Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI
PHÒNG
I. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty được khách
hàng đánh giá cao bởi chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cũng như thái độ phục vụ
của tập thể CBCNV trong toàn Công ty. Để tiếp tục củng cố, phát huy và tạo dựng
niềm tin đối với khách hàng về hình ảnh của doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty
một mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị về các dịch vụ dưới
nhiều hình thức. Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua
sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường
xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ
công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng. Nhờ vậy mà công tác
văn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện
đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn
bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanh
chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả
đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty
cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố
mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục,
bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư
– lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ
thông tin.
Là một sinh viên thực tập em nhận thấy mình cần phải có trách nhiệm đối với
việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện
Hải Phòng. Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 1
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại

Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 2
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu
trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm
nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường
không được xử lý kịp thời. Vì vậy Công ty nên giảm bớt công việc của cán bộ này,
chủ yếu là các công việc sự vụ để cán bộ này tập trung phụ trách công tác văn thư
– lưu trữ và công tác quản lý. Mặt khác phó phòng TCHC năm nay 52 tuổi nhưng
người này vẫn còn khỏe mạnh và minh mẫn nên Công ty có thể tạo điều kiện cho
cán bộ này theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu
trữ, nhằm nâng cao chất lượng của công tác này.
-
Đối với nhân viên văn phòng còn lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân
viên này. Trước kia nhân viên này đã từng là nhân viên kế toán nên Công ty có thể
giao cho người này đảm nhận các công việc văn phòng và các công việc sự vụ phù
hợp với khả năng của họ.
Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có
năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các
trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại
như máy vi tính, máy in, máy fax...cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận
cho công tác sau này.
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ.
Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định
sự tồn tại của các doanh nghiệp. Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ
những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực và
trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực. Tất cả
mọi hoạt động của Công ty đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con
người. Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của

đảm nhiệm. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán bộ văn thư
không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng văn bản mà họ soạn thảo đều là những
văn bản quan trọng đòi hỏi cao về kỹ thuật trang trí cũng như nội dung văn bản.
Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa
được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại
rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 4
Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng
quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự
giúp cùng soạn thảo. Chính vì thế theo em để bổ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo
văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng
cao chất lượng công tác văn thư tại Công ty. Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu
là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản
của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp,
tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng
nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong
Công ty. Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng
soạn thảo.
-
Nâng cao kỹ năng giao tiếp tại văn phòng và giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp tại văn phòng và qua điện thoại là công việc hàng ngày của cán bộ
văn thư. Qua giao tiếp (có thể là giao tiếp tại văn phòng hay qua điện thoại) người
ta có thể trao đổi trực tiếp về mọi vấn đề một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
cũng như kinh phí đi lại…Nhưng giao tiếp như thế nào để có hiệu quả và thể hiện
bạn là người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều đó dựa vào khả năng và nghệ thuật
giao tiếp của mỗi người. Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư
chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa
phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin
dấu…Trước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ

tủ, kệ, giá.
-
Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn.
-
Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích
tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.
-
Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên.
-
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng
căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một
lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất
định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình.
-
Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để
thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. Cụ thể:
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 6