Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận tổ chức hạch toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp
I - Khái niệm, đặc điểm phân loại, đánh giá nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ trong doanh nghiệp
1.1- Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dung cụ:
* Vật liệu : Là đối tợng lao động mà lao động trực tiếp tác động vào để
thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp.
Vật liệu có thể có sẵn trong tự nhiên: quặng, cây, cá ở dới ao, hồ ... Vật
liệu có thể qua tác động của con ngời: sắt thép để chế tạo phụ tùng. Nh vậy là
không phải bất cứ một đối tợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong
điều kiện đối tợng lao động do lao động làm ra thì mới có thể thành nguyên vật
liệu ví dụ nh sắt thép nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu nhng sắt
cung cấp cho công nghiệp là nguyên vật liệu vì ngời ta đã tiêu hao lao động để
tìm ra nó.
* Công cụ dung cụ: Là t liệu lao động có giá trị nhỏ mà con ngời dùng
nó để tác động vào đối tợng lao động, CCDC giữ nguyên hình thái vật chất khi
tham gia vào quá tình SXKD, giá trị đợc chuyển dịch dần dần từng bộ phận vào
chi phí SXKD, tuỳ theo giá trị và thời gian sử dụng mà giá trị CCDC có thể đợc
tính toàn bộ một lần hay nhiều lần vào chi phí SXKD của từng đối tợng sử dụng.
1.2 Đặc điểm VL- CCDC.
Vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến dạng không còn giữ nguyên hình
thái ban đầu khi tham gia vào quá trình sản xuất. Giá trị của nó chuyển dịch một lần
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong quá trình sản xuất vật liệu tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau ở các
giai đoạn khác nhau của sản xuất nh:
+ Giai đoạn chuẩn bị sản xuất vật liệu ở dạng ban đầu cha chịu tác động của
bất kỳ quy trình nào.
+ Các giai đoạn sản xuất khác: Vật liệu là sản phẩm dở, bán thành phẩm để

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
+ Phế liêu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm.
Đây là cách phân loại một cách tổng quát tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và
kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu, vật liệu
trên lại có thể đợc phân chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn, theo tính
năng lý hoá theo quy cách phân cấp vật liệu.
Việc đó thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó
vật liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật
liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của vật liệu, nhóm, thứ vật liệu, tuỳ theo số l-
ợng nhóm thứ vật liệu để xây dựng số liệu gồm 1,2,... chữ số
Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu Loại nguyên vật liệu chính - Ký hiệu 1521
Ký hiệu
nhóm NVL
Số danh
điểm
Tên, nhãn hiệu quy
cách NVL
Dự tính Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
1521 1521 01
1522 02
- Công cụ dụng cụ:
- Các loại công cụ dụng cụ sử dụng trong sản xuất thờng bao gồm:
+ Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản
xuất xây lắp;
+ Các loại công cụ cầm tay nh: kìm, búa, tuốc nơ vít,...
+ Các loại bao bì kèm theo hàng hoá tính tiền riêng dùng để đóng gói

- Đối với VL- CCDC tự gia công chế biến:
Giá thực tế VL- CCDC
Giá thực tế = tự xuất kho gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến
- Đối với VL- CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế VL- CCDC Chi phí phải trả cho đơn vị
Giá thực tế = xuất thuê chế biến + nhận gia công chế biến. + Các chi phí v/c
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng VL- CCDC thì giá thực tế
VL- CCDC nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá và công
nhận.
- Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính ( giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc
bán đợc)
*Trị giá vốn thực tế của VL- CCDC xuất kho:
Khi xuất dùng VL- CCDC kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế
của VL- CCDC xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau. Việc tính giá
thực tế của VL- CCDC xuất kho có thể tính theo một trong các phơng pháp sau:
*Tính theo giá thực tế đích danh:
Giá thực tế VL- CCDC xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế VL- CCDC
nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần nhập
đó.
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại VL- CCDC có giá trị cao, các
loại vật t đặc trng.
Ưu điểm: Tính chính xác giá trị VL - CCDC
Nhợc điểm: đòi hỏi thủ kho, kế toán phải nắm chính xác giá trị của từng
chủng loại VL - CCDC. Có thể dễ bị nhầm lẫn.
*Tính theo giá đơn vị bình quân:
Giá thực tế của Số lợng Đơn giá
VL- CCDC xuất = VL- CCDC x bình quân
dùng trong kỳ xuất kho
Ta có thể sử dụng một trong các loại giá bình quân sau:
Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ

xuất, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho.
* Đánh giá VL- CCDC theo giá hạch toán.
Giá hạch toán là giá quy định hạch toán thống nhất trong phạm vi Doanh
nghiệp đợc sử dụng trong một thời gian dài, thông thờng giá hạch toán đợc sử dụng
là giá kế hoạch hoặc giá bán buôn công nghiệp. Toàn bộ VL-CCDC biến động trong
kỳ đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển từ giá hạch toán
sang giá thực tế của VL - CCDC xuất dùng để có số liệu ghi vào các tài khoản sổ kế
toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc
điều chỉnh nh sau:
Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của VL- CCDC (H)

Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ
H = ---------------------------------------------------------------------------------
Slợng VL- CCDC tồn ĐK + Slợng VL- CCDC nhập trong kỳ
Giá thực tế Giá hạch toán
4
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
VL- CCDC = VL- CCDC x Hệ số vật liệu (H)
xuất kho xuất kho
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp mà hệ số giá
VL- CCDC có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả loại VL- CCDC.
2. ý nghĩa yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của hạch toán NVL, CCDC
2.1. ý nghĩa
Chi phí về các loại NVL và CCDC thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các DNSX. Vai trò của nguyên vật liệu là
quan trọng của yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh, nó quyết định số lợng và
chất lợng sản phẩm. Do vậy tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán, sử dụng
tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Việc tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản sử dụng và dự trữ, từ số lợng

tốt các nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh
nghiệp.
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế
toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số
5
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu, công cụ, dụng cụ
trong quá trình hoạt động SXKD. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình
thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, dụng
cụ trong quá trình SXKD.
3. Chứng từ kế toán sử dụng trong tổ chức hạch toán nguyên vật liệu-CCDC.
Theo Quyết định 167/2000 QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tài
chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03/VT - 3LL)
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá ( mẫu 05 - VT)
- Thẻ kho (mẫu 06 - VT )
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT)
Ngoài chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
nhà nớc, trong các Doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng
dẫn và các chứng khác tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể của từng doanh nghiệp.
Đối với các chứng từ bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy

lớp Kế toán B-K9
2/ Xin lệnh xuất hàng: ( chứng từ mệnh lệnh)
3/ Lập phiếu xuất kho cho các loại khác nhau tuỳ theo nghiệp vụ xuât:
- Phiếu xuất kho do phòng nghiệp vụ hoặc bộ phận kế toán vật t lập
đợc lập từ 2 đến 3 liên. Trong đó liên 1 lu, liên 2 và 2 dùng để luân chuyển.
- Trách nhiệm ghi các chỉ tiêu trên phiếu xuất kho:
+ Ngời nhập chứng từ đợc ghi các yếu tố & chất lợng xuất theo yêu cầu
+ Thủ kho ghi xác nhận số lợng xuất thực tế tại kho
+ Kế toán chịu trách nhiệm ghi định khoản, đơn giá xuất, thành tiền xuất.
4/ Phụ trách phòng cung ứng ký phiếu XK
5/ Thủ kho xuất kho theo chứng từ
- Kiểm tra chứng từ khi xuất
- Giao nhận hàng, Thủ kho ký phiếu xuất kho
Nếu phiếu xuất kho đợc lập theo hạn mức thì bớc 5 đợc thực hiện nhiều lần
trong hạn mức xuất kho. Khi xuất lần cuối cùng theo hạn mức thì phiếu xuất kho hết
giá trị luân chuyển để xếp hàng.
6/ Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho
- Định khoản
- Ghi cột đơn giá và thành tiền
- Ghi sổ các loại theo cách tổ chức ghi sổ
7/ Bảo quản lu phiếu xuất kho và chứng từ gốc tại kế toán vật t
4- Tài khoản kế toán sử dụng:
Sự biến động của NVL, CCDC trong các Doanh nghiệp sản xuất, sau khi
phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ đợc phản ánh trực tiếp ở tài khoản cấp I, cấp II
của NVL CCDC thờng xuyên, liên tục có hệ thống.
Để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng
các TK sau
4.1-Theo ph ơng pháp KKTX
* TK 152 Nguyên liệu và vật liệu
Bên nợ: - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công

cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc và đã nhập kho tháng này.
Ngoài ra còn sử dụng những TK sau
TK 331 Phải trả cho ngời bán .
TK 111 Tiền mặt
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 141 Tạm ứng
TK 222 Góp vốn liên doanh
TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 627 Chi phí sản xuất chung
TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1.1. Hạch toán vật liệu:
a. Hạch toán tăng vật liệu
1/ Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152: Giá mua thực tế ( chi tiết từng loại)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: TK 331, 111, 112, 141 v.v...: Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua
hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 1388: Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 (chi tiết từng loại): Số chiết khấu mua hàng, giảm gía hàng
mua đợc hởng theo giá không có thuế
Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ
2/ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn
- Nếu nhập toàn bộ:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
Khi nhập:
Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế ( chi tiết)
Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT theo hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn
Khi xử lý:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
+ Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 1388, 334: Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
4/ Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng
Số này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngơì bán. Khi xuất kho giao hoặc số đợc
giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111,112
Có TK 152 ( chi tiết)
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số giao trả hoặc giảm giá
5/ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn. Nếu trong

152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn:
Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp...
Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho
Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621,627,641,642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu
Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ
sửa chữa lớn TSCD.
* Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hạch toán nh sau
- Mua hàng
Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài ( kể cả VAT)
Có TK liên quan (331,111,112,311...)
- Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:
Nợ TK có liên quan (331,111,112,1388...)
Có TK 152 ( chi tiết)
b/ Hạch toán giảm vật liệu
1/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh kế toán ghi:
Nợ TK 621 ( chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện
các lao vụ, dịch vụ
Nợ TK 627 ( 6272- chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng
Nợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 642 ( 6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCD
10
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
Có TK 152 ( chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu xuất dùng

Nợ TK 641 (6413): Xuất dùng cho tiêu thụ
Nợ TK 642 (6423): Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp
Có TK 153 (1531): Toàn bộ giá trị xuất dùng
2/ Trờng hợp xuất dùng CCDC có giá trị tơng đối cao. Quy mô tơng đối lớn mà nếu
áp dụng phơng pháp phân bổ một lần nói trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột
biến tăng lên thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần ( còn gọi là phân bổ
50% giá trị). Theo phơng pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán
sau:
- Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)
- Phân bổ 50 % giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng CCDC:
Nợ các tài khoản có liên quan ( 6273, 6431, 6423...)
Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng
Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng:
Nợ TK 138, 334, 111, 152... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng
Nợ các tài khoản 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại ( trừ thu hồi)
Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng)
11
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
3/ Trờng hợp CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế,
trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiêu kỳ thì toàn bộ giá trị xuất
dùng đợc phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phơng pháp phân bổ dần nhiều lần).
Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau:
- Phản ánh 100% giá trị xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)
- Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần:
Nợ các tài khoản liên quan (6273, 6413. 6423)

Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng số thu cho thuê
Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp
Có TK 721: Nếu là hoạt động không thờng xuyên
Có TK 511: Nếu là hoạt động thờng xuyên
5/ Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi
Nợ TK 153 (1533): Giá trị còn lại
Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại
4.2 -Theo ph ơng pháp KKĐK
- Tài khoản 152,153,151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất
NVL-CCDC trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế NVL- CCDC và hàng
mua đang đi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 Mua hàng
12