Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................................1
B. NỘI DUNG............................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH.........................4
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức
của Ủy ban Nhân dân..........................................................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban...........................................................5
1.1.2.1. Chức năng.............................................................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................................5
1.1.3. Tổ chức bộ máy của Ủy ban.....................................................................................6
1.1.3.1. Lãnh đạo Ủy ban....................................................................................................6
1.1.3.2. Các phòng ban trực thuộc......................................................................................6
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ...................6
1.2.1. Tình hình tổ chức......................................................................................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
ĐÔNG VINH.............................................................................................................................8
2.1. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ............................................................8
2.2. Hoạt động nghiệp vụ....................................................................................................8
2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ..........................................................................8
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu..............................................................................................9
2.2.2.1. Giai đoạn xác định giá trị tài liệu...........................................................................9
2.2.2.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị......................................................................11
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................13
2.2.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý:................................................................................................14

SV: Lê Thị Trang

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

A. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phận gắn liền với các hoạt động chỉ
đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn
thư – lưu trữ là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Cũng chính
vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư ngày càng
được quan tâm nhiều hơn.
Song song đó và cũng không kém phần quan trọng là công tác lưu trữ.
Đây là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý
luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan cả việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt
xích kông thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung cũng như
của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Nhất là ngày nay đất nước ta đang từng
bước phát triển, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những thay đổi để phù
hợp với sự phát triển đó, công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, cần phải có những
thay đổi để phù hợp với thực tế công việc của mỗi cơ quan trong tình hình mới.
Theo kế hoạch của Nhà trường và của Khoa Đào tạo Tại chức, em đã có

A. LỜI NÓI ĐẦU
B. NỘI DUNG
Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân xã Đông
Vinh.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh.
Đề xuất và khuyến nghị.
C. KẾT LUẬN
D. PHỤ LỤC
Việc Nhà trường cùng khoa Đào tạo Tại chức lên kế hoạch, chương trình
thực tập cho toàn thể sinh viên năm cuối nói chung cũng như em nói riêng là vô
cùng ý nghĩa và cần thiết, tạo điều kiện cho chúng em một lần nữa tiếp tục tiếp
thu kiến thức mới, trực tiếp rút ra những kinh nghiệm có giá trị để có thể phục
vụ tốt cho công việc của cơ quan nói chung cũng như nghiệp vụ của bản thân
nói riêng.
Xin được gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, tới khoa Đào tạo Tại chức, khoa
Văn thư - Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã mang đến cho em những kiến thức
thông qua các bài giảng, những tiết học thảo luận trên lớp và những ví dụ thực tế
SV: Lê Thị Trang

2

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

để em có được vốn kiến thức vừa là hành trang vừa là nguồn tham khảo cho

giáp các xã Đông Hưng, Quảng Thịnh, phường Quảng Thắng thuộc thành phố
Thanh Hóa; các xã Đông Quang, Đông Nam thuộc huyện Đông Sơn và các xã
Quảng Trạch, Quảng Yên thuộc huyện Quảng Xương.
Tên gọi xã Đông Vinh có từ năm 1953. Vào thời nhà Nguyễn, xã Đông
Vinh thuộc tổng Quang Chiếu, huyện Đông Sơn, phủ Thiệu Hóa, gồm các làng:
Đa Sĩ (xã Trường Hựu), Văn Khê, Tam Thọ, Khê Mật.
Năm 1977, các xã hữu ngạn sông Chu thuộc huyện Thiệu Hóa sáp nhập
với huyện Đông Sơn thành huyện Đông Thiệu, xã Đông Vinh lúc này thuộc
huyện Đông Thiệu. Năm 1982 huyện Đông Thiệu đổi lại là huyện Đông Sơn, xã
Đông Vinh lại thuộc huyện Đông Sơn.
Ngày 29 tháng 02 năm 2012, Chính phủ ra Nghị quyết 05/NQ-CP điều
chỉnh địa giới để mở rộng địa giới hành chính thành phố Thanh Hóa và thành
lập các phường thuộc thành phố Thanh Hóa, sáp nhập 19 xã, thị trấn trong đó có
xã Đông Vinh thuộc huyện Đông Sơn.
Xã Đông Vinh ngày nay gồm các thôn: Đa Sỹ, Đồng Cao, Đồng Sâm,
Văn Khê, Văn Vật, Tam Thọ.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, chính quyền địa phương là
một công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tố quốc, chống lại mọi
âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân, đồng thời cũng là bộ phận được
Đảng và Nhà nước chú trọng quan tâm, đưa chủ trương, đường lối chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các tầng lớp nhân dân.
Chính từ những yêu cầu của xã hội, Uỷ ban Nhân dân xã trở thành một
bộ phận quan trọng không thể thiếu của đất nước, do vậy bên cạnh sự nỗ lực của
SV: Lê Thị Trang

4

Lớp ĐHLT.LTH.K1



Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
+ Đề ra kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa
phương trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
SV: Lê Thị Trang

5

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

+ Đề ra kế hoạch huy động nhân lực, nguồn lực tài chính để giải quyết các
vấn đề cấp bách của địa phương trình Hội đồng Nhân dân xã quyết định;
+ Đề ra các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng Nhân dân về
kinh tế, xã hội thông qua báo cáo của Uỷ ban Nhân dân trước khi trình Hội đồng
Nhân dân;
+ Đề ra việc thành lập mới, sát nhập hoặc giải thể các cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban Nhân dân và việc thành lập mới, chia tách, điều chỉnh địa
giới hành chính ở địa phương.
1.1.3. Tổ chức bộ máy của Ủy ban.
1.1.3.1. Lãnh đạo Ủy ban.
- Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã
- Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã
1.1.3.2. Các phòng ban trực thuộc.
- Trưởng Công an xã
- Chỉ huy trưởng Quân sự
- Văn phòng - Thống kê

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Cán bộ kiêm nhiệm chịu trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn;
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu
dài của Ủy ban nhân dân xã;
- Thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh
vực công việc mình phụ trách theo quy định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
- Tham mưu giúp Ủy ban Nhân dân xã làm công tác nội bộ văn phòng
Hội đồng Nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công
chức. Đồng thời thông báo kết luận làm việc của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân
xã tới các đơn vị.

SV: Lê Thị Trang

7

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ ĐÔNG VINH
2.1. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ.
Mọi quy định của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh về công tác lưu trữ cơ
bản được thực hiện theo quy định, hướng dẫn của nhà nước và pháp luật và của
các cơ quan cấp trên, có những văn bản sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Lưu trữ.


Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ này sẽ góp phần làm
phong phú hơn nguồn tài liệu có giá trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài
liệu vào kho lưu trữ là việc làm thường xuyên và tất yếu.
Đối với lưu trữ hiện hành của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, nguồn thu
thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
Ủy ban nói chung. Những tài liệu đó thường có giá trị thực tiễn phục vụ cho
công tác nghiên cứu ở các năm về sau.
Cuối mỗi năm, các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ nói chung và cán
bộ Văn phòng – Thống kê nói riêng thường phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mình
đang giữ, thu tập và bổ sung tài liệu vào phòng lưu trữ của cơ quan.
Cán bộ của Văn phòng - Thống kê căn cứ vào danh mục hồ sơ, tài liệu
hình thành của cơ quan, của từng phòng ban và dựa vào tình hình thực tế của tài
liệu, tiến trình giải quyết công việc để lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.
Nếu có hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại
nghiên cứu thì vẫn làm thủ tục giao nộp như thường, sau đó làm thủ tục cho
mượn hồ sơ, tài liệu.
Mặc dù đã tiến hành làm tốt công tác thu thập bổ sung tài liệu song cũng
không thể tránh khỏi việc tài liệu bị tồn đọng ở các đơn vị nhất là những tài liệu
đã quá cũ hoặc do cán bộ quên nên không nhớ để nộp lưu bổ sung như quy định.
Để hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đầy đủ, cẩn thận, cán bộ Văn phòng – Thống kê
đã phải kiểm tra lại, thu thập và bổ sung những hồ sơ, tài liệu đó từ các phòng
ban, cá nhân thuộc cơ quan.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
2.2.2.1. Giai đoạn xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài

Tại Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh, việc xác định giá trị tài liệu được
tiến hành ở hai giai đoạn văn thư và lưu trữ. Do lưu trữ xã chưa được coi là lưu
trữ lịch sử nên chỉ tiến hành xác định giá trị ở giai đoạn lưu trữ cơ quan, lưu trữ
hiện hành đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cho các
cán bộ chuyên môn ở giai đoạn văn thư.
Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư của Uỷ ban Nhân dân xã
được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ và chủ yếu trong việc lựa chọn tài
liệu để lập hồ sơ. Việc lập danh mục hồ sơ dựa vào chức năng nhiệm vụ của Uỷ
ban Nhân dân xã và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội
vụ về Hướng dẫn thời hạn bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên việc xác định giá trị tài liệu cũng chỉ tương đối vì thời hạn bảo
quản của nó có thể thay đổi khi đưa hồ sơ được lập đó vào bảo quản ở lưu trữ cơ
SV: Lê Thị Trang

10

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

quan. Đồng thời khi cơ quan có danh mục hồ sơ thì việc xác định giá trị tài liệu
vẫn trên cơ sở lập hồ sơ riêng lẻ là chủ yếu.
Tài liệu được hình thành ở giai đoạn văn thư vừa là phương tiện vừa là
công cụ hoạt động của cơ quan. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của mỗi sự
việc được xếp vào từng tờ bìa hồ sơ. Hồ sơ đó được giữ lại một năm tại nơi lập
sau khi kế hoạch công tác năm của cơ quan đã kết thúc và khi các công việc
được giải quyết trong năm đã sắp xếp rõ ràng thì tiến hành phân loại các hồ sơ


Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

đó bao gồm trường hợp như: tài liệu hết giá trị, tài liệu ngoài phông, tài liệu mờ
hỏng, tài liệu trùng thừa, tài liệu tham khảo (sách, báo…), bản thảo, bản nháp,…
Những tài liệu loại được thống kê để Hội đồng xác định giá trị tài liệu
xem xét, đánh giá và có quyết định cuối cùng sẽ bảo quản tiếp hay loại huỷ. Khi
thống kê tài liệu loại, lập danh sách theo mẫu sau:
STT

Tên tài liệu

(01)

(02)

Số lượng
văn bản

Lý do tiêu huỷ

Ghi chú

(04)

(05)

(03)

b. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

e, Về cách thức và thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định
bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã.
Tài liệu khi đưa ra tiêu hủy phải đảm bảo hủy hết thông tin của tài liệu
bằng cách cắt nhỏ đóng bao sau đó chuyển tới nhà máy giấy hoặc cơ sở tái chế
làm nguyên liệu giấy.
g, Lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu huỷ tài liệu được lập thành biên bản. Biên bản được lập thành 02
bản có xác nhận của người thực hiện và của cơ quan, tổ chức có tài liệu. Mỗi
bên giữ 01 bản.
h, Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị kết thúc, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá
trị được lập và bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu trong thời hạn ít nhất 20
năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.
Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu bao gồm: Danh mục tài liệu hết giá trị; biên bản
họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản thẩm tra của lưu trữ cấp trên; biên
bản tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và “Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị” của
Thủ trưởng cơ quan.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản trong công tác lưu trữ. Là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án
phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu
đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Để thực hiện tốt công việc này phải tuân theo những nguyên tắc sau:
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và
sắp xếp riêng biệt.
- Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình
SV: Lê Thị Trang


Tài liệu được chỉnh lý luôn được xác định rõ ràng về: khối lượng (số
lượng hồ sơ), giới hạn thời gian của khối tài liệu, thành phần tài liệu (chủ yếu là
tài liệu giấy), nội dung tài liệu và tình trạng vật lý chung của khối tài liệu chỉnh
lý.
Chuẩn bị và biên soạn các bản hướng dẫn chỉnh lý sau:
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông: được biên soạn ngay từ lần chỉnh
lý đầu tiên từ khi Ủy ban được thành lập. Cho đến nay Ủy ban chưa hề có sự
thay đổi về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, vì thế
SV: Lê Thị Trang

14

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

bản lịch sử đơn vị hình thành phông vẫn được giữ để tham khảo và làm căn cứ
cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý ở những lần kế tiếp.
- Bản lịch sử phông: được biên soạn gộp chung với bản lịch sử đơn vị
hình thành phông nhưng được tách làm phần riêng biệt. Bản lịch sử phông tóm
tắt lại tình hình cũng như đặc điểm chung của phông tài liệu.
- Bản hướng dẫn phân loại tài liệu và lập hồ sơ:
+ Hướng dẫn phân loại tài liệu: Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh là cơ
quan có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tương đối rõ
ràng, ổn định. Tuy nhiên khối lượng tài liệu hình thành của cơ quan không lớn
vậy nên phương án phân loại tài liệu được chọn ở đây là “vấn đề – thời gian”.
+ Hướng dẫn lập hồ sơ: Khối tài liệu của Ủy ban Nhân dân xã Đông Vinh

Bước 2: Trong mỗi vấn đề lớn, tài liệu được phân chia theo các hoạt mặt
động riêng, mỗi mặt hoạt động tài liệu được để riêng biệt tránh nhầm lẫn:
I. Về tổng hợp:
1. Vấn đề chung
2. Tài liệu kế hoạch
3. Công tác thống kê
4. Công tác thi đua khen thưởng
…
II. Về nội chính:
1. Vấn đề chung
2. Công tác tổ chức chính quyền
3. Công tác quân sự
4. Công tác trật tự trị an
5. Công tác thanh tra, giám sát
…
III. Về văn xã:
1. Vấn đề chung
2. Công tác văn hoá thông tin
3. Công tác giáo dục - đào tạo
4. Công tác y tế
5. Công tác lao động - thương binh - xã hội
…
IV. Về nông – lâm – ngư nghiệp:
1. Vấn đề chung
2. Công tác nông nghiệp
3. Công tác lâm nghiệp
4. Công tác ngư nghiệp
…
SV: Lê Thị Trang


+ Thống kê dân số.
+ Thống kê cán bộ.
+ Thống kê lực lượng sản xuất.
+ Thống kê về các mặt hoạt động của xã: Nông nghiệp,
lâm nghiệp, ngư nghiệp v.v...
+ Thống kê tài sản
+ Thống kê xây dựng cơ bản.
…
SV: Lê Thị Trang

17

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

Bước 4: Trong mỗi lĩnh vực tiếp tục phân chia tài liệu theo các công tác
lớn, các vụ việc:
Tài liệu về mỗi vụ việc được đưa vào một nhóm. Đó là nhóm nhỏ cuối
cùng tương đương với một hồ sơ.
Ví dụ: Về vấn đề “nội chính”
1. Công tác Quân sự
2. Tổ chức chính quyền
a. Tổ chức bộ máy:
+ Tổ chức bầu cử
+ Thành lập, giải thể, tách nhập các Ban, đơn vị trực thuộc
+ Xây dựng và củng cố chính quyền

+ Loại hồ sơ vụ việc: hình thành trong quá trình giải quyết một công việc
kể từ khi bắt đầu công việc đến khi kết thúc.
+ Loại hồ sơ nhân sự: gồm các tài liệu về cá nhân.
+ Loại hồ sơ dự án: liên quan đến các dự án của địa phương.
+ Loại hồ sơ mùa vụ: liên quan đến sản xuất các mùa, vụ của xã như vụ
đông – xuân, vụ hè – thu …
+ Loại hồ sơ kỳ họp, hội nghị: gồm các văn bản liên quan đến một kỳ họp
hoặc hôị nghị của xã.
+ Loại hồ sơ tên gọi văn bản (tập lưu văn bản) ở văn phòng UBND xã.
* Phương pháp lập hồ sơ ở nhóm nhỏ cuối cùng được thực hiện:
+ Loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu văn bản trùng thừa, hết giá trị.
+ Tài liệu hết giá trị được để riêng và viết tiêu đề tóm tắt để thống kê
thành danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Mỗi hồ sơ khi lập không dày quá 4cm.
+ Mỗi hồ sơ đã lập được để vào trong một tờ bìa tạm hoặc một sơmi riêng
và đánh một số tạm thời, đồng thời ghi số đó và những thông tin ban đầu về một
hồ sơ như: tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu,
tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian muộn nhất và sớm nhất của tài liệu
trong hồ sơ lên một tấm thẻ tạm.
c) Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản)
* Đánh số tờ
Sau khi các văn bản được lập hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự nhất định thì
dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự của tờ tài liệu. Bắt đầu từ tờ đầu tiên
của hồ sơ đến tờ cuối cùng trong hồ sơ đó. Số tờ được đánh vào góc phải phía
trên của tờ tài liệu bằng chữ số ả rập.
Những tờ bị bỏ sót khi đánh số có thể trùng với số của tờ trước và thêm
ký tự chữ cái latinh ở sau (ví dụ: 15a, 15b…).
SV: Lê Thị Trang

19

d) Hệ thống hoá và đánh số lưu trữ cho hồ sơ (đơn vị bảo quản)
* Hệ thống hoá hồ sơ
Sắp xếp tài liệu trong phông theo phương án phân loại “vấn đề - thời
gian” đã định trước.
Các mặt hoạt động khác của mỗi năm cũng phân loại tương tự theo bản
hướng dẫn phân loại.
* Đánh số lưu trữ cho hồ sơ
SV: Lê Thị Trang

20

Lớp ĐHLT.LTH.K1


Báo cáo thực tập

Khoa Đào tạo Tại chức & bồi dưỡng

Đánh số lưu trữ được thực hiện sau khi đã hệ thống hoá các hồ sơ (đơn vị
bảo quản) theo phương án phân loại.
Đánh số chính thức bằng chữ ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh
liên tục trong toàn phông từ số 01 cho đến hết. Đối với những lần chỉnh lý sau
thì đánh số lưu trữ tiếp theo số cuối cùng trong mục lục hồ sơ của đợt chỉnh lý
trước.
e) Lập Mục lục hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu
trữ, dùng để thống kê và giới thiệu nội dung hồ sơ của các phông lưu trữ, phục
vụ cho các yêu cầu về thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.
* Việc lập mục lục hồ sơ gồm những nội dung sau:

g) Đưa tài liệu vào cặp (hộp), xếp lên giá bảo quản.
Các hồ sơ sau khi lập và biên mục hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ và đánh số
lưu trữ, xây dựng mục lục hồ sơ thì được sắp xếp để đưa vào các cặp (hộp) theo
thứ tự của hồ sơ.
Các hồ sơ được viết và dán nhãn sau đó xếp vào cặp (hộp) đựng tài liệu.
Bút dùng viết nhãn cặp (hộp) là loại mực đen, bền màu để chữ viết dễ đọc, rõ
ràng. Nhãn được in sẵn theo mẫu và được dán đều nhau cách mép trên cặp (hộp)
05 đến 07cm.
Các cặp hộp được sắp xếp lên giá (tủ) lần lượt theo số. Thứ tự sắp xếp từ
trên xuống dưới và từ trái qua phải lần lượt theo từng dãy giá.
2.2.3.3. Kết thúc chỉnh lý
Tài liệu sau khi chỉnh lý được kiểm tra lại lần cuối cùng, lập biên bản
nghiệm thu. Sau đó bàn giao và xếp tài liệu lên giá.
* Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý: tóm tắt tình hình cũng như kết quả thực
hiện chỉnh lý: tổng số tài liệu đưa ra trước và sau chỉnh lý (số lượng tài liệu giữ
lại, số lượng tài liệu loại bỏ, số lượng tài liệu bổ sung cho phông); chất lượng tài
liệu; tiến độ thực hiện chỉnh lý; ưu, khuyết điểm và kinh nghiệm rút ra.
* Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ chỉnh lý
Trên đây là toàn bộ các bước chỉnh lý đã được cán bộ lưu trữ của Ủy ban
thực hiện. Tuy vậy, công tác chỉnh lý vẫn còn nhược điểm là nguồn nhân lực ít
do quy mô hoạt động bé nên cán bộ tại Văn phòng – Thống kê thường là cán bộ
kiêm nhiệm (vừa làm công tác văn thư vừa làm công tác lưu trữ trong cơ quan)
nên khối lượng công viêc của cán bộ ở đây khá nhiều, đồng thời cơ sở vật chất
còn thiếu nên mới chỉnh lý được một số tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh,
còn lại mới chỉ thực hiện được một số công đoạn của chỉnh lý.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm
SV: Lê Thị Trang

22


tham khảo cho giải quyết công việc có liên quan.
2.2.5. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
2.2.5.1. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
* Kho tàng, trang thiết bị
Phòng lưu trữ của Ủy ban được đặt ở phía góc sau tòa nhà tại tầng 1, có
cửa sổ chắc chắn, hệ thống điện và đèn chiếu đầy đủ, đảm bảo an toàn.
SV: Lê Thị Trang

23

Lớp ĐHLT.LTH.K1