Lập kế hoạch hành động
Sau khi đã đạt được sự nhất trí, bước tiếp theo là triển khai một kế hoạch hành
động để đem lại kết quả mà cả hai bên mong muốn thông qua việc huấn luyện.
Một kế hoạch hành động bao gồm lời tuyên bố về mục tiêu, các biện pháp thành
công, lịch trình, và trình bày rõ ràng cách thức làm việc cùng nhau của người huấn
luyện và người được huấn luyện.
Mục đích của một kế hoạch hành động chính thức là để hai bên sẽ biết chính xác
những phần việc được mong đợi, những nghĩa vụ cần thực hiện, và sự thành công
được đánh giá như thế nào. Kế hoạch này loại trừ khả năng một trong hai bên sẽ
nói: “Ồ, đó không phải là những gì tôi dự tính” khi chương trình huấn luyện đã kết
thúc.
Không phải mọi tình huống huấn luyện đều cần một kế hoạch hành động. Trong
thực tế thì nhiều trường hợp có thể giải quyết một cách tự phát ngay tại chỗ, như
trong ví dụ sau:
Harris trình cho Laura - cấp quản lý trực tiếp của mình - bảng tính kết quả bán
hàng quý 2 năm 2004 của từng bộ phận bán hàng trong công ty, sắp xếp theo cột.
Anh nói: “Đây là bản nháp của báo cáo doanh số. Tôi có thể giao cho cô một bản
hoàn chỉnh chiều nay”.
Laura nhìn lướt qua bản báo cáo. Cô nói: “Bản báo cáo tương đối ổn, nhưng tôi có
một đề nghị: Bản báo cáo này sẽ giá trị hơn nếu đối với từng khu vực, anh thêm
một cột thể hiện doanh số quý của năm trước, và một cột khác thể hiện tỷ lệ thay
đổi giữa năm nay và năm ngoái. Để tôi giải thích cho anh rõ.”
Sau đó Laura lấy bút chì vẽ một cột với tiêu đề Doanh số quý 3-2004 và một cột
khác có tên là Tỷ lệ thay đổi. Cô hỏi: “Anh có thấy thông tin bổ sung này hữu ích
cho bất kỳ ai phân tích doanh số của chúng ta không?”. Harris gật đầu đồng ý.
“Vậy bây giờ anh có biết tìm doanh số của năm ngoái theo khu vực ở chỗ nào
không?”
Laura tiếp tục thảo luận về những báo cáo số liệu như thế này, về cách những
người ra quyết định của công ty sử dụng chúng, và về việc những dữ liệu có thể so
sánh này sẽ giúp các nhà quản lý như thế nào trong việc tính toán kết quả kinh
doanh tương lai.

* Các bước hành động. Harris sẽ dùng các tài liệu hướng dẫn mà Mark Lange đề
xuất, và sẽ chuẩn bị một loạt bài thuyết trình có sử dụng các chương trình và dữ
liệu thị trường hiện tại.
* Kết quả mong đợi. Những bước hành động và các mốc thời gian này sẽ dẫn đến
việc sử dụng thành thạo và sẵn sàng bước lên vị trí cấp bậc cao hơn.
* Vai trò của người huấn luyện. Mark sẽ họp với Harris theo định kỳ để huấn
luyện và nhận xét về tiến bộ của Harris trong việc hướng đến mục tiêu. Anh cũng
sẽ giúp Harris có được sự hỗ trợ kỹ thuật từ phòng công nghệ thông tin nếu cần
thiết.
Người huấn luyện không nên luôn là người soạn thảo kế hoạch hành động. Nhân
viên nên được tạo cơ hội để soạn thảo một kế hoạch nhằm khắc phục những nhược
điểm trong năng lực thực hiện. Hãy hỏi những câu tương tự như: “Trong trường
hợp này, anh sẽ đề xuất những giải pháp gì?”. Việc đưa bóng sang phần sân của
nhân viên sẽ khiến họ có trách nhiệm và tận tâm hơn với những giải pháp của
mình. Khi nhân viên mô tả kế hoạch giải quyết của mình, hãy thách thức các giả
định và đưa ra ý tưởng để kế hoạch hiệu quả hơn. Nếu nhân viên không thể đưa ra
một kế hoạch đáng tin cậy, bạn phải có phương pháp chủ động hơn. Trong bất kỳ
trường hợp nào, luôn phải tìm kiếm sự nhất trí và cam kết từ nhân viên đối với
mỗi phần trong kế hoạch. Bắt đầu huấn luyện
Khi bắt đầu huấn luyện, bạn hãy truyền đạt các ý kiến sao cho người được huấn
luỵện có thể nắm bắt và nhìn nhận giá trị của chúng. Với một số người, điều này
có thể thực hiện qua việc hướng dẫn chi tiết từng bước. Một số người khác lại lĩnh
hội hiệu quả nhất thông qua các dẫn chứng.
Nhiều người lại học hỏi tốt nhất khi được làm việc sát cánh cùng người khác. Để
minh họa cho phương pháp làm việc sát cánh cùng người khác, chúng ta hãy xem
lại trường hợp của Harris – người cần học cách sử dụng phần mềm trình bày đồ
họa và lập bảng tính. Sếp của anh – Mark – lẽ ra có thể đặt một chồng sách hướng

thì hãy thông báo cho Janice. Cô ấy rất thạo DigitCalc và luôn sẵn lòng giúp đỡ
người khác. Trong buổi họp tuần tới, tôi sẽ xem lại các biểu đồ của anh. Tôi cũng
có một số dữ liệu thị trường mới mà chúng ta có thể đưa vào các bản chiếu cho bài
thuyết trình”.