Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức..........................................6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
huyện Quốc oai..............................................................................................6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư cơ quan..............................................................................16
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ.........18
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................18
2.1 Hoạt động quản lý.................................................................................18
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................24
CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN..............41
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.....................................................................41
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................41
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan.41
3.3 Một số khuyến nghị...............................................................................50
C. KẾT LUẬN...................................................................................................52
PHỤ LỤC...........................................................................................................53
PHỤ LỤC

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

huyện quốc oai. Bài báo cáo là toàn bộ nội dung tổng kết quá trình thực tập của
em tại cơ quan. Để có kết quả này em xin trân thành cảm ơn các thầy, cô giáo
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, cũng như các thầy cô trong Khoa
Văn thư – lưu trữ nói riêng đã bị cho chúng em những kiến thức về kĩ năng
nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ. Em xin trân thành cảm ơn các cô,
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

1

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

chú tại Uỷ ban nhân dân Huyện quốc oai đã tạo điều kiện để em có thể hoàn
thiện tốt bài báo cáo này hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
- Mục đích: Qua đợt thực tập giúp em tìm hiểu được hoạt động của cơ
quan và hoạt động nghiệp vụ của một cá nhân cụ thể trọng một tổ chức . Từ đó
sinh viên chúng em có thể bổ sung được kiến thức và chuyên nghành sau này và
cũng như ý thức được công việc trong tương lai.
- Ý nghĩa :
Đối với sinh viên chúng em, hoạt động thực tập tốt nghiệp có vai trò quan
trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh vien sau
này. Kỳ thực tập giúp sinh viên cọ sát hơn với nghề nghiệp đã lựa chọn khi bước
chân vào giảng trương Đại học.
Qúa trình vận dụng các kiến thức đã học được trong nhà trường vào thực

thư – Lưu trữ và toàn thế cán bộ đang công tác tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai đã tiếp nhân và tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Tuy nhiên do khoảng thời gian thực tập có
hạn khả năng còn hạn hẹp nên em không trách khỏi những thiếu sót.
Vì vậy em kính mong quý thầy, cô giáo cùng các cô chú, anh chị đang
công tác trong Văn phòng đóng góp ý kiến bổ khuyết thêm giúp em cho chuyên
nghành sau này, đồng thời giúp cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !.
Quốc Oai, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Phạm Thị Hải Nhi

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

3

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
B. NỘI DUNG

* Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên của

huyện Quốc oai.
Quốc Oai là một huyện nằm ở phía Tây của Thành phố Hà Nội, cách
trung tâm thành phố khoảng 20km.


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự chỉ đạo điều
hành của UBND Thành phố, cán bộ, Đảng viên và nhân dân của UBND huyện
Quốc Oai đã nỗ lực phấn đấu, khắc phục những khó khăn và thu được những
thành tựu quan trong trên các lĩnh vực. Nền kinh tế ổn định, có bước phát triển
tăng trưởng khá, nhiều chỉ tiêu đặt ra đều đạt và vượt mức, cơ cấu kinh tế
chuyển dịch theo hướng tiến bộ công - nông nghiệp, cơ sở hạ tầng phục vụ cho
đời sống và sản xuất ngày càng được tăng cường. Tốc độ tăng trưởng bình quân
hàng năm (GDP) là 13%, giá trị sản xuất Nông nghiệp chiếm 33,5%, Công
nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp chiếm 39,3%, Dịch vụ - Thương mại - Du lịch
chiếm 27,2% đã góp phần mang lại cho Quốc Oai thế và lực mới, thúc đẩy mạnh
mẽ quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa nông nghiệp, nông thôn. Bộ mặt
nông thôn và trung tâm huyện thị nhiều đổi mới, sự nghiệp văn hóa xã hội có
bước phát triển tích cực. Đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân ngày càng
được cải thiện và nâng lên, ổn định chính trị, giữ vững quốc phòng, an ninh đảm
bảo. Lòng tin của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng, quản lý điều hành của
chính quyền được nâng cao, góp phần tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hóa,
hiện đại hóa ở địa phương, tạo khả năng phát triển cho quê hương đất nước,
xứng đáng là một huyện có nền kinh tế phát triển của thành phố Hà Nội.
Trong bối cảnh ấy, các cấp chính quyền và toàn thể nhân dân UBND
huyện Quốc Oai đang nỗ lực thực hiện tốt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội,
thiết thực chào mừng các ngày lễ lớn bằng hiệu quả cao trong lao động sản xuất
và công tác. Từ dấu mốc đặc biệt này, việc ôn lại truyền thống văn hiến của quê
hương càng có ý nghĩa sâu sắc không chỉ với các thế hệ hiện tại mà càng có ý
nghĩa hướng tới tương lai.


nhân dân cấp xã, thị trấn: xây dựng và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân
dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo qui định của pháp luật.
* Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cung cấp thoogn qua các chương
trình, kế hoạch khuyết khích phát triển Nông – Công – Lâm nghiệp ở địa
phương và tổ chức thực hiện chương trình đó.
- Xét duyệt quy hoạch, sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
- Xây dựng quy hoạch mương, tưới tiêu, hồ chưa nước phục vụ cho sản
xuất.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

6

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Quản lý việc khai thác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sự
phân cấp của Uỷ ban nhân dân Tỉnh.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thể
thao:
- Kiểm trá việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của cơ sở hanhg nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành, xuất sản phẩm.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về việc thực


* Trong việc thực hiên chính sách dân tộc tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo.
- Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo theo hoặc không theo một tôn giáo nào công
dân ở địa phương.
* Trong thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nàh nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn công tác haog giải ở xã,thị trấn.
* Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội
đồng nhân dân theo quy định của phsp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thệ của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo sự hướng dẫn của Uỷ ban nhâ dân.
- Quản lý hồ sơ, mốc chỉ giới, bản đò địa giới hành chính của huyện.
+ Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân và chức năng , nhiệm vụ của
từng phòng, ban thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.
Lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai gồm có:
- 01 đồng chí Chủ tịch; 03 đồng chí Phó Chủ tịch; các cơ quan tham mưu
giúp việc theo chế độ thủ trưởng.
- Cơ cấu và số lượng các phòng ban chuyên môn trực thuộc cảu Uỷ ban
nhân dân huyện được sắp xếp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng phòng
bao gồm có 18 phong ban cụ thể như sau:
+ Văn phòng HĐND&UBND huyện.
+ Phòng Nội vụ.

quản lý nhà nước về công tác Nội vụ trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội
vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo các quy định của Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Sở nội vụ và Bộ Nội vụ;
- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị,kế hoạch 5
năm và hàng năm về công tác nghiệp vụ trên địa bàn, hướng dẫn và kiểm tra
việc thục hiện sai khi được phê duyệt;
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền
lương theo phân cap của Uỷ ban nhân đâm Tỉnh và quy định của pháp luật;
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

9

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch..về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
* Phòng tài chính – kế hoạch:
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dan huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước vè tài chính – kế hoạch, đầi tư đăng ký kinh doanh.
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế
chính sách, pháp luật, các quy định của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về hoạt động Tài


Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước về lĩnh vực
Văn hóa – thông tin – thế dục thể thao và du lịch trên địa bàn huyện.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình các hoạt động văn háo, văn
nghệ, thê thao và du lịch.
- Tổ chức thực hiện phong trào văn hóa, văn nghệ, phong trào luyện tập
- Quản lý , bảo vệ các di tích lịch sử và danh lam thắng cảnh
* Phòng y tế
Chức năng:
Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về y tế trên địa bàn huyện về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân; y tế dự
phòng ,phòng khám chữa bệnh… an toàn vệ sinh thực phẩm vaftrang thiết bị y
tế, quản lý hệ thống y tế xã và y tế thôn bản.
Nhiệm vụ:
- Quản lý và sử dụng các nguồn lực để thực hiện công tác phòng chống
dịch bệnh; dân số kế hoạch hóa gia đình, an toàn vêh sinh thực phẩm.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân giao và theo quy
định của pháp luật.
* Phòng tài nguyên môi trường:
Chức năng:
Có chức năng tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân huyện quản lý Nhà nước
về đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoán sản, môi trường.
Nhiệm vụ:
- Thức hiện các quy hoạch, kế hoạch chính sách pháp luật của Nhà nước
về quản lý tài nguyên môi trường;
- Thực hiện công tác điều tra, quy hoạch phân hạng đất đai theo luật định
phù hợp với quy hoạch ở địa phương;


hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó;
- Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho Ban tư pháp cấp xã, thị trấn và các
hoạt động hòa giải ở cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
* Phòng Lao động thương binh và xã hội
Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về lĩnh vực lao động, người có công với xã hội, thực hiện một số quyền
hạn theo sự ủy quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp
luật.
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

12

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước đối với tổ
chức kinh tế, tập thể, tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động trên địa bàn
thuộc lĩnh vực lao động, người có công với xã hội theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức ứng dụng tiến độ khoa học, thông tin, báo cáo định kỳ và đột
xuất về đánh giá tình hình, kết quả triển khai công tác Lao động Thương binh và
xã hội với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Sở Lao động Thương binh và xã hội
trên địa bàn;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy


mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển chuyên nghành.
Nhiệm vụ:
- Thu tiếp song, tiếp âm Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt
Nam, Đài truyền hình Tỉnh theo đúng quy định;
- Xây dựng nội dung chương trình, bản in truyền thanh của huyện;
- Tổ chức, triển khai thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch được giao đồng thời
phản ánh kịp thời kết quả thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch đó.
* Phòng Dân tộc
Chức năng:
- Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
về công tác Dân tộc trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;
- Phòng Dân tộc chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác
của Uỷ ban nhân dân huyện. Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát về
chuyên môn nghiệp vụ của Ban Dân tộc .
Nhiệm vụ:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Dân
tộc trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Ban Dân tộc
tỉnh;
- Phối hợp với các cơ quan lien quan đến tổ chức triển khai thực hiện các
Chương trình, chính sách Dân tộc trên địa bàn huyện;
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý Nhà
nước về công tác Dân tộc trên địa bàn;
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện giao hoặc theo quy
định của Nhà nước.
* Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai.
Chức năng:


định của pháp lệnh Văn thư – Lưu trữ;
- Phối hợp các cơ quan chuyên môn tổ chức tham gia việc tiếp dân, tham
mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân;
- Chăm lo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức Văn
phòng.
* Phòng kinh tế;
* Phòng quản lý đô thị;
* Phòng giải phóng mặt bằng;
* Trung tâm thể dục thể thao;
* Trung tâm phát triển quỹ đất;
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

15

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

* Trung tâm phát triển cụm công nghiệp;
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư cơ quan.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Văn phòng do Chánh Văn phòng phụ trách chung, Chánh Văn phòng
làm việc theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm ccas nhân trước Uỷ ban
nhân dân và Chủ Tịch Uỷ ban nhân dân huyện về công việc được giao;
- Phó Văn phòng giúp chánh Văn phòng điều hành công tác chung của
Văn phòng. Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết toàn bộ công việc của Văn

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Bảo quản tốt tài liệu lưu trữ. Sắp xếp phân loại các hồ sơ văn bản quản
lý đưa vào phông lưu trữ theo đúng quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ;
* Công tác đánh máy, quản trị mạng thông tin nội bộ và photo văn bản:
- Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác đảm bảo đúng nội
dung và hình thức văn bản;
- Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định. Không được để người
không có nhiệm vụ vào phòng máy;
- Quản lý chặt chẽ máy photo không được để người khác tự sử dụng máy
để photo văn bản. Các cơ quan khác cần photo văn bản phải được sự đồng ý của
lãnh đạo cơ quan văn phòng;
- Quản trị mạng thông tin nội bộ: Theo dõi và xử lý các loại văn bản qua
hộp thư điện tử. Phụ trách máy chủ mạng nội bộ cơ quan; quản lý và xử lý kỹ
thuật máy thiết bị văn phòng phục vụ cho nhiệm vụ công tác của cơ quan; phối
hợp với các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện một số nhiệm vụ công tác khi
được thủ trưởng cơ quan giao…
+ Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện Quốc Oai.
- 01 Chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng
- 03 chuyên viên văn phòng
- 04 văn thư
- 01 lưu trữ
- 01 nhân viên đánh máy, quản trị mạng nội bộ và photo văn bản
- 0 2 kế toán
- 02 phụ trách công tác dân tộc
- 04 lái xe
- 04 bảo vệ cơ quan
- 01 nhân viên tạp vụ
* Sơ đồ tổ chức văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

18

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Hiện nay, theo Điều 7 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì phòng Nội vụ quản lý cả
công tác Văn thư Lưu trữ. Nhưng trên thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ của
UBND huyện Quốc Oai do Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai quản
lý. Điều này được thể hiện trong Quyết định số 959 /QĐ-UBND ngày 01 tháng
7 năm 2006 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức


Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Đối với văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra, bóc bì, đăng ký
trình văn bản đến nhanh chóng kịp thời đúng quy trình, chuyển đến đúng đối
tượng. Đối với văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác,
đúng thể thức, đúng quy định. Văn phòng thực hiện tốt chế độ bảo mật.
Phát hành văn bản đi được ban hành theo đúng quy định và xử lý chuyển
phát kịp thời. Đến cuối tháng 6 năm 2014, tổng số văn bản đi: 3211 văn bản các
loại, trong đó phát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109
báo cáo, 2046 quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch, 04 văn bản quy phạm Pháp
luật.Thực hiện tốt việc gửi và tiếp nhận văn bản bằng hòm thư điện tử.
* Nhận xét:
Vì vậy việc tổ chức văn thư cũng như việc bố trí cán bộ làm công tác văn
thư của UBND huyện Quốc Oai đã được chú trọng và được sự quan tâm của
lãnh đạo Văn phòng HĐND& UBND huyện Quốc Oai. Tuy nhiên, để đáp ứng
yêu cầu của cải cách hành chính nước ta hiện nay kính đề nghị UBND huyện
cũng cần phải có sự quan tâm nhiều hơn nữa về công tác Văn thư-Lưu trữ của
huyện nhà. Đặc biệt là việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư để công tác văn
thư thực sự là một trong những hoạt động quản lý Nhà nước đạt hiệu quả và
đúng chuyên ngành đào tạo.
+ Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai luôn quan tâm chỉ đạo để
công tác văn thư hoàn thiện phù hợp với yêu cầu công việc của Lãnh đạo cũng
như các phòng ban, ban trực thuộc huyện.
* Trách nhiệm Chánh văn phòng:
- Chánh văn phòng chịu sự quản lý của Thủ trưởng cơ quan nhưng lại là
người trực tiếp lãnh đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư cơ quan.
- Chánh văn phòng ký thừ lệnh Thủ trưởng cơ quan hý những văn bản do
thủ trưởng cơ quan giao hoặc văn bản do cơ quan trực tiếp ban hành.

về công tác văn thư của UBND huyện. Việc ban hành các văn bản này phải
không trái với các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và
Nhà nước.
Hiện nay nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở về pháp lý
cho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức…như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

21

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư & Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

+ Đối với các văn bản của Nhà nước thì hiện nay đã có quy định về tổ
chức cũng như công tác Văn thư ở cấp Quận, huyện được cụ thể, rõ ràng.
+ Đối với hệ thống văn bản của UBND huyện,chưa ban hành quy chế
công tác Văn thư - Lưu trữ và chưa hướng dẫn nghiệp vụ riêng cho công tác Văn
thư - Lưu trữ, nên điều này cũng phần nào khó khăn cho việc tổ chức và thực
hiện công tác Văn thư - Lưu trữ ở UBND huyện.
+ Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết về
công tác văn thư.
Hàng năm, UBND huyện Quốc Oai có kế hoạch phối hợp với Phòng Nội
vụ huyện tổ chức các đợt kiểm tra về tình hình công tác Văn thư ở các cơ quan
đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện.Việc kiểm tra này đã tạo điều kiện
đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về kết quả công tác Văn thư của
UBND huyện để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác Văn thư được tốt
hơn.
Để đánh giá hoạt động của công tác Văn thư hàng năm UBND huyện
thường tổ chức các hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá công
tác Văn thư đã đạt được và phân tích những tồn tại yếu kém trong việc tổ chức
Văn thư ở các phòng,ban và UBND các xã, thị trấn nhằm ngày càng hoàn thiện
hơn nữa việc tổ chức công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng
cường vai trò công tác Văn thư trong hoạt động của UBND huyện.
* Đánh giá chung
Nhìn chung công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai đã được sự
quan tâm chú trọng của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào hoạt động có hiệu
quả để phục vụ cho hoạt động của HĐND & UBND huyện.Và tiếp tục xây dựng
những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm bảo cho công tác Văn thư đi vào nề
nếp và khoa học, hoạt động có hiệu quả.

Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

* Công tác quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức
+ Trình ký
+ Ghi số, ngày tháng văn bản
+ Đóng dấu văn bản
+ Đăng ký văn bản
+ Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
+ Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
Sinh viên: Phạm Thị Hải Nhi

24

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6