Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ
PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI INTIMEX ĐÀ NẴNG
3.1.Định hướng xuất khẩu cà phê của công ty trong những năm tới:
3.1.1.Thị trường xuất khẩu.
Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty.Trong năm 2008 công ty đã xuất
khẩu được 30.145,43 tấn cà phê đạt tổng trị giá 45.592.785 USD sang 30 nước khắp các
châu lục như:MỸ ,Anh ,Pháp ,Đức,...............Trong đó thị trường châu âu là thị trường
nhập khẩu cà phê của công ty nhiều nhất chiếm hơn 50%kim ngạch xuất khẩu cà phê
của công ty.Trong thời gian tới công ty sẽ vẫn giữ quan hệ với các thị trường tiềm năng
như:Mỹ ,Đức Thụy Sĩ,Indonexia.......trong đó thị trường Thụy Sĩ ,Đức là hai thị trường
lớn nhất của công ty trong những năm vừa quachir riêng sản lượng xuất khẩu của hai
nước này đã chiếm 40%tổng sản lượng xuất khẩu cà phê của công ty. Trong năm 2009
do biến động tài chinhstreen toàn thế giới nên chắc chắn sẽ ảnh hưởng dến kim ngạch
xuất khẩu cà phê của công ty,các đối tác sẽ bị thiếu hụt tài chính nên công ty cần rà soát
lại đối tác của mình.
3.1.2.Nguồn hàng xuất khẩu.
Thị trường cung ứng cà phê của công ty chủ yếu ở Tây Nguyên như các tỉnh Đắc
Lắc ,Lâm Đồng,Gia Lai, Kon Tum.Cà phê ở thị trường này phần lớn là cà phê Robutsa
Công ty không thu mua trực tiếp từ các nông hộ mà thu chủ yếu qua các công ty,đại lý
chuyên thu mua trực tiếp của nông dân ,mối nơi chỉ sử dụng một nhà cung cấp duy
nhất,các công ty truyền thống của công ty là:
Bảng 3.1: Danh sách nhà cung ứng
Khu vực thu mua Trung gian cung ứng
ĐắcLắc XNtư nhân TM Trúc Lâm
GiaLai DNTN Vĩnh Hiệp
Lâm Đồng DNTN Hoàng Ngọc
Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng khu vực thu muabawngf cách tìm kiếm thêm
nhiều nhà cung cấp nữa phân bổ đều khắp để đáp ứng kịp thời và đầy đủ cho các đơn
hàng đồng thời sẽ tạo ra sự cạch tranh để giảm chi phí tăng chất lượng cà phê và giúp
công ty có thêm nhiều lựa chon hơn.

3.2.1: Hoàn thiện công tác đóng hàng vào container
3.2.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện:
Từ khi tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu đến nay, mặt hàng cà phê
chỉ được Công ty sử dụng một phương pháp giao hàng duy nhất đó là giao hàng nguyên
Container. Do đó, theo tập quán thương mại quốc tế thì trách nhiệm đóng hàng vào
Container và mọi chi phí liên quan đến việc này đều do Công ty chịu. Từ đó có thể thấy
việc đóng hàng vào Container là một khâu quan trọng nếu làm tốt sẽ góp phần mang lại
sự thành công trong công tác giao nhận hàng xuất khẩu tại Công ty.
Trong thực tế công tác đóng hàng xuất khẩu vào Container tại Công ty đã được thực
hiện tương đối tốt. Tuy nhiên, để khâu đóng hàng vào Container đạt hiệu quả cao hơn
thì Công ty cũng cần quan tâm hơn đến các vấn đề như : kiểm tra kỹ tình trạng của
Container trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức hợp lý việc vận chuyển hàng từ kho của
2
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
Công ty đến địa điểm tập kết hàng để xếp lên Container, cách thức chất xếp hàng vào
Container tối ưu.
3.2.1.2.Các công tác ảnh hưởng đến công tác đõng hàng vào container
Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container phụ thuộc vào các yếu tố sau:
-Hàng xuất khẩu của công ty là mặt hàng cà phê, mặt hàng này khi vận chuyển phải
đòi hỏi giữ nhiệt độ ổn định từ 20-25 độ c, đồng thời phải giữ không khí thông thoáng
trong quá trình vận chuyển, độ ẩm không quá 12%.... có như thế mới giữ được chất
lượng cà phê tốt nhất.
-Hiện nay, phương thức vận tải tại công ty là phương thức vận tải đường biển, sử
dụng tàu biển để chuyên chở hàng hóa xuất khẩu trong một thời gian tương đối dài nếu
công tác xếp hàng vào container không được chú trọng sẽ gây tổn thất về hàng hóa trong
quá trình vận chuyển.
-Kích cỡ container dùng để xếp hàng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến
việc xếp hàng vào container.Tùy vào từng loại container 20’ hay 40’ mà công ty cần xếp
hàng để tận dụng hết thể tích của container.

không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Do đó Công ty cần phải xem trọng việc kiểm tra
trước khi đóng hàng.
Cách thức kiểm tra: Công ty có thể kiểm tra Container theo hai cách :
Cách 1: Công ty tiến hành kiểm tra Container ngay khi Công ty vận tải đưa
Container đến. Để việc kiểm tra được kỹ càng, chu đáo thì Công ty nên yêu cầu Công ty
vận tải đưa Container đến kho của mình sớm hơn thời gian dự kiến chất hàng, khoảng
một ngày hoặc một buổi. Khi đó, nếu Công ty phát hiện Container có những sai sót mà
không thể chấp nhận được, thì vẫn có thời gian yêu cầu Công ty vận tải đổi Container
khác cho mình mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty.
Cách 2: Thay vì yêu cầu Công ty vận tải đưa Container đến sớm hơn thì trước đó
Công ty nên cử người có kinh nghiệm về Container đến tận bãi Container, yêu cầu Công
ty vận tải cho biết Container nào dự kiến sẽ được cấp cho mình, lúc này nhân viên Công
ty có thể kiểm tra xem xét Container tại đó. Nếu cảm thấy không an toàn thì yêu cầu đổi
Container phù hợp hơn với loại hàng được vận chuyển và nhân viên kiểm tra Container
của Công ty cần phải ghi lại số hiệu của Container để tránh việc Công ty vận tải cung
cấp Container không đúng yêu cầu.
* Khi kiểm tra Container, Công ty cần kiểm tra như sau:
- Kiểm tra bên ngoài Container :Tiến hành quan sát để phát hiện các vết hư hỏng,
khe nứt, lỗ thủng, biến dạng, móp méo do va chạm … Phải kiểm tra kỹ phần mái và các
góc lắp ghép vì đây là nơi thường hay quên kiểm tra, nhưng lại là cơ cấu trọng yếu của
Container liên quan đến sự an toàn trong chuyên chở.
- Kiểm tra bên trong Container: Đây cũng là khâu không kém phần quan trọng vì nó
là không gian chứa đựng hàng hoá trong suốt quá trình chuyên chở. Khi kiểm tra bên
trong Container cần kiểm tra độ kín nứơc bằng cách khép kín cửa Container lại và quan
sát từ bên trong xem thử có các tia sáng lọt qua hay không để phát hiện các lỗ thủng
hoặc khe nứt, kiểm tra các đinh tán, rivê có bị lỏng hoặc nhô lên hay không. Ngoài ra,
Công ty cũng cần phải kiểm tra các dây chằng buộc bên trong Container có đạt yêu cầu
4
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu

3.2.3. Lựa chọn cách thức chất xếp hàng vào Container :
Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, Container và hàng hoá không tránh khỏi phải
gánh chịu các lực tác động từ bên ngoài. Do đó để tránh những rủi ro có thể xảy ra đối
với Container và hàng hoá, khi xếp hàng vào Container, công nhân thực hiện việc chất
xếp cần lưu ý những điểm sau:
5
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
- Việc vận chuyển Container có được an toàn hay không tuỳ thuộc chủ yếu vào việc
xếp hàng chính xác, bất di bất dịch và việc phân đều về trọng lượng. Vì thế, công nhân
cần phải lưu ý phân bổ hàng đều trên mặt sàn sao cho trọng tâm của hàng phải đặt ở
chính giữa Container. Sau khi xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn
thận trong lúc vận chuyển.
- Việc chất xếp các loại cà phê sao cho thuận lợi trong khâu kiểm ra Hải quan.
- Cố gắng sắp xếp cho khoảng trống không thể tránh được trong đống hàng nằm dọc
theo đường tâm của Container, không để ở bên thành nhằm hạn chế việc dịch chuyển
của hàng hoá.
- Muốn việc chất xếp hàng vào Container được tối ưu, Công ty có thể sử dụng cách
thức chất xếp như sau:xếp loại cà phê nào ra loại náy tránh tình trạng xếp lẫn lộn đến
khi bốc hàng sẽ không phân biệt được loại nào ra loại nào.
-Mặc khác cần sắp xếp hàng sao cho tận dụng tối đa khoảng trống trong container
mà vẫn đảm bảo độ thông thoáng của container tránh không để thiệt hại đến hàng hóa
trong container
3.2.4.Hoàn thiện khai báo hồ sơ hải quan
Thủ tục hải quan là khâu quan trọng trong xuất khẩu hàng bởi người xuất khẩu phải
tự kê khai hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế, tự tính thuế phải nộp. Để giảm đi những
rắc rối trong khâu khai báo hải quan thì cán bộ giao nhận của Công ty phải lập hồ sơ
đúng theo quy định của hải quan. Do đó, Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để
nắm bắt những yêu cầu của hải quan. Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn thành thì hàng hóa
chưa được giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ tăng lên làm giảm đi hiệu quả

nguyên tắc truyền thống mà còn chiếm nhiều cả về thời gian và khối lượng hàng hóa
xuất khẩu trong quá khứ cũng như hiện tại đối với Việt Nam nói chung và của Công ty
nói riêng. Tuy nhiên, trong những năm gần đây công tác quản lý Nhà nước về Hải quan
đối với các hàng hóa xuất khẩu đã có nhiều thay đổi theo chiều hướng thông thoáng,
đáp ứng cho lưu lượng hàng hóa ngày càng tăng lên. Do đó, trong tương lai không xa,
Hải quan Việt Nam sẽ sử dụng kỹ thuật máy vi tính trên qui mô rộng cho việc lập tờ
khai Hải quan, hiện đại hóa các thủ tục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng
hóa. Do vậy đòi hỏi nhân viên phụ trách công việc này của Công ty phải có những kỹ
thuật nghiệp vụ hết sức thành thạo và chuyên môn hoá cao các công tác liên quan đến
các khâu thủ tục trong giao nhận hàng hóa xuất khẩu để hạn chế thấp nhất những sai sót
có thể xảy ra.
3.2.5.Hoàn thiện khâu lập chứng từ sau khi giao hàng
3.2.5 1. Những vấn đề Công ty cần quan tâm khi thiết lập bộ chứng từ thanh
toán:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và công tác giao nhận hàng
xuất khẩu nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trò rất quan trọng xuyên suốt bắt đầu từ
khâu làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa cho đến khi hoàn thành bộ chứng
từ thanh toán và nhận được tiền hàng từ ngân hàng. Tuy nhiên trong thực tế chính khâu
quan trọng này lại là khâu rất dễ mắc sai sót, đặc biệt khi hàng xuất khẩu được thanh
toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Điều này có thể dẫn đến việc kéo dài
thời gian giao hàng cho người mua và nhất là bị người mua từ chối thanh toán hoặc
thanh toán chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công
7
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được
ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt
động giao nhận của Công ty:
- Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu
cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này.

8
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: T.S Lâm Minh Châu
Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là
điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức
thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những
khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót
hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là:
a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) :
Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng
hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần
chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập
chứng từ này.
* Ngày lập hoá đơn :
Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao
hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao
nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý
đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai
sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng
với ngày ký B/L.
* Mô tả hàng hóa :
Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách
hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong
cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ
sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả
hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong
hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh
toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và
các chứng từ khác cũng phải được thể hiện.
* Trị giá hóa đơn :

b/ Phiếu đóng gói (Packing list):
Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng
và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty
lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần
thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì
nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container
nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng
và nhanh chóng hơn.
Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là
tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng
hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính
vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao
hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được
tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải
chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp.
c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) :
10
SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2