LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định
chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại Uỷ Ban
Nhân Dân Thành Phố Lạng Sơn”.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 1 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ trong Uỷ Ban Nhân
Dân Thành phố Lạng Sơn, và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên
Thạc sĩ Lâm Thu Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Ngoài ra tôi cũng
xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn
phương pháp hoạch định vào trong quá trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có
những hiểu biết thêm về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc lập các
chương trình, kế hoạch.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn,
do trình độ nghiên cứu còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều
nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi
những hạn chế thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
các thầy cô trong khoa trong trường cũng như của các bạn đọc.
Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình
và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong những lần
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 2. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ
HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ
LẠNG SƠN........................................................................................................10
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian..................................10
2.1.2. Hoạch định công việc theo năm............................................................11
2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng..................................................14
2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần............................................................16
2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động.........19
2.2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng nội
dung hoạt động................................................................................................19
2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành phố
Lạng Sơn.........................................................................................................20


CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.. .23
1.1. Nhận xét, đánh giá...................................................................................23
1.1.1. Ưu điểm...............................................................................................23
1.1.2. Nhược điểm.........................................................................................23
1.1.3. Nguyên nhân........................................................................................24
1.2. Các giải pháp...........................................................................................24
KẾT LUẬN........................................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................27
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, đất nước ngày càng phát triển, các lĩnh vực được phát triển hơn
nữa. Việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cần thiết và đúng đắn. Để thực hiện được

trong hoạch định công việc của nhà quản trị và đưa ra nhận xét, đánh giá.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Để đề tài được hoàn thiện, tôi có sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn các cán bộ, công chức làm việc ở
UBND thành phố Lạng Sơn ,tỉnh Lạng Sơn
- Phương pháp so sánh, đối chiếu
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài.
- Qua việc khảo sát về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định ,
tôi đã nêu ra những điểm đạt được và những hạn chế.
- Đây là đề tài có ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn vô cùng quan trọng.
Nó vừa mang tính lý luân, nghiên cứu cao vừa phù hợp với sự pháp triển hiện
nay.
- Đề tài còn là một tài liệu cho sinh viên các chuyên ngành tham khảo
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đề tài có cấu trúc 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND thành phố
Lạng Sơn.
Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của nhà
quản trị văn phòng tại văn phòng UBND thành phố Lạng Sơn.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình,
kế hoạch của nhà quản trị văn phòng.

2


CHƯƠNG 1


Liên – huyện Cao Lộc.


Phía Tây giáp xã Xuân Long – huyện Cao Lộc và xã Đồng Giáp –

huyện Văn Quan.
Lịch sử hình thành:
Từ xưa, thành phố Lạng Sơn là trung tâm của một vùng đất biên giới, nằm
trên con đường giao thông huyết mạch có từ rất lâu, nối liền từ vùng biên ải
3


đến kinh thành Thăng Long. Đây cũng là con đường giao lưu chính trị - kinh
tế - văn hóa - xã hội giữa các triều đại phong kiến Việt Nam với các triều đại
phong kiến Trung Quốc. Nơi đây cũng đã từng diễn ra nhiều trận đánh lịch sử để
bảo vệ biên cương chống lại kẻ thù từ phương Bắc của nhiều thế hệ quân
dân Việt Nam.
Theo nhiều tài liệu lịch sử, Lạng Sơn vốn đã trải qua thời kỳ là trấn lỵ,
châu lỵ, phủ lỵ - là trung tâm của bộ máy hành chính từ thời phong kiến, từ
thời nhà Hán, nhà Đường của Trung Quốc đô hộ, Việt Nam được chia thành 9
quận thì Lạng Sơn thuộc quận Giao Chỉ (châu Giao). Thời nhà Đinh, vùng đất ở
khu vực đình Pác Mòng - Tp Lạng Sơn ngày nay từng là nơi Đinh Bộ Lĩnh tiến
đến dẹp loạn. Đến thời nhà Lý (thế kỷ 11), Lạng Sơn được gọi là châu Lạng, do
dòng họ Thân (Thân Thừa Quý - vốn là phò mã nhà Lý) cai trị. Đời nhà
Trần (thế kỷ 13) gọi Lạng Sơn là Lạng châu lộ, năm Quang Thái thứ 10 đổi
thành trấn Lạng Sơn và đặt lỵ sở ở khu vực xã Mai Pha Thành phố Lạng Sơn
ngày nay và cho xây dựng Đoàn thành. Đến thời nhà Lê (thế kỷ 15), để củng cố
quân sự chống quân xâm lược nhà Minh. Lạng Sơn được bố trí nhiều cơ quan
hành chính, kinh tế, quân sự gọi là vệ, cục, ty... dưới quyền của Lạng Sơn Thừa

Sơn.
Ngày 17 tháng 10 năm 2002, Chính phủ đã có nghị định 82/2002/NĐ-CP
về việc nâng cấp thị xã Lạng Sơn thành thành phố Lạng Sơn.
1.2. Cơ cấu tổ chức:
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn có 09 thành viên, gồm:
01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch và 05 Ủy viên Ủy ban nhân dân. Giúp việc, tham
mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố Lạng Sơn là các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc.Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố và các đoàn thể, chính trị, xã hội của
thành phố được tổ chức chặt chẽ, đầy đủ, hoạt động khá đồng đều, hàng năm
đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hiện nay Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn có 125 cán bộ công chức
(không kể cán bộ hợp đồng), làm việc tại các phòng ban của cơ quan. Phần lớn
cán bộ, công chức đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ có trình độ Thạc sỹ.
Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn chịu sự giám sát, quản lý của
UBND tỉnh Lạng Sơn.
a) Các phòng thuộc khối hành chính:
5


- Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ);
- Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe);
- Phòng Tiếp công dân.
b) Các phòng thuộc khối nghiên cứu - tổng hợp:
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Nội chính (bao gồm cả Thư ký Chủ tịch);
- Phòng Ngoại vụ;
- Phòng Văn xã;
- Phòng Kinh tế;
- Phòng Kinh tế ngành và Xây dựng cơ bản;
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn được áp
dụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13
“Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định các nội dung
quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật
này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân thành phố.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du
lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây
dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên
nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp
luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,
khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
7


quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp phường, xã, cơ quan, tổ
chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố.”

8

thể mà một tổ chức phải thực hiện.
Hoạch định theo thời gian là hoạch định căn cứ vào yếu tố thời gian, bao
gồm :
-Hoạch định dài hạn : 2 năm, 3 năm hoặc 5 năm.
-Hoạch định ngắn hạn : dưới 2 năm Mục tiêu đạt được của hoạch định
theo thời gian là các bản kế hoạch : năm, tháng, quý, tuần (lịch công tác tuần )
Sản phẩm của hoạch định là: Nghị quyết
* Căn cứ xây dựng
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, tổ chức của cơ quan theo thời gian
( năm, tháng, quý, tuần)
Căn cứ vào bản đăng ký công việc của các đơn vị, cá nhân trong văn
phòng. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Căn cứ vào nguồn lực của văn phòng và cơ quan
Căn cứ vào sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức
* Phương pháp xây dựng công việc theo thời gian
B1: Thu thập thông tin
Thông tin pháp lý
Thông tin thực tiễn :
- Bản đăng ký công việc của các đơn vị trong cơ quan
10


- Biên bản về các cuộc họp, bàn bạc về phương hướng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức Các thông tin liên quan đến nguồn lực của cơ quan, tổ chức
- Các điều kiện, yếu tố bên ngoài có tác động đến hoạt động của cơ quan,
tổ chức
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, nhu cầu công việc của cơ quan.
B2: xử lý và phân loại các thông tin
B3: xây dựng bản thảo
B4: lấy ý kiến dự thảo

THÀNH PHỐ LẠNG SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
–––––––
Số:
/QĐ-UBND

–––––––––––––––––––––––––––––––
TP.Lạng Sơn, ngày

tháng 12 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Chương trình, nội dung công tác của UBND thành phố năm 2015
––––––––––––
UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LẠNG SƠN
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003;
Căn cứ Quyết định số 838/QĐ-UBND ngày 17/12/2014 của UBND tỉnh Lạng
Sơn ban hành nội dung, chương trình, công tác của UBND tỉnh năm 2015;
Căn cứ Chương trình toàn khóa 2010 - 2015 của Ban chấp hành Đảng bộ
thành phố lần thứ XX; Chương trình công tác năm 2015 của Ban Thường vụ
Thành uỷ; Nghị quyết HĐND thành phố; Quy chế làm việc UBND; Chương
trình, nội dung các phiên họp của UBND thành phố toàn khóa (nhiệm kỳ 2011
- 2016) và tình hình thực tiễn của thành phố,
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND thành phố,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Nội dung, chương trình công
tác của UBND thành phố năm 2015”.
Điều 2. Thủ trưởng phòng, ngành, đơn vị thuộc UBND thành phố, Chủ tịch
UBND phường, xã trên địa bàn thành phố được giao nhiệm vụ chủ trì xây dựng
báo cáo, tờ trình trong Chương trình có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các
đơn vị liên quan, chủ động chuẩn bị có chất lượng nội dung trình tại các phiên

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng cơ quan chuyên
môn, cơ quan thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các phường căn cứ vào
tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những
vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng
sau của đơn vị mình, gửi Văn phòng UBND thành phố.
Bước 2: Văn phòng UBND thành phố tổng hợp chương trình công tác
hàng tháng của Ủy ban nhân dân thành phố, chương trình công tác tháng của
UBND thành phố cần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch phụ trách giải quyết.
Bước 3: Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng UBND thành phố
trình Chủ tịch UBND tỉnh duyệt chương trình công tác tháng sau của UBND
thành phố, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND thành phố và
UBND các phường biết, thực hiện.
UỶ BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ LẠNG SƠN
––––––––
Số:
/KH-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
–––––––––––––––––––––––––
TP. Lạng Sơn, ngày
tháng 11 năm 2015

KẾ HOẠCH
Công tác của UBND thành phố tháng 12 năm 2015
––––––––––
I. NHỮNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM TRONG THÁNG
1. Tiếp tục thực hiện Kế hoạch số 09/KH-UBND ngày 21/01/2015 của UBND

2. Một số lịch cụ thể khác:
a) Thường trực HĐND, UBND thành phố tiếp dân định kỳ ngày 5, 20 hằng
tháng.
b) Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND thành phố giao ban vào thứ 2 hằng tuần.
c) Những nhiệm vụ khác sẽ được triển khai cụ thể theo lịch công tác tuần.
d) Các đơn vị gửi báo cáo:
- Báo cáo tuần: Sáng thứ 5 hằng tuần.
- Báo cáo tháng 11: Chậm nhất ngày 15/12/2015.
Căn cứ chương trình công tác tháng 12/2015 và tình hình thực tế, các phòng,
ngành, đơn vị thành phố và UBND phường, xã chủ động triển khai thực hiện, báo cáo
kết quả (bằng văn bản và bản điện tử) về Văn phòng HĐND - UBND thành phố./.
Nơi nhận:
TL. CHỦ TỊCH
- UBND tỉnh Lạng Sơ v(để B/c);
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Lãnh đạo và CVVP UBND tỉnh (theo dõi TP);
- TT. Thành uỷ, HĐND, UBND TP (để B/c);
- Các thành viên UBND thành phố;
- Các Ban Đảng thuộc Thành ủy; Ủy ban MTTQ
và các Đoàn thể CT-XH TP (để P/h);
- Các phòng, ngành, đơn vị thành phố (để T/h);
- UBND phường, xã;
- LĐ, CVVP UBND TP;

- Lưu: VT.

15

Trần Lệnh Trưởng


Bùi Thị Quỳnh Anh

Thứ Hai
30/11/201
5
SÁNG
CHIỀU

- 14h00: Họp toàn thể cán - 14h00: Họp toàn thể - 14h00: Họp toàn
bộ, công chức và người lao cán bộ, công chức và thể cán bộ, công
động thuộc Văn phòng thực người lao động thuộc chức và người lao
hiện quy trình bổ nhiệm cán Văn phòng
bộ lãnh đạo quản lý.
- 15h00: Giao ban chủ chốt
Văn phòng về triển khai công
tác tháng 12/2015.
- 16h00: Họp Đảng ủy Văn
phòng

thực hiện động

quy trình bổ nhiệm cán phòng
bộ lãnh đạo quản lý.

thuộc

Văn

thực hiện


trường Đa năng)
- 8h30: Báo cáo

Tình hình hoạt động kinh tế

Chánh Văn phòng

Thứ Ba

tháng 12

về tổng kết kinh tế

01/12/201

(Địa điểm: Hội trường Nhà

năm 2015

5

N5)

SÁNG

- 10h00: Báo cáo phó chủ

(Địa

điểm:

chính về Quy chế Văn thư,

5

Lưu trữ.

SÁNG

(Địa điểm: Hội trường Nhà
N5)

CHIỀU
Thứ Năm
3/12/2015
SÁNG
-14h00: Họp bàn về các giải
pháp xây dựng Quỹ đời sống
CHIỀU

của Uỷ Ban Nhân Dân.
(Phòng Tài chính – Kế toán
chuẩn bị, báo cáo trước)
(Địa điểm: Hội trường A)

Thứ Sáu
04/12/201
17

Báo


- Các quy định của Nhà nước có liên quan đến nội dung hoạt động.
- Căn cứ thông tin vào nội dung hoạt động của văn phòng.
- Căn cứ vào sự chr đạo của lãnh đạo và kết luận của các cuộc họp bàn liên
quan đến nội dung hoạt động của văn phòng.
- Căn cứ vào nguồn lực của cơ quan văn phòng.
- Căn cứ vào điều kiện, yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động của văn
phòng.
- Căn cứ vào quy định của cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động của
cơ quan, văn phòng.
* Phương pháp
B1: Thu thập thông tin
B2: Xử lý thông tin
B3 : Xây dựng bản thảo
I. Mục đính, yêu cầu
II. Nội dung
III. Tổ chức thực hiện
B4: Lấy ý kiến dự thảo.
B5: Chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục và ban hành.

19


2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành
phố Lạng Sơn.
Hoạch định về nhân sự:
Văn phòng UBND thành phố có: Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh văn
phòng thực hiện chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển theo quy định phân
cấp quản lý hiện hành của UBND tỉnh Lạng Sơn.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân và trước pháp
luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao của Văn phòng.