TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG
HOÁ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG
2.1. Khái quát chung về công ty vật tư kỹ thuật xi măng
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên giao dịch: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Trụ sở giao dịch: 348 - Đường Giải Phóng - Quận Thanh Xuân - Hà
Nội
Điện thoại: 8642410
Fax: 8642586
Số tài khoản: 102010000018010.
Ngân hàng Công Thương - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một đơn vị thành viên trong tổng
công ty xi măng Việt Nam có trụ sở tại vị trí 348 - Đường Giải Phóng -
Phường Khương Liệt - Quận Thanh Xuân - Thành phố Hà Nội. Đây là đơn vị
kinh tế ngoài quốc daonh hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty là quá trình hoàn thiện
và phù hợp với nhiệm vụ tổ chức lưu thông cung ứng xi măng phù hợp với
tình hình phát triển kinh tế trong thời kỳ phát triển đất nước.
- Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023A/BXD - TCLĐ
vè việc thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng Việt Nam (thuộc liên hiệp
các xí nghiệp xi măng Việt Nam, nay đổi thành Tổng Công ty xi măng Việt
Nam).
- Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD - TCLĐ về
việc đổi tên Vật tư kỹ thuật xi măng thành công ty Vật tư kỹ thuật xi măng
trực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam.
- Ngày 10/7/1995 theo quyết định số 833/TCL - HĐQT của Tổng công
ty xi măng Việt Nam. Công ty được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh,
tiêu thụ xi măng trên địa bàn Hà Nội theo phương thức kinh doanh làm tổng
đại lý cho hai công ty là: công ty xi măng Hoàng Thạch và công ty xi măng
Bỉm Sơn. Đồng thời chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực
lượng cán bộ công nhân viên của hai chi nhánh tại Hà Nội cho Công ty vật tư

Sơn.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư kỹ
thuật xi măng
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng hoạt động kinh doanh phải thực hiện
rất nhiều nhiệm vụ trên giao (Tổng công ty) các chức năng chung của một
doanh nghiệp thương mại Nhà nước, chức năng nhiệm vụ chính đó là:
- Tổ chức, lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành
phố Hà Nội và các tỉnh đựơc phân công.
- Công ty thực hiện mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Mai,
Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, tổ chức vận chuyển xi măng từ
các Công ty sản xuất đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, Lai
Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Hà
Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hành năm phù hợp với
nhiệm vụ của tổng công ty giao và nhu cầu của thị trường.
- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua
và bán hàng hoá.
- Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị
trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với lao động theo quy định của bộ lao động
- Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đạihoá công nghệ trang thiết bị
và phương pháp tổ chức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình
của công ty.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi
trường Quốc phòng và an ninh quốc gia.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ và
theo quy định của Nhà nước và tổng công ty xi măng Việt Nam, đồng thời
chịu trách nhiệm về tính sát thực của báo cáo.
- Chịu sự kiểm tra của tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra

Vận chuyển
đường sắt
Vận chuyển
đường thuỷ
Vận chuyển
đường bộ
Hoàng Thạch 577.273 572.727 600.000
Bỉm Sơn 559.090 572.727 586.363
Bút Sơn 563.636 559.091 581.818
Hải Phòng 577.272 577.272 577.272
Do tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khác nhau
nên khi xây dựng các kênh giá bán cũng khác nhau.
Ví dụ: Giá bán xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội như sau:
Đơn vị tính: đồng/tấn
Loại xi măng PCB - 3000 Giá thị trường
Bán tại ga, cảng 745.000
Bán tại kho 755.000
Bán tại đầu mối 760.000
Bán tại cửa hàng 760.000
Bán tại chân công trình 760.000
Chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt dựa trên hai yếu tố là: Chi phí sản
xuất và những điều kiện khách quan của thị trường. Mặc dù vậy, so với đối
thủ cạnh tranh giá của công ty nhìn chung vẫn cao hơn do chi phí của họ ít
hơn. Ví dụ như xi măng Nghi Sơn, Chinfon, Sông Đà.
*) Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn
Nguồn vốn kinh doanh của công ty bao gồm: Vốn do NSNN cấp, vốn
tự bổ xung từ lợi nhuận để lại và vốn đầu tư. Vốn kinh doanh mà công ty
được Nhà nước cấp ngày 01/01/1995 là 6.691.000 đồng.
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Ngày 31 tháng 12 năm 2005

Nguồn vốn CSH 400 53.067.893.497 67.627.982.618
Nguồn vốn quỹ 410 49.728.807.335 66.875.508.441
Nguồn kinh phí và quỹ
khác
420 3.339.086.162 752.474,177
Tổng cộng NV 430 156.079.859.024 214.586.592.65
4
*) Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh
Chủ yếu là xi măng, tổng cung có xu hướng gia tăng do sự xuất hiện
nhiều công ty sản xuất xi măng, nhiều công ty kinh doanh xi măng, xi măng
nhập khẩu. Tổng cầu thì thường xuyên thay đổi. Ngoài ra công ty công nghiệp
kinh doanh các mặt hàng khác như phụ gia đầu vào cho doanh nghiệp sản
xuất bê tông, vật liệu… là các loại hỗn hợp của ngành xây dựng khó bảo
quản, khó vận chuyển và chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty
Là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, công ty tổ chức
bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Với tổng số lao động là 702
người. Trong đó bộ phận lao động gián tiếp là 148 người, bộ phận lao động
trực tiếp là 554 người. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty gồm có: Đứngd
dầu là ban giám đốc công ty, bên cạnh là hai phó giám đốc công ty, dưới là
các phòng ban, các chi nhánh, xí nghiệp làm chức năng tham mưu cho giám
đốc công ty theo từng lĩnh vực được phân công. Dưới đây là mô hình tổ chức
của công ty.
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
PGĐ KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG
PGĐ VẬN TẢI ĐIỀU ĐỘ
Các CN:L.CaiP.ThọV. PhúcThái NGyênPhòng tiêu thụ xi măngPhòng tài chính kế toánVăn phòng công ty Phòng kinh tế kế hoạchPhòng quản lý thị trường Phòng tổ chức lao động Phòng điều độ quản lý khoPhòng QLDA và KTĐTXDXí nghiệp vận tải
Ban KHĐĐ
Ban TCKT
Ban HC

- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế
toán thống kê đơn vị, quản lý vật tư tài sản, lưu trữ chứng từ tài sản, lưu trữ
chứng từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, đảm bảo chu
chuyển vốn và quay vòng vốn nhanh.
- Phòng kinh tế kế hoạch: Xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm.
Đề ra phương hướng kinh doanh và giao kế hoạch cho các chi nhánh của công
ty. Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch của các đơn vị. Thực hiện
các hợp đồng mua xi măng từ các công ty sản xuất, đồng thời ký các hợp
đồng cho thuê các kho chứa hàng mà công ty chưa dùng.
- Phòng quản lý thị trường: Giúp giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng
trên địa bàn hoạt động của công ty, theo dõi về giá cả mặt hàng xi măng, kiểm
tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi
măng và cung cấp thông tin về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị
trường.
- Phòng tiêu thụ: Quyết định về việc tiêu thụ, tổ chức và quản lý hoạt
động các cửa hàng, đại lý của công ty, đẩy mạnh việc tiêu thụ và mở rộng
mạng lưới tiêu thụ xi măng. Nắm và phản ánh các thông tin cần thiết về cung
cầu giá cả các loại xi măng trên địa bàn Hà Nội cho giám đốc biết thông báo
cáo lượng nhập xuất tồn hàng ngày tại cửa hàng.
- Phòng quản lý điều độ kho: Tổ chức quản lý hệ thống kho tàng, bến
bãi của công ty, tổ chức việc tiếp nhận xi măng từ các công ty sản xuất và đưa
hàng hoá về địa bàn tiêu thụ theo kế hoạch, tổ chức ký kết và thực hiện các
hợp đồng vận chuyển, đảm bảo xuất nhập khẩu xi măng, điều phối hàng hoá,
dự trữ theo quy định, quan hệ giao dịch với các công ty đầu nguồn, lập báo
cáo thống kê lượng hàng vận chuyển.
- Xí nghiệp vận tải: Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản
xuất và tại ga, cảng về các kho, cửa hàng và các đại lý, công trình. Quản lý
các đội xe và xưởng sửa chữa, bảo đảm sồ xe hoạt động theo kế hoạch giao,
quản lý bảo quản các vật tư phụ tải sửa chữa thay thế.
- Các chi nhánh: Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng tại các địa bàn

- Dưới các trưởng, phó phòng còn có tổ chức kế toán bộ phận, những
người này được giao từng phần hành kế toán cụ thể. Bao gồm:
1 kế toán thanh toán
1 kế toán tổng hợp
1 kế toán TSCĐ, công cụ, dụng cụ
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Phó phòng kế toán Kế toán đầu tư XDCB và SCL
Kế toán thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàngKế toán hàng hoá Kế toán vật liệu công cụ dụng cụKếtoán công nợKế toán chi phí sản xuất kinh doanh Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Các nhân viên kế toán tại các chi nhánh
1 kế toán vật liệu
1 kế toán mua hàng hoá
1 kế toán xác định công nợ, kết quả bán hàng
1 kế toán theo dõi nhập - xuất - tồn kiêm kế toán ngân sách
1 kế toán xây dựng cơ bản
3 thủ quỹ
Bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Vật tư kỹ thuật xi măng
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán chi tiếtSổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán
Hiện nay, công ty đã và đang thực hiện phương thức kế toán máy. Do
đó nhiệm vụ của các kế toán không tách bạch mà có sự kiệm nhiệm trong
công tác hạch toán kế toán
2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức công tác kế toán theo mô hình
tập trung, trong đó phóng kế toán công ty là trung tâm thực hiện toàn bộ công
tác kế toán, kể từ khâu nhận, lập chứng từ kế toán cho tới khâu xử lý,kiểm tra
và thực hiện hệ thống thông tin kế toán trên máy với chương trình SAS đã

2.2.1. Đặc điểm, phân loại đánh giá, phương pháp kế toán hàng hoá
của công ty
2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại về hàng hoá của công ty
Công ty thực hiện kinh doanh mặt hàng chính là xi măng, hầu hết là các
sản phẩm đã được khẳng định nhãn hiệu chất lượng bao gồm:
Xi măng Hoàng Thạch PCB 30
Xi măng Hoàng Thạch PCB 40
Xi măng trắng Hải Phòng PCB 30
Xi măng đen Hải Phòng PCB 30
Xi măng rời Bỉm Sơn
Xi măng bao Bút Sơn PCB 30
Xi măng bao Bút Sơn PCB 40
Xi măng bao Bút Sơn PCB 30 Bao
Xi măng bao Bút Sơn PCB 40 Bao
Xi măng Hoàng Mai
Xi măng Hoàng Mai PC 30
Xi măng bao Hoàng Mai PC 40
Xi măng rời Hoàng Mai PC 40
Xi măng bao Tam Điệp PC 40
Xi măng rời Tam Điệp PC 40
Ngoài ra còn kinh doanh các mặt hàng phụ là phụ gia xi măng, nguyên
liệu đầu vào cho doanh nghiệp sản xuất xi măng.
Các chi nhánh tiêu thụ bao gồm:
- Chi nhánh Lào Cai - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Lào Cai, Lạng Sơn
- Chi nhánh Phú Thọ - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ
- Chi nhánh Thái Nguyên - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Thái Nguyên,
Bắc Cạn, Cao Bằng.
- Chi nhánh Vính Phúc - phụ trách tiêu thụ tại khu vực Phú Thọ, Vĩnh
Phúc, Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Giang.
Tổ chức bộ máy chung các chi nhánh có:

đó để tính. Các chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ không hạch toán trực tiếp
giá nhập kho mà hạch toán riêng vào tài khoản tổng hợp TK 1562, các chi phí
bán hàng hạch toán vào tài khoản tổng hợp TK 641, TK 642. Cuối kỳ thực
hiện phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại
cuối kỳ theo giá vốn xuất kho. Hạch toán toàn bộ chi phí mua hàng cho hàng
tiêu dùng trong kỳ kết chuyển hết lên TK 911.
2.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng
2.2.2.1. Thủ tục nhập kho hàng hoá
Khi mua hàng công ty lập hợp đồng kinh tế với người bán, bên bán căn
cứ theo hợp đồng ký kết giao hàng theo thời hạn quy định tại các kho ở trạm
điều độ của công ty (tại ga, cảng, đầu mối đường bộ), thủ kho (điểu độ viên)
Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung
Sổ cái SCT Báo cáo tổng hợp
Công ty xi măng Hoàng ThạchCông ty xi măng Bỉm SơnCông ty xi măng Bút SơnCông ty xi măng Hoàng MaiCông ty xi măng Tam ĐiệpCông ty xi măng Hải Phòng
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Người tiêu dùng cuối cùng
Cửa hàng đại lýCửa hàng bán lẻ
căn cứ hoá đơn GTGT (liên 2) của bên bán tiến hành kiểm nhận và lập phiếu
nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển
Liên 2: Cán bộ cung ứng nhập hàng giữ
Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi bảng kê giao nhận xi măng
Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Hoá đơn GTGT
(liên 2) của nhà
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho hàng hoá
Công ty bán hàng theo ba hình thức, bán theo hợp đồng kinh tế, bán lẻ
trực tiếp tại cửa hàng và bán đại lý hưởng hoa hồng. Sơ đồ 2.4 như sau:
Sơ đồ 2.4
Bản kê nhập ngày, tháng BNK Thẻ kho Bản kê giao nhận Nhật ký chung

+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá
+ TK 151: Hàng hoá đang đi đường
+ TK 632: phản ánh giá vốn hàng xuất kho (chi tiết cho hàng hoá, dịch
vụ, hàng hoá khác).
- Chứng từ sử dụng:
+Hoá đơn GTGT của người bán
+ Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (chi nhánh)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận hàng hoá, kiểm kê hàng hoá
- Sổ kế toán áp dụng:
+ Sổ số dư chi tiết tài khoản
+ Các loại báo cáo tháng
+ Sổ cái các tài khoản
* Kế toán chi tiết hàng hoá tại kho, cửa hàng, chi nhánh và đại lý
Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở công ty Vật tư kỹ thuật xi măng Hà
Nội sử dụng giá thực tế và theo phương pháp ghi thẻ song song, quy trình như
sau:
- Ở kho công ty tại các trạm điều độ (ga, cảng, đầu mối đường bộ).
Hàng ngày, khi nhận hoá đơn GTGT (liên 2) của nhà máy, điều độ viên
tiến hành kiểm tra và lập phiếu nhập kho, căn cứ lệnh điều động lập phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoạc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
(chi nhánh) và xuất hàng. Sau đó ghi vào thẻ kho theo số lượng thực nhập,
thực xuất cho từng loại xi măng của từng tuyến vận chuyển thuộc từng nguồn
mua. Cuối ngày sau khi đối chiếu số lượng xi măng, fax báo về công ty và căn
cứ chứng từ nhập xuất tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào cột tồn trên thẻ
kho. Thẻ kho do kế toán lập giao cho điều độ viên ghi chép và quản lý. Định
kỳ 10 ngày một lần và cuối tháng chuyển nộp toàn bộ hoá đơn chứng từ liên
quan cho phòng độ - quản lý kho, phòng này theo dõi tổng hợp đồng thời
chuyển hoá đơn, chứng từ cho phòng kế toán.
- Ở kho cửa hàng, chi nhánh, đại lý

chứng từ cho phòng kế toán
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: Giao khách Mẫu số 01 GTGT - 3LL
Ngày 28/12/2005 N
0
031828
Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch
Địa chỉ: Kinh Môn - Hải Dương số tài khoản: 710A -
005
Điện thoại: 0320.823062 Mã số: 09800475
Họ yrn người mua hàng: Ninh Văn Hải
Đơn vị: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Số tài khoản: 710A-005
Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Mã số: 1000105694
Hình thức thanh toán: Chậm trả 40 ngày
STT
Tên hàng
hoá dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1. Xi măng bao PCB 30
TCVN 6545-2002
HĐ 20/12/2004 xuất
hàng SKSCP
Tấn 300 600.000
180.000.00
0
Cộng tiền hàng: 180.000.000
Thuế suet GTGT: 10% Tiền thuế GTGT
18.000.000
Tổng thanh toán: 198.000.000

Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ N
0
016107
Căn cứ lệnh điều động số: 1193 Ngày 28/12/2005
Của công ty: Vật tư kỹ thuật xi măng Về việc vận chuyển xi măng
Họ tên người vận chuyển: Quân Hợp đồng số:
Xuất tại kho: Đường bộ Vĩnh Tuy
Nhập tại kho: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Nhân chính
ST
T
Tên nhãn, quy cách, phẩm chất
vật tư (sản phẩm, hàng hoá)
ĐVT
Số lượng
xuất
Số lượng
nhập
Ghi
chú
A B C 1 2 3
1 Xi măng bao PCB30 Hoàng
Thạch
TCVN:62-66-2002 xe 29L3053
Lô cp 410
Tấn 12
Tổng cộng 12
Xuất: giờ… ngày Nhập: giờ…. ngày….thắng….năm
Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Phòng ĐĐ-QL kho

5 86258 29/12 29/12
Error! Not a valid
link.
40 3956
… … … … … … … … …
31/12 Cộng phát sinh 54.000 54.895
31/12 Tồn cuối tháng 2645
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Phòng ĐĐ-QL kho
BẢNG KÊ GIAO NHẬN XI MĂNG
Thang 12
Loại xi măng: Hoàng Thạch
Hợp đồng nhập hàng: Thực nhập theo biên bản
Số Ngày
Số lượng theo
P.tiện
VC
Ngày
nhập
Lượng
nhập
Ghi chú
Hoá
đơn
Thực tế
… … … … … … … …
162 26/12 200 20 ô tô 26/12 20
97215 28/12 300 300 ô tô 28/12 300
229 29/12 100 100 ô tô 29/12 100
… … … … … … … …