Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
MỤC LỤC
Số trang
LỜI MỞ ĐẦU
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ……………………….
1. Khái niệm công tác văn thư……………………………………………….
2. Yêu cầu……………………………………………………………………….
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư……………………………………….
4. Nội dung công tác văn thư…………………………………………………
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ…………………………
1. Khái niệm về công tác lưu trữ………………………………………………
2. Khái niệm phông lưu trữ……………………………………………………
3. Khái niệm tài liệu lưu trữ…………………………………………………..
4. Chức năng của công tác lưu trữ……………………………………………
5. Nội dung của công tác lưu trữ……………………………………………
III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG………………………………….
1. Các yếu tố ảnh hưởng……………………………………………………….
2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ…………………………….
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN
HẢI PHÒNG
……………………………………………………………..
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây
lắp điện Hải Phòng. ……………………………………………………………
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty………………………………………
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
lắp điện Hải phòng.
………………………………………………………….
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ
tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp
điện Hải phòng.
………………………………………………………………
3. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần
Đầu tư Xây lắp điện Hải
Phòng………………………………………………
3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được
3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu
trữ tại Công ty…………………………………………………………………..
3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……………………….
Chương 3
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học………
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư –
lưu trữ. ……………………………………………………………………
30
31
36
37
38
41
76
76
76
77
77
78
79
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 3
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan
tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công
ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp
mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo
dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ
đó chính là văn bản, giấy tờ.
Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác,
giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh
nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và
xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ
là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và
quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp
lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho
việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng
suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ
gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt
và nghiên cứu sử dụng lâu dài.
Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ
-
Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
-
Xây dựng và ban hành văn bản
-
Quản lý và sử dụng con dấu
Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ:
-
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
-
Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
-
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
-
Phục vụ tra cứu, sao lục
-
Tiêu hủy tài liệu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ
phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó
giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng
và hoạt động của Công ty nói chung.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 5
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các
phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần
Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:
-
Phương pháp duy vật biện chứng
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào
việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần
hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.
2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn
bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được
thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,
sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ
những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.
2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho
công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất
lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu
cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 7
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc
hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế
có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
4. Nội dung công tác văn thư
4.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến
-
Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và
vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư.
-
Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật
-
Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự
thủ tục sau:
Kiểm tra và phân loại sơ bộ
-
Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn
bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số
lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị
bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư
của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản. Trường
hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc
người đưa thư.
-
Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan
mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai
loại:
Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
-
Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn
thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến,
ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ.
-
Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng
giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn
bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành
văn bản và tiêu đề văn bản.
-
Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau:
-
Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 10
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nào giải quyết, lưu hồ sơ số.
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
ĐẾN Số đến:…………….
Ngày đến:………….
Chuyển:……………
Lưu hồ sơ:…………
Bảng số 1: Mẫu dấu đến
Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và
chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là
người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số
Số và ký
hiệu
Ngày
tháng
Trích yếu Số
lượng
Nơi nhận Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
… … … … … … … … … …
Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến
Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột mức độ
“mật” sau cột “trích yếu”. Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến thường.
Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột:
Số đến Nơi gửi Số và ký
hiệu
Ngày/tháng Trích
yếu
Mức độ
mật
Nơi nhận Ký nhận
1 2 3 4 5 6 7 8
… … … … … … … …
Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư
4.1.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến
Trình xin ý kiến phân phối
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 12
Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được nội
dung của văn bản.
+
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản kể
cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 13
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…….
Từ ngày………đến ngày…………
Quyển số…………
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi
Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc
người nhận
Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
…… ……… ………. ………… …………..
Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến
Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ chuyển
giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Thông thường các cơ
quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc
người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều.
4.1.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến
Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc
phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp
nhiệm
-
Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi
công tác (Nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác). Khi cần thiết phải
mang văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của thủ trưởng
cơ quan. Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được giao cho
người khác giữ hộ.
-
Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được
trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.
Tổ chức kiểm tra giải quyết văn bản
Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.
-
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với
qui định chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
-
Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân
phối, tiến độ chuyển giao và việc giải quyết văn bản.
-
Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn
bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 15
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.
4.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản giấy tờ do
cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan.
4.2.1. Đăng ký văn bản đi
Là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 16
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”
Bảng số 7: Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi
-
Nội dung sổ đăng ký văn bản đi
Số và ký hiệu Ngày tháng Trích yếu Nơi nhận Đơn vị, người
giữ bản lưu
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
….. ……. ……… ………… ……… …………..
Bảng số 8: Nội dung sổ đăng ký văn bản đi
Đối với sổ “Văn bản mật”cũng giống sổ đăng ký văn bản thường chỉ thêm “mức
độ mật” sau cột 3.
Chuyển giao văn bản đi
-
Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
-
Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.
-
Những văn bản có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải được chuyển từ trước. Mặt
khác ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong bì để dễ dàng
nhận biết.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 17
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Quyển số…………
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
Bảng số 9: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi
Ngày tháng Số và ký hiệu Số lượng Nơi nhận Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
…… ……. ……….. ………… ………….
Bảng số 10: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đi
4.3. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
4.3.1. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành
Khái niệm: Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn
bản đó.
Tác dụng
-
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy
đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công
việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
-
Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
-
Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu
trữ.
Những nguyên tắc cơ bản khi nộp hồ sơ
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 19
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
-
đúng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần
phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc.
-
Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản
nguồn có những giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 20
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
cho vào bìa của hồ sơ. Phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không để lẫn lộn,
mất mát.
-
Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: Tùy theo đặc điểm của từng lọai hồ sơ
mà chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Trong thực tế các cơ quan thường sắp xếp theo
cách sau:
+
Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: tức là đưa những văn bản có
cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.
+
Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề: là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy
tờ (gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề.
+
Sắp xếp theo đặc trưng của tác giả: tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra
văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giây tờ
của cùng một tác giả.
+
Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch: Tất cả văn bản, giây tờ giao
dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ.
+
Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: tức là tập hợp đưa vào những văn bản,
giây tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.
Bảng số 12: Mẫu mục lục văn bản
4.3.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng, tổ công tác một
năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ đó mới nộp lưu
trữ.
Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần
bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại cho đơn vị, hết hạn thì đánh
giá lại. Nếu không cần lưu thì hủy theo qui định.
Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại
chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm
thủ tục thông kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu,
sử dụng.
4.4: Xây dựng và ban hành văn bản
Qui trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý Nhà nước là toàn bộ các công
việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 22
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
được tiến hành theo một trình tự nhất định. Nội dung qui trình gồm các bước sau:
Bước 1: Thảo văn bản: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan
và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một
công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó.
Các giai đoạn để soạn thảo một văn bản gồm
-
Chuẩn bị: Để thảo một văn bản có nội dung quan trọng phức tạp, đặc biệt
là những văn bản qui phạm pháp luật nhằm điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó
Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký.
Người duyệt bản thảo phải ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt
Tất cả những văn bản gửi đi do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 23
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
đều phải được Chánh văn phòng xem xét các mặt thủ tục, thể thức trước khi ký và
ban hành.
Bước 3: Đánh máy và in sao văn bản.
Nguyên tắc chung
Bản thảo sau khi được ký tắt phải chuyển giao cho bộ phận đánh máy, để đánh
máy hoặc nhân bản. Bản thảo đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và nhất thiết phải
có chữ ký của người có trách nhiệm.
Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên bản.
Người thảo văn bản phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về bản
đánh máy đó
Văn bản gửi lên cấp trên phải là bản có chữ ký trực tiếp của thủ trưởng hoặc
phó thủ trưởng cơ quan. Nghiêm cấm việc sao chụp cả dấu và chữ ký trong văn
bản.
Tổ chức thực hiện: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc đánh
máy sao in văn bản của cơ quan có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp
như làm văn bản trên máy tính, sao chụp…
Bước 4: Ký và ban hành văn bản
Sau khi văn bản được đánh máy xong phải chuyển ngay cho đơn vị hoặc người
thảo văn bản xem lại và chịu trách nhiệm về văn bản đó. Tiếp theo chuyển cho
Chánh văn phòng xem xét lại thủ tục, thể thức và trình ký.
Việc khắc dấu phải theo qui định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ-
CP ngày 24/8/2001 của chính phủ.
4.5.2. Phân biệt các loại dấu
Dấu chỉ mức độ “mật”
-
Mức độ mật chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn
bản
-
Dấu mức độ mật gồm 3 loại: “mật”, “tối mật” “tuyệt mật” và do người ký
văn bản quyết định. Văn bản có dấu mức độ “tối mật” phải làm 2 bì. Bì ngoài viết
như bình thường và đóng dấu có các ký hiệu B,C . Bì trong đóng dấu mức độ mật.
Những văn bản có dấu mật chỉ cần 01 bì, bì ngoài đóng chữ A.
Dấu chỉ mức độ “khẩn”
-
Mức độ “khẩn” chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay đến tay người nhận.
Mức độ “khẩn” gồm 3 loại: “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” do người ký văn bản
quyết định.
Tóm lại: công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có
giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 25
Copyright: Tài liệu đại học ©