Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụ

Gần đây, trong khóa giảng dạy lớp thạc sỹ về phương thức lãnh đạo tại
trường Wharton, thày trò tôi đã phải đánh vật với câu hỏi làm thế nào để tìm
ra phương thức giao tiếp hữu hiệu và phù hợp với từng đối tượng mình vẫn
giao tiếp hàng ngày.

Chúng tôi đã liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày này đó là gặp mặt
(bao gồm hình thức dùng và không dùng lời nói), điện thoại, thư điện tử, thư tay,
tin nhắn ký tự và video, blog, diễn đàn trực tuyến, thậm chí cả chia sẻ âm nhạc và
trò chơi trực tuyến...

Mười năm trước, một vài trong số những phương thức kể trên thậm chí còn chưa
ra đời. Thực tế này nói lên một điều: xét về nguyên tắc xã hội và tâm lý, với một
số phương thức, chúng ta mới chỉ ở bước học cách sử dụng và chính vì thế, chúng
ta càng cần tận dụng được nguồn sức mạnh vô tận tới kinh ngạc từ những công cụ
đang có trong tay.

Công nghệ kỹ thuật số đem lại sự tiện dụng cho cuộc sống của chúng ta nhưng
đồng thời cũng khiến chúng ta đau đầu. Nhờ những công cụ này, chúng ta có thể
dễ dàng và nhanh chóng liên lạc với người mà mình đang cần giao tiếp một cách
hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, thay vì khai thác được mọi lợi ích từ chúng,
hầu hết mọi người còn cảm thấy mình bị ngập trong hàng núi thông tin cần truyền
tải trong suốt 24 tiếng/7 ngày. Hãy thử nghĩ bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu một
ngày, ai đó yêu cầu bạn phải từ bỏ mọi thiết bị kỹ thuật số quen thuộc? Nhẹ nhõm

thời gian và địa điểm dành cho mọi đối tượng bao gồm chính mình. Hãy ghi nhớ
việc sử dụng các công cụ giao tiếp có khôn khéo hay không không thể được giải
quyết bằng bằng việc tạo ra các phương thức hiện đại hơn nữa mà nằm ở cách thức
phân bổ thật hợp lý tỷ lệ sử dụng từng phương tiện trong cuộc sống, phù hợp với
từng đối tượng. Ví dụ, với những người cần sự tin tưởng, bạn nên đặt việc gặp mặt
trực tiếp lên hàng đầu và giảm bớt các giao tiếp qua công nghệ. Cách thức phân bổ
từng phương tiện ra sao hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu và lợi ích tối đa mà
chúng có thể đem lại cho bạn và đối tượng giao tiếp.

Nghiên cứu về các phương thức giao tiếp sẽ gợi ý cho bạn về cách thức tận dụng
tối đa mọi lợi ích ở mỗi hình thức (ví dụ: gặp mặt trực tiếp là cần thiết khi các bên
cần tạo dựng sự tin tưởng ở nhau) và giảm bớt những hạn chế từ chúng (ví dụ: khi
giao tiếp qua thư điện tử, bạn không thể nắm bắt được sắc thái tình cảm của người
khác như khi gọi điện hay gặp mặt). Việc phân bổ lại cách sử dụng này đồng nghĩa
với việc bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho người này (ví dụ: gia đình hay khách
hàng) và giảm bớt thời gian cho người khác (với sếp hay với nhân viên) để từ đó,
bạn sẽ tận dụng được sự linh hoạt của từng hình thức và biến chúng thành phương
tiện kết nối thường xuyên với mọi người.

Dưới đây là một trong những gợi ý giúp bạn tìm ra cách sử dụng các hình thức
giao tiếp khác nhau một cách hữu ích nhất. Trước hết, hãy nghĩ về phương thức
bạn thường dùng để giao tiếp với 5 người quan trong nhất trong các mối quan hệ
xã hội của bạn tại công sở, ở nhà và ngoài xã hội. Với mỗi đối tượng này, hãy ước
tính tỷ lệ của những lần bạn giao tiếp với họ qua mỗi hình thức sau đây: gặp mặt,
dịch chuyển đồng bộ (dịch chuyển địa điểm, không dịch chuyển thời gian: như
dùng điện thoại, tin nhắn trực tuyến và hội đàm vô tuyến) và dịch chuyển không
đồng bộ (dịch chuyển cả không gian và thời gian: như dùng thư tiếng và thư điện
tử).

Ví dụ, với đối tượng cụ thể là sếp của bạn, bạn dành tới 50% quỹ thời gian để gặp

lạc khác nhau và luôn duy trì liên lạc ngay cả lúc bạn vắng mặt. Ví dụ, bạn có thể
đề xuất mọi người cùng ngưng sử dụng các công cụ kỹ thuật số trong một khoảng
thời gian nhất định - kể cả chỉ trong một hay hai giờ - để dồn trọn vẹn tâm sức cho
một vấn đề khác.

Với nhiều sự lựa chọn, bạn có vô số cơ hội để thử nghiệm dù là chỉ trong 1 tuần để
tìm ra cách sử dụng một phương tiện nhất định. Hãy thử dùng một phương tiện
hoàn toàn khác, đặt ra mục tiêu kiên quyết phải sử dụng nó hiệu quả hơn trong
cuộc sống và chờ đợi kết quả.
- Bài viết của Stew Friedman trên Harvard Business Publishing. Tác giả Stewart
D. Friedman là giáo sư chuyên ngành Quản Lý tại trường Wharton. Ông là cựu
chủ tịch trung tâm Phát Triển Năng Lực Lãnh Đạo của Ford Motor. Ông cũng là
tác giả cuốn Total Leadership: Be a Better Leader, Have a Richer Life.