LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua 16 năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từ cơ
chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ
mô của Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biến tích cực. Từ
năm 1990 đến nay tốc độ tăng trưởng của nước ta đạt mức cao, ổn định từng
bước đẩy lùi lạm phát và khủng hoảng kinh tế xã hội. Để đáp ứng và duy trì
tốc độ phát triển của nền kinh tế đòi hỏi phải có sự đổi mới tương ứng về mặt
tổ chức, quản lý và cơ chế hoạt động. Trong đó chế độ kế toán là một trong
những công cụ hiệu quả quan trọng cần phải phù hợp với cơ chế của một nền
kinh tế mới.
Trong cơ chế này, tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thuộc
mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về
tài chính. Đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Do đó, để đứng vững và
khẳng định vị trí của mình các doanh nghiệp cần có phương hướng hoạt động
mới dựa trên kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết, rõ ràng về mua và bán hàng
hoá với nguồn mua, thời điểm và giá cả, thị trường tiêu thụ sau cho đáp ứng
nhu cầu của khách hàng một cách hài hoà nhất. Điều này nhà quản lý doanh
nghiệp cần các thông tin về nhập xuất tồn kho hàng hoá, và cung cấp thông
tin là nhiệm vụ của kế toán hàng hoá. Chỉ cần bất cứ sai lệch nào về ghi chép
kế toán phản ánh trị giá hàng hoá sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho trên
bảng cân đối kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo hoạt động kinh doanh trong kỳ,
tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp và như thế kế
hoạch mua - bán hàng kỳ này không phát huy hiệu quả trong thực tế, không
có cơ sở cho việc lập kế hoạch thu mua - cung ứng của kỳ tiếp theo. Từ đó
nhà quản lý rất quan tâm đến việc đánh giá và hạch toán hàng hoá ra sao để
đảm bảo bù đắp mọi chi phí mà vẫn có giá trị xuất kho thấp để thực hiện kế
hoạch, chính sách giá cả có hiệu quả.
Để phù hợp và tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong đặc điểm kinh
doanh mới của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán đã nhiều lần bổ sung,
sửa đổi từng bước hoàn thiện công tác hạch toán hàng hoá. Tuy nhiên chế độ
kế toán hiện hành chưa thực sự đáp ứng yêu cầu thực tế ở tất cả các doanh
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng mẫu mã, thông số kỹ thuật…
Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu
thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay dodỏi phù hợp với nhu cầu
tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại.
- Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào
sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá mới được đưa vào sử
dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lưu
chuyển hàng hoá với các quá trình: Nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá,
xuất hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp (80% - 90%).
Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của
chu kỳ sản xuất là: Dự trữ, sản xuất, lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi
lặp lại không ngừng, gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển vốn lưu động.
Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình
thái, từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư hàng hoá và sau cùng lại
trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của
hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ
và tiêu thụ hàng hoá một cách có hiệu quả.
1.1.2. Yêu cầu quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt
động kinh doanh của các DNTM. Do đó, các DNTM phải đảm bảo tổ chức
quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, vận
chuyển, dự trữ đến tiêu thụ. Đồng thời, quản lý chặt chẽ hàng hoá trên cả mặt
hiện vật và giá trị.
Trong khâu thu mua, doanh nghiệp cần lập, kiểm tra tình hình thực hiện
kế hoạch cung ứng thu mua hàng hoá trên tất cả các mặt: số lượng, chất
lượng, chủngloại, giá mua, chi phí mua… và cả tiến độ, thời gian thực hiện
nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời hàng hoá cho quá trình sản xuất kinh doanh.
hành, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong phạm vi ngành và
toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập - xuất - tồn kho
hàng hoá đầy đủ, kịp thời, tính giá thực tế hàng hoá mua, nhập, xuất, tồn kho.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng chất lượng, chủng loại,
thời gian sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình tiêu
thụ hàng hoá.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ hàng hoá, phát hiện,
ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý những hàng hoá thừa, thiếu, ứ
đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định số lượng và giá trị hàng hoá thực tế
đã xuất kho tiêu thụ để kịp thời kết chuyển giá vốn, ghi nhận doanh thu hàng
bán.
- Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hoá theo chế độ Nhà nước quy định,
lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá phục vụ công tác quản lý
và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hoá
để tăng cường quản lý hàng hoá một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh
doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của
doanh nghiệp.
1.2. Phân loại và đánh giá hàng hoá
1.2.1. Phân loại hàng hoá
Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng
hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều
nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành
hàng:
- Hàng kim khí điện máy
- Hàng hoá chất mỏ
- Hàng xăng dầu
- Hàng dệt may, bông vải sợi
- Hàng da cao su
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh.
1.2.3.1. Yêu cầu đánh giá hàng hoá
Khi đánh giá hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu về tính chân thực: Đòi hỏi việc tính giá hàng hoá phải được
tiến hành dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ đúng đắn và hợp lý các chi phí thực
tế thành nên trị giá vốn hàng hoá và loại trừ được các chi phí bất hợp lệ, các
chi phí đã thu hồi (nếu có) , giảm thiểu chi phí kém hiệu qủa. Ngoài ra còn thể
hiện việc sử dụng giá tính có phù hợp với giá cả thị trường hay không.
- Yêu cầu về tính thống nhất: Tức là nội dung và phương pháp tính giữa
các niên độ kế toán của đơn vị phải thống nhất, nếu có bất kì thay đổi nào
phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. Cách tập hợp chi phí, cách
tính toán phân bổ, tiêu thức phân bổ chung để xác định chỉ tiêu về giá vốn
hàng mua nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kỳ hạch toán phải nhất
quán tránh ảnh hưởng của trị giá vốn đến kết quả kinh doanh doanh nghiệp.
1.2.3.2. Nguyên tắc đánh giá hàng hoá
Khi đánh giá hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau
- Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02 hàng tồn kho) vật tư, hàng
hoá phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực
tế của vật tư hàng hoá - là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có
được các vật tư, hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng.
Vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị
thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được giá là giá bán ước tính của hàng tồn
kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản
phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai
chỉ tiêu:
để tính.
(2) Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):
Theo phương pháp này giả thiết lô hàng nào nhập kho sau thì xuất ra
trước, lô hàng nào nhập kho trước thì xuất kho sau, hàng xuất kho thuộc lô
hàng thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính/
(3) Phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (phương
pháp đơn giá thực tế đích danh):
Theo phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý theo từng lô hàng,
hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính.
Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho có
giá trị lớn, số tiền của một hàng nhiều, dễ nhận biết và kiểm kê như: ti vi, ô
tô…
(4) Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ:
Theo phương pháp này trước hết giá bình quân của hàng luân chuyển
trong kỳ (tính vào cuối kỳ) sau đó tính giá thực tế xuất kho:
Giá trị thực tế xuất kho = ĐGBQ x Số lượng xuất kho.
ĐGBQ =
Trị giá mua hàng thực tế của
hàng còn đầy kỳ
+
Trị giá mua thực tế của
hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn ĐK + Số lượng hàng nhập TK
Đơn giá bình quân có thể tính sau mỗi lần nhập
+ Bước 2: tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho trong
tháng
CP thu
mua phân
bổ cho
hàng xuất
đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ
trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về hàng hoá bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê hàng hoá (Mẫu 03 - VT)
- Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT - 2LN)
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT - 2LN
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định
về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ KTTC phát
sinh.
1.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết
1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song
*) Nội dung
- Ở kho: thủ kho dùng "thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập
xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép
tình hình nhập xuất cho từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá
trị.
Cuối tháng, kế toán lập bảng nhập - xuất - tồn sau đó đối chiếu
+ Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Số liệu dòng tổng cộng trên bảng nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ
kế toán tổng hợp.
+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1.
Sơ đồ 1.2.
Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân
chuyển
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại
hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất tồn
hàng ngày. Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.
1.3.2.3. Phương pháp ghi số dư
*) Nội dung:
- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép như hai phương
pháp trên đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào "sổ số dư" số tồn kho cuối
tháng của từng thứ hàng hoá cột số lượng.
"Sổ số dư" do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên "sổ
số dư" hàng hoá được xắp xếp thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhõm loại có dòng
cột nhóm, cộng loại, cuối mỗi tháng "sổ số dư" được chuyển cho thủ kho để
ghi chép.
- Ở phòng kế toán: Tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lại
chứng từ hoàn chỉnh chứng từ và tổng giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm,
từng loại hàng hoá để ghi chép vào cột "số tiền" trên "phiếu giao nhận chứng
từ" số liệu này được ghi vào "bảng kê lũy kế nhập" và "bảng kê luỹ kế xuất"
cao công tác kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp có
nhiều chủng loại hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh
nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh
điểm hàng hoá hợp lý, trình độ chuyên mộ nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững
vàng.
1.4. Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá
1.4.1. Kế toán tông rhợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kê
khai thường xuyên
Kế toán thực hiện theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống
tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá trên sổ kế toán, mở tài khoản chi tiết cho
từng mặt hàng, phản ánh số hiện có và sự biến động hàng ngày cả về số
lượng, số tiền và tính ra ngay trị giá vốn xuất kho để phục vụ kế toán chi tiết
hàng hoá. Thường áp dụng trong doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá hữu hình
có giá trị lớn.
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá, kế toán sử
dụng tài khoản 156 - Hàng hoá
Kết cấu cơ bản của TK này như sau:
- Bên nợ ghi:
+ Trị gía vốn thực tế hàng hoá nhập trong kỳ
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá hàng hoá khi đánh giá lại
+ Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê
- Bên có ghi:
+ Trị gía vốn thực tế hàng hoá xuất trong kỳ
+ Số tiền giảm giá giá, chiết khấu thương mại hàng mua
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá hàng hoá khi đánh giá lại
+ Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê
- Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ
TK 156 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1561 - phản ánh trị giá mua hàng hoá
nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá mua ngoài không
thuộc diện chịu thuế GTGT)
(1b) Nhập kho hàng hoá mua ngoài có hoá đơn cùng về (doanh nghiệp
nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
(2) Hàng hoá mua ngoài đang đi đường chưa về đến doanh nghiệp
nhưng hoá đơn đã về đến nơi.
(3) Nhập kho hàng hoá đang đi đường kỳ trước
(4) Nhập kho hàng hoá do tự chế, do thuê ngoài gia công chế biến
(5) Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần, cấp phát…
(6) Đánh giá lại hàng hoá (giá đánh lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán)
(7) Xuất hàng hoá dùng cho SXKD, QLPX, QLBH, QLDN…
(8) Xuất hàng hoá bán trực tiếp, gửi bán
(9) Xuất hàng hoá tự chế, thuê ngoài gia công chế biến
(10) Xuất hàng hoá góp vốn liên doanh…
(11) Đánh giá lại hàng hoá (đánh giá lại nhỏ hơn giá trị sổ kế toán)
1.4.2. Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá theo phương pháp kiểm
kê định kỳ
Kê stoán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các
nghiệp vụ nhập, xuất tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho
(TK156), tài khoản này chỉ phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối
kỳ, còn việc nhập hàng ngày phản ánh ở tài khoản 611. Tiến hành ghi chép và
tính trị giá vốn hàng xuất kho vào cuối kỳ, việc tính toán số liệu nhập xuất
không dựa trên các chứng từ hàng ngày mà dựa trên kết quả kiểm kê hàng hoá
thực tế của đơn vị. Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ,
tiến hành một loại hoạt động, giá trị hàng hoá nhỏ, việc nhập xuất không diễn
ra thường xuyên.
Phương pháp kế toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kiểm kê
định kỳ được khái quát theo sơ đồ 1.5 sau:
111, 112,331
611
nghiệp mà có tổ chức kế toán riêng, phản ánh quan hệ thanh toán nội bộ (đơn
vị chính giao cho cửa hàng trực thuộc, cửa hàng trực thuộc giao cho cửa hàng
trực thuộc khác…).
+ Nếu giao nhận theo giá xuất kho thì không phản ánh doanh thu nội bộ
Bên giao Bên nhận
TK 156
TK 136
xx
TK 336
TK 156
xx
+ Nếu giao theo giá giao dịch nội bộ (cao hơn giá vốn xuất kho) thì bên
giao phải phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ.
Bên giao Bên nhận
TK 156
TK 632
TK 336
TK 156
TK 512
TK 136
1.4.4. Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến
kiểm kê, đánh giá lại hàng hoá
1.4.4.1. Kiểm kê và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê hàng hoá
Kiểm kê hàng hoá là việc tiến hành kiểm tra trực tiếp tại chỗ số hiện có
tại thời điểm tiến hành kiểm kê thông qua việc cân, đo, đong, đếm. Được thực
hiện bởi ban kiểm kê của doanh nghiệp với sự giám sát và tham gia của phòng
kế toán. Mục đích của việc kiểm kê là nhằm đối chiếu số hàng hoá hiện có tại
kho với số dư trên sổ sách kế toán xác định số thừa, thiếu. Cũng qua đó kiểm
tra chất lượng của hàng hoá, kiểm tra việc tôn trọng dự trữ tồn kho, để quản lý
chặt chẽ có hiệu quả hàng tồn kho, tránh tham ô, lãng phí, mất mát và đảm
Copyright: Tài liệu đại học ©