MỤC LỤC
 1.2.4. Giao diện Backstage                                                                               
 
..............................................................................
    
 15

1


DANH MỤC HÌNH

 Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản                                                            
 
...........................................................
    
 10
 Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word                                            
 
...........................................
    
 11
 Hình 1.3 : Giao diện Backstage                                                                                
 
...............................................................................
    
 15

2



3


Có thể nói việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản là yêu cầu cấp 
thiết đặt ra hiện nay. Vì vậy tôi chọn đề tài “ Xây dựng thể thức văn bản của 
Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ  Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn,  
Bắc Giang “ làm đề tài cho bài thực tập cơ sở của mình .
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn TNCS của Đoàn xã Giáp 
Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang.
          Nghiên cứu quy trình xây dựng văn bản, qua đó làm rõ thực trạng 
việc thực hiện quy trình xây dựng văn bản tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc  
Giang .Từ  đó đưa ra một số  đề  xuất góp phần khắc phục những tồn tại, hạn  
chế, phát huy những  ưu điểm tiến tới hoàn thiện quy trình xây dựng quy chuẩn 
thể thức văn bản của Đoàn xã .
3. Dự kiến cấu trúc: 
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN
CHƯƠNG 3: THỂ THỨC VĂN BẢN
Trong quá trình thực hiện đề  tài, do nhiều yếu tố  khách quan cũng như 
tầm hiểu biết của em còn hạn chế, đề  tài thực tập cơ  sở của em còn nhiều sai 
sót. Em mong được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các bạn để  em hoàn 
thiện bài hơn. Em xin gửi lời cảm  ơn đến quý thầy cô giáo bộ  môn Khoa Hệ 
Thống Thông Tin Kinh Tế, đặc biệt em xin chân trọng gửi lời cảm ơn chân thành  
đến thầy giáo ThS. Mai Ngọc Anh và KS. Lê Anh Tú đã tận tình giúp đỡ, hướng 
dẫn em hoàn thành tốt đề tài này. Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn đến Đoàn 
xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang đã quan tâm, giúp đỡ  tạo mọi điều kiện 
thuận lợi cho em trong suốt thời làm đề tài thực tập cơ sở và hoàn thành bài thực  
tập cơ sở này.

Xã hội chủ nghĩa

5


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Giới thiệu về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
1.1.1. Khái niệm về Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
 Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một tổ  chức chính trị  xã hội của thanh niên  
Việt Nam do Đảng cộng sản Việt Nam và chủ  tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh 
đạo và rèn luyện. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu 
vì sự  nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công 
bằng, dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là thành viên của hệ thống chính trị, hoạt động  
trong khuôn khổ  hiến pháp và pháp luật của nước cộng hòa XHCN Việt Nam.  
Đoàn phối hợp với các cơ quan, đoàn thể  và các tổ  chức xã hội, các tập thể  lao  
động để chăm lo, giáo dục, đào tạo và bảo vệ thanh thiếu nhi. Tổ chức cho Đoàn 
viên, thanh niên tham gia vào quản lý nhà nước và xã hội. Đoàn  TNCS Hồ  Chí 
Minh hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ 
trách.
Được xây dựng rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ  lịch sử  đấu 
tranh cách mạng. Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh 
hùng cách mạng, góp phần cho sự  nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất 
nước, xây dựng và bảo vệ đất nước.
Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy truyền thống quý báu của  
dân tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế  tục trung thành sự  nghiệp cách mạng 
vẻ  vang của đảng, tỏ  chức động viên ĐVTN đi đầu trong công cuộc xây dưng 
CNH, HĐH đất nước và bảo vệ nước Việt Nam XHCN.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là đội dự bị tin cậy của đảng, là đội quân xung  

•    Từ 1931 ­ 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương       
•    Từ 1937 ­ 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương       
•    Từ 11/1939 ­ 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương       
•    Từ 5/1941 ­ 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam      
•    Từ 25/10/1956 ­ 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam      
•    Từ 2/1970 ­ 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh      
•    Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh    

7


Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến đấu anh dũng vì độc lập tự 
do của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên những chiến công xuất 
sắc và trưởng thành vượt bậc.   Mỗi chặng đường lịch sử  của dân tộc, Đoàn 
TNCS Hồ  Chí Minh có những hình thức đấu tranh và những nhiệm vụ  đặt lên  
hàng đầu khác nhau. Với mỗi giai đoạn, tên gọi của Đoàn đã được thay đổi. 
Tháng 4­1975, chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử đã kết thúc thắng lợi, giải 
phóng hoàn toàn miền Nam. Ngày 26/3/1976, Lễ kỷ niệm lần thứ 45 ngày thành  
lập Đoàn đã được tổ  chức trọng thể  tại Hà Nội. Tại Lễ  kỷ  niệm này, tổ  chức  
Đoàn trong cả nước đã thống nhất mang tên chung là Đoàn Thanh Niên Lao động 
Hồ Chí Minh. Đại hội lần thứ  IV của Đảng họp từ  ngày 14 đến 20/12/1976 tại 
Thủ  đô Hà Nội đã quyết định đổi tên đảng Lao động Việt Nam (2­1951) thành 
Đảng Cộng Sản Việt Nam và thể theo nguyện vọng của cán bộ, ĐVTN cả nước,  
Đại hội Đảng lần thứ IV đã quyết định đổi tên Đoàn TNLĐ Hồ Chí Minh (1970) 
thành: Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Đại hội Đảng chỉ  rõ nhiệm vụ 
của Đoàn và phong trào thanh niên trong giai đoạn mới là: “Đoàn TNCS Hồ  Chí  
Minh phải được xây dựng và củng cố  vững mạnh về  chính trị, tư  tưởng và tổ 
chức, xứng đáng là trường học CSCN của lớp người trẻ tuổi, là cánh tay đắc lực 
và đội hậu bị  tin cậy của Đảng”. Được mang tên Đoàn TNCS Hồ  Chí Minh là 
vinh dự và tự hào lớn của toàn thể cán bộ đoàn viên nước ta.

công việc bạn có thể  làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu  
đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như  sách, báo, 
tạp chí, …. Bạn cũng có thể sử Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật  
cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ. Vì Word là một phần của Microsoft  
Office,   do   đó   nó   có   thể   chia   sẻ   dữ   liệu   với   Microsoft   Excel,   Microsoft  
PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook. Hiện nay,  ở nước ta đa số  các  
văn bản dùng trong giao dịch, các  ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử 
dụng Word để soạn thảo và in ấn.
1.2.2. Khởi động và thoát khỏi Word
 Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương 
trình khác chạy trong môi trường Windows. 
* Khởi động Word Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

9


 ­ Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền    
­ Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra. 
­ Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word.
* Thoát khỏi Word
­ Cách 1:  Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
­ Cách 2:  Chọn lệnh File/ Exit.
­ Cách 3: Click chuột vào biểu tượng 

 (close) phía trên và ở góc phải 

cửa sổ làm việc.
Lưu ý:Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu  
không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì Word  
sẽ hiện thông báo nhắc nhở trước khi thoát: 


10

(Scroll Bar)


Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word
* Thanh tiêu đề (Title bar)
 Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word. Thanh tiêu đề chứa  
biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo. Bên phải của thanh tiêu đề 
có các nút thu nhỏ              (Minimize),   nút               “phục hồi (Restore)/phóng to 
(Maximize)”           và nút              đóng cửa sổ (Close).
  * Thanh lệnh đơn (Menu bar) 
Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố  trí theo từng  
nhóm, được chia thành  thẻ chính trên Ribbon: 
­ Home: Thẻ  home gồm những chức năng cơ bản , thường sử dụng trong 
phần mềm word. Các nhóm chức năng có trong thẻ  này gồm: Clipboard, Font, 
Paragraph, Styles, Editing.
­ Insert : Thẻ  Insert gồm các chức năng cho phép thêm các đối tượng như 
bảng , biểu đồ, hình  ảnh…vào tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ  gồm : 
Pages, Tables, lllustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols .

11


­ Page Layout: thẻ  Page Layout  gồm chức năng thiết lập bố  cục, định 
dạng trang và đoạn văn. Các nhóm chức năng trong thẻ  gồm: Themes, Page 
Setup, Page Background, Paragraph, Arrange.
­ References:   thẻ  References  gồm các chức năng liên quan tới việc tạo  
tham chiếu trong tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ  bao gồm : Table of 

 ­ Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình.
Đơn vị  chia trên thước có thể  là Inch (") hoặc Centimeters (cm). Để  thay  
đổi  đơn  vị   chia   trên thước,  chọn  lệnh:  Tools/  Options/ General/ Measurement  
units.
Bật/tắt thước, chọn menu lệnh: View/Ruler. 
* Thanh trạng thái (Status bar) 
Thanh trạng thái cho biết thông tin về  trang (Page) hiện hành (trang chứa 
dấu nháy), tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...
Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục   Status  
bar
*    Thanh   trượt   ngang   (Horizontal   scroll   bar)   và   thanh   trượt   đứng 
(Vertical scroll bar)

13


Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bên 
phải cửa sổ  dùng để  cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm  ở 
đáy cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang.
Bật/tắt   các   thanh   trượt   bằng   lệnh:   Tools/   Options/   View.   Trong   nhóm 
Window, chọn   Horizontal scroll bar để  bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical 
scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng.

14


*  Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn
Vùng soạn thảo văn bản: dùng để  nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản,  
nếu có từ  vượt quá lề  phải qui định thì Word sẽ  tự  động cắt từ  đó đem xuống  
dưới. Muốn chủ  động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn). Muốn ngắt  

nguồn nước dồi dào từ sông Lục Nam, hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần và đập 
Thum...
2.1.2. Về kinh tế
Kinh tế tập trung vào ngành nông nghiệp với thế mạnh là trồng trọt cây ăn 
quả, điển hình là vải thiều, nhãn, hồng, na... Có nhà máy chế  biến hoa quả  trên 
địa bàn đã xuất khẩu rau quả tươi và đóng hộp sang các nước.
Huyện cũng có tiềm năng du lịch sinh thái: miệt vườn, khu sinh thái hồ 
Cấm Sơn, Khuôn Thần... Ngoài ra, có danh lam thắng cảnh như đền Hả, chùa 
Khánh Vân, chùa Am Vãi (Khả Lã, xã Tân Lập).
Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của vải thiều và sự yếu kém của 
tư thương Việt Nam, thì giao thương biên mậu đã thực sự tiến vào tận địa bàn Lục 
Ngạn. 
2.1.3. Về văn hóa – xã hội
Dân số huyện xấp xỉ 200.000 người. Lao động chủ yếu chưa qua đào tạo. 
Người Kinh chiếm   53%,   còn   lại   là   các   dân   tộc   khác   như Sán   Dìu, Nùng, Cao 
Lan, Hoa.
Ngày nay, do có nhiều khu công nghiệp  ở  các tỉnh miền xuôi nên thanh  
niên Lục Ngạn phần đông đi học hoặc đi làm trong các khu công nghiệp, khu chế 
xuất, tệ nạn đánh nhau theo kiểu thanh niên làng đã giảm đáng kể.
2.2. Thực trạng về  quy chuẩn xây dựng thể  thức văn bảncủa Đoàn TNCS 
Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang

16


Trong những năm gần đây, công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước 
đã được chú trọng. Nhà nước ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo văn 
bản và xử lý văn bản, làm cho chất lượng của văn bản được nâng lên rõ rệt. Về 
hình thức các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót không đúng về  thể 
thức ngày càng ít. Về  nội dung, văn bản ngày càng phản ánh sát, kịp thời chủ 

Mặt khác cơ sở vật chất bảo đảm cho công tác soạn thảo đặc biệt thiếu.  
Máy vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm.  
Việc tập huấn nghiệp vụ  về  công tác soạn thảo chưa được thực hiện thường  
xuyên, chủ  yếu vẫn do công chức tự  cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó  
việc nâng cao trình độ soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế.Chính những nguyên  
nhân khách quan và chủ  quan trên đã phần nào  ảnh hưởng trực tiếp tới chất  
lượng xây dựng soạn thảo văn bản hành chính của các bộ  phận  ở  cấp xã đặc  
biệt là trong Đoàn TNCS Hồ  Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc 
Giang.
2.3. Nội dung xây dưng quy chuẩn thể thức văn bản
2.3.1.Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, 
được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn 
bản.
2.3.2. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn
­ Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ  các thành phần  
thể thức sau đây:
+ Tiêu đề,
+ Tên cơ quan ban hành văn bản,
+ Số và ký hiệu văn bản,
+ Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,
+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
+ Phần nội dung văn bản,
+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
+ Nơi nhận văn bản.
­ Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy 
theo nội dung và tính chất có thể  bổ  sung các thành phần thể  thức như: dấu chỉ 

18




Văn bản có nhiều trang thì từ  trang thứ  2 phải đánh số  trang. Số  trang 
được trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ 
số  Ả­rập, cỡ chữ  13­14, kiểu chữ đứng, không đánh số  trang thứ  nhất. Số  trang 
của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
* Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản 
Trên một trang giấy khổ  A4 được thực hiện theo sơ  đồ  bố  trí các thành  
phần thể  thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1). Vị  trí trình bày các 
thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự 
theo sơ đồ tại Phụ lục trên.

20


Mẫu 1: Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

                                               20 mm
    2

      1

    3

     4

    5
    6
    7


7. Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
                                                                        20 mm
8. Tên loại văn bản
9. Trích yếu nội dung văn bản
10. Nơi nhận công văn
11. Nội dung văn bản
12. Nơi nhận văn bản
13. Thể thức để ký
14. Chức vụ người ký, chữ ký
15. Họ và tên người ký
16. Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản, mã số văn bản
2.3.4. Các thành phần thể thức bắt buộc
2.3.4.1. Tiêu đề văn bản
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên 
văn bản của Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH". Tiêu đề được trình bày tại 
trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với 
địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài 
tiêu đề (ô số 1­ mẫu 1). 

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
2.3.4.2. Tên cơ quan ban hành văn bản 

22


Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn 
bản. Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng 
đầu (ô số 2 ­ mẫu 1), cụ thể như sau:

* Văn bản của đại hội đoàn

* Văn bản do nhiều cơ quan ban hành thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng 
ban hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (­).
23


2.3.4.3. Số và ký hiệu văn bản
* Số  văn bản: là số  thứ  tự  ghi liên tục từ  số  01 cho mỗi loại văn bản 
được ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Nhiệm kỳ  của cấp bộ 
đoàn được tính từ  ngày liền kề  sau ngày bế  mạc Đại hội đoàn lần này đến hết 
ngày bế  mạc đại hội đoàn lần kế  tiếp. Số  văn bản viết bằng chữ  số   Ả­rập,  ở 
phía trái văn bản, dưới tên cơ quan ban hành văn bản, phân cách với cơ quan ban  
hành văn bản bởi 3 dấu sao (***) (ô số 3 ­ mẫu 1).
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại  
văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó.
*  Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, 
tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản.  
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang 
(­), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/).  
giữa tên cơ  quan ban hành văn bản và tên đơn vị  chủ  trì tham mưu văn bản có  
dấu nối ngang (­). 
* Số và ký hiệu trong văn bản của ban tham mưu giúp việc: số và ký 
hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 ­ mẫu 1).
­ Đối với Công văn 

BCH ĐOÀN XàGIÁP SƠN

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

***
Số: 15­ CV/ĐTN

+ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đoàn: UBKTTWĐ
+ Tỉnh đoàn, thành đoàn thuộc Trung ương: TĐTN
+ Đoàn khối các cơ quan TW, Đoàn khối Doanh nghiệp TW: ĐTNK
+ Đoàn Thanh niên Bộ Công an: ĐTNCA
+ Ban Cán sự Đoàn: BCSĐ
+ Đoàn cấp quận và tương đương, Đoàn cấp cơ sở, Đoàn cấp cơ sở được 
giao quyền cấp trên cơ sở, Đoàn bộ phận: ĐTN
+ Chi đoàn: CĐ
+ Phân đoàn: PĐ
­  Đối với ký hiệu tên đơn vị tham mưu văn bản, viết tắt tên của ban, đơn 
vị, cụ thể như sau:
+ Văn phòng: VP
+ Ban Tổ chức: BTC
+ Ban Kiểm tra: BKT
+ Ban Tổ chức ­ Kiểm tra: TCKT
+ Ban Thanh niên trường học: TNTH
+ Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên: ĐKTHTN
+ Trung tâm Thanh thiếu niên TW: TTNTW
…
­ Số và ký hiệu văn bản của Đại hội Đoàn các cấp (Đoàn Chủ  tịch, Đoàn  
Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được đánh liên tục từ 
số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc Đại  
hội với ký hiệu là Số:      /ĐH.
25