CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIET SJC
--------------------
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------***---------
Số : HC- KT/VNJ
QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NỘI BỘ
(Tạm thời)
I. QUY ĐỊNH VỀ ĐỊNH MỨC CHI TIÊU.
A/ Quy định chung
- Tất cả các khoản chi tiêu đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định
hiện hành của Nhà nước.
- Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định như : tên, địa chỉ, mã số thuế,
chữ ký, dấu (nếu có) của cả người bán và người mua.
- Việc thực hiện thu chi, tạm ứng thanh quyết toán thực hiện theo đúng quy định và hướng
dẫn của Công ty
(Phần II Quy định về thủ tục thanh toán)
- Các khoản tạm ứng chi phí thường xuyên, phải thực hiện hoàn ứng trong vòng 01 tháng kể
từ ngày nhận ứng, trừ trường hợp đặc biệt được Ban giám đốc phê duyệt thì chỉ được phép
kéo dài tối đa 02 tháng. Các khoản tạm ứng chi phí theo vụ việc, phải thực hiện hoàn ứng
trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận ứng và trước khi nhận các khoản tạm ứng mới. Quá
thời hạn quy định, Công ty sẽ xem xét và xử lý trừ trực tiếp vào thu nhập của người nhận
tạm ứng.
B/ Định mức một số khoản chi phí.
1/ Chi phí giao dịch tiếp khách
Là những khoản chi cần thiết cho triển khai hoạt động kinh doanh của Công ty hoặc gián tiếp
gắn với công việc kinh doanh của Công ty. Về nguyên tắc các khoản chi này phải được Ban
giám đốc Công ty phê duyệt trước.
Hàng tháng hoặc hàng quý các Phòng ban phải có kế hoạch trình Ban giám đốc phê duyệt
hạn mức và thực hiện tạm ứng tiền trước khi chi phí. (Trường hợp phát sinh chi tiếp khách
đột xuất phải được Ban giám đốc Công ty chấp thuận khi thanh toán.)

chứng từ hợp lệ (thanh toán một lần cho chuyến đi công tác).
 Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí: Người đi công tác
được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí theo
định mức quy định sau đây:
Đối tượng Phụ cấp công tác
phí/ngày/người
Chi phí phòng nghỉ/ngày/
người
Thành viên HĐQT, Trưởng BKS,
TGĐ
70.000đ Tối đa không quá 400.000đ
Thành viên BKS, các Phó TGĐ 70.000đ Tối đa không quá 350.000đ
Giám đốc, Kế toán trưởng,Trưởng
các bộ phận
50.000đ Tối đa không quá 300.000đ
Các đối tượng khác 30.000đ Tối đa không quá 200.000đ
b. Công tác phí nước ngoài:
- Cán bộ nhân viên VI NA VJC đi công tác ngoài lãnh thổ Việt Nam do VNJ đài thọ toàn bộ
chi phí sẽ được thanh toán các khoản chi phí sau đây:
 Tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác và phụ cấp công tác phí theo định mức quy
định sau đây:
Đối tượng Phụ cấp công tác
phí/ngày/người
Chi phí phòng nghỉ/ngày/
người
Thành viên HĐQT,Trưởng BKS,TGĐ 20USD Phòng hạng đặc biệt
Thành viên BKS, các Phó TGĐ 20USD Phòng hạng sang
Giám đốc, Kế toán trưởng,Trưởng
các bộ phận
20USD Phòng hạng thường

Tài liệu nghiên cứu triển khai nghiệp vụ mới, tài liệu hội nghị, hội thảo…
- Từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt: Mức chi 100.000 đồng/350 từ hoặc sẽ căn cứ trên
mức giá thuê dịch bên ngoài.
- Từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài: Mức chi 140.000 đồng/350 từ hoặc sẽ căn cứ trên
mức giá thuê dịch bên ngoài.
- Đối với những tài liệu dịch phục vụ cho công việc chuyên môn hàng ngày của các Phòng
thì không được thanh toán.
3.3/ Chi cho các đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn nghiệp vụ
Đối với các cuộc hội nghị, hội thảo có tính chất quan trọng, thành phần do Tổng giám đốc
Công ty triệu tập theo đề nghị của các Phòng ban chức năng: Mức chi tối đa không quá
200.000 đồng/người/ngày.
3 CÔNG TY CP KIM KHI NAM VIET
Các cuộc họp đặc biệt cần có mức chi vượt quy định, các Phòng lập phương án đề xuất Tổng
giám đốc Công ty xem xét phê duyệt nhưng mức chi tối đa cũng không vượt quá 200.000
đồng/người/ngày.
Các cuộc họp thông thường trong nội bộ phòng ban – quy mô nhỏ không được áp dụng mức
chi cho thành viên tham dự.
Các cuộc họp riêng của Hội đồng Quản trị, của Ban Giám đốc hay của Hội đồng Quản trị và
Ban Giám đốc sẽ được chi theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị hoặc Ban Giám đốc.
Các cuộc họp giữa cán bộ nhân viên VI NA VJC và Ban Giám đốc sẽ được Ban Giám đốc
duyệt chi khi thấy cần thiết. Mức chi không vượt qúa 100.000 đồng/người
Mức chi cho việc đào tạo, tập huấn phải có tờ trình của các bộ phận gửi lên được Tổng giám
đốc phê duyệt tuỳ theo từng chương trình đào tạo, tập huấn. Chi phí bồi dưỡng cho từng cá
nhân được phê duyệt cử đi đào tạo, tập huấn không vượt quá 50.000 đồng/người/ngày (áp
dụng trong địa bàn Hà Nội), 100.000 đồng/người/ngày (áp dụng cho các địa điểm trong
nước khác). Với trường hợp cho cá nhân đi tập huấn, đào tạo ở nước ngoài sẽ được xem xét
và phê duyệt theo từng trường hợp cụ thể.
3.4/ Chi sao chụp tài liệu, in ấn tài liệu
Tài liệu thuê bên ngoài sao chụp chỉ được thanh toán theo sự phê duyệt trực tiếp của Ban
giám đốc Công ty.

b - Mức phí điện thoại di động:
Tất cả các đối tượng được Công ty trang bị máy đều được thanh toán cước điện thoại di
động hàng tháng. Các đối tượng không thuộc diện được trang bị máy (Phó trưởng phòng
Công ty và các đối tượng khác…) nếu tự trang bị máy có thể được xem xét thanh toán cước
điện thoại (thường xuyên hoặc có thời hạn) khi Ban giám đốc Công ty xét thấy thực sự có
nhu cầu để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Mức cước phí điện thoại được quy định như sau:
Với các đối tượng sử dụng hoà mạng sẽ được thanh toán theo thực tế sử dụng căn cứ vào
Hóa đơn thu cước phí của Bưu điện, nhưng không được vượt quá hạn mức qui định trên
nguyên tắc sử dụng tiết kiệm - Hạn mức cụ thể:
 Tổng giám đốc, P.Tổng giám đốc, Giám đốc bộ phận đầu tư : Mức chi là 1.000.000
đồng/tháng.
 Trưởng phòng đầu tư : Mức chi là 500.000 đồng/tháng.
 Chuyên viên cao cấp, Kế toán trưởng và Trưởng các phòng ban khác: Mức chi là 300.000
đồng/tháng.
 Các đối tượng khác không được duyệt mức chi này.
Tất cả các máy đăng ký sử dụng SIMCARD: Mức chi cố định là 200.000 đồng/tháng.
Tất cả các đối tượng được thanh toán tiền điện thoại đều phải có hóa đơn thu cước phí của
Bưu điện.
6/ Qui định mua văn phòng phẩm, CCLĐ dùng trong quản lý
- Việc mua và cấp văn phòng phẩm, CCLĐ (mua lẻ dùng ngay): Hàng tháng, trên cơ sở đề
nghị của các Phòng trong Công ty, Phòng Hành chính có trách nhiệm tập hợp chung, thống
nhất ý kiến và xác nhận với Phòng Kế toán và lập tờ trình để trình Tổng giám đốc Công ty
phê duyệt.
- Phòng Hành chính mua văn phòng phẩm và làm thủ tục cấp phát văn phòng phẩm cho các
phòng nhận theo đề nghị đã được duyệt.
- Phòng Hành chính hoàn tất thủ tục chứng từ để thanh toán.
- Tối thiểu 3 tháng một lần, Phòng Hành chính phải lấy báo giá của ít nhất của 3 đơn vị trở lên
để có cơ sở quyết định mức giá mua VPP, vật liệu và CCLĐ.
7/ Chi phí tiền ăn giữa ca