NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
2.1. Lập kế hoạch
2.1.1. Khái niệm “Lập kế hoạch” và “Kế hoạch”
* Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán -
dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương
lai cho tổ chức.
- Là chức năng đặc biệt quan trọng của quy trình quản lý. Nó có ý nghĩa
tiên quyết đối với hiệu quả của hoạt động quản lý. Tất cả các nhà quản lý (cấp
cao - trung - thấp) và tất cả các lĩnh vực quản lý đều phải thực hiện việc lập kế
hoạch. Do vậy, có thể cho rằng đây là một chức năng mang tính phổ quát.
- Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người. Nghĩa là
trước khi hoạt động, con người phải có ý thức về mục tiêu cần đạt được.
- Lập kế hoạch là một quy trình gồm nhiều bước (đánh giá, dự đoán - dự
báo và huy động các nguồn lực)
- Trọng tâm của lập kế hoạch chính là hướng vào tương lai: Xác định
những gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào. Về cơ bản, chức năng
lập kế hoạch bao gồm các hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu trong
tương lai những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó. Kết quả
của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý
tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện.
Quan hệ giữa lập kế hoạch và kế hoạch là quan hệ nhân - quả: Kế hoạch
là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch vì vậy để có một kế hoạch đúng đắn và
phù hợp thì quá trình lập kế hoạch phải coi là một quá trình cần phải quản lý.
* Kế hoạch
Kế hoạch là sản phẩm của công tác lập kế hoạch. Nó vừa là công cụ, vừa
là mục tiêu của quản lý. Chính vì vậy, người quản lý vừa phải biết sử dụng kế
hoạch một cách hiệu quả, vừa phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng
sự phát triển của tổ chức. Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc
của quản lý chiến lược.
- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ

kế hoạch cụ thể.
Các chương trình hành động không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với
nhiều chương trình khác. Vì thế, việc lập chương trình là một dạng lập kế hoạch
đặc biệt.
2.1.2. Đặc điểm của kế hoạch
Kế hoạch có những đặc điểm cơ bản sau:
- Tính khách quan
Mặc dù do con người thiết lập nhưng nội dung của kế hoạch phản ánh
thực trạng của tổ chức. Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử
lý thông tin liên quan về mục tiêu, các nguồn lực, các phương án thực hiện. Vì
thế, nội dung của kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của
nhà quản lý mà là sự chắt lọc thông tin từ thực tế.
- Tính bắt buộc
Các kế hoạch khi đã được thông qua luôn đòi hỏi các chủ thể có liên quan
có nghĩa vụ thực hiện những nội dung của kế hoạch. Điều kiện đảm bảo cho các
nội dung kế hoạch được thực thi chính là quyền khen thưởng và kỷ luật của nhà
quản lý mỗi cấp.
- Tính ổn định
Các kế hoạch thường có sự ổn định tương đối. Nghĩa là, khi hoàn cảnh
thực hiện kế hoạch thay đổi thì các kế hoạch cũng phải được điều chỉnh kịp
thời.
- Tính linh hoạt
Các kế hoạch cũng phải có sự cân bằng hợp lý giữa tính ổn định và tính
linh hoạt. Khi các điều kiện cho sự tồn tại của kế hoạch thay đổi thì bản thân kế
hoạch cũng phải được điều chỉnh.
Không có một kế hoạch bất biến trong mọi trường hợp. Vì thế, việc điều
chỉnh kế hoạch là một tất yếu để làm cho tổ chức có khả năng ứng phó được với
môi trường.
- Tính rõ ràng
Các kế hoạch phải được trình bày rõ ràng và logic. Một kế hoạch phải rõ

+ Kế hoạch làm giảm bớt những hành động tuỳ tiện, tự phát, vô tổ chức
và dễ đi chệch hướng mục tiêu.
+ Tập trung được các mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung. Nó thay thế
những hoạt động manh mún, không được phối hợp thành một hợp lực chung,
thay thế những hoạt động thất thường bằng những hoạt động đều đặn, thay thế
những quyết định vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng.
- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra.
+ Những yêu cầu của về mục tiêu và phương án hành động là căn cứ để
xây dựng những tiêu chuẩn của công tác kiểm tra.
+ Người quản lý sẽ thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra nếu như các kế
hoạch được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và thống nhất.
2.1.4. Phân loại kế hoạch
- Căn cứ vào thời gian, kế hoạch được phân chia thành: Kế hoạch dài hạn,
Kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn.
- Căn cứ vào tính chất của kế hoạch:
+ Kế hoạch định tính
+ Kế hoạch định lượng.
- Căn cứ vào cấp độ của kế hoạch:
+ Kế hoạch chiến lược
+ Kế hoạch tác nghiệp
- Căn cứ vào quy mô của kế hoạch:
+ Kế hoạch vĩ mô và Kế hoạch vi mô
+ Kế hoạch chung và Kế hoạch riêng
+ Kế hoạch tổng thể và Kế hoạch bộ phận
- Căn cứ vào nội dung của kế hoạch:
+ Kế hoạch nhân sự
+ Kế hoạch tài chính
+ Kế hoạch vật tư
+ Kế hoạch đối ngoại
+ Kế hoạch thị trường

Lập kế hoạch bắt đầu từ việc xác định mục tiêu tương lai và những mục
tiêu này phải thoả mãn những kỳ vọng của nhiều nhóm lợi ích, nhiều chủ thể
khác nhau. Bên cạnh việc chỉ ra các mục tiêu thì nhà quản lý còn phải xác định
cách thức đo lường mục tiêu. Từ đó, làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành
mục tiêu của các chủ thể.
Khi xác định các mục tiêu cần phải chú ý đến các phương diện sau đây:
+ Thứ tự ưu tiên của các mục tiêu:
Việc xác định mục tiêu có liên quan chặt chẽ với quá trình phân bổ hợp lý
các nguồn lực, vì thế, việc xác định đúng thứ tự ưu tiên các mục tiêu sẽ quyết
định đến hiệu quả sử dụng các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực của tổ chức.
+ Xác định khung thời gian cho các mục tiêu: Các mục tiêu cần phải
được xác định là ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Thông thường, những mục
tiêu dài hạn thường được ưu tiên hoàn thành để có thể đảm bảo chắc chắn rằng
tổ chức sẽ tồn tại lâu dài trong tương lai.
+ Các mục tiêu phải đo lường được: Một mục tiêu có thể đo lường được
có thể nâng cao kết quả thực hiện và dễ dàng cho việc kiểm tra.
Mục tiêu bao gồm: Mục tiêu chung (tổng thể) và các mục tiêu riêng (cụ
thể/bộ phận). Các mục tiêu được xác lập phải phù hợp với năng lực của tổ chức.
Bước 4: Xây dựng các phương án
Các phương án hành động là một trong những nội dung quan trọng của
lập kế hoạch. Các phương án hành động là chất xúc tác quyết định đến sự thành
công hay thất bại của các mục tiêu.
Để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong tương lai cũng cần phải có nhiều phương
án. Đối với những vấn đề và tình huống phức tạp, quan trọng hay gay cấn, đòi hỏi nhà
quản lý phải có nhiều phương án để từ đó có thể lựa chọn được phương án tối ưu.
Nghiên cứu và xây dựng các phương án là sự tìm tòi và sáng tạo của các nhà quản lý.
Sự tìm tòi, nghiên cứu càng công phu, khoa học và sáng tạo bao nhiêu thì càng có khả
năng xây dựng được nhiều phương án đúng đắn và hiệu quả bấy nhiêu.
Bước 5: Đánh giá các phương án
Sau khi xây dựng các phương án khác nhau để thực hiện mục tiêu, chủ

pháp cơ bản:
*Phương pháp vận trù học
Đây là một trong những phương pháp phân tích toàn diện trong lập kế
hoạch. Phương pháp này hướng vào việc phân tích thực nghiệm và định lượng,
chuyên nghiên cứu và vận dụng các phương pháp khoa học để phát triển tối đa
các điều kiện vật chất đã có như nhân lực, vật lực, tài lực nhằm đạt được mục
đích nhất định. Nó chủ yếu dùng phương pháp toán học để phân tích số lượng,
trù tính các quan hệ giữa các khâu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra
phương án tối ưu nhất.
*Phương pháp hoạch định động
Đây là một phương pháp lập kế hoạch mang tính linh hoạt, thích ứng cao
với sự thay đổi của môi trường. Nó tuân theo các nguyên tắc: Mục tiêu ngắn hạn
thì cụ thể, mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát, điều chỉnh thường xuyên,
kết hợp chặt chẽ giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Phương pháp
này được biểu hiện cụ thể: trên cơ sở kế hoạch đã lập ra qua mỗi thời gian cố
định (một quý, một năm…) thời gian này được gọi là kỳ phát triển ở trạng thái
động, căn cứ vào sự thay đổi của điều kiện môi trường và tình hình triển khai
trên thực tế, chúng ta sẽ có những điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo việc thực
hiện mục tiêu đã xác định. Mỗi lần điều chỉnh vẫn phải giữ nguyên kỳ hạn kế
hoạch ban đầu và từng bước thúc đẩy kỳ hạn hoạch định đến kỳ tiếp theo.
* Phương pháp dự toán - quy hoạch
Khác với phương pháp dự toán truyền thống đây là phương pháp dự toán
được lập ra theo hệ thống mục tiêu.
Ngoài ra còn một số phương pháp lập kế hoạch cụ thể như:
* Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)
Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng lưới có thể hỗ trợ hiệu quả quá trình
lập kế hoạch nhưng phương pháp thông dụng nhất là PERT (The Program
evaluation and Review Technique).
PERT là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phối
hợp các hoạt động và các sự kiện cần thiết để đạt mục tiêu chung của một dự án.

với các đồng nghiệp nên mang tính khoa học, khách quan và có giá trị tham
khảo cao. Tuy nhiên, các nhà quản lý thường gặp khó khăn để đưa ra quyết định
cuối cùng khi mà các chuyên gia đưa ra nhiều ý kiến khác nhau.
Như vậy, để lập kế hoạch một cách có hiệu quả, cần phải sử dụng nhiều
phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và tính chất của kế hoạch.
2.1.6.2. Yêu cầu của lập kế hoạch
Để có kế hoạch hiệu quả, phù hợp với năng lực của tổ chức và xu hướng
vận động khách quan thì quá trình lập kế hoạch phải được đầu tư về nhân lực,
vật lực, tài lực và thời gian để đáp ứng các yêu cầu sau:
Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: Ưu tiên về mặt nhân
lực, tài chính và về mặt thời gian.
Lập kế hoạch phải mang tính khách quan.
Kế hoạch phải mang tính kế thừa: Khi lập kế hoạch, các nhà quản lý phải
kế thừa những hạt nhân hợp lý của kế hoạch trước. Kế hoạch phải thể hiện được
tính liên tục và ngắt quãng trong sự phát triển của tổ chức.
Kế hoạch phải mang tính khả thi
Kế hoạch phải mang tính hiệu quả: Một kế hoạch được coi là hiệu quả khi
nó được thực thi một cách tốt nhất trên cơ sở sử dụng nguồn lực ít nhất với một
thời gian ngắn nhất.
Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ: chủ thể quản lý phải
huy động, khuyến khích và tạo điều kiện cho các cấp quản lý và các thành viên
của tổ chức tham gia vào công tác lập kế hoạch.
2.2. Tổ chức
2.2.1. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức
2.2.1.1. Khái niệm
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý nghiên
cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội với những quá trình, hiện
tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học về tổ chức
cần phải nhận thức nó ở hai góc độ: 1.Tổ chức với tính cách là một thực thể; 2.
Tổ chức với tính cách là một hoạt động.

- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối
hợp giữa các bộ phận.
- Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên
- Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực
- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.