NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG
1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc
gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ
của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển.
Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức
người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại
công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc
văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…
Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn
phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại
của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND,
Văn phòng trường…
Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc
phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với
tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn
phòng Kiến trúc sư…
Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy
tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành
của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban
khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng
Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của
các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo
cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như
các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu
vực hay ở nước ngoài.
Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008
định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy

hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt
động tổng hợp.
Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồng
thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động
chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học.
1.2.2. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng
là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử
dụng có hiệu quả nhất.
Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh
nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý
các điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở
chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội
hoá các hoạt động phục vụ.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức
năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008)
1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng
ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ
quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch
tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực
hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào
tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng
tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan,

Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa
học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải
quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải
quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, doanh nghiệp mình
3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông
tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật,
chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương
tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công
việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh
nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi
năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban
hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ.
Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp
lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban
hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về
nội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào,
xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan
trọng của văn phòng.
Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho
hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại,
chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương
pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng
phục vụ các nhu cầu khác nhau.
Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo
an toàn, bí mật thông tin theo quy định.
4 - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại.