NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
1.1.Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế do chưa
được tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Để
khắc phục những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên
môn của nhân viên văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao
trình độ để nhân viên có thể đáp ứng được với yêu cầu của công việc.
Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần
phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Đối với nhân
viên văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để hoàn thành tốt công việc thì
cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai
thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.
1.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư – lưu
trữ phải đảm nhiệm. Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn
thảo tất cả các văn bản của công ty. Ở công ty TNHH Phúc Tiến thì văn bản thuộc
bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản
cho ban Giám đốc và phòng Hành chính - Quản trị. Tuy không phải soạn thảo
nhiều văn bản nhưng những văn bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là
những văn bản quan trọng để gửi cho các cơ quan quản lí Nhà nước, đòi hỏi kĩ
thuật cao, nhân viên văn thư phải chú ý đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn
bản phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, chính xác, mang tính thuyết phục cao
sao cho tạo được những thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan nhận văn bản.
Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty nói
chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Chính vì vậy để các văn bản soạn thảo có
1
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
1

2
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
2
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
còn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính
– Quản trị của công ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử dụng máy
vi tính của nhân viên văn thư vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập. Nhân viên văn thư
chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến, văn
bản đi, quản lí văn bản vẫn còn làm rất thủ công. Ngoài ra khi được trang bị bộ
máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn
giản mang tính chất phục vụ cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được
học cách bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng.
Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết
về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện
ngay.
Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực
học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học.
Phải tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí công nghệ
thông tin để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến
công việc.
Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh
thần và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao
trình độ kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên
văn thư mà còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty . Mặt khác công ty
cũng nên nối mạng Internet để việc liên hệ giữa công ty với bên ngoài và ngược lại
được nhanh chóng, thuận tiện. Hơn nữa nhân viên văn thư có thể dễ dàng tìm hiểu
về những thông tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ nhằm bổ trợ cho công việc của
mình và hiểu biết hơn về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn thế giới.
1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ

thiết như: số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu
có sai sót thì có thể sửa được dễ dàng mà không cần phải dập xoá.
Nhân viên văn thư có thể dễ dàng thống kê được số lượng văn bản đến hàng
ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời gian để đếm như
vào sổ bằng tay.
* Quản lí văn bản đi: Cũng tương tự như quản lí văn bản đến, nhân viên văn
thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó
những thông tin cần thiết theo quy định của công ty.
4
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
4
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
* Thống kê được văn bản đến, văn bản đi: Ứng dụng này có khả năng thống
kê văn bản được dễ dàng trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một
cách chính xác tuyệt đối.
* Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính
được coi là biện pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên văn thư.
Khi cần tra cứu thì rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về
văn bản đó như: số, kí hiệu, nơi gửi … là có thể xác định được văn bản đó đang
nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư – lưu
trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức so với phương pháp tìm kiếm trên
sổ sách.
* Nối mạng cục bộ: Đây là phương cách làm việc mang tính khoa học, đem
lại chất lượng cao. Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên trong toàn công ty nói
chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh
của công ty trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo.
* Thu thập thông tin: Có rất nhiều cách để thu thập thông tin như qua đài,
báo, truyền hình,…nhưng cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất,
nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng