ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THỊ TÂN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH
ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội-2013

1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THỊ TÂN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH
ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 24


6.Nguồn

tài

liệu

tham

khảo………………………………………………………………………...9
7.Bố cục của đề tài………………………………………………………………………………...10
CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH
ISO 9001:2008 ÁP DỤNG TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở ĐHQGHN………………….11
1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này
vào công tác lưu trữ ở ĐHQGHN………………………………………………………………...11
1.1.1 Tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008………………………………………………...11
1.1.2 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN…………….12
1.2 Các quy định pháp lý của việc xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công
tác lưu trữ tại ĐHQGHN…………………………………………………………………………14
1.2.1 Các Quyết định của Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt
độngcủa các cơ quan hành chính nhà nước………………………………………………………..14
1.2.2 Quy định về công tác Văn thư- Lưu trữ ở ĐHQGHN.............................................................15
1.3 Yêu cầu nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở ĐHQGHN..................................................16
1.3.1 Chủ trương hiện đại hóa quản trị đại học và cải cách hành chính của ĐHQGHN..................16
1.3.2. Yêu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ của ĐHQGHN……………...…18
Tiểu kết chương 1………………………………………………………………………………...25
CHƯƠNG II: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH ISO 9001:2008 ÁP DỤNG
TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ĐHQGHN……………………………………………..26
2.1 Khái quát về cách xây dựng bộ tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008……………………26
2.1.1 Sổ tay chất lượng…………………………………………………………………………….26
2.1.2 Các quy trình chất lượng……………………………………………………………………26


điều

kiện

để

áp

dụng

ISO

9001:2008

vào

công

tác

lưu

trữ

tại

ĐHQGHN...............103
3.2.1 Sự thống nhất chủ trương của các cấp lãnh đạo……………………………………………104
3.2.2 Sự nhận thức thống nhất và quyết tâm cao của các cán bộ ĐHQGHN…………………….104

Quốc gia Hà Nội. Đứng trước tình hình đó, lãnh đạo ĐHQGHN đã đặt ra yêu cầu
đẩy mạnh cải cách hành chính trong đó có vấn đề hiện đại hóa công tác lưu trữ theo
phương pháp quản lý tiên tiến. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9000 thỏa mãn được yêu cầu đó. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 qua thực tế bước đầu được
ứng dụng ở Việt Nam đã thể hiện là một công nghệ quản lý hiện đại, khoa học, có
thể ứng dụng vào nhiều lĩnh vực: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý hành
chính; phù hợp với rất nhiều loại hình cơ quan.

6


Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trường trực thuộc đã và đang
nghiên cứu, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001: 2008
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, hệ thống quản lý chất lượng này mới
chỉ được triển khai ở các lĩnh vực như: đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân sự, tài
chính…Trong khi đó, các nội dung của công tác lưu trữ hầu như chưa được nghiên
cứu áp dụng. Là cán bộ đang công tác tại Trường Đại học Kinh tế - một trong những
đơn vị đi đầu trong việc xây dựng và áp dụng ISO của Đại học Quốc gia Hà Nội,
chúng tôi nhận thấy, nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác
lưu trữ tại ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc sẽ giúp công tác lưu trữ ở ĐHQGHN
nói chung và Trường Đại học Kinh tế nói riêng được quản lý một cách đồng bộ và
thống nhất hơn, góp phần nâng cao năng suất chất lượng và hiệu quả hoạt động của
cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này chúng tôi lựa chọn vấn đề :
“Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu
trữ ở ĐHQGHN” làm đề tài luận văn cao học.
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
* Phạm vi nghiên cứu
Công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nói chung và Đại học Quốc gia Hà
Nội nói riêng gồm 2 vấn đề cơ bản: tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và các nghiệp
vụ lưu trữ. Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội đã xây dựng bộ quy trình ISO

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải
quyết các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu và giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và lợi ích của việc áp
dụng nó vào công tác lưu trữ của ĐHQGHN
- Hệ thống các quy định pháp luật của nhà nước và ĐHQGHN về việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động hành chính nói
chung và công tác lưu trữ nói riêng
- Khảo sát công tác lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu
trữ tại cơ quan ĐHQGHN
- Xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 về các nghiệp vụ của công tác lưu
trữ tại cơ quan ĐHQGHN

8


- Nêu ra và phân tích các điều kiện đảm bảo cho việc áp dụng các quy trình
ISO 9001:2008 trong các nghiệp vụ của công tác lưu trữ đã được xây dựng vào thực
tế ở ĐHQGHN

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước nên việc nghiên cứu vấn đề
áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào lĩnh vực hành chính đã được nhiều người quan
tâm. Thông qua các hình thức khác nhau như đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ, báo
cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp.... vấn đề này đã được nghiên cứu ở một số góc
độ sau đây:
* Những vấn đề chung về áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vực hành chính.
Ở nội dung này các công trình nghiên cứu đã tập trung làm rõ các vẫn đề lý
luận về ISO, lợi ích của việc áp dụng ISO và việc áp dụng ISO vào một số cơ quan
cụ thể. Đáng chú ý là một số công trình nghiên cứu như:
- Nguyễn Ngọc Đồng:“Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn

Nguyễn Thị Thùy Linh: “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” Luận văn thạc sĩ,
năm 2011. Đề tài này đưa ra các vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử và nội
dung của bộ tiểu chuẩn ISO 15489; khảo sát thực tiễn và đề xuất giải pháp áp dụng
bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử vào các lưu trữ lịch sử.
Những kết quả nghiên cứu trên đã giúp chúng tôi có những hiểu biết về bộ
tiêu chuẩn ISO, khả năng ứng dụng của của nó trong lĩnh vực hành chính, văn thư
hoặc đi sâu nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong một số nội dung của công
tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan cụ thể. Tuy nhiên, theo khảo sát của chúng
tôi, ngoài những vấn đề khái quát được trình bày ở đề tài nói trên, cho đến nay chưa
có đề tài nào đề cập nội dung nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong
công tác lưu trữ ở ĐHQGHN. Do đó, đề tài của chúng tôi có kế thừa nhưng không
trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước.
5. Phương pháp nghiên cứu

10


Để thực hiện đề tài này, ngoài phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin
chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:
+ Phương pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc sưu tầm, hệ thống các
nguồn tư liệu tham khảo
+ Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để trao đổi, phỏng
vấn cán bộ lưu trữ, lãnh đạo Văn phòng; khảo sát công tác lưu trữ và quan sát quy
trình thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ ở Đại học Quốc gia Hà Nội để có thể xây
dựng quy trình ISO 9001:2008 mang tính khả thi cao.
+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập thông
tin từ nhiều nguồn khác nhau như: sách, báo, tạp chí, internet… sau đó chọn lọc và
phân loại và xử lý những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu.
+ Phương pháp tổng hợp: Trên cơ sở xử lý thông tin thu thập được từ những

dụng trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN.
Trong chương này, chúng tôi khái quát về hệ thống quản lý chất lượng theo
ISO 9001: 2008; các nội dung và yêu cầu của quy trình ISO 9001:2008; sự cần thiết
của việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong công tác lưu trữ tại
ĐHQGHN.
Chương 2: Nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO áp dụng trong nghiệp vụ
công tác lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
Dựa trên cơ sở khoa học đã được nêu ra ở chương 1, chúng tôi nêu ra phương
pháp khảo sát và tiến hành biên soạn một số quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 tại cơ quan ĐHQGHN.
Chương 3: Những điều kiện để áp dụng các quy trình ISO 9001:2008 vào
trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN.
Trong chương này, chúng tôi nêu ra những thuận lợi và khó khăn của việc
nghiên cứu áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN, đồng thời
đưa ra các điều kiện đảm bảo để có thể thực hiện được công việc này.
Trong thời gian thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận được sự quan tâm và giúp
đỡ của các thầy cô giáo và bạn bè cũng như đồng nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới TS. Nguyễn Lệ Nhung, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi
trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Văn phòng
12


ĐHQGHN, các đồng nghiệp và các thầy cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng đã có những góp ý cho tôi trong quá trình hoàn chỉnh luận văn.
Do hạn chế về kinh nghiệm và thời gian thực hiện, luận văn chắc chắn sẽ
không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong tiếp tục nhận được những góp ý của thầy
cô, bạn bè và đồng nghiệp.
Hà Nội, ngày

tháng

9000 như sau:
- Năm 1987- Công bố Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Năm 1994- ISO 9000 được soát xét lại lần 1(kiểm tra, điều chỉnh cho phù
hợp hơn).
- Năm 2000- ISO 9000 soát xét lại lần 2.
- Năm 2008- ISO 9000 soát xét lại lần 31.
Tiêu chuẩn ISO 9001 (thuộc Bộ tiêu chuẩn ISO 9000) phiên bản 2008 (từ đây
viết tắt là ISO 9001:2008) tập trung vào mục đích: xây dựng phương pháp làm việc
khoa học để các cơ quan, tổ chức có thể đảm bảo và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của
hệ thống quản lý, nhằm tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, thỏa mãn yêu cầu của
khách hàng (đối tượng sử dụng sản phẩm). Vì thế ISO 9001:2008 được ví như là
một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các cơ quan, tổ chức chủ động, sáng tạo,
đạt được mục tiêu với hiệu quả cao.
1.1.2 Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ tại
ĐHQGHN
Khi áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ, các quy trình, thủ tục đều
được văn bản hóa, quy định rõ trách nhiệm của cá nhân lãnh đạo cũng như các cán
bộ, công chức, viên chức của cơ quan tham gia vào quy trình. Do đó áp dụng ISO
9001:2008 vào các hoạt động của ĐHQGHN nói chung và công tác lưu trữ nói riêng
sẽ mang lại một số lợi ích sau:
Thứ nhất, khi các quy trình ISO 9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ
của ĐHQGHN được xây dựng, các bộ phận quản lý phải nắm vững, mô tả và quy
định rõ các nhiệm vụ và từng công việc thuộc trách nhiệm của mình (cùng với các
đơn vị, cá nhân liên quan) bằng hệ thống tài liệu bao gồm: Quy trình giải quyết công
việc (gồm lưu đồ giải quyết công việc, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân, yêu
cầu cần đạt được); Sổ tay chất lượng; Các quy định và các Bản hướng dẫn công việc;
Hệ thống các biểu mẫu ghi chép thông tin; Phương pháp và cách tổ chức kiểm soát,
1

Xem thêm TCVN ISO 9001:2008

nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại ĐHQGHN sẽ giúp giúp bộ phận lưu trữ cũng như
các ban chức năng thuộc cơ quan ĐHQGHN sẽ năm được nhiệm vụ và từng công
15


việc thuộc trách nhiệm của mình thông qua lưu đồ giải quyết công việc và các
hướng dẫn, biểu mẫu. Điều đó giúp cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được
thực hiện một cách hiệu quả, bảo đảm đúng quy định.
Tóm lại, áp dụng ISO 9001:2008 vào các hoạt động nói chung, công tác lưu
trữ nói riêng là thiết lập một môi trường làm việc khoa học, hiệu quả nhằm mục đích
cuối cùng là đưa tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ nhu cầu của độc giả, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của ĐHQGHN. Hơn nữa, các quy trình này đáp ứng
yêu cầu nhận biết nguyên nhân, đánh giá kết quả áp dụng các biện pháp phòng ngừa
khi một số vấn đề đưa ra bị lỗi thời. Chẳng hạn cùng với sự phát triển của công
nghệ, các quy định mới sẽ được cải tiến, sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế
của cơ quan. Nhờ vậy, công tác lưu trữ của ĐHQGHN sẽ bắt kịp được với những
thay đổi nhanh chóng của thời kỳ hội nhập. Đồng thời, nó còn giúp ĐHQGHN huy
động được sự nhiệt tình, sáng tạo của mỗi thành viên trong cơ quan, phát huy được
sức mạnh tập thể. Đó là điều kiện tiên quyết giúp công tác lưu trữ của cơ quan vận
hành một cách khoa học và hiệu quả.
1.2 Các quy định pháp lý của việc xây dựng và áp dụng các quy trình ISO
9001:2008 áp dụng trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN
1.2.1 Các Quyết định của Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
Việt Nam biết đến ISO 9000 từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX.
Ban đầu, ít người quan tâm đến nội dung của bộ tiêu chuẩn này cũng như việc áp
dụng nó. Sau đó, dưới sự tác động của quá trình đổi mới kinh tế, các cơ quan quản lý
đã thúc đẩy quá trình xây dựng và áp dụng ISO 9000 vào các doanh nghiệp.
Đến cuối thập kỷ 90 của thế kỷ XX, việc xây dựng và áp dụng ISO 9000 đã
được triển khai ở mười hai lĩnh vực sản xuất: thực phẩm đồ uống, dệt sợi, may, giấy,

trữ nói riêng.
1.2.2 Quy định về công tác Văn thư- lưu trữ ở ĐHQGHN
Trên cơ sở những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, Đại học Quốc
gia Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23 tháng 8 năm
2013 về việc ban hành Quy định về công tác Văn thư - lưu trữ ở ĐHQGHN. Quyết
2

Xem thêm luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Chinh: “Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” năm 2008

17


định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN
ngày 25 tháng 2 năm 2010. Văn bản trên ra đời quy định về công tác Văn thư - lưu
trữ tương đối đầy đủ, cho thấy Lãnh đạo ĐHQGHN luôn có sự quan tâm và đầu tư
cho công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan mình. Văn bản này không chỉ quy định
một cách tương đối cụ thể, đầy đủ các khâu nghiệp vụ của Công tác lưu trữ mà còn
quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác này: Trách nhiệm của
Giám đốc ĐHQGHN, trách nhiệm của Chánh Văn phòng ĐHQGHN, trách nhiệm
của thủ trưởng các đơn vi, các cá nhân, cán bộ, viên chức trong cơ quan ĐHQGHN.
Tuy nhiên, để các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện một cách có hiệu
quả hơn, trên cơ sở quy chế trên, ĐHQGHN cần ban hành thêm một số quy định cụ
thể khác để hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ (quy định một
cách thống nhất quy trình thực hiện các nghiệp vụ, quy định rõ trách nhiệm của mỗi
cá nhân tham gia vào quy trình, thiết lập các biểu mẫu liên quan đến việc thực hiện
nghiệp vụ đó...) Do đó, việc nghiên cứu xây dựng các quy trình ISO 9001:2008 áp
dụng trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN là biện pháp để hướng dẫn các nghiệp vụ
cụ thể trên cơ sở quy chế văn thư lưu trữ của ĐHQGHN đã được ban hành.
1.3 Yêu cầu nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở ĐHQGHN

đây xin gọi tắt là Tiêu chuẩn ISO) là nhằm hướng tới mục tiêu giúp các cơ quan, tổ
chức xây dựng và thực hiện một quá trình quản lý hành chính khoa học, minh bạch,
hợp lý để có chất lượng sản phẩm tốt, phục vụ và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
của xã hội. Tiêu chuẩn ISO đã đưa ra một nhận thức mới về quản lý: thay vì chỉ
kiểm soát đầu ra của sản phẩm theo cách quản lý trước đây (KCS - Kiểm tra chất
lượng sản phẩm) thì ngày nay, cùng với việc xây dựng và thực hiện một quá trình
quản lý hành chính khoa học, minh bạch, hợp lý, các cơ quan, tổ chức cần phải tiến
hành kiểm soát được toàn bộ quá trình quản lý từ đầu đến cuối, để có thể điều chỉnh
kịp thời các sai lệch, nhờ vậy sản phẩm đầu ra chắc chắn sẽ đạt chất lượng cao, sẽ
được xã hội tin cậy và sử dụng. Với những lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008
đã được phân tích ở trên cũng như để đẩy mạnh hiện đại hóa quản trị đại học, cải
cách hành chính và triển khai Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg, Quyết định
118/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, ĐHQGHN đã xây dựng đề án triển
khai áp dụng ISO 9001:2008 vào hoạt động của mình. Cụ thể, ĐHQGHN đã ban
4

Xem />
19


hành Quyết định số 2894/QĐ-TCCB ngày 25/8/2009 về việc thành lập Ban chỉ đạo
xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001
tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Sau đó, năm 2012, để đáp ứng với sự thay
đổi về cán bộ, ĐHQGHN đã ban hành Quyết định số 1993/QĐ-TCCB ngày
20/6/2012 về việc bổ nhiệm mới các thành viên Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng Hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội.
Ban chỉ đạo đã lập kế hoạch, thành lập tổ soạn thảo quy trình tác nghiệp theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001 tại Cơ quan Đại học Quốc Gia Hà Nội. Đến nay, ĐHQGHN đã ban
hành và áp dụng hơn 30 quy trình thuộc hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
- TCVN ISO 9001 tại Văn phòng và các Ban chức năng, bao gồm các quy trình hệ

* Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ
Trước đây, công tác lưu trữ của ĐHQGHN được thực hiện căn cứ chủ yếu vào
những văn bản quy định của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên như:
+ Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH của Ủy ban thường vụ Quốc hội ban
hành ngày 04 tháng 4 năm 2001;
+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4
năm 2004 quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Hiện nay, khi Luật Lưu trữ được ban hành, công tác lưu trữ của ĐHQGHN
được thực hiện căn cứ vào những văn bản sau:
+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Trên cơ sở những quy định của Nhà nước về công tác này, Đại học Quốc gia
Hà Nội đã ban hành Quyết định số 2889/QĐ-ĐHQGHN ngày 23 tháng 8 năm 2013
về việc ban hành Quy định về công tác Văn thư-

Lưu trữ ở ĐHQGHN. Quyết định

này thay thế các Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 02 năm 2010
* Đầu tư về mặt cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ
Trong công tác lưu trữ, muốn giải quyết công việc một cách hiệu quả thì ngoài
việc phải chú ý đến yếu tố con người, những chính sách, kế hoạch thì yếu tố cơ sở
vật chất, trang thiết bị cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Tại ĐHQGHN, công
tác lưu trữ đã bước đầu nhận được sự quan tâm của Lãnh đạo ĐHQGHN qua việc
21


xây dựng và trang bị cơ sở vật chất thiết yếu như: bố trí kho bảo quản tài liệu, trang
bị đầy đủ bàn ghế, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ.
Đặc biệt, sau khi có Quy định về công tác văn thư – lưu trữ năm 2010 thì

ĐHQGHN quy định tương đối cụ thể. Tuy nhiên, quy định này mới chỉ dừng lại ở
việc quy định trách nhiệm của các đơn vị mà chưa quy định chi tiết, cụ thể nhiệm vụ
của từng cá nhân, đơn vị cũng như các bước cần thực hiện và các biểu mẫu liên quan
trong việc thu thập tài liệu. Điều này cũng làm cho công tác thu thập tài liệu tại
ĐHQGHN chưa được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.
* Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân
chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản đến
từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và hiệu quả phông lưu trữ đó. Phân loại
tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu, có liên
quan chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lưu trữ khác, như xác định giá trị tài liệu, bổ sung
tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài liệu được phân loại khoa học, việc xác định
giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu… mới có thể tiến hành một cách thuận lợi.
Hiện tại, các ài liệu hình thành trong hoạt động của ĐHQGHN hầu hết đang
được lưu giữ tại các phòng ban (tài liệu của phòng ban nào thì do phòng ban đó giữ).
Tài liệu của phòng, ban nào thì phòng ban đó tự phân loại, sắp xếp và bảo quản theo
cách riêng của mình. Mỗi đơn vị làm theo một cách khác nhau, không có sự thống
nhất gây khó khăn cho công tác bảo quản, thống kê và tổ chức khai thác, sử dụng.
Kho lưu trữ của cơ quan chủ yếu bảo quản tài liệu của Văn phòng. ĐHQGHN cũng
chưa xây dựng được phương án phân loại cụ thể cho khối tài liệu của cơ quan.
* Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ được coi là một vấn đề then chốt trong công
tác tổ chức khoa học tài liệu vì nó có liên quan đến số phận và chất lượng của toàn
bộ tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liêu
hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính

23


24


liệu tại kho lưu trữ đã bị mốc, ố; khi cho mượn tài liệu lại không ghi lại rõ ràng tên
người mượn, tài liệu đã được mượn... nên nếu có có mất mát tài liệu thì bộ phận lưu
trữ khó có thể nhận biết ngay được.
Trong thời gian qua, tài liệu tại ĐHQGHN đã được chuyển lên phòng lưu trữ
tại tầng 2 (phòng học chung cũ). Ở đây, việc bảo quản tài liệu được thực hiện tốt
hơn, ngăn chặn sự phá hoại tài liệu từ các yếu tố tự nhiên và môi trường. Kho lưu trữ
mới khang trang, sạch sẽ, cao ráo, ít tiếng ồn. Trong phòng lưu trữ cũng được trang
bị rèm cửa và hai lớp cửa (cửa chớp ngoài, cửa kính trong) nên hạn chế được một
lượng bụi nhất định.
* Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và thông tin
trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác
lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn
người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của
ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cần nghiên cứu
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu
xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức
nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Để làm được điều đó đòi
hỏi ĐHQGHN cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; quy trình
và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu.
Hiện nay, tài liệu tại ĐHQGHN không được bảo quản tập trung nên việc khai
thác, sử dụng khối tài liệu này chưa đạt kết quả cao. Các tài liệu mà phòng lưu trữ
bảo quản chỉ là các văn bản rời lẻ nằm trong các tập công văn lưu, tài liệu tại kho
lưu trữ chưa được phân loại, sắp xếp theo vấn đề. Thành phần, nội dung tài liệu được
bảo quản tại kho là quá ít, không đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm thông tin của độc