MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH
TOÁN TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI
I. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2004
1. Định hướng, mục tiêu phát triển năm 2003:
Năm 2004 là năm công ty tiến hành cổ phần hóa vì vậy định hướng
kinh doanh sản xuất lấy mục tiêu hiệu quả là chính, đảm bảo an toàn vốn,
tránh phát sinh công nợ nhất là nợ quá hạn và nợ khó đòi, cụ thể như sau:
Tập trung đẩy mạnh đấu thầu để nhập khẩu cung cấp các hệ thống dây
chuyền thiết bị lớn cho các dự án lớn để tăng nguồn thu. Tập trung kinh
doanh cung cấp các loại nguyên vật liệu cho các nhà máy sản xuất đảm bảo
khả năng thanh toán, hạn chế kinh doanh trả chậm nhất là các đơn vị khả năng
thanh toán không chắc chắn, hạn chế các khoản nợ khó trả phát sinh và tích
cực thu các khoản nợ cũ.
Tập trung sức củng cố, đẩy mạnh sản xuất của Xí Nghiệp may xuất
khẩu, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, thu đủ khấu hao và trả
vốn, lãi ngân hàng, phấn đấu không để lỗ tiếp.
Tiếp tục đẩy mạnh làm dịch vụ nhập khẩu ủy thác không bỏ vốn, khả
năng thanh toán nhanh và hiệu quả cao. Khai thác cơ sở vật chất sẵn có bằng
cách hợp tác kinh doanh nhằm tăng nguồn thu chắc chắn.
Tích cực triển khai các bước cổ phần hóa theo đúng kế hoạch đã đề ra
vào đầu năm 2004.
2. Các chỉ tiêu cơ bản kế hoạch 2004:
• Xuất khẩu: 1.000.000 USD
Gồm: + Hàng may mặc: 600.000 USD
+ Hàng nông sản: 200.000 USD
+ Hàng khác: 200.000 USD
• Nhập khẩu: 13.500.000 USD
Gồm: - Nhập khẩu kinh doanh: 9.500.000 USD
+ Thiết bị máy móc XD: 5.500.000 USD
+ Nguyên vật liệu: 4.000.000 USD
- Nhập khẩu ủy thác: 4.000.000 USD

vốn.
3.3. thực hiện tổng doanh thu:
2 2
- Công ty duy trì nhập khẩu kinh doanh, giữ khách hàng và nâng cao chất
lượng công tác nhập khẩu, xem đây là khả năng, thế mạnh sẵn có của công ty
để tăng doanh số bán hàng và tăng thu nhập, chuẩn bị cho sau cổ phần hóa.
- Tích cực khai thác các nguồn hàng trong nước để cung ứng cho các đơn vị
trong nước thay thế các mặt hàng nhập khẩu, tăng cường hợp tác kinh doanh,
tập trung khai thác kinh doanh cửa hàng hiện có nhằm tăng doanh số bán
hàng nội địa, mở hướng đại lý bán hàng trong nước.
- Đẩy mạnh dịch vụ tiếp nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu, khai thác hết
năng lực hiện có về kho tàng, nhà xưởng và đất đai để tạo nguồn thu chắc
chắn cho công ty.
3.4. tăng cường các biện pháp quản lý kinh doanh
a) công tác tài chính
- Đảm bảo nguyên tắc tài chính trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong
khâu kiểm tra, giám sat chặt chẽ các hoạt động. Coi việc bảo toàn vốn là vẫn
đề hàng đầu trong công tác kinh doanh. Tăng cường tìm hiểu kỹ khách hàng,
chỉ bán hàng trả chậm đối với khách hàng có khả năng thanh toán tốt, hạn chế
bán trả chậm đối với các công ty TNHH không có bảo lãnh của ngân hàng,
không để thua lỗ, thất thoát vốn, làm tốt công tác kế toán thống kê.
- Khai thác các nguồn vốn tín dụng để đảm bảo phát triển kinh doanh và đáp
ứng nhu cầu đầu tư phát triển của công ty.
- Có các biện pháp tiết kiệm triệt để trong kinh doanh và tiêu dùng, chống lãng
phí, tham ô. Giảm bớt chi phí kinh doanh để tăng hiệu quả kinh tế, đảm bảo
tăng thu nhập cho công ty
b) Công tác tổ chức và lao động tiền lương
- Nghiên cứu sắp xếp lại tổ chức theo hướng tăng cường cho sản
xuất, kinh doanh, giảm bớt khâu gián tiếp. Động viên CBCNV phát huy tinh
thần tích cực, chủ động tìm việc.

+ Xây dựng phương án cổ phần hóa và điều lệ công ty cổ phần trình Bộ phê
duyệt
+ Xây dựng kế hoạch bán cổ phiếu và tiến hành đại hội cổ đông
+ Làm các thủ tục thành lập công ty cổ phần, ổn định bộ máy tổ chức và
đưa công ty cổ phần vào hoạt động có hiệu quả
+ Đề nghị Bộ quan tâm giúp đỡ công ty tháo gỡ những khó khăn vướng
mắc trong quá trình thực hiện CPH và kinh doanh
4 4
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
THANH TOÁN TẠI TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK
MÁY HÀ NỘI
Qua chương II, chúng ta thấy rằng hoạt động thanh toán rất quan trọng,
trong quá trình thực hiện không tránh khỏi nhiều vướng mắc. Sau khi đã tìm
hiểu, phân tích hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở công ty XNK Máy
Hà Nội, em xin đưa ra một số giải pháp sau:
1. Cân đối hợp lý giữa các khoản phải thu – phải trả với khách
hàng.
Vì đây là phần thanh toán quan trọng nhất đối với công ty, nên phải có
cơ cấu hợp lý để đảm bảo khả năng thanh toán. Sau đây là số liệu về phải thu
– phải trả trong 3 năm qua nhưng là số dư cuối kỳ chứ không phải là giá trị
giao dịch.
SỐ DƯ CUỐI KỲ CỦA PHẢI THU – PHẢI TRẢ
Chỉ tiên Năm 2001
NĂM 2002
Năm 2003
1. Phải thu KH 4.821.073.176 37.395.008.02
6
44.601.770.99
9
2. trả trước cho

thanh toán khi không thể huy động từ nguồn vay khác. Mục đích của tín dụng
thương mại không phải là tiết kiệm được chi phí trả lãi mà giảm bớt gánh
nặng phải thanh toán một lúc, do đó tỉ số về khối lượng hai loại đó phải gần
nhau, để hỗ trợ cho nhau. Nếu phải thu lớn quá sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, quay
vòng đồng tiền chậm lại phải đi vay để tài trợ cho các khoản thanh toán khác.
Nếu phải trả quá lớn, đến thời hạn thanh toán lại không huy động kịp thời thì
mất cân bằng về khả năng thanh toán.
Tuy nhiêu chỉ cần cân đối về khối lượng thôi chưa đủ, nếu thời gian
thanh toán các khoản đó không khớp nhau thì cũng có thể dẫn tới mất khả
năng thanh toán. Do vậy thứ hai là cần cân đối hợp lý về mặt thời gian, thời
hạn thanh toán.
Thông thường trong một giao dịch, thời hạn thanh toán với nhà cung
cấp bao giờ cũng sớm hơn so với thanh toán với người mua hàng. Cách hiệu
quả nhất là công ty cần xét đến thời gian thanh toán giữa các giao dịch hay
giữa các hợp đồng kinh tế. Nghĩa là phải làm sao cho thời gian thanh toán với
nhà cung cấp trong giao dịch này khợp với thời hạn trả nợ của ngươi mua ở
giao dịch trước. Khi cần tiền để thanh toán thì đã có số tiền do người mua
hàng trả, cứ như vậy sẽ làm cho hoạt động thanh toán thêm linh hoạt và hiệu
quả. Để làm được việc này, khi soạn thảo hợp đồng và đàm phán, người phụ
trách phải xét đến các hợp đồng trước và khả năng thu hút khách hàng sau này
của doanh nghiệp, nên đòi hỏi người phụ trách phải nhanh nhạy và quyết
đoán. Ngoài ra còn tận dụng, phối hợp tốt giữa các khoản thanh toán trước,
ngay và thanh toán chậm giữa các khoản thanh toán. Như vậy sẽ hạn chế được
vay ngân hàng và tiền trả lãi cho ngân hàng. Không nên chỉ dựa vào các
khoản vay ngân hàng để thanh toán mà phải tận dụng, phối hợp các khoản
phải thu – phải trả hợp lý sẽ tạo nên khả năng thanh toán cao.
Thứ ba cần cân đối đó là giá cả. Thanh toán chậm thì giá bán sẽ cao, đó
là điều tất yếu nhưng không thể vì được thanh toán chậm mà chấp nhận giá
bán cao. Phải so sánh giữa phần giá cả tăng thêm ấy với lãi suất ngân hàng và
6 6

Từ sự phân tích đó, công ty sẽ xem xét tỉ lệ thanh toán chậm giữa các
khách hàng nằm trong khoảng nào là chấp nhận được mà lại cân đối được các
7 7
yếu tố như trên đã phân tích. Đây là công việc không đơn giản và phải có đầy
đủ tài liệu về những vấn đề đó mới có thể phân tích và đưa ra quyết định cuối
cùng một cách chính xác.
2. Về phương thức và phương tiện thanh toán
2.1. Đối với thanh toán trong nước
Như ở chương II chúng ta đã phân tích và thấy rằng tỉ lệ sử dụng tiền
mặt trong thanh toán như vậy là vẫn còn nhiều, trong ba năm đều chiếm từ 12
– 17% tổng giá trị thanh toán. Sử dụng tiền mặt không có lợi ích gì nhiều đặc
biệt là trong thanh toán với khách hàng vì giữ tiền mặt vừa không an toàn lại
vừa tốn chi phí. Hơn nữa hiện nay ngân hàng cũng trả tiền lãi cho tiền gửi để
thanh toán, do vậy nên sử dụng các tiện ích mà ngân hàng cung cấp, sử dụng
hình thức chuyển tiền là thích hợp nhất. Tiền mặt chỉ thích hợp trong thanh
toán nội bộ và thanh toán với nhà nước mà thôi, còn các loại thanh toán khác
không nên sử dụng tiền mặt.
Do vậy trong thanh toán với khách hàng, chủ yếu lầ người mua trong
nước nên giảm tỉ lệ dùng tiền mặt, nên duy trì tỉ lệ khoảng từ 5 – 7% tổng giá
trị thanh toán là hợp lý. Nói như vậy không có nghĩa là sử dụng tiền mặt tuyệt
đối, những khách hàng ở xa nhau về mặt địa lý nên sử dụng hình thức chuyển
tiền. Vậy nên trong các giao dịch thương mại, công ty nên sử dụng lượng tiền
mặt thích hợp, phải biết tận dụng các dịch vụ của ngân hàng vừa nhanh vừa
an toàn lại rẻ.
Để thay thế việc sử dụng tiền mặt, công ty nên phát huy vai trò của séc,
nâng cao tỉ lệ sử dụng séc. Trong các món thanh toán nhỏ, thay vì sử dụng
tiền mặt, công ty nên phát hành séc để thanh toán. Như vậy vừa giảm tỉ lệ sử
dụng tiền mặt lại nâng cao hiệu quả của hoạt động thanh toán.
Tuy nhiên sử dụng séc cũng không phải là loại séc gì cũng được. Hình
thức chủ yếu nên dùng séc chuyển tiền, séc chuyển khoản. Vì nếu bị sử dụng

dịch vụ của ngân hàng.
Thứ hai là khi đã phân tán tiền gửi tại nhiều ngân hàng, thì khả năng
kiểm soát của ngân hàng rất khó, do vậy khi đang vay ở ngân hàng này quá
nhiều mà nếu có tiền chuyển về thì ngân hàng sẽ tự chuyển sang để trả nợ
vay, làm cho tiền sử dụng để thanh toán giảm xuống. Do vậy nếu đặt tiền gửi
tại nhiều ngân hàng thì sẽ tránh được hiện tượng trên. Lúc đó sẽ yêu cầu
khách hàng chuyển vào tài khoản tại ngân hàng mà nợ vay không có hoặc
không lớn. Làm như thế thì vừa kéo dài thời hạn vay nợ của ngân hàng vừa có
tiền trong tài khoản tiền gửi để thực hiện hoạt động thanh toán.
9 9
Ngoài ra còn có nhiều lợi ích khác nên công ty cần thực hiện phân tán
tiền gửi thanh toán tại nhiều ngân hàng hơn nữa.
2.2. Đối với thanh toán quốc tế
Do đây là phần thanh toán chiếm tỉ lệ rất cao trong công ty, nên công ty
cũng cần phải hoàn thiện nó hơn.
Hiện nay công ty thường sử dụng hình thức thanh toán tín dụng chứng
từ là chính, còn chuyển tiền chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ. Với những khách hàng không
quen thì phương thức tín dụng chứng từ là thích hợp nhất. Nhưng đối với
những khách hàng đã từng giao dịch công ty nên thương lượng để có thể được
sử dụng phương thức chuyển tiền nhanh, vì nó vừa nhanh chi phí lại thấp hơn.
Do vậy uy tín trong thanh toán là điều tiên quyết, nâng cao uy tín là việc
doanh nghiệp phải làm, tạo niềm tin với nhà cung cấp, thực hiện thanh toán
sòng phẳng và đúng thời hạn sẽ làm cho vị thế của doanh nghiệp nâng cao,
nên việc thương lượng các điều khoản trong hợp đồng sẽ đạt hiện quả hơn.
Ngoài ra với hình thức thanh toán quốc tế công ty chỉ nên sử dụng
Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam làm ngân hàng thanh toán vì đây là ngân
hàng có uy tín trong thương trường quốc tế, là một trong những ngân hàng lớn
của Việt Nam nên khi chọn ngân hàng thanh toán thì nên chọn ngân hàng này.
Làm như vậy đỡ phải sử dụng phương thức tín dụng chứng từ không thể hủy
ngang có xác nhận, giảm các khoản chi phí trả cho các ngân hàng lại thanh

thay đổi so với tính toán ban đầu. Nên sử dụng các hợp đồng đó sẽ ngăn chặn
được tác động xấu do biến động tỉ giá. Công ty nên nghiên cứu kỹ về vấn đề
này để có thể khắc phục được tình trạng trên.
Ngoài ra điều kiện về địa điểm thanh toán cũng quan trọng không kém
tuy nhiên chúng thường gắn kết với điều kiện trên, do vậy còn tùy thuộc vào
đồng tiền thanh toán trong giao dịch quốc tế. Nhưng đối với thanh toán trong
nước nên sử dụng các ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng mà mình có tài
khoản tiền gửi là hay nhất.
Còn điều kiện về thời gian thanh toán và phương thức thanh toán thì
chúng ta đã đề cập ở phần trên nên sẽ không nhắc lại. Như vậy trong 4 điều
kiện về hoạt động thanh toán, điều kiện về tiền tệ là quan trọng nhất đối với
thanh toán quốc tế. Tuy lầ số chi phí tăng thêm do sự biến động thời gian
không nhiều nhưng nên nghiên cứu để có biện pháp xử lý kịp thời, có thể sử
dụng điều kiện đảm bảo bằng các đồng tiền mạnh và các hợp đồng kỳ hạn,
hợp đồng mua bán ngoại tệ như trên đã trình bày.
4. Hạn chế một số rủi ro trong quá trình thanh toán
Rủi ro trong quá trình thanh toán mà doanh nghiệp gặp phải là nợ quá
hạn khách hàng không trả được và bị ngân hàng phong tỏa tài khoản.
11 11
Đầu tiên là xét nợ quá hạn, đây là thống kê nợ quá hạn trong 3 năm
qua:
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
1.Phải thu từ KH 2.316.302.777 2.604.609.658 3.839.349.928
2.Trả trước cho
NB
0 0 150.000.000
3. Phải thu khác 0 0 61.112.355
Như vậy là hai năm đầu, nợ quá hạn chỉ xấp xỉ 2 tỉ đồng nhưng sang
năm 2003 nợ quá hạn tăng lên nhiều, ngoài khoản phải thu từ khách hàng còn
có trả trước cho người bán và phải thu khác. Để có thể hạn chế được tình hình