PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

- Thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin “bùng nổ” đã được ứng dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống con
người, trong đó có cả lĩnh vực giáo dục. Thông tin có vai trò cực kỳ quan
trọng trong việc giúp các nhà quản lý ra Quyết định quản lý đúng đắn, phù
hợp với thực tiễn.
- Trong nửa cuối thập niên 90 của thế kỷ 20, cùng với sự phát triển
như vũ bão của các ngành khoa học và công nghệ nói chung, ngành Công
nghệ thông tin đã đạt được những thành tựu to lớn trong tự động hóa việc xử
lý thông tin. Các thiết bị phần cứng ngày càng được thu nhỏ nhưng tốc độ xử
lý thông tin lại ngày càng được nâng lên. Bên cạnh những thành tựu của thiết
bị phần cứng thì phần mềm cũng phát triển không kém.
- Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã có những Chỉ thị,
Nghị quyết về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào các cơ quan
hành chính, sự nghiệp và các doanh nghiệp. Thể hiện sự quyết tâm hiện đại
hóa nền hành chính của Đảng và Nhà nước. Chẳng hạn Chỉ thị 58-CT/TW
ngày 17/10/2000, Nghị quyết 07/2000 ngày 05/6/2000 của Chính phủ, Chỉ
thị 29/2001/CT ngày 30/7/2001 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về ứng dụng
công nghệ thông tin.
- Việc ứng dụng thành tựu của các ngành khoa học công nghệ rất mạnh
trong cả nước nói chung và trong thành phố Việt Trì nói riêng. Đặc biệt là
việc đưa công nghệ thông tin vào để giải quyết các vấn đề trong các nhà
trường phổ thông góp phần không nhỏ trong việc nâng cao năng suất và hiệu
quả công việc. Ngoài ra tin học còn góp phần không nhỏ cho việc giảng dạy


và đào tạo ở các trường trong thành phố, nhằm sớm đưa các em tiếp cận với
công nghệ thông tin. Trong công tác quản lý thì Tin học như một cuộc cách
mạng, nó làm thay đổi cơ bản về tư duy quản lý trong một xã hội thông tin,
trong thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

Internet đạt khoảng 25% và phổ cập điện thoại ở mức cao. Kết quả này đã
góp phần quan trọng vào việc duy trì tốc độ tăng trưởng và nâng cao hiệu
quả kinh tế của Việt Nam, nâng cao đời sống vật chất - tinh thần của người
dân, đẩy nhanh sự hội nhập với thế giới.
Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office
Excel, là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của


hãng phần mềm Microsoft. Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện
rất thân thiện với người dùng. Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều
giao diện làm việc. Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau Excel là
chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ
hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng
nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị
rất tốt.
- Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý được viết
nhằm đáp ứng yêu cầu của các nhà quản lý trong các cơ quan, xí nghiệp, các
sở, ban, ngành và các tổ chức xã hội. Mỗi phần mềm đều được các nhà lập
trình viết ra để đáp ứng nhu cầu của từng công việc của từng ngành, từng tổ
chức xã hội như phần mềm quản lý Kế toán, phần mềm quản lý tài chính,
quản lý thuế... Trên thực tế cũng đã có rất nhiều phần mềm được các viết ra
nhằm đáp ứng nhu cầu của ngành Giáo dục và Đào tạo. Đối với các trường
trung học phổ thông, trung học cơ sở và trường Tiểu học hiện nay đã có
những phần mềm như: Phần mềm quản lý điểm, phần mềm xếp thời khoá
biểu, phần mềm Phổ cập giáo dục, phần mềm sổ liên lạc điện tử...
- Để giải các bài toán thống kê trong nhà trường. Là một người giáo
viên thường xuyên giúp hiệu trưởng lập báo cáo thống kê tôi thấy không phải
yêu cầu thống kê nào phần mềm quản lý cũng đáp ứng được một cách đầy
đủ. Mặt khác các phần mềm quản lý thường có giá thành rất cao. Trong khi
đó điều kiện của các nhà trường còn hạn hẹp về kinh phí, việc đầu tư chi phí

+ Số học sinh nam, nữ của toàn trường, từng khối.
+ Số học sinh giỏi là nam, là nữ của toàn trường, của khối.


+ Số học sinh trong độ tuổi nào đó.
+ Số học sinh khuyết tật.
+ Một số nội dung khác có liên quan.
Từ những yêu cầu thống kê đặt ra, người lập báo cáo thống kê xác
định thông tin đầu vào cho các bài toán thống kê trên, đó là các thông tin:
* Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, khối, lớp, tình trạng sức
khỏe, dân tộc, thường trú, điểm kiểm tra....
* Các thông tin đó được tổ chức thành dạng hàng, cột trên bảng tính
Excel. Chẳng hạn như sau:
A

B

1

Họ đệm

Tên

2
3
4
5
6
7
8


E
Năm
sinh

7

9

2000

25

3

2000

14

9

2000

1

10

2000

23

Giới
tính
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ

G
Chỗ ở
hiện nay

H
Ghi chú

Gia Cẩm
Nông Trang
Minh Nông
Nông Trang
Gia Cẩm
Nông Trang
Nông Trang
Gia Cẩm
Nông Trang

2.2. Sử dụng các hàm thống kê để giải các bài toán trên

Bùi Ngọc
Khổng Tú
Nguyễn Bích
Nguyễn Thuý
Nguyễn Hải
Nguyễn Linh

Phương
Phương
Hà
Anh
Uyên
Ngọc
An
Linh
Chi

C
Ngày
sinh

D
Tháng
sinh

E
Năm
sinh

7


9

2000

23

4

2000

16

1

2000

1

7

2000

F
Giới
tính
Nữ
Nữ
Nữ
Nữ

hành chính phía
dưới. Kết quả ta sẽ
được tương ứng
mỗi đơn vị hành chính có trong cơ sở dữ liệu có bao nhiêu học sinh.
Hàm Count:
Nhiệm vụ: Hàm Count là hàm đếm số lượng các ô trong danh sách đối
số chứa giá trị số. Nếu đối số là một vùng trong bảng tính thì mỗi ô trong vùng
là một phần tử trong danh sách đối số, còn đối số là một giá trị cụ thể hoặc là
một biến, một biểu thức thì mỗi đối số như vậy được tính là một phần tử.


Ứng dụng hàm này vào để ta thống kê những học sinh chưa có điểm
kiểm tra của một môn nào đó. Hàm này sẽ cho kết quả là một số tự nhiên, số
này biểu thị số ô đã nhập điểm, muốn biết những ô chưa có điểm thì ta chỉ
việc lấy tổng số ô trừ đi giá trị của hàm này là xong.
Hàm cho kết quả là giá trị kiểu số trong các giá trị từ GT1 đến GTn.
+ VD: =Count(5;6;"VietTri";2)
Hàm cho giá trị = 3
Hàm CountA:
Nhiệm vụ: Hàm CountA đếm số lượng phần tử có dữ liệu trong danh
sách đối.
Hàm cho kết quả là giá trị kiểu số hoặc kiểu chuỗi trong các giá trị từ
GT1 đến GTn.
+ VD: =Count(5;6;"VietTri";2)
Hàm cho giá trị = 4.
2.2.2. Nhóm hàm điều kiện:
Hàm if:
VD: Có bảng điểm sau:
E
C

Phương 25/03/2000

Nữ

4

Trần Thái

Hà

14/09/2000

Nữ

5

Bùi Ngọc

Anh

01/10/2000

6

Khổng Tú

Uyên

7


KT

5BBM

7

7

Nữ

5CBM

9

7

23/11/2000

Nữ

5DBM

6

6

13/09/2000

Nữ


Nữ

5ABM

9

9

10

Nguyễn Linh

Chi

01/07/2000

Nữ

5ABM

9

9

J
Điểm
Cộng


Với dữ kiện như trên bảng tính, yêu cầu cộng thêm 1 điểm cho những

Lớp

G

H

J

K

Điểm Điểm Điểm
Thưởng
HKI HKII
CN

2

Nguyễn Thu

Phương 07/09/2000

Nữ

5ABM

8

8

8


7

7

5

Bùi Ngọc

Anh

01/10/2000

Nữ

5CBM

9

8

8

6

Khổng Tú

Uyên

23/11/2000


Nguyễn Thuý

An

23/04/2000

Nữ

5ABM

7

7

7

9

Nguyễn Hải

Linh

16/01/2000

Nữ

5ABM

9

Hàm Or:
Hàm Or cho giá trị đúng (True) một biểu thức logic nào đó trong
danh sách mang giá trị đúng, nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách
đều sai (False) thì hàm sẽ cho giá trị sai.
VD: Có bảng điểm sau:

1

A

B

Họ đệm

Tên

C
D
Ngày
Giới
tháng năm
tính
sinh

E

G

H


Hà Minh

Phương 25/03/2000

Nữ

Khó khăn

8

9

9

4

Trần Thái

Hà

14/09/2000

Nữ

Khó khăn

7

7


6

6

7

Nguyễn Bích

Ngọc

13/09/2000

Nữ

Khó khăn

9

9

9

8

Nguyễn Thuý

An

23/04/2000


Chi

01/07/2000

Nữ

9

9

9

K

Với dữ kiện như trên bảng tính chúng ta sẽ tìm ra những học sinh có
hoàn cảnh khó khăn (Khó khăn) và có điểm cả năm (CN)>=9 để thưởng cho
các mỗi em thoả mãn điều kiện trên 50.000đ, còn lại thì không. Ta sẽ có công
thức sau:
K2 =IF(OR(E2="Khó khăn",J2>=9),50000,0)
Kết quả: có 3 học sinh được thoả mãn điều kiện được thưởng 50.000đ


Sau đó ta sao chép công thức xuống cho những học sinh phía dưới
Hàm Rank:
Hàm cho biết thứ hạng của giá trị x trong danh sách giá trị (Thứ hạng
này được xếp theo giá trị giảm dần, nếu x có giá trị là giá trị lớn nhất trong
danh sách thì hàm Rank cho thứ hạng là 1, nếu x có giá trị là giá trị nhỏ nhất
trong danh sách thì hàm Rank cho thứ hạng cuối cùng.
VD: Có bảng điểm sau:


TNKQ

Điểm
Tự luận

Tổng
điểm

Xếp
thứ

2

Nguyễn Thu

Phương 07/09/2000

Nữ

5ABM

8

8.5

16.5

3

Hà Minh


5

Bùi Ngọc

Anh

01/10/2000

Nữ

5CBM

9

7.5

16.5

6

Khổng Tú

Uyên

23/11/2000

Nữ

5DBM


23/04/2000

Nữ

5ABM

7

6.5

13.5

9

Nguyễn Hải

Linh

16/01/2000

Nữ

5ABM

8

9

17

liệu. Có thể bằng những thủ thuật hoặc những mẹo nhỏ mà người tập hợp dữ
liệu có thể lấy dữ liệu từ những nguồn có sẵn trên các máy tính trong nhà
trường, rồi thiết lập thành những báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo trong
từng thời điểm của năm học.
- Việc viết các hàm trên bảng thống kê cũng rất đơn giản nếu như
người lập báo cáo xác định được mục đích của từng loại báo cáo và thiết lập
các hàm trên bảng tính chính xác và đảm bảo hiệu quả.
So sánh với phương pháp lập báo cáo thống kê bằng phương pháp thủ
công như trước kia thì việc lập báo cáo thống kê trên bảng tính Excel có thể
nói là một bước nhảy vọt của ngành công nghệ thông tin. Nhất là khi sử dụng
các hàm trong bảng tính Excel đã mang lại một kết quả đáng kinh ngạc,
ngoài sức tưởng tượng của con người. Khi lập báo cáo thống kê bằng máy
móc thì tốc độ nhanh gấp nhiều lần và độ chính xác có thể nói là tuyệt đối.
4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm:
Qua quá trình làm việc trên phần mềm Microsof Excel tôi nhận thấy
rằng Excel là một phần mềm rất thông dụng mà có thể áp dụng trong mọi
lĩnh vực trong đời sống vì: Khi lập báo cáo thống kê mà chúng ta biết sử
dụng các hàm trong bảng tính Excel thì Excel sẽ giúp chúng ta thực hiện
được các phép toán từ đơn giản đến phức tạp một cách nhanh chóng, chính
xác. Đặc biệt Excel còn tự động tính toán lại kết quả khi dữ liệu bị thay đổi.
Excel dễ dàng tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích từ bảng dữ liệu ban
đầu giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát hoặc chi tiết hơn với bảng dữ
liệu của mình. Ngoài ra Excel còn dễ dàng xây dựng đồ thị minh hoạ cho


bảng dữ liệu giúp người quản lý có cái nhìn trực quan hơn đối với dữ liệu
của mình.
Sau khi triển khai việc sử dụng các hàm vào thống kê trên bảng tính
Excel như đã đề cập ở trên, tôi đã tiến hành đối chứng giữa 2 phương pháp:
thống kê bằng phương pháp thủ công và thống kê bằng các hàm trên bảng

15 phút

93% - 95%

100%

120 phút

10 phút

95% - 98%

100%

Thống kê số học sinh của
từng

phường

học

tại

trường Đinh Tiên Hoàng.
Thống kê tình trạng sức
khoẻ của học sinh toàn
trường qua đợt khám
bệnh đầu năm học.



đánh giá nó đã góp phần tích cực trong việc tự động hóa công tác thống kê
trong nhà trường Tiểu học, đảm bảo các yêu cầu NHANH, CHÍNH XÁC,
KHOA HỌC của các báo cáo theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo trong thời
gian vừa qua.
Xin chân thành cảm ơn!
Nông Trang, ngày 9 tháng 1 năm 2013
NGƯỜI VIẾT

Lê Kim Cương


TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Giáo trình tin học A, tác giả: Hoàng Kiếm (chủ biên) - Nhà xuất bản
Giáo dục năm 2000.
- Giáo trình Tin học 2. Tác giả: Ngô Thị Thảo (Chủ biên) - Trung tâm
MULTIMEDIA - ĐHQG Hà Nội.
- Website của Bộ Giáo dục và Đào tạo: www.moet.edu.vn


MỤC LỤC
NỘI DUNG

Trang

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1

PHẦN II: GIÁI QUYẾT VẤN ĐỀ



TÀI LIỆU THAM KHẢO

16