LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian hai tháng thực tập tại Công ty Thời Trang Phát Triển
Cao, được sự giúp đỡ của các lãnh đạo, nhân viên trong công ty đã giúp tôi
tìm hiểu rõ hơn về công việc ở Văn phòng, tích lũy thêm được nhiều kiến
thức, kinh nghiệm bổ ích và hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời gian quy
định. Qua đó, giúp tôi trang bị cho mình những kiến thức thực tế để thực hiện
công việc trong tương lai.
Đồng thời, tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo Th.S Đặng Văn
Phong và cô giáo Th.S Lâm Thu Hằng giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã
tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập
này. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các cán bộ, nhân viên tại Công ty
Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao đã hướng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn
thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập vừa qua.
Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn.
Mặt khác do trình độ còn hạn chế nên dù có cố gắng song bài báo cáo của tôi
không tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong sẽ nhận được sự góp ý
của các thầy cô cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra sai sót và
qua đó có thêm nhiều nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm

0


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài báo cáo với đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng
tại Văn phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao”.
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do chính bản thân
tôi thực hiện trong thời gian qua. Tất cả các nội dung và kết quả nghiên cứu

Trang Phát Triển Cao...............................................................................24
2.1.1. Thông tin doanh nghiệp.................................................................24
2.1.2. Quá trình thành lập, hoạt động.....................................................24
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ phần Thời
Trang Phát Triển Cao...............................................................................25
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty...................25
2.2.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................30


2.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ
phần Thời Trang Phát Triển Cao.............................................................30
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng............................................30
2.3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.....................................................33
2.4. Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao........................................33
2.4.1. Công tác văn thư - lưu trữ.............................................................33
2.4.2. Xử lý thông tin...............................................................................36
2.4.3. Tổ chức bộ máy làm việc...............................................................37
2.4.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng..........40
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG
TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN CAO..................................42
3.1. Nhận xét chung...................................................................................42
3.1.1. Những kết quả đạt được................................................................42
3.1.2. Những tồn tại hạn chế...................................................................43
3.1.3. Nguyên nhân..................................................................................43
3.2. Một số giải pháp.................................................................................43
3.2.1. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công
tác văn phòng.....................................................................................43
3.2.2. Tổ chức nhân sự............................................................................45

vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá sẽ càng
phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn
chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành
mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp
cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,
tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng,
giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của
1


mình, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao
nhất.
Mặt khác, hiện đại hóa công tác văn phòng là nội dung một học phần
trong khối kiến thức chuyên ngành mà tôi được học tại khoa Quản trị văn
phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Bởi vậy, tôi quyết định tiến hành
đề tài này để vận dụng lý thuyết bài học vào thực tế.
Không những thế, tôi chọn đề tài này làm bài báo cáo của mình vì tôi
rất thuận lợi trong công tác thu thâp tài liệu như: Báo cáo thực tập, tài liệu về
cơ quan nghiên cứu, sách giáo trình hay các thông tin tham khảo trên mạng,…
Tuy nhiên, chưa một Báo cáo thực tập hay giáo trình nào thể hiện được rõ đề
tài nghiên cứu này. Cho nên, tôi quyết định tiến hành triển khai đề tài này.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Tôi lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao” làm đề tài cho bài báo cáo thực
tập với mục tiêu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn
phòng
- Tìm hiểu được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty và Văn phòng công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao
- Làm rõ được tình hình hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật.
- Báo cáo thực tập: Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại
Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học Nội Vụ Hà Nội.
- Các văn bản quy phạm pháp luật: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
- Tài liệu thông tin Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển cao cung cấp
- Tài liệu tham khảo trên mạng:
/> /> />6. Phương pháp nghiên cứu

3


Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu
sau:
- Đọc tài liệu. Đây là phương pháp được kế thừa ở những tài liệu có sẵn
như: Giáo trình, Báo cáo thực tập, tài liệu tham khảo trên mạng, tài liệu cơ
quan cung cấp,…
- Tổng hợp, phân tích, logic: Trong quá trình tôi thực hiện đề tài này,
đây là phương pháp được tôi vận dụng tiến hành nhiều nhất.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Các hình ảnh, quyết định của cơ quan
trong quá trình đi khảo sát tại nơi mình thực hiện đề tài nghiên cứu đã chọn.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo và Phụ Lục, đề
tài được triển khai thành kết cấu ba chương:
Chương 1. Những lý luận cơ bản về văn phòng và hiện đại hóa công tác
văn phòng
Chương 2. Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao

tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự
điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.”
1

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật

5


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng2
 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành những
hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn
về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy, “tham mưu” bao hàm nội dung tham
vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, là xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều
trường hợp là không thể thực hiện được hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan
trong hoạt động ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ
chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc
khách quan. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh
đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét đến
những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những
người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông
thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này
mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn
quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình
của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư và tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các
cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí; báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;
chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước
và quyết định của thủ trưởng;

3

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật

7


- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an
toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong
văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị

Giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm
tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.
Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan,
doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến
tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo.
Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn
ra trong phạm vi toàn cơ quan, doanh nghiệp nên đã có tác động, tầm ảnh
hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp;
Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh
nhìn thấy” của một cơ quan, doanh nghiệp và do đó cũng gắn liền với uy tín,
hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều
hành của người lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp đó.
1.2. Một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng
Hiện đại hoá công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động
hoá vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng
gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng.
Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hoá như sau:
Hiện đại hoá công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học
công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ văn thư lưu trữ, quản lý thông
tin, xử lý thông tin…cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao
9


động của con người mà vẫn bảo đảm hiệu quả công việc và duy trì được năng
suất lao động cao.
1.2.2. Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng4
Để đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động chức
năng và hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình, văn phòng phải luôn luôn

10


chuẩn, một chuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công
việc một cách tối đa. Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được
chú trọng nhiều hơn. Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng
đầu của văn phòng.
Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không
dừng lại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới
có thể vận hành điều khiển các trang thiết bị đó. Trong văn phòng hiện đại
người quản trị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần
trau dồi tri thức kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính. Cách quản lý, tổ
chức cán bộ, nhân viên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng cần
hết sức khoa học và hợp lý.
Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng các chương trình hoạt động
tháng, quý, năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản
chi tiêu trong tháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cần có... một cách
nhanh chóng kịp thời.
1.2.4. Nội dung cơ bản của hiện đại hoá công tác văn phòng6
Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ
khá mới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn
phòng không giấy”. Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều
biết đến, nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết
suông như vậy. Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế
nào để có một văn phòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần
biết ứng dụng cách mạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm
mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Câu trả lời không
khó xong việc thực hiện như thế nào thì hoàn toàn không đơn giản. Bởi vì
muốn xây dựng một “Văn phòng không giấy”, một “Văn phòng điện tử”...
hay nói cách khác muốn xây dựng nên một văn phòng theo hướng hiện đại

thảo văn bản; in ấn văn bản; tra tìm và phục vụ sử dụng; chuyển giao văn bản.
 Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất
cả các cơ quan Nhà nước, các đơn vị, các tổ chức. Việc soạn thảo văn bản
trước hết thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động
và mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức. Đồng thời các văn
bản là thành quả của các cơ quan trong quản lý. Việc soạn thảo văn bản được
7

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học
Nội Vụ Hà Nội

12


thực hiện theo đúng như quy định của Nhà nước. Ở nước ta việc ban hành văn
bản theo đúng thẩm quyền được quốc hội khoá IX thông qua tại kỳ họp thứ X
ngày 12 tháng 11 năm 1996 từ điều 13 đến điều 19 trong luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật. Còn thể thức văn bản thì được quy định tại thông tư
55 của chính phủ.
Soạn thảo văn bản còn là quy trình xử lý ký tự của từng từ riêng biệt,
đến việc xử lý các mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn
bản. Quy trình soạn thảo văn bản có thể được tiến hành dưới hai hình thức:
- Thứ nhất: là soạn thảo văn bản bằng tay. Đây là phương pháp rất thủ
công mà không mang lại hiệu quả cao. Để có được một văn bản hoàn chỉnh
trước tiên ta bắt đầu trên trang giấy nháp, và qua rất nhiều công đoạn sửa
chữa từ ngữ dẫn tới việc đó là phải tốn nhiều lần soạn thảo, chép lại để có
hiệu quả cao, tức là đạt tới tiêu chuẩn cao của văn bản. Như vậy việc soạn
thảo văn bản bằng tay còn rất nhiều hạn chế, tốn kém nhiều thời gian, mà kết
quả mang lại không cao.


STAR,

AMI

PROFFESSIONAL, MICROSOFT WORD... Trong đó WORD PERFECT,
AMI PROFFESSIONAL, cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một
trang. Trên thị trường hiện nay các phần mềm của Microsoft chiếm đa số gần
như tuyệt đối trong sự lựa chọn của người tiêu dùng Việt Nam. Theo kết quả
bình chọn sản phẩm PC năm 1999 của tạp chí PC Word Việt Nam có:
- Trong soạn thảo văn bản: 99,2% chọn MS WORD
- Trong tính toán: 99,58% chọn MS EXEL
- Trong quản lý: 79,52% chọn MS ACCESS
Sở dĩ có nhiều người tin dùng MS như vậy là bởi vì ngoài vấn đề dễ sử
dụng thì nó còn có các chương trình hướng dẫn cụ thể, việc liên kết chặt chẽ
giữa các chương trình riêng biệt khác như MS Word, MS Exel,... cho phép nó
thực hiện một loạt kỹ xảo tiên tiến, đặc biệt trong thao tác soạn thảo văn bản
và trình bày, hơn nữa các dịch vụ này được cung cấp trọn bộ.
Để khắc phục được những hạn chế của máy vi tính thông thường là
phải nhập dữ liệu bằng bàn phím, phải gõ rất nhiều và cũng phải thuộc lòng
những lệnh phức tạp. Chức năng bản viết với việc thay thế bàn phím bầng
một cây bút điện tử cho phép người sử dụng nhập dữ liệu và xử lý văn bản rất
đơn giản. Các sản phẩm này hiện đang được bán rộng rãi khắp thế giới và tại
một số thị trường nội địa.
 In ấn văn bản
Kết thúc quá trình soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản, chuyển sang
in ấn văn bản khi văn bản đã được hoàn chỉnh. Khi văn bản đã được sửa chữa,
được người có thẩm quyền duyệt, ký tắt thì bắt đầu giai đoạn in ấn văn bản.
Trước kia ở các cơ quan đơn vị còn sử dụng các phương pháp thủ công
như: đánh máy cơ khí, đánh máy trên giấy nến rồi quay máy in rôneo rất nặng

nhiên vẫn phải lưu hai bản chính ở văn thư và bộ phận đã soạn thảo văn bản
đó, để đảm bảo cơ sở pháp lý và giải quyết những vấn đề quan trọng.
Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin
học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của văn
thư thay đổi rất nhiều. Hầu hết các công việc hiện nay của văn thư đều có sự
15


hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị công nghệ hiện đại. Hiện nay, máy
vi tính qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ
LAN (Local area network) và mạng rộng WAN (Wide area network) để xử lý
luồng thông tin đầu ra. Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin... phần lớn được
xử lý và truyền lên mạng với hệ máy vi tính. Do vậy không cần sao chép,
nhân in công văn và phân phát theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như
trước.
Để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào, đầu ra trong cơ quan người ta
thường nối các máy vi tính thành mạng để liên hệ làm việc với nhau bằng
nhiều loại mạng khác nhau tuỳ theo tính chất công việc như: mạng đơn giản,
mạng nội bộ, mạng mở rộng, mạng toàn cầu.
- Văn thư điện tử: Do việc gửi thư qua đường bưu điện thường chậm
chạp, đắt và nhiều khi không kịp thời hay bị thất lạc. Để khắc phục tình trạng
này văn phòng của các cơ quan đơn vị hiện nay đã ứng dụng công nghệ thông
tin vào trong công việc của mình, cụ thể là việc sử dụng văn thư điện tử. Văn
thư điện tử là các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh và cả tiếng nói. Nó được
truyền và nhận qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi
tính chính và cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa.
- Thư điện tử (Email): Email là hệ thống gửi tin qua đường dây điện
thoại trực tiếp từ máy vi tính này qua máy vi tính khác. Các máy vi tính này
có thể được nối với nhau trong cùng một cơ quan (gọi là mạng nội bộ LAN)
hay có thể truyền qua mạng rộng WAN, hay trên toàn cầu (internet). Email

đều có những cách giải quyết khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn
phương án nào cho phù hợp nhất. Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan
trọng. Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng
về phạm vi cũng như hiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống.
Thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và
truyền thông tin ngày càng trở nên thiết yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn
8

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập) Đại học
Nội Vụ Hà Nội

17


vị. Trong văn phòng hiện đại việc xử lý thông tin được thực hiện qua năm
bước sau:
B1: Tổ chức các kênh thông tin
B2: Thu thập, phân loại thông tin
B3: Tìm kiếm, xử lý thông tin
B4: Truyền bá, phổ biến thông tin
B5: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính
thành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau. Như mạng LAN, mạng WAN,
mạng Internet...
Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
làm cho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả
các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin,
quản trị hậu cần để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều
được hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ

được ý thức tự giác của người lao động làm việc trong bộ máy, tiết kiệm chi
phí cho tổ chức để đạt được hiệu quả cao nhất. Hiệu quả mà bộ máy đem lại
còn thể hiện ở chỗ giúp cho việc kiểm tra giám sát được chặt chẽ và kịp thời
các hoạt động diễn ra bên trong.
Với tầm quan trọng của văn phòng thì việc tổ chức bộ máy làm việc
vừa nhẹ nhàng, gọn gàng vừa đảm bảo tính khoa học là rất cần thiết nhưng
không nằm ngoài xu hướng phát triển của thời đại đảm bảo tính hợp lý, tương
quan giữa mong muốn thực tế hiện có.
 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng
Công việc này liên quan đến chất lượng hiệu quả, mục tiêu và chi phí
công việc. Thông qua các hoạt động này văn phòng có được những quyết định
đúng đắn trong việc sửa chữa và khắc phục sai sót trong công việc đặt ra. Từ
đó ta có phương án điều chỉnh kịp thời, rà soát lại mục tiêu trong tương lai,

9

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học
Nội Vụ Hà Nội

19


đánh giá khả năng và chất lượng làm việc để có biện pháp tác động thích hợp
khắc phục được bệnh quan liêu của nhà quản trị cấp cao.
Với chức năng tham mưu trợ giúp lãnh đạo, việc kiểm tra giám sát
công việc là hết sức quan trọng. Nội dung của việc kiểm tra có liên quan đến
nhiều yếu tố khác nhau trong văn phòng cụ thể là:
- Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên.
- Việc thực hiện các quy tắc an toàn lao động, bảo vệ cơ quan, các quy
định về cách thức lề lối làm việc.

Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng
thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên
môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính và công nghệ thông tin.
Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công
nghệ thì trình độ học vấn kiến thức của cán bộ công nhân viên và nhu cầu đổi
mới chất lượng làm việc ngày càng được nâng cao, những người không có
năng lực và trình độ sẽ dần bị đào thải. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên
môn, tổ chức sắp xếp nhân sự khoa học hợp lý, còn phải quan tâm đến nhu
cầu, chế độ chính sách, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của họ. Phải biết
lắng nghe ý kiến của nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng
lực, tạo cho họ cơ hội thăng tiến, khuyến khích tạo điều kiện cho họ học hỏi,
nâng cao kiến thức. Trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu
cầu chuyên môn, nghiệp vụ thì người quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm
chất đạo đức của nhân viên.
Tóm lại tổ chức quản lý nhân sự là công việc rất quan trọng của người
quản trị, bởi vì nó là yếu tố quyết định sự hoạt động hiệu quả của văn phòng.
Công việc hiện đại hoá của mỗi đơn vị luôn cần có năng lực, có phẩm chất
đạo đức và thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có như vậy mới đáp ứng nhu
cầu đổi mới trong thời đại ngày nay.
1.2.4.4. Trang thiết bị kỹ thuật 10
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần ‘’cách mạng’’
nhất và dễ dựa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với
năm chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10
10

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật.

21