LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI“Một số giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân quận Ba Đình”.

LỜI CẢM ƠN
Ông cha ta thường nói học phải đi đôi với hành, để phát triển toàn diện con
người không những phải thường xuyên trau dồi, tích luỹ kiến thức, nâng cao hiểu
biết của mình, mà còn cần phải có vốn kinh nghiệm, và những hiểu biết qua quá
trình hoạt động và thự tiễn làm việc của bản thân. Do đó việc kết hợp giữa lý thuyết
với thực tế là điều vô cùng quan trọng.
Hai tháng thực tập từ (02/3/2010 – 02/5/2010) tại phòng Văn thư thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình, với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” , không phải là thời gian


Comment [T4]:
Vi
ết hoa

Comment [T5]:
Nếu mà có phải đưa cho các anh
chị đọc thì bỏ đoạn cám ơn trực tiếp
Comment [T6]:
Những thiếu sót
Comment [T7]:
Bỏ
Bảng kế hoạch thực tập chi tiết
Thời gian: Từ ngày 2/3/2010 – 2/5/2010
Địa điểm thực tập: Phòng Văn thư - UBND quận Ba Đình Tuần 1
từ ngày 02/3 - 07/03

- Đến UBND quận Ba Đình giao giấy giới thiệu thực
tập của Học viện, làm quen vơi các, phòng, ban
thuộc UBND quận.
- Tham gia lễ ra quân đoàn thực tập tại Học viện
Hành Chính.
- Nhận phòng, ban được phân công thực tập.
Tuần 2

Tuần 4
từ ngày 22/3 – 28/3
- Nhận tài liệu tại bộ phận Văn thư của Văn phòng
về tình hình quản lý công tác văn thư nói chung.
Sắp xếp và phân loại tài liệu.
- Quan sát cán bộ côn chức làm việc.
- Thu thập tài liệu, tổng hợp nhiên cứu.
- Bắt đầu viết báo cáo sơ lược.
- Được giao nhiệm vụ vào sổ văn bản đến, scan
những tài liệu đã được lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo
lên mạng nội bộ của UBND quận Ba Đình.
Tuần 5
từ ngày 29/3 – 04/4

- Tìm hiểu quy trình tiếp nhận văn bản đến và
chuyển văn bản đi, quy trình sử dụng con dấu
trong UBND Quận.
- Tìm hiểu về nơi lưu trữ tài liệu, học cách sắp xếp
văn bản theo các năm, biết cách tìm kiếm tài liệu
của các năm trước đã được lưu.


- Gặp Chánh Văn phòng báo cáo kết quả thực tập,
đề nghị ký xác nhận và nhận xét đánh giá quá tình
thực tập.
- Tổ chức liên hoan chia tay đơn vị thực tập.
- Nộp báo cáo thực tập cho giảng viên hướng dẫn
chấm.
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp vụ hành
chính của bất kỳ cơ quan nào, là phần quan trọng trong hoạt động quản lý, nó ảnh


Comment [T9]:
Bỏ
Comment [T10]:
Bỏ

công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới
nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa
học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội
ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư.
Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình là yêu cầĩnấpư
bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn
bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà
nước, phục vụ nhân dân của các cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại
UBND quận nói chung và phòng văn thư thuộc UBND quận Ba Đình nói riêng.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên Học viện
Hành chính trong quá trình thực tập tại bộ phận văn thư thuộc UBND quận Ba
Đình tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình”.
2. Mục đích, phương pháp nghiên cứu
2.1 Mục đích nghiên cứu
• Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư; đặc điểm, nội dung công
tác văn thư;
• Biết cách thực hiện các thao tác nghệp vụ của công tác văn thư: tổ chức,
quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản
mật; biết cách tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư;….
• Phản ánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND quận Ba
Đình.
• Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động của phòngVăn
thư tại UBND quận Ba Đinh để tìm ra giải pháp thiết thực, phù hợp với

ký bằng máy tính); nhận và gửi văn bản cùng các giấy tờ có liên quan từ các phòng,
ban bên trong và ngoài UBND; sắp xếp giấy tờ, văn bản đi, văn bản đến theo đúng
số thứ tự đăng ký; cách tìm văn bản đã đưa vào kho lưu trữ; hiểu rõ về cơ cấu tổ
chức, chức năng nhiệm vụ của UBND quận Ba Đình cũng như cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND và chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư;
hoàn thành kế hoạch thực tập trong 2 tháng; hoàn thành báo cáo thực tập đúng hạn.
5. Bố cục của bài báo cáo
Để tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại
Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình” ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài báo
cáo bao gồm 4 chương:
Comment [T13]:
Nên bỏ phần này, có thể lồng
phần này vào phần lý do lựa chọn với 1, 2 câu nhằm
thể hiện phạm vi đề tài của mình ^^
Comment [T14]:
Bỏ
Comment [T15]:
Bỏ phần này, phần này thích
hợp khi làm khóa luận hơn vì quy mô khóa luận lớn
hơn.
• Chương I: Tổng quan về Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình và Văn phòng
Uỷ ban.
• Chương II: Thực trạng tổ chức và hoạt động công tác văn thư thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình.
• Chương III: Đánh giá hoạt động công tác văn thư tại UBND quận Ba
Đình.
• Chương IV: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình
2
, là Trung tâm Hành chính – chính trị Quốc gia, có trụ sở các cơ quan lãnh
đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, sứ quán và đoàn ngoại giao quốc tế;
là nơi thường xuyên diễn ra các sự kiện trọng đại, các hoạt động đối nội, đối ngoại
của Đảng và Nhà nước;
Về vị trí địa lý : Phía bắc giáp quận Tây Hồ, phía đông giáp quận Hoàn
Kiếm, phía nam giáp quận Đống Đa, phía tây giáp quận Cầu Giấy; là một trong 29
quận, huyện của thành phố Hà Nội. Quận Ba Đình được chia thành 14 phường là:
Cống Vị, Đội Cấn, Điện Biên, Giảng Võ, Ngọc Khánh, Ngọc Hà, Kim Mã, Nguyễn
Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch, Liễu Giai, Vĩnh Phúc.
Về dân số: Ba Đình có dân số gần 300.000 người, mật dộ dân số khoảng
24.703 người/km
2
. Dân số đông, mật độ dân số cao làm cho vấn đề lao động, môi
trường, phòng chống tệ nạn xã hội gặp nhiều khó khăn.
Về tình kinh tế - xã hội: Từ chỗ cơ cấu kinh tế yếu kém, sản xuất gặp nhiều
khó khăn, đời sống người dân bấp bênh, quận đã tập trung chỉ đạo tìm ra hướng đi
thích hợp với tinh thần: Đổi mới nhanh chóng, ổn định tình hình, hiệu quả kinh tế -
xã hội cao hơn. Bằng những giải pháp cụ thể thúc đẩy kinh tế phát triển, cơ cấu hợp
lý, thu hút được nhiều lao động, nộp nhân sách Nhà nước tăng bình quân hàng năm
12,95 %. Cơ cấu kinh tế quận đã có nhiều đổi mới theo chiều hướng tích cực,
thương mại đạt 37,74%, dịch vụ và du lịch đạt 17,53%, công nghiệp đạt 25%. Cùng
với phát triển sản xuát, một số ngành nghề mới phát triển mạnh như: dầu khí, du
lịch, điện tử, truyền tải điện. Đa số người lao động có việc làm và thu nhập ổn định,
đời sống được cải thiện và nâng lên.
Comment [T16]:
Viết đầy đủ UBND

Comment [T17]:
Nên chia thành các phần:

tặng thưởng Huân chương Lao động hạng ba, danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ
trang nhân dân. Ba Đình cũng là quận đi tiên phong thực hiện cải cách hành chính
với cơ chế 1 cửa tất cả các phường thuộc quận.
Về di tích lịch sử: Ba Đình tự hào là quận có nhiều di tích văn hoá, lịch sử
truyền thống của dân tộc như: đền Quán Thánh - một trong “Thăng Long tứ trấn”,
cùng với đền Voi Phục (trấn giữ phía Tây kinh thành Thăng Long); Cột cờ Hà Nội,
chùa Một Cột, và đặc biệt, còn có quần thể di tích liên quan đến cuộc đời và sự
nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội
UBND quận Ba Đình là một đơn vị hành chính được thành lập căn cứ vào
Luật tổ chức HĐND và UBND; được UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm
vụ quản lý nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 31 tháng 5 năm 1961. UBND
quận Ba Đình có trụ sở tại 25 phố Liễu Giai, phường Cống Vị. Ban đầu UBND
quận có 11 phòng ban và các đoàn thể. Sau đó, trong quá trình hoạt động, số
lượng các phòng ban của UBND quận đã có sự thay đổi phù hợp với sự phát
triển kinh tế - xã hội của từng thời kỳ.
UBND quận Ba Đình từ khi thành lập đã nhận được sự lãnh đạo, chỉ dạo sát
sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở, ban, ngành thành phố Hà
Nội. Trải qua gần 50 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, chính quyền và
đoàn thể UBND quận vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy vừa thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy chính quyền nhà
nước ở địa bàn quận trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, xã hội, chính trị, an
ninh quốc phong, dân rộc, tôn giáo, tài nguyên môi trường….
3. Chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân Quận Ba Đình
Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi bổ sung năm 2002, UBND quận Ba Đình
là cơ quan chấp hành của HĐND quận, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nươc cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ

3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Xét duyệt quy hoạch xây dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn quận;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn quận;

3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch:
- Xây dựng, phát triển thương mại dịch vụ, du lịch, kiểm tra việc chấp hành
quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn
quận;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch tên địa bàn;
3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn hoá,
giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bản;
- Tổ chức và thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục,
quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường
mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn quận;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
quận quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số kế hoạch hoá gia đình
- Tổ chức chỉ đạo dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức

giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
3.10. Trong việc thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên tuyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các phường thực hiện biện pháp bảo
vệ tài sản nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo
vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cá quyền và lợi ích hợp pháp
khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn quận;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quết kịp thời kiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
3.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định
của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận
Phòng Lao động TB &XH
Phòng Văn hoá và Thông tin
Phòng Y tế
Phòng Giáo dục-Đào tạo
Phòng Kinh tế
Phòng Thanh tra
Phòng Nội vụ
Văn phòng HĐND-UBND quận
Phòng Thống kê
Phòng Tài nguyên Môi trường
Phòng Tài chính-Kế hoạch
Phòng Quản lý Đô thị Chủ
tịch
UBND
Phạm


Chú thích: mối quan hệ trực thuộc cấp trên với cấp dưới
mối quan hệ phối hợp hai chiều
4.3. Cơ cấu thành viên
UBND quận Ba Đình bao gồm: 1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 4 uỷ viên.
UBND phường Liễu Giai
UBND Phường Quán Thánh
UBND Phường Đội Cấn
UBND Phường Cống Vị

Các phòng ban thuộc UBND có 1 truởng phòng, từ 1-2 phó trưởng phòng và
một số chuyên viên cán sự. Biên chế của các phòng do UBND quận quy định trên
cơ sở tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND quận được UBND Thành phố
giao hằng năm.
II. Vài nét về Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Ba Đình
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập,
xử lý thông tin, hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu
cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan.
2. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND – UBND quận Ba Đình
- Tham mưu cho Thường trực HĐND , UBND quận xây dựng chương trình
công tác năm, quý, tháng, tuần, theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành
UBND các phường trong quá trình thực hiện.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND Quận tổ chức các hoạt động chỉ đạo, điều
hành; giúp Chủ tịch UBND quận điều hành, phối hợp hoạt động của các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND quận và UBND các phường.
- Chủ trì, phối hợp với cá cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận soạn thảo
các báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo,
điều hành của HĐND, UBND quận và các báo cáo khác theo sự chỉ đạo điều
hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận.
- Dự thảo các văn bản do Thường trực HĐND, UBND quận trực tiếp giao;
tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra thể thức văn bản do các đơn vị dự
thảo trước khi trình Thường trực HĐND, UBND quận xem xét, quyết định.
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của HĐND, UBND
quận.
- Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của UBND quận. giúp
HĐND, UBND quận tiếp nhận công dân, tiép nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo
và những yêu cầu của các tổ chức, cá nhân.
- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Thường trực Quận uỷ,
Thường trực HĐND, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể


Chú thích:
mối quan hệ phụ thuộc cấp trên với cấp dưới
mối quan hệ ngang cấp
Bộ phận
hành chính - quản trị
Chánh văn phòng
Nguyễn Trung Dũng
Phó văn phòng
Nguy
ến


Nhân viên y tế
Nhân viên bảo vệ
Nhân viên lễ tân, tạp vụ
Chuyên viên tổng hợp chung
Chuyên viên tổng hợp
công tác tiếp dân
Chuyên viên tổng hợp
công tác
nh
à

đ
ất

–

x
â
y d
ựng

–

đô

th
ị

Chuyên viên tổng hợp
công tác kinh tế

- Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các phần việc được phân công.
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của của
Thường trực HĐND, UBND quận liên quan đến lĩnh vực công tác được
phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những vấn đề cần chỉ đạo, giải
quyết.
- Trực tiếp làm việc với Thường trực HĐND quận uỷ quyền, trong phạm vi
trách nhiệm được phân công, chủ trì cuộc họp với các đơn vị để giải quyết
một số công việc của UBND quận.
- Chịu trách nhiệm trong công tác thẩm tra độc lập của Văn phòng về nội
dung, thể thức các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách do các cơ quan,
đơn vị trình UBND quận; chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối và ký tắt vào
các văn bản do chuyên viên văn phòng soạn thảo trước khi trình Chủ tịch,
Phó chủ tịch UBND quận ký ban hành.
- Khi giải quyết các công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt
quá thẩm quyền thì trao đổi với các Phó văn phòng phụ trách vấn đề liên
quan, báo cáo chánh Văn phòng, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ
tịch UBND quận.
- Tham mưu với Chánh văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch
công tác của Văn phòng như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế đọ chính
sách, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập của Văn phòng. Chỉ đạo, điều hành,
kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của các bộ phận, cán bộ, công chức Văn
phòng được phân công phụ trách.
4. Ý nghĩa tổ chức khoa học công tác văn phòng
Văn phòng trong một cơ quan, tổ chức là tiền đề, nền tảng tham mưu, tư vấn
cho các lãnh đạo, nhà quản lý đưa ra những quyết định giải quết công việc đúng
đắn, có hiệu quả. Nó cùng với các phòng ban khác trong cơ quan là cánh tay đắc
lực của các nhà lãnh đạo trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dược phân công.
Tuy nhiên muốn Văn phòng làm việc có hiệu quả và phát huy hết khả năng của
mình thì cần phải tổ chức khoa học công tác Văn phòng. Tổ chức khoa học công
tác Văn phòng có ý nghĩa to lớn nhất là trong thời kỳ cải cách thủ tục hành chính,

tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít hay
nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tứ là làm một phần việc của công
tác văn thư.
Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt
dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là
những công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý
trong từng cơ quan tổ chức.
2. Vai trò của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan
nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt những
giấy tờ không cần thiết.
- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt
động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nội dung
văn ban chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan khi cần
thiết.
- Công tác văn thư đảm bảo gĩư gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc
gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong
quá trình hoạt động của mìmh các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
3. Quy định của nhà nước về công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý
công việc. Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác nhau.
Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động
của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ đã ban hành