LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là Nguyễn Việt Long , tôi thực hiện bài tiểu luận này với tên đề tài
: “ tìm hiểu quy chế làm việc của cán bộ công chức tại Văn phòng Hội đồng
nhân dân- Ủy ban nhân dân ”.
Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài viết này.
Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2015


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài viết này, trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các các bộ Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Lạc Thủy.
Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến TS. BÙI THỊ
ÁNH VÂN bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện
đề tài.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế, nên dù cố gắng xong đề tài của tôi
không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp
ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................2
MỤC LỤC...................................................................................................................................3
MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................1

2.2.5 Công tác kiểm soát thủ tục hành chính....................................................................14
3. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng và các bộ phận trực thuộc Văn phòng..................15
3.1. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng............................................................................15
3.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng:........................................................15
3.1.2. Nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng.....................................................................16
3.2. Nhiệm vụ của các bộ phận thuộc Văn phòng.............................................................17
3.2.1.Bộ phận Thông tin - Tổng hợp, Văn thư, Lưu trữ, Đánh máy:................................17
3.2.1.1. Nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp:........................................................................17
3.2.1.2.Nhiệm vụ của bộ phận Văn thư - Lưu trữ - Công nghệ thông tin, đánh máy.......19
3.2 .2.Bộ phận Hành chính - Quản trị:..............................................................................20
3.2.3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.............................................................................21
3.2.4. Bộ phận tiếp công dân.............................................................................................21
4. Mối quan hệ công tác....................................................................................................22


4.1. Quan hệ với Văn phòng UBND Tỉnh, Văn phòng UBND Tỉnh................................22
4.2. Quan hệ với Văn phòng huyện ủy..............................................................................22
4.3. Quan hệ với các cơ quan chuyên môn.......................................................................23
4.4. Mối quan hệ công tác và trách nhiệm........................................................................23
4.4.1. Đối với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và Thường trực, các Ban
của HĐND huyện:.............................................................................................................23
4.4.2. Đối với Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng:.........................................23
4.4.3. Đối với các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện được phân công theo dõi :.....24
4.4.4. Quan hệ giữa các chuyên viên trong Văn phòng:...................................................25
4.4.5. Quan hệ với các bộ phận khác trong Văn phòng :..................................................26
4.5. Họp giao ban Văn phòng...........................................................................................27
4.6. Phục vụ tiếp khách.....................................................................................................27
4.6.1. Phục vụ tiếp khách của Thường trực Hội đồng nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện:.............................................................................................27
4.6.2.Tiếp khách của Văn phòng:.....................................................................................28

4.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội.................................................................................................................................40
4.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp HHDND-UBND tiếp dân,
xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo..........................................................................................40
4.2.4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ HĐND-UBND...........41


4.2.5. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu của
HĐND-UBND..................................................................................................................41
KẾT LUẬN...............................................................................................................................42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................43


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hội nhập và phát triển thì ngành Quản trị Văn phòng đang
là một trong những nghành ngề đang được xã hội quan tâm.Sự cần thiết phải tìm
hiểu về ngành nghề này nhận được sự quan tâm rất lớn.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, có nhiều điêù kiện để
nghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân hiểu biết sâu hơn về chuyên
ngành. Đồng thời xuất phát từ nhu cầu thực tế về sự cần thiết phải tìm hiểu về
ngành Quản trị văn phòng. Tôi quyết định chọn đề tài “ Tìm hiểu về quy chế làm
việc của cán bộ công chức tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
(HĐND-UBND) huyện Lạc Thủy ” làm đề tài cho bài tiểu luận.
2. Đối tượng và phạm vi ngiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quy chế làm việc của cán bộ công chức
- Phạm vi nghiên cứu : Tại văn phòng UBND huyện Lạc Thủy
3. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu về quy chế làm việc của cán bộ công chức
4. Mục tiêu nghiên cứu
Làm rõ chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, các quy chế làm việc, nhiệm

1.1. Vị trí
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Lạc Thủy (dưới đây gọi tắt là Văn
phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân huyện và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được
mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động, chịu sự lãnh đạo và quản lý
trực tiếp, toàn diện của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
1.2. Chức năng
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân
huyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân
dân huyện về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân
huyện.
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng UBND huyện Lạc Thủy có những nhiệm vụ và quyền hạn sau
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Thường trực
HĐND huyện giao.
Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn để
3


thực hiện nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cụ thể hàng tháng, hàng quý,

theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Phụ trách trực tiếp Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả tại huyện. Tổ chức quản lý thời gian làm việc; theo dõi, nắm tình
hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả; bảo đảm điều kiện làm việc, báo cáo Lãnh đạo UBND huyện về tình
hình công tác của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả định kỳ theo quy định.
Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại
Trụ sở tiếp công dân cấp huyện. Giải thích, hướng dẫn công dân thực hiện việc
khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng trình tự, thủ tục, đúng cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết; chấp hành quyết định giải quyết
khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo đã được cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có
thẩm quyền giải quyết đúng chính sách pháp luật. Phân loại, xử lý đơn khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo, kiến nghị, phản ánh. Tổng hợp tình hình, kết quả công tác tiếp công dân
thuộc phạm vi trách nhiệm của Ban tiếp công dân cấp huyện; của cơ quan, tổ
chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp huyện;
báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan, tổ chức
tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp huyện, thanh
tra huyện, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tổ chức tiếp, xử lý trường hợp nhiều
người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung.
Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân
cùng cấp trong việc: Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện quy định pháp luật về
tiếp công dân, xử lý đơn của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp
luật về tiếp công dân, xử lý đơn đối với nhân dân, công chức, viên chức cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
Hướng dẫn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ tiếp công dân
của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân
xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND huyện theo đúng quy định về công tác công văn, giấy

1.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạc Thủy
1.4.1. Lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện có Chánh Văn phòng và
6


không quá 03 Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về công tác được giao.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn
phòng được uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND
huyện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ
được uỷ quyền.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện các chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp
luật và quy định phân cấp về quản lý cán bộ của UBND tỉnh
1.4.2. Các bộ phận nghiệp vụ
Bộ phận tổng hợp: Gồm các cán bộ, công chức, nhân viên làm nhiệm vụ
tổng hợp lĩnh vực HĐND, tổng hợp lĩnh vực kinh tế, tổng hợp lĩnh vực văn hoá
xã hội, tổng hợp lĩnh vực nội chính, công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông
tin, đánh máy vi tính.
Bộ phận hành chính - quản trị: Gồm các cán bộ, công chức, nhân viên làm
nhiệm vụ kế toán, phục vụ, tạp vụ, thủ quỹ, bảo vệ, lái xe, cấp dưỡng, bảo trì
điện nước.
Ban Tiếp công dân: Gồm Trưởng Ban và công chức làm công tác tiếp
công dân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: Gồm cán bộ, công chức trực tại Bộ

2010 của Uỷ ban nhân dân huyện về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân huyện,
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng quy
chế làm việc Số 42/QC-VP của Văn phòng cụ thể như sau:
8


1.1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh
Quy chế quy định về nguyên tắc làm việc, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, mối quan hệ công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện (gọi tắt là Văn phòng);
Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng của cơ quan
Văn phòng, các bộ phận trực thuộc Văn phòng; các cơ quan chuyên môn, cơ
quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn và tổ chức,
cá nhân khi quan hệ làm việc với Văn phòng đều chịu sự điều chỉnh của Quy
chế.
1.2. Nguyên tắc làm việc của Văn phòng HĐND-UBND
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
tham mưu, tổng hợp cho Hội đồng nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân huyện
về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân;
Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Uỷ
ban nhân dân huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, phục vụ hoạt động của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính;
bộ phận tiếp công dân chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân huyện, hoạt động theo Quy chế riêng được Ủy ban nhân
dân huyện quy định.

đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Thường trực Hội đồng nhân dân huyện giao.
Tổ chức hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ
máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức điều
hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện.

10


2.2. Nhiệm vụ
Văn phòng HĐND-UBND có một số nhiệm vụ quan trọng và chủ yếu như
sau:
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp giúp Thường trực Hội đồng nhân
dân huyện:
Xây dựng chương trình công tác tháng, quí, năm của Hội đồng nhân dân
huyện;
Xây dựng chương trình ban hành nghị quyết, chương trình giám sát hàng
năm;
Làm báo cáo tháng, quí, năm và báo cáo khác phục vụ cho kỳ họp Hội
đồng nhân dân, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên;
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân điều hòa, phối hợp hoạt động của
02 Ban Hội đồng nhân dân trong việc phân công thẩm tra các báo cáo, tờ trình
của Ủy ban nhân dân huyện và của ngành khác;
Tiếp nhận và tham mưu cho Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xử lý những
văn bản đến.

cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện và báo
cáo khác theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Theo dõi, đôn đốc, các phòng chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của Ủy ban nhân dân huyện;
Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện thông qua Quy chế làm việc của
Uỷ ban nhân dân huyện và giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra, đôn
đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện;
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân, tổ chức
việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của
Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ
chế một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân huyện;
Đề xuất Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện những vấn đề cần giao cho các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân để nghiên cứu, giúp Ủy ban nhân dân huyện điều hành thực hiện các chủ
12


trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên;
Tiếp nhận, kiểm tra về trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thể thức văn bản, hồ
sơ đề án do các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban trước khi trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện xem xét quyết định;
Tổ chức, phục vụ các phiên họp, buổi làm việc của Ủy ban nhân dân
huyện; bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của Ủy

dân định kỳ cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.
2.2.5 Công tác kiểm soát thủ tục hành chính
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện
Chỉ đạo thực hiện rà soát thủ tục hành chính của Uỷ ban nhân dân tỉnh,
của trung ương thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện, cấp xã;
Tổng hợp kết quả rà soát kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi các thủ tục
hành chính chưa chính xác, bãi bỏ các thủ tục hành chính mà văn bản quy định
hết hiệu lực; công bố kịp thời các thủ tục hành chính còn thiếu hoặc mới ban
hành;
Tổ chức niêm yết công khai đầy đủ tại trụ sở cơ quan, đơn vị bộ thủ tục
hành chính đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh công bố đang thực hiện tại cơ quan,
đơn vị. Niêm yết công khai địa chỉ, số điện thoại, Website, địa chỉ Email chuyên
dùng để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về thủ tục hành
chính;
Làm tốt công tác tuyên truyền về cải cách thủ tục hành chính đúng thẩm
quyền.
Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế
một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân huyện.
Duy trì trực hành chính các ngày trong tuần; đôn đốc, theo dõi việc thực
hiện quy chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo lĩnh vực chuyên môn
được phân cấp quản lý; tạo điều kiện cho các tổ chức và cá nhân đến giao dịch
14


thuận tiện.
Thực hiện việc thu phí và lệ phí theo quy định.
3. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng và các bộ phận trực thuộc Văn
phòng

tài liệu, thông tin báo cáo cho Ủy ban nhân dân huyện. Trả lời và hướng dẫn các
phòng, ban, Ủy ban nhân dân cấp xã về việc hoàn chỉnh những đề án, văn bản chưa
đúng quy định, chưa đầy đủ hồ sơ thủ tục theo quy định hoặc không thuộc thẩm
quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện;
Quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dân huyện;
Tổ chức phân công cán bộ tiếp nhận đơn thư khiếu nại của công dân gửi
đến Ủy ban nhân dân huyện từ đường bưu điện để nghiên cứu, phân tích, tham
mưu và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét giải quyết theo thẩm
quyền hoặc chuyển đến cơ quan liên quan để giải quyết thuộc thẩm quyền của
cơ quan đó;
Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký thông báo kết luận hội nghị hoặc
các cuộc làm việc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chủ trì;
Quản lý và chịu trách nhiệm về việc bố trí cán bộ, công chức, nhân viên;
tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ và nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng theo quy định của pháp luật;
Tiếp nhận sử dụng, đề bạt khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,
nhân viên của Văn phòng theo quy định;
Quản lý và sử dụng ngân sách, tài sản, vật tư, tài liệu của cơ quan theo qui
định của nhà nước. Bảo đảm các điều kiện về phương tiện, vật chất của Văn
phòng, phục vụ tốt hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
theo qui định của Nhà nước;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân
công hoặc ủy quyền.
3.1.2. Nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, được
Chánh Văn phòng phân công phụ trách các lĩnh vực công việc, được ký thay
Chánh Văn phòng những văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng ghi
tại điểm 1 điều này trong thời gian Chánh Văn phòng vắng mặt hoặc được sự
16


vực được phân công theo dõi;
17


Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp
trên đề xuất với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phụ trách lĩnh
vực để cụ thể hóa thành các chính sách, văn bản triển khai cụ thể của địa phương
và tổ chức thực hiện. Được truyền đạt hoặc cung cấp tài liệu về chủ trương,
đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Được tham dự họp và tham gia ý
kiến trong các buổi họp, làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện, Hội đồng nhân
dân huyện khi bàn về những vấn đề có liên quan đến phần việc chuyên viên theo
dõi hoặc do lãnh đạo Văn phòng phân công;
Theo dõi, đôn đốc và giúp lãnh đạo Văn phòng có ý kiến về các đề án,
hồ sơ của các phòng, ban huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trình Ủy ban
nhân dân huyện thuộc phạm vi phụ trách theo dõi. Đề xuất ý kiến về nội dung và
thủ tục pháp lý đối với đề án, hồ sơ, dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân
huyện xem xét quyết định. Trực tiếp soạn thảo văn bản, đề án, báo cáo, quyết
định khi được Ủy ban nhân dân huyện hoặc lãnh đạo Văn phòng giao;
Những nhiệm vụ do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao
cho các phòng, ban huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn giải quyết thì
chuyên viên thuộc lĩnh vực đó có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
và báo cáo tiến độ thực hiện cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện,
lãnh đạo Văn phòng;
Trong phạm vi được phân công, trực tiếp hoặc đề xuất với Ủy ban nhân
dân huyện để tổ chức kiểm tra thực hiện pháp luật, chính sách của Nhà nước,
nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện và có ý kiến cụ thể về những vấn đề đó;
Soạn thảo các báo cáo chuyên đề, văn bản khác để Ủy ban nhân dân
huyện báo cáo cấp trên hoặc thông báo cho cấp dưới theo nội dung và thời hạn
quy định trong lĩnh vực công tác được phân công theo dõi;

thác tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn theo đúng qui định;
- Đối với các phòng, ban và đơn vị khác đến khai thác tài liệu phải có
giấy giới thiệu của cơ quan. Trường hợp khai thác thông tin tài liệu mật phải có
sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện, của Chánh Văn phòng; nếu có sự cần
thiết phải sao thì cũng phải có sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện, Chánh
Văn phòng phê duyệt;
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc xây dựng kế hoạch, triển khai
19


thực hiện các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính Nhà nước;
- Tổ chức quản lý vận hành mạng tin học của Ủy ban nhân dân huyện để
thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhà nước của huyện;
cập nhật văn bản qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện để gửi kịp thời đăng Công báo tỉnh.
- Đánh máy và in ấn các loại tài liệu của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân
dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện; đảm bảo
chất lượng, đúng thể thức, thể loại những văn bản quản lý Nhà nước.
- Vệ sinh bảo dưỡng thiết bị văn phòng theo định kỳ, quản lý tài sản, thiết
bị phòng làm việc, sử dụng tiết kiệm giấy và mực in, giữ bí mật nội dung tài
liệu.
3.2 .2.Bộ phận Hành chính - Quản trị:
Cán bộ, công chức, nhân viên của bộ phận Hành chính - Quản trị được
Chánh Văn phòng phân công việc cụ thể và chịu sự quản lý, điều động trực tiếp
của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách Quản trị.
Phó Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận Hành chính - Quản trị, bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả kiêm phụ trách công việc Lễ tân của Hội đồng nhân dân
huyện và Ủy ban nhân dân huyện.
Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ sau:
Quản lý tài sản của cơ quan theo đúng chế độ quy định; bảo đảm điều