Tiểu luận cuối khoa

MỞ ĐẦU
Ngay từ những ngày đầu giành độc lập, Hồ Chí Minh-Chủ tịch Chính phủ
lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ cộng hoà đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ co
giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá "tài liệu lưu trữ
là tài sản qúy báu, co tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết
kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính
sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hoa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đo,
việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng".
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức co chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều co
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu co giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và co giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
còn quan trọng hơn nhiều. Do đo, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công
tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đo là "huyết mạch" trọng hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức và quá trình hoạt động cá nhân.
Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu co giá trị hình thành trong hoạt
động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn
sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước noi chung,
nghiên cứu khoa học lịch sử noi riêng.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã co từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như
mới co từ một vài năm trở lại đây và đo chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần
của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa co những quan tâm, chú trọng,

Lớp Chuyên viên K47

đảng viên, chính sách, tiền lương, tổ chức cơ sở đảng, khen thưởng … ngoài ra
còn là nơi lưu trữ các văn bản, tài liệu của Đảng, nhà nước và cơ quan và hồ sơ
cá nhân đảng viên trong toàn đảng bộ.
Quản lý hoạt động của đảng viên (tư tưởng, chấp hành Điều lệ Đảng và
nhiệm vụ được giao, quan hệ xã hội) thông qua hoạt động thực tiễn và hồ sơ, lý
lịch của họ. Do vậy, mỗi đảng viên phải co lý lịch, sơ yếu lý lịch và những văn
bản co liên quan đến hoạt động, đến đảng tịch của mình. Tổ chức đảng phải
quản lý chặt chẽ, khai thác và sử dụng co hiệu quả hồ sơ đảng viên trong việc
bồi dưỡng, giáo dục đảng viên. Quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên là một khâu
quan trọng trong công tác quản lý đảng viên, giúp cho tổ chức đảng hiểu được
đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng đảng viên và cả đội ngũ đảng viên, của từng
đảng bộ cũng như của toàn Đảng. Do điều kiện và hoàn cảnh lịch sử các tài liệu
trong hồ sơ đảng viên ở từng thời kỳ co khác nhau, nên hồ sơ đảng viên còn
được bổ sung hoàn chỉnh theo từng giai đoạn.
Hồ sơ đảng viên gồm những tài liệu quan trọng co liên quan đến sinh
mệnh chính trị của đảng viên, là tài liệu mật của Đảng, phải co quy chế quản lý
chặt chẽ, theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản tài liệu mật, không được để
nhầm lẫn, mất mát hư hỏng. Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và
Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sot
những tài liệu quý hiếm.
Tuy nhiên, thời gian quan xảy ra một vụ việc liên quan đến công tác lưu
trữ tại cơ quan vào năm 2013 như sau:
Vào tháng 07 năm 2013, đồng chí Trần Văn Tùng sinh năm 1953 - nguyên
là pho bí thư xã Tân Thạnh (hiện nay là đảng viên hưu trí thuộc đảng xã Tân
Thạnh) đến Ban Tổ chức Thị uỷ xin sao y lý lịch xác nhận quá trình công tác
Lớp Chuyên viên K47

3



4


Tiểu luận cuối khoa

cạnh đo, đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan ngoài những tiêu chuẩn
theo quy định, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cần co sự tâm huyết với nghề. Vì
vậy, với tình huống đặt ra chúng ta cần tìm hướng giải quyết để đạt đến mục tiêu
sau:
Thứ nhất: Phải nhanh chong tìm được hồ sơ cho ông Trần Văn Tùng và
tìm ra nguyên nhân làm mất lay thất lạc hồ sơ của ông.
Thứ hai: Cần co sự quan tâm chỉ đạo của cấp lãnh đạo đồng thời nâng cao
nhận thức của cán bộ, chuyên viên noi chung và cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ về tầm quan trọng của công tác quản lý lưu trữ trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ chính trị tại đơn vị.
Thứ ba: Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức làm công
tác lưu trữ đảm bảo co chuyên môn lưu trữ theo quy định. Co đầy đủ năng lực,
phẩm chất và sự tâm huyết với công việc để đảm đương nhiệm vụ.
Thứ tư: Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, cũng như áp dụng các phương
tiện hiện đại, mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhu cầu cơ bản của công tác lưu
trữ. Như co phòng lưu trữ riêng, tủ, túi đựng, bìa… để bảo quản hồ sơ và tài liệu
lưu trữ được an toàn tránh được làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ.
III. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ
1. Nguyên nhân
Trình độ về chuyên môn chưa đảm bảo, do chưa qua đào tạo, bồi dưỡng
về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm. Do đo, các
công việc về nghiệp vụ xử lý rất hạn chế. Chưa đánh giá đúng mức độ và tầm
quan trọng của công tác lưu trữ nên một số tài liệu vẫn chưa được đưa vào lưu
trữ đúng quy định.
Lãnh đạo chưa thực sự đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác văn

tốt và co thể tiêu huỷ một số lượng do tài liệu tích đống quá nhiều mà không co
kho để lưu trữ.
Không làm tốt công tác và thực hiện đúng quy trình lưu trữ, để xảy ra ẩm
mốc gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu quan trọng co độ chính xác cao và co giá trị đặc
biệt chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ, các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu của Đảng tại địa phương.
Lớp Chuyên viên K47

6


Tiểu luận cuối khoa

Do không làm tốt công tác lưu trữ như trường hợp trên đã gây ra một số
hậu quả sau:
- Về kinh tế:
Nếu như không tìm được thì ông Trần Văn Tùng phải mất một khoản chi
phí để về đơn vị củ tìm lại các quyết định trước năm 1975 hoặc là ông sẽ không
được tính tiền nghỉ hưu từ năm 1967-1972, vì vậy lợi ích chính đáng của ông sẽ
bị ảnh hưởng.
- Về chính trị:
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ không được bảo quản, lưu trữ tốt thì không thể bảo
vệ pháp luật, thể chế của nền hành chính nhà nước, của đảng và quyền lợi chính
đáng của đảng viên. Bên cạnh đo, còn tạo cơ sở cho kẻ cơ hội lợi dụng để xuyên
tạc, đã kích phá hoại Đảng và nhà nước ta.
Thực hiện không tốt sẽ gây mất lòng tin và ảnh hưởng uy tín đơn vị đối
với cấp trên và đảng viên trong toàn đảng bộ.
- Về xã hội:
Tạo tiền lệ và dư luận không tốt, gây lo lắng và sự không yên tâm của
đảng viên. Việc lưu trữ không tốt, xắp xếp không khoa học thì sẽ gây trở ngại

Ưu điểm:
Sẽ giải quyết được tình trạng hồ sơ còn lẫn lộn và qua đo sẽ kiểm tra được
những hồ sơ hư hỏng và chưa được điều chỉnh bổ sung kịp thời.
Giải quyết cơ bản tình trạng chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa
học, bắt buột công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào hồ sơ cơ quan hàng
năm. Ngoài ra giúp cho mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan giải quyết, xử lý
công việc nhanh chong, nâng cao hiệu quả công việc. Vì vậy, tài liệu và hồ sơ
được lưu giữ bảo quản được an toàn, tập trung, không làm mất hoặc hư hỏng tài
liệu hồ sơ quan trọng, dễ nghiên cứu và khai thác khi cần.
Khuyết điểm: Sẽ cần khoản thời gian khá dài cho việc sắp xếp, chỉnh lý,
bổ sung; Đồng thời, phải phân công một vài cán bộ để phụ trách tiếp thì sẽ gây
ảnh hưởng chậm trễ công tác chuyên môn của từng cán bộ, chuyên viên trong
đơn vị.
Lớp Chuyên viên K47

8


Tiểu luận cuối khoa

* Phương án 2
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại cơ quan; Hoặc co
kế hoạch khi tuyển dụng vào vị trí lưu trữ thì ngoài những tiêu chuẩn theo quy
định thì cần phải co chuyên môn thuộc ngành lưu trữ.
Ưu điểm:
Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ hiểu sâu hơn công việc mà
mình phụ trách. Biết sử dụng những kiến thức thực hiện đúng quy trình làm việc
sẽ thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả sẽ cao hơn.
Bảo đảm việc giữ bí mật của Đảng và nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng,
cung cấp thông tin bừa bãi làm lọt, lộ bí mật ảnh hưởng đến quá trình lãnh đạo

dành riêng cho khối Đảng, giúp cho công việc tra cứu, tìm kiến được dễ dàng và
thuận lợi, không bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến công việc.
Giảm bớt được thời gian tìm tòi và tra cứu không cần thiết, qua đo gop
phần tiết kiệm được thời gian, công sức mà hiệu quả công việc đạt cao hơn.
Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ hiểu sâu hơn công việc mà
mình phụ trách. Biết sử dụng những kiến thức thực hiện đúng quy trình làm việc
sẽ thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả sẽ cao hơn.
Khuyết điểm:
Do yêu cầu công việc của cơ quan nên cán bộ phụ trách thường xuyên
thay đổi, luân chuyển công tác và chủ yếu thực hiện kiêm nhiệm nhiều công việc
nên chưa đảm bảo khai thác co hiệu quả.
Tuy thực hiện khá lâu nhưng hiệu quả mang lại chưa cao do chương trình
quản lý thường xảy ra trục trặc, việc đồng bộ dữ liệu thường xảy ra lỗi.
Phải thường xuyên nâng cấp trương trình, cải tạo đường truyền tốn kinh
phí tương đối lớn.
2. Chọn phương án tối ưu:
Sau khi phân tích các phương án trên tất cả các phương án điều co những
ưu điểm và nhược điểm, tuy nhiên từ tình hình thực tế tại đơn vị tôi nhận thấy
thực hiện phương án 3 là tối ưu nhất.
Lớp Chuyên viên K47

10


Tiểu luận cuối khoa

Lý do: Nếu cán bộ được đào tạo bài bản, vận dụng kiến thức đã học đưa
lưu trữ đi vào nề nếp và khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên. Giúp cho cơ
quan trong việc tra cứu được nhanh chong, kịp thời, hạn chế việc làm mất thời
gian, gây phiền hà cho cám bộ, đảng viên đến liên hệ công tác; Đồng thời đảm

Xây dựng, sưu tầm, bổ sung lý lịch đảng viên trong đảng bộ, làm cho hồ
sơ phản ánh kịp thời, sinh động, chính xác lai lịch và sự phát triển, trưởng thành
của đảng viên; giúp cơ quan tổ chức hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, sơ yếu lý
lịch và viết bổ sung lý lịch hàng năm được thuận tiện dễ dàng. Hủy bỏ những tài
liệu không còn co tác dụng thiết thực trong hồ sơ đảng viên (phải được cấp uỷ
đảng cho phép).
2. Biện pháp thực hiện
Trước hết, cán bộ làm công tác lưu trữ cần nắm các quy định về công tác
lưu trữ như: Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Luật lưu trữ 2013, Hướng dẫn số 12HD/BTCTW ngày 17-05-2012 một số vấn đề cụ thể về nghiệp vụ công tác đảng
viên….
Cán bộ chuyên trách công tác này cần được các đơn vị lựa chọn cẩn thận
và quản lý chặt chẽ, gồm những đồng chí trung thực, co trách nhiệm cao co ý
thức tổ chức kỷ luật, được bồi dưỡng kỹ về nghiệp vụ. Co tinh thần làm việc cẩn
thận, khoa học ngăn nắp.
Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ như tăng cường
công tác đào tạo, bồi dưỡng trước mắt và lâu dài; đào tạo co trọng tâm cần xác
định đúng nội dung ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng. Mỗi cán bộ ngoài trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cần phải co thêm về vi tính để đáp ứng tốt yêu cầu của
công việc.
Kịp thời tăng cường các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như:
Phòng hồ sơ riêng biệt, thiết bị chống ẩm, mốc, tủ đựng hồ sơ, sổ sách…
Phân công cán bộ đảm bảo đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, co kế
hoạch cụ thể để đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đáp ứng theo yêu cầu nhiệm vụ
được giao.
Kịp thời hỗ trợ và hướng dẫn giải quyết những kho khăn vướn mắc trong
quá trình thực hiện công tác lưu trữ.
Lớp Chuyên viên K47

12


Lớp Chuyên viên K47

13


Tiểu luận cuối khoa

VI. KIẾN NGHỊ - KẾT LUẬN
1. Kiến nghị
Chấn chỉnh kịp thời công tác lưu trữ, nâng cao quy trình nghiệp vụ về lưu
trữ. Trước hết là các cơ quan cấp huyện cần nhận thức đúng vị trí vai trò và tầm
quang trọng của công tác này, nâng cao và quan tâm về công tác văn thư và lưu
trữ.
Tạo cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn kinh phí thường xuyên nhằm nâng
cao hoạt động công tác lưu trữ.
Tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ đối với
hoạt động lưu trữ.
Nghiên cứu khoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học kỹ thuật
nghiệp vụ đối với các hoạt động lưu trữ và phát triển công tác lưu trữ đối với các
cơ quan.
Xây dựng hệ thống thông tin điện tử từ tỉnh, huyện thực hiện đồng bộ,
thống nhất và thông suốt tạo điều kiện cho việc tra cứu nhanh chong, chính xác,
hiệu quả.
Co chính sách ưu đãi đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ban Tổ chức
các huyện, thị, thành. Co chính sách để thu hút người vào làm công tác lưu trữ
nhằm phần nào bù đắp cho bệnh nghề nghiệp.
Định kỳ đề nghị Tỉnh, huyện, thị tạo điều kiện cho cán bộ công tác lưu trữ
tại cấp tỉnh và cấp huyện, thị giao lưu họp mặt tạo mối quan hệ thân mật, trao
đổi học hỏi các kinh nghiệm thực tế, hỗ trợ cho nhau nhằn thực hiện tốt hơn
công tác này ở địa phương mình.

riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những
bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, sự chia sẻ kịp
thời của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, gop sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, để công tác lưu trữ ngày càng co
vị trí xứng đáng và phát huy được tầm quan trọng vốn co: Bảo đảm thông tin,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoa, xã hội và gop phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ
tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức./.

Lớp Chuyên viên K47

15