LỜI MỞ ĐẦU
Công ty Traphaco là một công ty đang trên đà phát triển lại đổi mới
theo mô hình tiến bộ với phương châm "Công nghệ mới và bản sắc cổ truyền"
nên công ty đã có những thành công đáng kể, phát triển vượt bậc và ngày
càng nâng cao uy tín, vị trí của mình trên thị trường người lao động thực sự
làm chủ doanh nghiệp, tinh thần sáng tạo, dám nghĩ dám làm không ngừng
được phát huy. Thương hiệu "Traphaco" đã trở thành niềm tự hào và gắn bó
thân thiết, tin yêu của CBCNV, các bạn hàng cũng như người tiêu dùng trong
và ngoài nước.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc và kinh
doanh dược phẩm, ngoài mục đích phòng và chữa bệnh cho toàn dân công ty
còn nhằm phát triển và tăng lợi nhuận, do đó việc hoàn thiện công tác quản lý
cũng như công tác kế toán và đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu được công ty
hết sức chú trọng vì nó giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá
thành sản phẩm ở mức hợp lý nhất trong nền kinh tế thị trường.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong thời
gian học tập ở trường và được đi thực tập tại Công ty cổ phần Traphaco em đã
đi sâu tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty và em đã hoàn
thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: "Hạch toán nguyên vật liệu
tại Công ty cổ phần Traphaco". Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 2 phần
chính:
Phần 1:Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần
Traphaco
Phần 2: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán
nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco
Do kiến thức của bản thân em còn nhiều hạn chế nên chuyên đề thực
tập của em sẽ không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý
1
kiến đóng góp quý báu của các thầy cô cùng các bạn để chuyên đề thực tập
của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sỹ
Nguyễn Hữu Đồng cùng ban lãnh đạo, các cán bộ nhân viên phòng Hành
3
Đến năm 1997 Công ty Dược Traphaco đã đổi tên thành Công ty Dược
và Thiết bị vật tư y tế Traphaco theo quyết định số 535/TCCB-LĐ của Bộ
GTVT. Thời kỳ này công ty đã chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh
doanh và làm ăn có lãi. Vì vậy mà thu nhập cũng như đời sống của CBCNV
trong toàn công ty ngày càng được nâng cao. Số lượng sản phẩm lưu hành của
công ty năm 1993 là 28 sản phẩm và số lượng CBCNV đến năm 1999 đã tăng
lên 320 người.
Ngày 27/9/1999 thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về đổi
mới doanh nghiệp, công ty đã tiến hành cổ phần hoá thành Công ty cổ phần
Dược và Thiết bị vật tư y tế Traphaco. Với vốn điều lệ là 9,9 tỷ VNĐ trong đó
có 45% là vốn Nhà nước và 55% bán cho các cổ đông theo QĐ số 2566/1999
của Bộ GTVT.
Đến tháng 7 năm 2001 Công ty đã đổi tên thành Công ty cổ phần
Traphaco đang trên đà phát triển, lại đổi mới theo mô hình tiến bộ, từ năm
2000 đến nay và đặc biệt là năm 2002 Traphaco đã có những thành công đáng
kể, phát triển vượt bậc và ngày càng nâng cao uy tín, vị thế của công ty trên
thị trường , người lao động thực sự làm chủ doanh nghiệp, "Traphaco" đã trở
thành niềm tự hào và gắn bó thân thiết, tin yêu của CBCNV, các bạn hàng
cũng như người tiêu dùng trong và ngoài nước.
Qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Các chỉ tiêu
sản xuất kinh doanh như doanh số, nộp ngân sách, lao động bình quân, thu
nhập bình quân đều tăng. Hệ thống phân phối được mở rộng trên toàn quốc,
công ty có một dây chuyền sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP đầu tiên tại
miền Bắc.
Những thành tựu trên của công ty sẽ được thể hiện rõ hơn qua những
con số cụ thể sau:
4
Bảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty
trong những năm vừa qua
thành tích của công ty mới thấy hết được những cố gắng vượt bậc mà công ty
đã đạt được trong hơn 30 năm qua:
- 7 năm liền đạt danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lượng cao" do người
tiêu dùng bình chọn. Từ năm 1999 đến năm 2001 được Thủ tướng Chính phủ
tặng thưởng Huân chương lao động hạng 3 và đặc biệt là vào ngày 1/9/2004
Công ty cổ phần Traphaco đã vinh dự được nhận giải thưởng "Sao vàng đất
Việt" và là công ty Dược phẩm duy nhất được nhận giải thưởng này. Ngoài ra
Công ty cổ phần Traphaco còn nhận được nhiều bằng khen, giấy khen và phần
thưởng cao quý khác.
1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp
ra quyết định từ trên xuống dưới, tổ chức quản lý là một cấp, chức năng cao
nhất là Đại hội cổ đông, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm soát, sau đó là
ban giám đốc. Ngoài ra còn có các phòng ban chịu trách nhiệm tham mưu và
giúp việc cho ban giám đốc trong việc ra quyết định quản lý.
Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty như sau:
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Ban kiểm soát
Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Kế hoạch
Phòng Tài vụ
Phòng nghiên cứu và phát triển
Phòng đảm bảo chất lượng
Phòng Kiểm tra chất lượng
Phòng Kinh doanh
Phân xưởng viên nén
Phân xưởng viên hoàn
Phân xưởng thực nghiệm
Các quyết định của HĐQT được đưa ra có 375 thành viên của hội đồng
trở lên nhất trí.
Ban giám đốc: gồm có
+ Giám đốc - Thạc sỹ Vũ Thị Thuận
Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu
trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và là người đại diện theo pháp luật của công ty.
+ 3 phó giám đốc:
1 - phó giám đốc phụ trách sản xuất - dược sỹ Phạm Thị Phượng
Là người có quyền chỉ đạo, kiểm tra các phân xưởng sản xuất theo
đúng quy trình công nghệ sản xuất, đảm bảo cả vấn đề chất lượng lẫn số
lượng cho hệ thống bán hàng và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và sản
phẩm sản xuất ra.
2- Phó giám đốc tổ chức hành chính - dược sỹ Nguyễn Việt Thắng
8
Là người có quyền chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi về hoạt động nhân sự,
giải quyết các vấn đề về chính sách, chế độ cho cán bộ CNV làm công tác
hành chính của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhân sự.
3- Phó giám đốc kinh doanh - Nguyễn Mậu Túc
Là người có quyền lên kế hoạch tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm của công ty
và các sản phẩm của hãng mà công ty làm đại lý phân phối và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về kết quả kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát: Do HĐQT bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính
hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản
xuất kinh doanh, trong ghi chép kế toán, các báo cáo tài chính và việc chấp
hành điều lệ của công ty, nghị quyết, nghị định của HĐQT. Trong Ban kiểm
soát phải có ít nhất một kiểm soát viên có trình độ chuyên môn về kế toán.
Công ty cổ phần Traphaco có 7 phòng ban, cụ thể như sau:
+ Phòng Tổ chức hành chính: chuyên làm nhiệm vụ quản lý hành
chính, quản lý nhân sự và các công việc liên quan đến nhân sự.
ứng sản phẩm và thu tiền hàng.
Để sản xuất ra các sản phẩm của mình Công ty cổ phần Traphaco đã sử
dụng 8 phân xưởng sản xuất chính bao gồm:
Phân xưởng viên nén, phân xưởng viên hoàn, phân xưởng thực nghiệm,
phân xưởng sơ chế, phân xưởng thuốc bột, phân xưởng thuốc mỡ, phân
xưởng thuốc ống và phân xưởng tây y. Những phân xưởng này có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng lại có các chức năng,
nhiệm vụ riêng biệt.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và quy trình công nghệ sản
xuất
1.1.3.1. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất kinh doanh dược phẩm, vật tư và thiết bị y tế
- Chuyên thu mua, chế biến dược liệu
10
- Sản xuất, tư vấn dịch vụ chăm sóc sức khoẻ thẩm mỹ, dịch vụ khoa
học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu thuốc
1.1.3.2. Sản phẩm kinh doanh
Quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau:
Lệnh
sản xuất
Xuất nguyên phụ liệu
Sản xuất
pha chế
Đóng gói
Nhập kho
Kiểm nghiệm thành phẩm
Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ
thuật
Đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn
12
làm cho các sản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy và ưa
chuộng.
1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
1.1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán
Công ty cổ phần Traphaco là một đơn vị sản xuất có quy mô và địa bàn
hoạt động rộng lớn mặc dầu phân tán ở nhiều nơi do đã được trang bị và sử
dụng các phương tiện máy móc kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán
nên để đảm bảo sự quản lý thống nhất tập trung kế toán của đơn vị, dễ phân
công sắp xếp công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hoá công tác kế toán
công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì tất cả
các khu vực hoạt động ở xung quanh địa bàn Hà Nội như xí nghiệp Dược
Hoàng Liệt, xí nghiệp Đông Dược công nghệ cao Văn Lâm, các cửa hàng bán
buôn và bán lẻ… đều có bố trí nhân viên kinh tế làm, nhiệm vụ hướng dẫn
hạch toán ban đầu thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển
về phòng kế toán trung tâm tại 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội.
Bộ máy kế toán của công ty gồm có 18 nhân viên kế toán, mỗi nhân
viên thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, đó là:
+ 1 kế toán trưởng:
Ở Công ty cổ phần Traphaco kế toán trưởng kiêm phó chủ tịch HĐQT
người có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo tổ chức bộ
máy làm việc nhịp nhàng , gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao. Kế toán trưởng có
nhiệm vụ kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc do nhân viên phòng kế
toán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về
thông tin mà các kế toán viên cung cấp.
+ 2 kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá thành
sản xuất, lập báo cáo Tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Theo dõi
kiểm tra đối chiếu các khoản công nợ với từng bộ phận trong công ty; ký nhập
13
Có nhiệm vụ kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên
quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào
phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán.
+ 1 thủ quỹ
Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định của
Nhà nước, thu tiền mặt theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng người nộp và
người nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất nếu có lệnh
của cấp trên, báo cáo quỹ hàng ngày, lập biên bản kiểm quỹ có sự chứng kiến
của các thành phần theo quy định. Có thể khái quát chung về bộ máy kế toán
của công ty như sau:
15
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng
Kế
toán
tổng
hợp
Kế
toán
tiền
mặt
Kế
toán
tiền
gửi
Kế
toán
công
nợ
Kế
17
bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoản của
Công ty khá lớn. Do đó công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do Bộ
Tài chính ban hành. Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết cho phù
hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty.
1.1.4.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty
Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế
toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đã quyết định
lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm các
loại:
* Sổ nhật ký chung:
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ
đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái.
* Sổ cái
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định
trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản
được mở một hoặc nhiều trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một
niên độ kế toán.
* Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng
nhằm mục đích phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích
và kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.
Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung của
Công ty như sau:
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy
Nhật kí chung
Sổ cái tài khoản
dược phẩm chữa bệnh cho con người. Hiện nay Công ty đang sản xuất vàkinh
doanh trên 200 sản phẩm khác nhau. Vì vậy nguyên vât liệu để sản xuất ra các
sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú. Mỗi sản phẩm của Công ty được
tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuất
khép kín vô trùng, các dược liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất
nghiêm ngặt và khi nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị
của nó được chuyển dịch 1 lần vào giá trị của sản phẩm. Giá trị nguyên vật
liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì
vậy, Công ty rất chú trọng đến việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử
dụng vật liệu vì đó là điều kiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết
kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho chính công ty.
20
Tại Công ty có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn cung
cấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu của công ty
rất đa dạng và phong phú về số lượng, chủng loại. Ngoài ra nó còn có giá trị,
thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản rất khác nhau. Đối với những sản phẩm
làm ra từ thực vật như tỏi, nghệ, gừng, astiso, chè dây… là những thứ mà
trong nước sản xuất được thì công ty mua trong nước, với những loại nguyên
vật liệu mà giá cả tương đối ổn định, ít biến động thì công ty dự trữ với khối
lượng vừa đủ, còn đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì
Công ty đã lên kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo giá thành và đảm
bảo đủ số lượng để phòng thời kỳ chúng khan hiếm.
Còn lại chủ yếu là những loại nguyên vật liệu mà Công ty phải nhập từ
nước ngoài như một số hoá chất, vitamin C, vitamin B1, Aspirin… và phải lên
kế hoạch nhập khẩu từ trước vì trong nước không thể chủ động được loại
nguyên vật liệu đó.
Từ những đặc điểm nêu trên nên việc quản lý nguyên vật liệu rất được
Công ty chú trọng.
Để tránh nhầm lẫn trong công ty quản lý và nguyên vật liệu nhất là đối
với ngành dược tên của nguyên vật liệu thường mang tên của thành phần hoá
Vì số lượng nguyên vật liệu và chủng loại, đa dạng nên công ty đã tiến
hành phân loại từng thứ dược liệu theo tiêu chuẩn hoá học để sắp xếp vào
những chỗ phù hợp nhằm tránh hư hao, hỏng và mất mát. Công ty đã tiến
hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau để tiện việc theo dõi và
quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho. Hiện nay công ty đang sử dụng một số
các kho sau:
Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty
Mã kho Tên kho
KH008 Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh
KH009 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh
KH010 Kho hoá chất dược liệu thực nghiệm Hoàng Liệt
KH011 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt
KH011 Kho dược liệu Phú Thượng
… …
* Phân loại:
Vì do đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty có nhiều loại,
nhiều thứ có vai trò công dụng khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nên
công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 2 loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành
hình thái vật chất của sản phẩm nên nó là đối tượng chủ yếu của Công ty.
22
+ Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ được sử dụng
kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của
sản phẩm như: bông, hộp, vỉ, chai, giấy gói, đơn, nhãn… Ngoài ra công ty
còn xếp các loại nhiên liệu như: xăng, gas, than củi… vào nguyên liệu phụ.
* Tính giá: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong
việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp tính giá một cách hợp lý
sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán nguyên vật liệu.
Hiện nay, ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty cổ phần Traphaco nói
riêng đều thực hiện, đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho.
vật chất của thủ kho. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về vật liệu, thủ kho
tiến hành đối chiếu ghi chép,phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số
lượng vào thẻ kho. Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho và thẻ
kho để mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi chép
vào cột tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn
kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và nguyên vật
liệu trong kho luôn khớp nhau. Định kỳ thủ kho gửi các giấy tờ chứng từ nhập xuất để
phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
Biểu 1
CÔNG TY CP TRAPHACO
75 YÊN NINH, HÀ NỘI
Mẫu số: 01-VT
Ban hành theo QĐ số 15/2006-TC/QĐ/CĐKT
ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 11/12/2006
Nợ TK 152 Số: 15
Có TK 331
Họ, tên người giao hàng: Trần Thị Thu
Theo HĐ GTGT số 15351 ngày 09/12/2006 của Công ty dược phẩm
trung ương II
Nhập tại kho: KH008
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư
(sản phẩm, hàng hoá)
Mã
số
ĐVT
Số lượng
Nợ TK 621
Có TK 152(1521)
Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên
Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây Y
Lí do xuất: sản xuất Haloperidol
Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh
STT Tên hàng Mã -VT ĐV
Số lượng
Đơn giá
(1000đ)
Thành tiền
(1000đ)
Yêu cầu Thực xuất
1
2
3
4
Carnauba
Mg Stearat
Aspartan
Camphor
1CARN
1MGST
1ASPA
1CAMP
kg
kg
kg
kg
6
25
Copyright: Tài liệu đại học ©