngoài theo quy
định của pháp luật.
9. Về dược và mỹ phẩm
SV: TrươngThanh Hiển

12

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Ban hành các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
dược, mỹ phẩm; ban hành Dược điển Việt Nam và Dược thư quốc gia;
b. Cấp, đình chỉ, thu hồi: chứng chỉ hành nghề dược cho các nhân đăng
ký hành nghề dược có vốn đầu tư nước ngoài, giấy chứng nhận có đủ điều kiện
kinh doanh thuốc đối với các cơ sơ sản xuất thuốc, cơ sở làm dịch vụ bảo quản
thuốc, dịch vụ kiểm nghiệm thuốc; giấy phép lưu hành thuốc, giấy phép xuất
khẩu, nhập khẩu thuốc; giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn các loại; giấy phép đăng
ký hoạt động về thuốc tại Việt Nam của các doanh nghiệp nước ngoài cung cấp


b. Ban hành các danh mục và quy định điều kiện vệ sinh an toàn thực
phẩm;
c. Ban hành các điều kiện về vệ sinh an toàn thực phẩm trong chế biến,
sử dụng thực phẩm và vệ sinh ăn uống đối với nhà hàng, khách sạn, siêu thị, bếp
ăn tập thể và thức ăn đường phố;
d. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan trong việc ban hành giới
hạn các chất gây ô nhiễm sản phẩm thực phẩm. Phân tích và đánh giá nguy cơ ô
nhiễm thực phẩm; phòng ngừa, khắc phục ngộ độc thực phẩm và các bệnh
truyền qua thực phẩm;
đ. Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn
thực phẩm, cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh về thực phẩm, phụ gia thực
phẩm, nước khoáng thiên nhiên, thuốc lá điếu; giấy chứng nhận y tế đối với sản
phẩm thực phẩm xuất khẩu;
e. Xác nhận bản công bố tiêu chuẩn sản phẩm đối với thực phẩm và các
sản phẩm như thuốc lá điếu, nước khoáng thiên nhiên
g. Tiếp nhận và thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo đối
với thực phẩm, phụ gia thực phẩm; kiểm tra, thanh tra và xử lý các thông tin về
vệ sinh an toàn thực phẩm liên quan đến sức khoẻ;
h. Quy định tiêu chí và thẩm định công nhận phòng thí nghiệm đủ điều
kiện để kiểm tra, thử nghiệm, thực hiện các phép thử liên quan về vệ sinh an
toàn thực phẩm;
i. Chủ trì, phối hợp với các Bộ quản lý chuyên ngành để quản lý sản
phẩm thực phẩm nhập khẩu, chỉ định cơ quan kiểm tra về vệ sinh an toàn thực
phẩm nhập khẩu hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận để thực hiện các
phép thử liên quan;
k. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện các
quy điịnh của pháp luật về an toàn vệ sinh thực phẩm; thực hiện thanh tra
chuyên ngành về vệ sinh an toàn thực phẩm;
SV: TrươngThanh Hiển

b. Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về dân số - kế hoạch hoá gia đình và
sức khỏê sinh sản trình cấp có thẩm quyền công bố; ban hành hệ thống chỉ tiêu,
chỉ báo về dân số, các quy định phân tuyến kỹ thuânt, quy chế chuyên môn, quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia về các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ sinh sản, kế hoạch
hoá gia đình, sức khoẻ bà mẹ, sức khoẻ trẻ em, sức khoẻ vị thành niên, thanh
niên, người cao tuổi. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.
c. Thẩm định, quyết định cho phép thực hiện các dịch vụ tư vấn đối với
các cơ sở hành nghề dịch vụ tư vấn về dân số - kế hoạch hoá gia đình;
SV: TrươngThanh Hiển

15

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

d. Thẩm định và quyết định cho phép các cơ sở y tế thực hiện việc xác
định lại giới tính, thực hiện sinh con theo phương pháp khoa học;
đ. Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá
việc thực hiện các chính sách và các chương trình, đề án, dự án, mô hình liên
quan đến lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình, chăm sóc sức khoẻ sinh sản.
13. Về bảo hiểm y tế.
a. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xây dựng và trình Chính
phủ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách về bảo hiểm y
tế;
b. Ban hành các quy định, quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật về
bảo hiểm y tế;

đ. Quản lý đào tạo chuyên khoa sau đại học đặc thù của ngành y tế.
e. Quản lý các trường đại học y, đại học dược và các trường thuộc khối
ngành khoa học sức khoẻ.
15. Về khoa học, công nghệ.
a. Xây dựng các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
thẩm định, đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả ngiên cứu khoa học
công nghệ trong ngành y tế; các quy định thử nghiệm lâm sàng thuốc, trang thiết
bị y tế và đạo đức trong nghiên cứu y sinh học;
b. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế
hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nứoc, tổ chức quản lý và chính sách y tế;
c. Xây dựng, chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch và các quy định về ứng
dụng phát triển công nghệ thông tin y tế; quy định điều kiện hoạt động công
nghệ thông tin y tế trên môi trường mạng;
d. Tổ chức thực hiện hiệp định và tham gia hệ thống hỏi đáp về hàng rào
kỹ thuật trong hội nhập kinh tế về y tế.
16. Quản lý các ngạch viên chức chuyên ngành y tế
a. Trình cấp có thẩm quyền ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ,
chính sách về tuyển dụng, quản lý và sử dụng cán bộ, viên chức y tế;
b.Tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành y tế;
c. Ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ các chức danh, các ngạch
viên chức và cơ cấu ngạch viên chức chuyên ngành y tế sau khi có ý kiến thẩm
định của Bộ Nôi vụ.
17. Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước.
SV: TrươngThanh Hiển

17

Lớp LTH K6

kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý
của Bộ.
25. Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ theo quy định của pháp luật.
SV: TrươngThanh Hiển

18

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

26. Xây dựng, đề xuất các cơ chế, chính sách và giải pháp về tài chính y
tế. Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Bộ; phối hợp với Bộ Tài chính
lập dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của
Bộ để Chính phủ trình Quốc hội. Quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân
sách nhà nước theo quy định. Thẩm định, phê duyệt và kiểm tra việc thực hiện
các dự án đầu từ phát triển ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ và thực hiện các
nhiệm vụ khác về quản lý tài sản công và các nguồn tài chính được Nhà nước
giao theo quy định của pháp luật. Thực hiện xã hội hóa và huy động các nguồn
tài chính cho công tác y tế.
27. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về các
lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Bộ đối với tổ chức, cá nhân
trong phạm vi cả nước. Thanh tra việc chấp hành chính sách, nhiệm vụ của các
tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Bộ. Giải quyết khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị của công dân liên quan đến các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của Bộ; tổ chức tiếp công dân.

Phòng lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức gồm 2 bộ phận Lưu trữ và thư
viện với số lượng 04 cán bộ, trong đó có 02 cán bộ biên chế( 02 cán bộ tốt
nghiệp đại học lưu trữ)
1) Nguyễn Hoa Lý (trưởng phòng) biên chế
Tốt nghiệp đại học tổng hợp chuyên ngành lưu trữ
2 Nguyên Thị Hằng (chuyên viên) biên chế
Tôt nghiệp học viện hành chính chuyên ngành quản lý nhà nước
3 Nguyên Thị Kim Lương (chuyên viên) hợp đồng
Tốt nghiệp ĐHKHXH&NV Hà Nội chuyên ngành lưu trữ
4 Nguyên Thị Thủy (chuyên viên) hợp đồng
Tôt nghiệp ĐHKHXH&NV tp Hồ Chí Minh chuyên ngành lưu trữ
1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế
- Tại các Cục, Vụ thuộc Bộ: Hiện nay, chưa có cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ cho nên chưa đơn vị nào thành lập được tổ lưu trữ hay bộ phận
lưu trữ mà số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều không biết để đâu, sắp xếp
như thế nào cho khoa học và hợp lý
- Tại các đơn vị trực thuộc Bộ
Qua quá trình khảo sát và điều tra thực trạng về công tác lưu trữ, hầu hết
các đơn vị trực trực thuộc cơ quan Bộ Y tế chưa có cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ. Hiện nay, Bộ Y tế có 88 đơn vị trực thuộc Bộ Y tế tuy nhiên chỉ
SV: TrươngThanh Hiển

20

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


21

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công tác văn thư đóng một vị trí quan trọng trong mọi hoạt động của
Văn phòng bộ, nó là tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển.
1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở
Bộ Y Tế
Công tác lưu trữ ra đời là sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi
công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của
mình.
1.

Chức năng của công tác này bao gồm:

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Chức năng thứ nhất là tiền đề cho chức năng thứ hai. Chức năng thứ hai
là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Chỉ có thực hiện tốt chức năng thứ
hai này thì công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ mới thực sự có ý nghĩa.
2.

Nội dung của công tác lưu trữ:

tác lưu trữ của Bộ Y Tế
Hằng năm Phòng lưu trữ tổ chức đi kiểm tra, thanh tra song song với
hướng dẫn nghiệp vụ tại các Vụ, Cục, Ban và các đơn vị trực thuộc bộ

SV: TrươngThanh Hiển

23

Lớp LTH K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT NỘI DUNG KIẾN TẬP
2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế
2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
+ Chỉ thị 06/1999/CT-BYT ngày 29 tháng 7 năm 1999 về việc tăng
cường công tác lưu trữ
+ Quyết định số 2508/1999/QĐ-BYT ngày 19 tháng 8 năm 1999 quy
định công tác văn thư tại cơ quan Bộ Y tế. Đây là một văn bản quy định pháp
luật rất quan trọng với công tác văn thư lưu trữ được áp dụng trong ngành y tế.
Văn bản được phổ biến cho 16 đơn vị trong cơ quan Bộ và 80 đơn vị trực thuộc
Bộ thông qua các đợt tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong kế
hoạch bồi dưỡng, đào tạo lại cán bộ, công chức hàng năm của Bộ Y tế.
+ Công văn số 2658/YT-VP5 ngày 4 tháng 4 năm 2000 về tăng cường
công tác kiểm tra văn thư lưu trữ tại 18 đơn vị trực thuộc Bộ
+ Quyết định số 5291/2002/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2002 của
Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành bản “Quy định danh mục hồ sơ hàng năm

quy định về thẩm quyền, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
- Quản lý an toàn, chặt chẽ, đúng quy định của nhà nước về quản lý, sử
dụng con dấu trong công tác văn thư.
b) Đối với công tác lưu trữ
- Xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng:
Hiện nay, khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức
trong tỉnh còn rất lớn. Để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ, nhiệm vụ cấp bách hiện nay đối với các cơ quan là phải chỉnh lý xong toàn
bộ tài liệu lưu trữ đã được hình thành trong những năm vừa qua. Việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng là công việc khó khăn, phức tạp, không thể giải quyết
nếu không được quan tâm đúng mức. Vì vậy việc xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng
là một nhiệm vụ cấp bách và những năm tiếp theo đối với công tác lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức.Bộ y tế đã ban hành Quyết định 5233 ngày 28/12/2012 về
phê duyệt văn thư lưu trữ giai đoạn 2012-2016 . Cùng với kinh phí được hỗ trợ,
các cơ quan, tổ chức trong Quyết định đã bố trí thêm kinh phí để xử lý dứt điểm
tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng hiện nay. Các cơ quan, tổ chức không được
hỗ trợ nguồn kinh phí trong Quyết định 5233 phải tự bố trí kinh phí để chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo vệ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.
SV: TrươngThanh Hiển

25

Lớp LTH K6