Cho và nhận thông tin phản hồi
Cho và nhận thông tin phản hồi là một phần quan trọng trong công tác huấn luyện
và giám sát nói chung. Việc cho và nhận phản hồi nên diễn ra suốt giai đoạn huấn
luyện chủ động khi người huấn luyện và nhân viên cùng xác định các vấn đề cần
thực hiện, cùng triển khai kế hoạch hành động và đánh giá kết quả.
Có sự khác biệt giữa lời khen tặng và sự phản hồi tích cực, cũng như giữa lời chỉ
trích với phản hồi tiêu cực. Khen tặng đơn giản chỉ là lời ca ngợi một hành động
được thực hiện xuất sắc: “Anh đã làm rất tốt việc thuyết minh sản phẩm mẫu đó”.
Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định cụ
thể các hành động xuất sắc. “Tôi thích cách anh thuyết minh mẫu sản phẩm này.
Cách anh mở đầu bằng phần giới thiệu những thách thức kỹ thuật tiềm ẩn, sau đó
trình bày biện pháp giải quyết những thách thức đó, và kết thúc bằng minh họa
thực tế đã giúp tất cả chúng tôi hiểu rõ về công nghệ đó”.
Chỉ trích và phản hồi tiêu cực cũng tương tự. Chỉ trích là lời chê bai chung chung,
không giải thích cụ thể: “Màn thuyết trình đó thật tệ. Người xem nào cũng cảm
thấy nhàm chán hoặc rối rắm”. Trái lại, phản hồi tiêu cực cung cấp nhiều chi tiết
hơn: “Tôi nghĩ là bài thuyết trình của anh còn thiếu tính tổ chức. Lẽ ra anh nên
giới thiệu cách thức hoạt động của sản phẩm mẫu ấy. Quả thật, trong vai trò một
khán giả, tôi cũng không nắm rõ về những thách thức kỹ thuật cũng như những
vấn đề mà sản phẩm ấy có thể giải quyết”.
Khi đưa ra lời phản hồi, bạn nên:
* Tập trung vào việc cải thiện năng lực thực hiện. Đừng dùng ý kiến phản hồi chỉ
để chỉ trích hay nhấn mạnh kết quả yếu kém. Cần lưu ý đến việc thực hiện yếu
kém, nhưng đồng thời cũng cần phải khẳng định, tăng cường sự phản hồi về
những phần việc được thực hiện tốt. Điều đó sẽ giúp nhân viên học hỏi được từ
những gì họ đã làm đúng.
* Tập trung phản hồi về tương lai. Hãy tập trung vào những vấn đề có thể điều
chỉnh và cải thiện trong tương lai. Điều này có nghĩa rằng nếu hành vi hay hành
động của cấp dưới chỉ xảy ra trong nhất thời, bạn có thể cho họ cơ hội thực hiện
lại.
* Đưa ra phản hồi kịp thời. Cố gắng đưa ra ý kiến phản hồi càng sớm càng tốt sau

chứ” mà hãy nói: “Tôi đã nói gì hoặc làm gì khiến anh nghĩ là tôi không quan tâm
đến kế hoạch của anh vậy?”. Điều đó cũng tương tự trong trường hợp ý kiến phản
hồi tích cực. Nếu cấp dưới nói rằng đề xuất huấn luyện của bạn thật hữu ích, hãy
hỏi cụ thể hơn. “Những đề xuất của tôi có ích cho anh như thế nào?” “Liệu có còn
thêm điều gì tôi có thể làm để hỗ trợ anh về vấn đề này không?”
Khi bạn yêu cầu làm rõ, đừng đặt người đối thoại vào thế phòng thủ. Thay vào đó
hãy:
* Sẵn sàng đón nhận cả ý kiến phản hồi tích cực lẫn tiêu cực
* Khuyến khích người đối thoại tránh thiên về cảm xúc quá nhiều. Ví dụ: “Anh
nói rằng tôi thường không linh động, vậy hãy cho tôi một ví dụ về những điều tôi
làm khiến anh tin như vậy”
Hãy nhớ cảm ơn nhân viên về ý kiến phản hồi của họ, dù ý kiến ấy là tích cực hay
tiêu cực. Điều này sẽ cải thiện được sự tin tưởng và giúp bạn trở thành tấm gương
về cách cư xử hiệu quả đối với người mà bạn đang huấn luyện.
Cách thu nhận ý kiến phản hồi từ những người không cởi mở
Một số người không nhiệt tình, cởi mở phản hồi khi họ đang được huấn luyện về
vấn đề năng lực thực hiện. Nỗ lực khơi gợi ý kiến phản hồi của bạn có thể chỉ
nhận được cái gật đầu chiếu lệ như thể nói: “Vâng, tôi hiểu”. Nhưng đó không
phải là ý kiến phản hồi, và chẳng có gì đảm bảo rằng nhân viên đó thực sự đã hiểu.
Làm thế nào bạn có thể thu nhận ý kiến phản hồi từ những người không cởi mở?
Chuyên gia tư vấn đào tạo Nancy Brodsky của Interaction Associates, LLC đưa ra
những đề xuất sau:
* Tập cách ứng xử khi không có bất kỳ phản ứng nào
* Tập nói chậm rãi và có điểm dừng đủ lâu
* Nói rõ rằng bạn muốn được đáp lại và sẵn sàng chờ đợi điều đó
* Đặt những câu hỏi mở để giúp nhân viên đi đến một kế hoạch