Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đề tài
" Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại
văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội "
Đinh Thị Hoài MSSV: 504403024
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤCLỤC
LỜIMỞĐẦU 1
CHƯƠNGI.
LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ
I. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNPHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng 4
2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4
2.1. Chức năng của văn phòng 4
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 5
II. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ
1. Công tác văn thư 5
1.1. Khái niệm công tác văn thư 5
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5
1.3. Tổ chức công tác văn thư 11
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 12
1.5. Vị trí vàý nghĩa của công tác văn thư 12
2. Công tác lưu trữ 14
2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 14
2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 14
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 20
CHƯƠNG II
HIỆNTRẠNGCÔNGTÁCVĂNTHƯ –
LƯUTRỮTRONGVĂNPHÒNGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI
I.KHÁIQUÁTCHUNGVỀTRƯỜNGDHBKHÀNỘI
1. Quá trình hình thành và phát triển 21

1. Về cơ cấu tổ chức 42
2. về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 42
3. về việc bố trí văn phòng 42
4. về công tác thông tin 43
5. về công tác hậu cần 43
II. MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHOÀNTHIỆNCÔNGTÁCVĂNTHƯ –
LƯUTRỮ
1. Ưu điểm 44
3
3
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2. Tồn tại 45
3. Một số giải pháp 46
KẾTLUẬN 49
Tài liệu tham khảo
4
4
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜIMỞĐẦU
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng
với xu thế toàn cầu hoá kinh tếđang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị,
văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin
trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động
sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH
đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở:
Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang
phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông
tin ởđơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để

trữở các cơ quan khác nói chung. Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trong
văn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập
này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.
Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội
nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐHBK Hà Nội vàđưa ra một
số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư –
lưu trữtại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung.
Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn
Giáđã nhiệt tình giúp đỡ vàđộng viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên
đề này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô
chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình
chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập
tại Trường.
Em xin chân thành cảm ơn.
6
6
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mởđầu và kết luận báo cáo
này được trình bày theo 3 chương sau:
Chương I:Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ
Chương II:Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường
ĐHBKHà Nội
Chương III:một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên
trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường
ĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng
các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp tổng hợp và thống kê

bản sau đây
.Chức năng tham mưu
. Chức năng tổng hợp
.Chức năng hậu cần
8
8
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng
a. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
b. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị
c. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
d. Trợ giúp về văn bản
e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h. áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các
nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
II. LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁC VĂNTHƯ – LƯUTRỮ
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công

Ngày
đến
Nơi gửi
văn VB
Số,
ký
hiệu
VB
Ngày,
tháng
VB
trích
yếu nội
dung
VB
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
văn
bản
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
……
…
…… ………
.

Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký vàđóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày tháng
Số ký hiệu
văn bản
Số lượng bì
văn bản
Nơi nhận
văn bản
Ký nhận vàđóng
dấu văn bản
1 2 3 5
…………. ……… ………
11
11
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Mẫu sổ chuyển văn bản trong nội bộ
Ngày tháng Số ký hiệu
văn bản
(phiếugửi,
chuyển)
Số lượng
văn bản
hoặc bì văn

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn
đề hoặc theo đơn vị, tổ chức.
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy định người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộđược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc
trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao
dich, địa dư.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
+ Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
* Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho
ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng
phải rõ ràng ngay ngay ngắn.
Chỉđược đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không
được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi
rõ tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản nhưđềán, chương trình, dự thảo,
báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm
khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữđểđảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ
văn phòng.
13
13

14
14
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thưđể bảo quản và phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về việc giữ vàđóng dấu.
b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổđăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban
chức năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành).
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
a. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3
yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác
văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi,
văn bản đến, văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc
bố trí cán bộ cũng cóý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất
lượng hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì
bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản,
lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độ thấp hơn thìđảm nhận những công việc
đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn

. Mức độ bí mật của văn bản
. Sử dụng trang thiết bị hiện đại
1.5. Vị tríý nghĩa của công tác văn thư
a. Vị trí của công tác văn thư
16
16
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư cóảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các
loại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ
quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa
học trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và
có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan.
b. ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thưđảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục
vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công
tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờđể làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động
của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như

. Thống kê tài liệu
. Bảo quản tài liệu
. Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong các kho
lưu trữ từ Trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của Cục lưu
trữ Nhà nước. Cục lưu trữ Nhà nước quản lý thống nhất về tổ chức lưu trữ,
pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
18
18
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tập trung được hiểu là tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân
viên ở các cơ quan đơn vịmà phải tập trung vào các kho lưu trữđể quản lý
thống nhất theo quy định của Nhà nước. Các kho lưu trữ Nhà nước có chức
năng bản quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia không một cơ quan
hay cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ quốc gia cho riêng mình. Tập trung
không có nghĩa làđưa toàn bộ tài liệu lưu trữ về Trung ương mà là tập trung
những tài liệu này vào những kho lưu trữđãđược phân cấp trong mạng lưới
các kho lưu trữ từ TW đến địa phương.
Thống nhất là sự thống nhất quan lý về mọi mặt của hoạt động lưu trữ.
Đặc biệt là thống nhất quản lý tài liệu lưu trữQuốc gia. Tài liệu lưu trữ Quốc
gia phải do cục lưu trữ Nhà nước, cơ quan cao nhất của ngành thống nhất
quản lý. Để nghiên cứu đầy đủ mọi mặt một giai đoạn lịch sử cần có tài liệu
phản ánh toàn diện hoạt động của ngành các cấp, đặc biệt là tài liệu lưu trữ
Quốc gia. Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống
nhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt
nhất tác dụng của nó.
Hiện nay nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau, một bộ phận lưu trữ
Quốc gia đang bị phân tán ở một số cơ quan nghiên cứu, bảo tàng, thư viện…

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn,
xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa
học và các gía trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và
hồ sơ tài liệu nào không cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệu
lưu trữ).
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉở một mặt mà xét
nóở tính đa dạng.
20
20
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữđể lựa chọn và
xác định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài,
tạm thời hay tiêu huỷ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng
. Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
. Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trịđược hội đồng cho phép
phải lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác
nhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định về công tác
lưu trữ ban hành kèm theo quyết định số 497/QĐ-UB ngày 02 tháng 02 năm
1998 của UBND thành phố.
Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và

tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kêđịnh kỳ hàng
năm về công tác lưu trữ và tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để
tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng
hiệu quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơđối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
theo phương án đã chọn
22
22
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa,
phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này
được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự
nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu
tố chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các
nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn

. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc
. Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ
. Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu
trữ.
. Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình
. Công bố tài liệu lưu trữ
d.ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử
của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn
chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo
của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của
sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học vàứng dụng
kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc
tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hộiđể dự
báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn cóý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụđắc lực cho
việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã
hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải
24
24
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ
chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ
của các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, cóý nghĩa lịch sử,
khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài
liệu để xây dựng truyến thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng