CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU NHU CẦU
- Bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống.
- Bước phát triển bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ
bộ.
- Tìm hiểu các nhu cầu đặt ra đối với hệ thống, tập hợp các
thông tin cần thiết cho phép trả lời các câu hỏi:
• Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế
đối với hệ thống?
• Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt của hệ
thống?
• Hình dung sơ bộ một giải pháp đáp ứng được các
yêu cầu đặt ra?
- Dự án triển khai một hệ thống mới là có thật sự cần thiết
và khả thi không?
- Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án?
CÁC VẤN ĐỀ CẦN NẮM TRONG CHƯƠNG
• Khảo sát và đánh giá hiện trạng
• Xác lập và khởi đầu dự án
22
1.1KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
- Mục đích, nội dung, yêu cầu, chiến lược điều tra.
- Các nguồn điều tra
- Các phương pháp điều tra
- Các qui trình điều tra
- Phân loại và biên tập thông tin điều tra
- Nhận xét hiện trạng
1.1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
(1)Mục đích khảo sát hiện trạng
• Một hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế hệ thống cũ có nhiều
bất cập.

- Các thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ
chính xác, thời gian sống…)
- Không trùng lắp, phải tiến hành trong một trật tự, sao cho mỗi người
được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về một việc.
- Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra:
phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ
cơ quan, hay làm tăng thêm các mâu thuẩn trong cơ quan.
(4)Chiến lược điều tra
Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau:
- Các nguồn thông tin điều tra.
- Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin điều tra.
- Các qui trình điều tra thích hợp.
24
Hình 2.1 – Triển khai một chiến lược điều tra
25
Các nguồn
điều tra
Các phương pháp
điều tra
Các phương
pháp mô hình
hoá
Chọn các
nguồn và
các
phương
pháp
Chọn các
qui trình
điều tra

bộ nhân viên trong cơ quan.
- Giúp hiểu thêm chi tiết về công việc các người dùng.
- Phương pháp khai thác: đọc tài liệu -> thu gom chi tiết có ích.
(5)Các thông báo
- Thông báo: chứng từ giao dịch, giấy nhắc nợ,…
 tìm hiểu loại đầu ra cần thiết với các người dùng.
Nhận xét:
- Mỗi nguồn điều tra chỉ cho một số thông tin.
 Phải lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
27
1.1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA
- Nghiên cứu tài liệu viết
- Quan sát
- Phỏng vấn
- Phiếu điều tra
(1)Nghiên cứu tài liệu viết
- Đây là sự quan sát trực tiếp.
- Nghiên cứu các chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thanh toán, các
loại sổ sách, tệp máy tính, các tài liệu tổng hợp: kế hoạch, thống kê,
biên bản, nghị quyết…)
 hoạt động chung của cơ quan, các dữ liệu cơ bản, dữ liệu cấu trúc.
- Thường kết hợp với phỏng vấn mức thấp (thao tác, thừa hành) -> chi
tiết hóa mô hình hệ thống.
28
Bảng 2.1 – Phân loại các phương pháp điều tra
29
Tập
hợp
các
phươn

làm tiếp
Tài liệu giao dịch: hóa đơn, phiếu thanh
toán…
Tài liệu lưu: sổ sách, tệp….
Tài liệu tổng hợp: kế hoạch, thống kê…
Tài liệu để bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu
nhập…
Tài liệu chuẩn bị: cho cuộc hợp, cho máy
tính…
Phỏng vấn để giải thích các thông tin viết
Phỏng vấn để bổ sung các thông tin viết
Phỏng vấn để kiểm tra các thông tin viết
Phỏng vấn để cập nhật các thông tin viết
Tọa đàm (để gợi mở vấn đề)
Phỏng vấn cá nhân theo chủ đề
Phỏng vấn theo nhóm
Ví dụ: Quan sát và ghi chép tiến trình công
việc ở một nơi làm việc.
Ví dụ: Theo dõi sự di chuyển của một tài
liệu được đánh dấu.
Ví dụ: Đếm số lần xuất nhập kho trong
ngày.
Ví dụ: Thống kê tần suất của các hóa đơn
trong một năm
Ví dụ: Bấm giờ cho một công việc cụ thể.
(2)Quan sát
- Theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc, một cách thụ động.
- Đòi hỏi nhiều thời gian, tỉ mỉ từng chi tiết.
- Không là phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin cho việc phát
triển hệ thống máy tính.

ghi các trả lời vào mẫu.
- Việc sử dụng các loại câu hỏi và trật tự các câu hỏi như phỏng vấn
trực tiếp. Tuy nhiên trật tự câu hỏi ở phiếu điều tra chỉ có ý nghĩa sắp
xếp vấn đề.
- Điểm yếu của phiếu điều tra (so với phỏng vấn) là thiếu sự giao tiếp
(ngôn ngữ nói, cử chỉ, nét mặt, dáng điệu…)
- Điểm mạnh là có thể mở rộng diện điều tra, ít tốn kém.
31
1.1.4 CÁC QUI TRÌNH ĐIỀU TRA
- Qui trình điều tra là một kế hoạch xác định việc khai thác các nguồn
điều tra cần được:
+ Tiến hành theo trật tự nào?
+ với phương pháp nào?
+ và thu thập những thông tin nào?
- Mục đích điều tra là để hiểu rõ hệ thống -> “hiểu là mô hình hóa”
 Khi điều tra hệ thống -> hình thành dần dần mô hình của hệ thống
+ sơ lược -> tăng thêm chi tiết;
+ chưa chính xác -> chính xác;
+ chưa đầy đủ -> bổ sung đầy đủ hơn.
 Khi lập một qui trình điều tra cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Hỗ trợ cho phương pháp mô hình hóa
+ Tiến hành từ trên xuống
+ Lặp đi lặp lại
(1) Qui trình điều tra phải hỗ trợ tốt cho phương pháp mô hình hóa
- Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -> dùng mô hình diễn tả bằng ngôn
ngữ tự nhiên, sơ đồ, biểu đồ -> dễ hiểu, dễ dàng trao đổi, thảo luận với
người dùng.
- Qui trình điều tra phải được thiết kế -> khai thác các thông tin trong
một mô hình cụ thể.
32

Ví dụ:
+ động thái trong không gian: đường đi các tài liệu trong
quá trình xử lý.
+ động thái trong thời gian: thời gian xử lý, các hạn định
trong chuyển giao thông tin…
34
- Thông tin biến đổi, chế biến dữ liệu
Ví dụ:
+ các qui tắc quản lý,
+ các công thức tính toán
+ các điều kiện để khởi động,
+ các qui trình xử lý…
• Sự phân biệt nhằm sắp xếp lại các thông tin một cách hệ thống.
• Sau khi rà soát, phân loại, biên tập lại các thông tin thu thập trong quá
trình điều tra -> hình thành bảng trình bày các thành phần và sự hoạt
động của hệ thống.
• Bảng trình bày dùng để trao đổi giữa những người triển khai hệ thống,
người dùng và cơ quan chủ quản hệ thống.
• Bảng trình bày là một tư liệu trong hồ sơ của giai đoạn tìm hiểu nhu
cầu.
35

Trích đoạn Cân nhắc tính khả thi > chọn giải pháp:

---