Cơ sở lí luận về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Quá trình quản lý gồm 4 chức năng trong đó tổ chức là chức năng thứ hai
của quá trình đó. Trên thực tế một khi chiến lược đã được xác định thì tạo
khuôn khổ ổn định về mặt cơ cấu và nhân sự là thực sự cần thiết để thực hiện
chiến lược đó. Và đó chính là công việc của công tác tổ chức. Công tác tổ chức
là công việc cơ bản, mang tính ổn định tương đối cao. Muốn tổ chức tốt không
những phải nắm chắc thành phần nhân sự mà còn phải biết phối hợp tốt giữa
các chức năng và chuyên môn khác nhau trong tổ chức.
I. Tổ chức và cơ cấu tổ chức
1. Tổ chức
1
Tổ chức là một thuật ngữ đa nghĩa.
♦ Trước hết, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động
vì mục đích chung.
♦ Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ
chức theo nghĩa rộng). Ví dụ như tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức
thực thi chính sách, tổ chức triển khai dự án.
♦ Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm
việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người
là những nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công công tác
kế hoạch của tổ chức.
Như vậy, tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị
trí cho mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối
hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa
học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức. Những yêu cầu cơ
bản trong công tác tổ chức là phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ
1 TS. Đoàn Thị Thu Hà- TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Giáo trình Khoa học quản lý – tập 2 - Nhà xuất
bản Khoa học và Kỹ thuật - Hà nội - 2002, trang 5-6.
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp  tạo ra sự phối hợp nhịp

kê –Hà nội - 2003 –trang 224-228.
 mình---> dễ tiến hành nắm được công việc, tăng được kĩ năng lao
động---> năng suất lao động tăng lên một cách nhanh chóng, làm
tăng hiệu quả hoạt động.
 Chuyên môn hoá tạo ra nhiều việc cho nên tạo thuận lợi cho người
lao động có thể chọn cho mình được công việc phù hợp với khả năng
và sở thích.Dễ dàng cho quá trình đào tạo.
♦ Nhược điểm:
 Chuyên môn hoá quá cao tạo ra sự nhàm chán trong công việc.
 Khả năng thích nghi với môi trường khi môi trường thay đổi là thấp.
Khả năng sáng tạo bị cản trở.
 Thách thức đối với quá trình lập kế hoạch, công tác quản lý.
 Tổng hợp hoá là một phân hệ, một con người làm nhiều công việc.
♦ Ưu điểm của tổng hợp hoá:
 Làm cho đời sống tinh thần phong phú hơn.Dễ thích nghi với môi
trường khi môi trường thay đổi.
 Phát triển nguồn nhân lực--> Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao
động thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau.
 Tạo điều kiện cho người lao động được thăng tiến.
 Các nhà quản lý ở cấp càng cao thì khả năng tổng hợp hoá của họ
càng cao và tầm nhìn càng rộng hơn.
♦ Nhược điểm:
 Chi phí cho đào tạo lớn, tuy nhiên nó lại gắn liền với lợi ích.
 Nguy cơ là có được một nguồn nhân lực hiểu biết được nhiều nhưng
lại không giỏi một công việc nào cả.Tuy nhiên, xu hướng là tăng
cường tổng hợp đến mức cao nhất có thể.
2.2.2.Cấp quản lý và tầm quản lý
Cơ cấu tổ chức thường có nhiều cấp quản lý. Vì quy mô của các tổ chức có
xu hướng là tăng lên trong khi đó tầm quản lý hoặc tầm kiểm soát của các cán
bộ quản lý là hạn chế. Tầm quản lý là khả năng của một cán bộ quản lý có thể

theo chế độ uỷ quyền.Ra một số quyết định liên quan đến nguồn
lực.
 Các quyết định uỷ quyền thường không gắn liền với việc định đoạt
các nguồn lực cụ thể, thường chính sách, khuôn khổ hoạt động cho
những lĩnh vực hoạt động nhất định của tổ chức.
 Quyền hạn chức năng giúp phát huy tính sáng tạo của các nhà
quản lý cấp trung và cấp cơ sở đồng thời giảm gánh nặng cho nhà
quản lý cấp cao.
 Nhưng quyền hạn này có một số nhược điểm như vi phạm chế độ
một thủ trưởng, không nên lạm dụng và nên thận trọng khi sử
dụng quyền hạn này.
2.2.4. Kết hợp giữa tập trung và phi tập trung trong quản lý (Phân
cấp trong quản lý)
5
Tập trung xảy ra khi người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức nắm trong
tay quyền ra phần lớn hoặc tất cả các quyết định. Còn phi tập trung trong quản
lý tổ chức có nghĩa là người quản lý cấp cao của tổ chức chấp nhận trao cho
nhà quản lý cấp thấp hơn quyền được ra các quyết định nhất định. Mức độ
phi tập trung là cao khi số quyết định mà những người quản lý cấp trung được
ra quyết định nhiều hơn, có tác động lớn và có liên quan đến những nguồn lực
lớn của tổ chức như tài chính, nguồn nhân lực, công nghệ và thị trường.
Xu hướng chung hiện nay trong một xã hội dân chủ đó là tăng mức độ phi
tập trung trong quản lý các tổ chức. Tuy nhiên, phi tập trung quá trong tổ chức
chỉ được thực hiện theo chế độ uỷ quyền.
2.2.5.Nhu cầu phối hợp
Phối hợp là quá trình xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ
thông tin, con người(mối quan hệ truyền thông) nhằm đảm bảo thực hiện
5 Phần này được tổng hợp từ Giáo trình Khoa học Quản lý Tập 2 – Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật 2002 –
Hà nội – trang 40-41
những mục tiêu chung. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát

♦ Cơ sở để xây dựng các bộ phận và phân hệ: Các hoạt động có
cùng chung tính chất được hợp nhóm vào cùng một bộ phận, phân
hệ.
♦ Đặc điểm:Xuất hiện những bộ phận, phân hệ, thực hiện các hoạt
động hay các lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức.
♦ Ưu điểm:
 Phát huy được những ưu điểm của chuyên môn hoá.
 Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách
mới chuyển dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức.
♦ Nhược điểm: sẽ dẫn đến sự khó khăn trong quá trình phối hợp để
thực hiện chức năng chung của tổ chức.Dẫn tới tách rời hoạt động
của tổ chức với những mục tiêu hoạt động cụ thể của tổ chức.
6 TS.Nguyễn Thị Hồng Thuỷ –TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Lý thuyết Quản trị Kinh doanh –Nhà xuất bản
Thống kê –Hà nội – 1997 - trang 242.