Các khái niệm kế toán cơ bản cho cán bộ quản lý cao cấp

1.
Báo cáo thu nhập
2. Báo cáo vốn chủ sở hữu
3.
Bảng cân đối tài sản
4. Báo cáo dòng tiền
5.
Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý

Thông tin kế toán được chuẩn bị tốt là một công cụ quản lý sống còn:
- Để kiểm soát chi phí và giá cả;
- Để so sánh các kết quả của các bộ phận khác nhau;
- Để tính toán hiệu quả sử dụng các nguồn lực của công ty; và
- Để đưa ra các quyết định khách quan và hiệu quả.
Các báo cáo kế toán hay các báo cáo tài chính thường chỉ được coi là yêu cầu
cần thiết cho mục đích tính thuế. Nhưng thường các báo cáo chính thức không đáp
ứng đủ các yêu cầu quản lý. Các chi tiết của công việc kinh doanh có thể hiện diện
nhưng cách tổ chức thông tin không cho phép có được tính toán và phân tích rõ ràng.
Chúng tôi gợi ý các công ty thiết lập hệ thống kế toán trên cơ sở các chuẩn mực kế
toán quốc tế mới đã được Việt Nam áp dụng vào năm 1996. Bộ phận kế toán có thể
chuẩn bị các phân tích hàng tháng hoặc hàng quý thông tin có chứa các chỉ tiêu chủ
yếu được xem xét ở đây.
Các báo cáo tài chính thường bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo vốn chủ sở
hữu, bảng cân đối tài sản và báo cáo dòng tiền. Hãy xem phụ lục 5.1 về thí dụ của
các báo cáo tài chính điển hình.
1. Báo cáo thu nhập

dạng: vốn góp-giá trị các khoản đầu tư ban đầu và các khoản đầu tư bổ sung thêm-
và lợi nhuận để lại, đó là thu nhập ròng tích luỹ.
Báo cáo vốn chủ sở hữu được lập ra để thể hiện những thay đổi xảy ra trong
một kỳ kế toán. Nó có thể thể hiện bất cứ khoản đầu tư mới nào của chủ sở hữu
cũng như thu nhập ròng hoặc lỗ ròng mà công ty đã ghi trong kỳ đó.
3. Bảng cân đối tài sản
Báo cáo thu nhập phản ánh những hoạt động mà công ty đã làm còn báo cáo
vốn chủ sở hữu phản ánh ảnh hưởng của những công việc đã làm đối với đầu tư của
bạn và bảng cân đối tài sản phản ánh tài sản của công ty và phương thức đầu tư cho
tài sản đó, nghĩa là bằng các khoản vay hoặc bằng đầu tư của chủ sở hữu. Vào thời
điểm khi chủ sở hữu đầu tư tiền mặt và các thiết bị để bắt đầu kinh doanh, bảng cân
đối tài sản thể hiện tài sản tiền mặt và tài sản thiết bị. ở bên nợ của bảng cân đối tài
sản, khoản mục vốn chủ sở hữu đúng bằng tổng giá trị của tiền mặt và thiết bị.
Các hoạt động điển hình của năm hoạt động đầu tiên có thể sẽ gây ra sự thay
đổi trong Bảng cân đối tài sản: loại tài sản là các khoản phải thu là để cho thấy rằng
không phải toàn bộ khoản tiền bán hàng trong năm được thu về; có mục dự trữ tồn
kho để phản ánh lượng hàng công ty có trong kho vào thời điểm cuối năm; và, có
thể có tăng tài sản thiết bị để chỉ ra rằng doanh nghiệp đã mua thiết bị mới.
Ở bên nợ, có thể có các khoản phải trả thể hiện những khoản mà công ty nợ
những người cung cấp nguyên liệu vào cuối năm; và có thể có các khoản vay ngân
hàng để mua thiết bị mới. Vốn chủ sở hữu có thể tăng so với khi bắt đầu kinh doanh
bằng khoản thu nhập ròng của năm đầu tiên.
Một bảng tổng kết tài sản được bố trí thành 5 phần theo mức độ chuyển đổi
thành tiền. Đầu tiên là các tài sản lưu động như tiền mặt, các khoản phải thu và tồn
kho. Đây là những tài sản có thể chuyển thành tiền mặt nhanh nhất. Thứ hai là các
tài sản cố định, đất đai, nhà xưởng và thiết bị, những tài sản sẽ được dùng trong
khoản thời gian dài và do đó khó chuyển thành tiền mặt hơn các tài sản lưu động.
Phần thứ ba là nợ ngắn hạn như các khoản phải trả, các khoản vay ngắn hạn.
Các khoản nợ ngắn hạn là những khoản phải trả trong vòng một năm bằng cách
chuyển đổi các tài sản lưu động ra tiền mặt. Phần thứ tư được gọi là các khoản nợ

một kỳ kế toán. Đối với những người cho vay, việc hiểu được dòng tiền tương lai
cũng rất quan trọng. Bản dự báo dòng tiền là để đáp ứng yêu cầu này và là một
phần quan trọng của đơn xin vay tiền. Tốt nhất là nên chuẩn bị bản dự báo dòng tiền
cho từng tháng trong năm đầu tiên và cho từng năm trong ba năm tiếp theo hoặc lâu
hơn. Một bản dự báo đã được đưa ra trong phụ lục 5.1.3 làm ví dụ.
5. Phân tích tỷ số: Sử dụng thông tin tài chính để quản lý
Bạn có thể đưa ra các quyết định có căn cứ khi sử dụng thông tin tài chính.
Bước thứ nhất là phải có được các thông tin được chuẩn bị kỹ càng dựa trên các cơ sở
thông thường. Bước thứ hai là sử dụng phân tích tỷ số để nêu bật những khía cạnh
chủ yếu trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp của bạn. Bước thứ ba là kiểm
tra doanh nghiệp bạn để giải thích các tỷ số đó.
Tỷ số so sánh các con số từ các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bạn có thể
so sánh số liệu của năm này với những năm khác để tìm ra được xu hướng của công
ty bạn. Ví dụ, bằng cách theo dõi sát sao tỷ số thu nhập ròng trên tài sản của công
ty bạn, bạn có thể đánh giá được công ty của bạn đang sử dụng tài sản như thế nào.
Một ví dụ khác, bằng cách theo dõi tỷ số hàng tồn kho với chi phí hàng bán, bạn có
thể biết được công ty của bạn có quá nhiều hàng tồn kho hay không và nếu đúng
như vậy thì bạn có thể thực hiện những biện pháp thay đổi tình trạng đó để tăng lợi
nhuận gộp. Việc so sánh các tỷ số của công ty của bạn với tỷ số của các công ty khác
trong cùng ngành cũng là một ý tưởng hay.
Lưu ý: có nhiều tỷ số khác nhau và cũng có sự khác biệt về cách tính các tỷ số
đó. Đầu tiên bạn phải hiểu được tỷ số mà bạn chọn để sử dụng được tính như thế
nào và thứ hai là bạn phải lý giải được ý nghĩa của tỷ số đó đối với công ty của bạn.
Chúng tôi đã chọn ra được 9 tỷ số để giúp các bạn bắt đầu một cách tốt nhất khi
phân tích tốt hoạt động của công ty mình.
Các tỷ số lợi nhuận: thường được thể hiện dưới dạng tỷ lệ %, 4 trong số 9 tỷ
số mà chúng tôi đề cập đến có thể được ghép vào nhóm này.
Lợi nhuận gộp: tổng doanh thu trừ đi chi phí hàng bán chia cho tổng doanh
thu. Tỷ số này cao có nghĩa là giá bán sản phẩm của bạn cao hoặc bạn kiểm soát
chặt chẽ giá nguyên liệu hoặc lao động của công ty. Bạn cần theo dõi diễn biến của