THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU
THỦ CÔNG MỸ NGHỆ ATEXPORT - HÀ NỘI
I. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức kế toán tại công ty xuất nhập
khẩu Thủ Công Mỹ Nghệ - Atexport Hà Nội
1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty
1.1 Lịch sử hoàn thành, phát triển của công ty
Công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tên đối ngoại là Artex port - Hà Nội
Trụ sở chính của công ty đặt tại 31 - 33 Ngô Quyền - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Telx: 41159. Artex VT
Fax: 84 - 42 - 59275
Được thành lập theo quyết định số 617 - Bộ Ngoại thương (Nay là Bộ
Thương Mại)
Công ty được thành lập từ 2 phòng nghiệp vụ là: Phòng Thủ Công và phòng
Mỹ Nghệ thuộc tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP
Công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ là một doanh nghiệp Nhà nước có tư
cách pháp nhân, hạch toán kinh tế tự chủ về tài chính, hạch toán kinh doanh độc
lập theo giấy phép kinh doanh số 108474 ngày 14/05/1993 do trọng tài kinh tế Nhà
nước cấp, có tài khoản tiền gửi Việt Nam và tiền gửi ngoại tệ tại ngân hàng ngoại
thương Việt Nam, ANZ Bank, ngân hàng công thương Việt Nam, ngân hàng Pháp
Vốn pháp định của công ty là: 30.000.000.000 Đồng
Trong đó vốn cố định: 10.000.000.000 Đồng
Vốn lưu động: 20.000.000.000
Trong quá trình hơn 30 năm hoạt động và phát triển công ty đã không những
bảo toàn được vốn mà còn phát triển nguồn vốn ngày càng lớn
Thời kỳ 1964-1989 gắn với thời kỳ bao cấp do có chính sách khuyến khích
xuất khẩu (thiết lập nhiều chế độ thưởng phạt, bán hoặc cấp vật tư nhập khẩu cho
đơn vị giao hàng xuất khẩu) do đó công ty có nhiều hàng xuất khẩu và đảm bảo
thực hiện kim ngạch xuất khẩu ngày càng tăng và ổn định
Từ 1989 đến nay cùng với sự xoá bỏ bao cấp xuất khẩu không theo nghị
định thư, tình hình Liên Xô cũ và các nước Đông Âu biến động, kinh tế nước bạn

Thành phố Hồ Chí Minh.
Địa chỉ: 31 - Trần Quốc Thảo - Quận 3 - Thành phố Hồ Chí Minh.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.
Chức năng:
Công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại
chuyên kinh doanh xuât nhập khẩu theo chỉ tiêu kim ngạch do bộ thương mại giao
cho. Chức năng chính của công ty là thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu hàng
hoá và dịch vụ liên doanh đầu tư trong nước và nước nhoài theo đúng pháp luật
hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương Mại nhằm đáp ứng nhu cầu
tiêu dùng của xã hội và tạo nguồn ngoại tệ cho đất nước.
Nhiệm vụ:
Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, công ty có quyền chủ động
trong giao dịch, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương,
hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác về hợp tác liên doanh, liên kết đã ký
với khách hàng trong nước và nước ngoài, do vậy mà các nhiệm vụ chủ yếu đặt ra
đối với công ty như sau:
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh nhằm
thực hiện mục đích và nội dung hoạt động cuả công ty bao gồm:
. Tổ chức sản xuất, chế biến và thu mua hàng thủ công công mỹ nghệ xuất
khẩu và một số mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ Thương Mại và của
Nhà nước.
. Nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải
phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Bộ Thương Mại
và Nhà nước.
. Được uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu các mặt hàng Nhà nước cho
phép như: hoá chất, hàng tiêu dùng và phương tiện vận tải phục vụ cho sản xuất
kinh doanh theo quy định của Nhà nước như nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển
khẩu, quá cảnh.
+ Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, kiến nghị và đề xuất
với Bộ Thương Mại và Nhà nước các biện pháp nhằm giải quyết những vấn đề

phân cấp quản lý tài chính từng phần cho các đơn vị có sự kiểm tra, giám sát của
công ty.
- Cấp trưởng của đơn vị thuộc công ty là người chịu trách nhiệm trước giám
đốc về toàn bộ hoạt động của đơn vị mình và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Nhà
nước về việc chấp hành pháp luật.
- Công tác hạch toán, kế toán chuyển sang hình thức tập trung, vừa phân tán.
Một số đơn vị thực hiện báo sổ cho phòng tài chính kế toán của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty ngày càng hoàn thiện
và phù hợp với đặc điểm hoạt động cuả công ty, vừa đảm bảo cho giám đốc theo
dõi được sự hoạt động của các bộ phận nhằm phát huy hiệu quả năng lực của mỗi
cá nhân, đơn vị trong công ty.
Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ được
thể hiện qua sơ đồ sau:
Tổ chức bộ máy nhân sự của công ty do giám đốc quyết định phù hợp với
quy chế hiện hành của Bộ Thương Mại. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao
gồm 2 khối: Khối các đơn vị quản lý và khối các đơn vị kinh doanh.
*Khối các đơn vị kinh doanh:
Gồm các đơn vị kinh doanh: TH1, TH2, …TH11 có chức năng và nhiệm vụ
như nhau. Trên cơ sở mặt hàng được giao, các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu
được phân bổ, các đơn vị trực tiếp tiếp cận thị trường để giao dịch với khách hàng
trong và ngoài nước. Xây dựng các phương án kinh doanh đã được duyệt, được uỷ
quyền ký kết các hợp đồng kinh tế theo đúng pháp lệnh của hợp đồng từ khâu đầu
đến khâu cuối. Trên cơ sở các phương án sản xuất kinh doanh, các đơn vị được
phòng tài chính kế hoạch cung cấp vốn và họ phải chịu trách nhiệm bảo toàn và
phát triển vốn.
*Khối các đơn vị quản lý:
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức quản lý nhân sự và làm
công việc hành chính phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Nghiên cứu hoàn thiện
chế độ trả lương trả thưởng trên cơ sở những luật lệ mới ban hành, nghiên cứu đề
xuất công tác cải tiến tổ chức của công ty ngày càng phù hợp và hiệu quả. Tạo điều

thành tích như vậy xong công ty cũng gặp nhiều khó khăn về thị trường tiêu thụ
thủ công mỹ nghệ truyền thống, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp kinh doanh
xuất nhập khẩu, bộ máy quản lý quá đông do cơ chế cũ để lại, cuộc khủng hoảng
kinh tế tài chính ở các nước Châu á làm ảnh hưởng lớn đến việc xuất nhập khẩu
của công ty.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng được sự chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời của Bộ
Thương Mại, cùng với sự lỗ lực của công ty nên công ty đã phần nào giải quyết
được những khó khăn về thị trường tiêu thụ thủ công mỹ nghệ. Truyền thống, tăng
cường đầu tư phát triển mặt hàng mới, đẩy mạnh nhập khẩu để làm cơ sở tăng
cường xuất khẩu, thực hiện tốt nghĩa vụ ngân sách Nhà nước.
Để thấy được tình hình kinh doanh của công ty, ta nghiên cứu một số chỉ
tiêu về hoạt động xuất nhập khẩu của công ty qua 2 năm 2000-2002 như sau:
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2000 Năm 2001
Chênh lệch 2001/2000
Số tiền Tỷ
lệ %
Tổng doanh thu
Doanh thu xuất khẩu
Tổng lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập phải nộp
Lợi nhuận sau thuế
Tổng kim ngạch XNK
Kim ngạch xuất khẩu
VNĐ
VNĐ
VNĐ
VNĐ
VNĐ
VNĐ
VNĐ

ứng tỷ lệ tăng là 17,81%. Trong đó doanh thu xuất khẩu tăng 17.779.950.000 đồng
với tốc độ tăng là 28,34%. Điều này cho thấy hoạt động xuất khẩu năm 2001 là
tăng lên nhiều hơn so với năm 2000 và tốc độ tăng lớn hơn tốc độ tăng chung của
toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu.
- Tổng lợi nhuận trước thuế và sau thuế của doanh nghiệp đều tăng. Lợi
nhuận sau thuế tăng 31.459.460 VNĐ (Tốc độ tăng là 4,43%), chứng tỏ Doanh
nghiệp hoạt động có hiệu quả.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cũng tăng khá cao, năm 2001 so với
năm 2000 tăng 30.738.190 với tốc độ tăng là 8,78%. Do chính sách thuế có một số
thay đổi đã gây khó khăn ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công
ty. Mặc dù vậy tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận sau thuế vẫn cao hơn lợi nhuận
trước thuế điều này là do một số hoạt động khác của doanh nghiệp đạt kết quả tốt.
- Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty năm 2001 so với năm 2000
tăng là 1.899.570 tương ứng với tốc độ tăng là 7,33%. Trong đó kim ngạch xuất
khẩu tăng là 996.570, tốc độ tăng là 8,62%. Nguyên nhân là do năm 2001 công ty
đã đẩy mạnh chỉ tiêu kim ngạch xuất khẩu, chuyển nhiều hợp đồng xuất khẩu uỷ
thác sang xuất khẩu trực tiếp, mặc dù vậy xuất khẩu uỷ thác cũng còn chiếm tỷ lệ
khá cao trong hoạt động xuất khẩu (khoảng 45% tổng kim ngạch xuất khẩu). Các
mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty vẫn là hàng cói, mây tre, hàng sơn mài mỹ
nghệ, đồ gỗ, thêu ren, gốm sứ và một số nhóm hàng nông, lâm sản, thực phẩm…
Công ty chưa phát triển được nhiều mặt hàng mới.
Trên cơ sở những kết quả đạt được, công ty phấn đấu trong năm 2002 sẽ mở
rộng thị trường, tìm kiếm nguồn hàng và các mặt hàng mới cho hoạt động xuất
khẩu. Công ty dự kiến tăng kim ngạch xuất khẩu năm 2002 lên là 15.650.320 tức là
khoảng 25,5%. Đồng thời, bên cạnh việc duy trì các thị trường truyền thống thì
công ty cần tìm kiếm thị trường mới, tìm kiếm những nguồn hàng và mặt hàng mới
phục vụ nhu cầu của thị trường quốc tế, đây là một vấn đề không đơn giản đòi hỏi
doanh nghiệp phải nỗ lực cố gắng rất nhiều.
3. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.1 Về đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

ngoại tệ.
- Kế toán chi phí: Theo dõi, tổng hợp và phân bổ chi phí chung cho công ty,
theo dõi từng khoảng mục chi tiết của từng phòng kinh doanh.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Làm nhiệm vụ quản lý, theo dõi,
phân phối tiền lương và BHXH hàng tháng, quý hàng năm cho cán bộ công nhân
viên.
- Kế toán công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm theo dõi chi
tiết việc nhập và phân phối nguyên vật liệu, xuất sử dụng công cụ dụng cụ.
Kế toán trưởng
Kế toán phó
Kế toán tiền lương và BKXHKế toán tiền mặt, tiềngửiKế toán chiphíKế toán tổng hợp Kế toántàisảncốđịnhKế toán công cụ dụng cụ
Kế toán hàng hoá Kế toán quỹKế toán chi nhánh Hải PhòngKế toán chi nhánh Tp Hồ Chí MínhKế toán chi nhánh Đà Nẵng
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, khấu
hao tài sản cố định hàng quý, hàng năm và lập báo cáo về tình hình tăng giảm
TSCĐ của công ty.
- Kế toán công nợ và thanh toán đối ngoại: Chịu trách nhiệu theo dõi tình
hình công nợ và thanh toán công nợ, cũng như thanh toán đối ngoại của công ty
với khách hàng nước ngoài.
- Kế toán hàng hoá và tiêu thụ: Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh
doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ đa dạng và phức tạp nên kế toán hàng hoá được
phân công trực tiếp cho các cho các cán bộ công tác kế toán tại các phòng kinh
doanh nghiệp vụ để có thể nắm bắt nhanh kịp thời các hoạt động kinh tế và nắm
bắt đầy đủ, chính xác. Về chuyên môn nghiệp vụ thì họ chịu sự chỉ đạo trực tiếp
của kế toán trưởng.
- Các chi nhánh văn phòng đại diện hàng tháng, quý gửi báo cáo hoặc báo sổ
về cho kế toán công ty tổng hợp lập báo cáo quyết toán định kỳ và hàng năm chung
cho từng công ty.
Mô hình hoạt động kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2: MÔ HÌNH BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
3.2 Hình thức kế toán áp dụng:

Các chứng từ ở đây là: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, bảng thanh toán
lương, bảng phân bổ khấu hao, UNC, UNT, Sec, phiếu tạm ứng, vận đơn, hoá đơn
Thương Mại…
Hệ thống sổ chi tiết: Công ty mở sổ chi tiết cho các tài khoản 156, 157, 623,
511, 413, 3388, 111, 112…
Hệ thống sổ tổng hợp: Công ty mở các sổ cái tài khoản 156, 157, 623, 511,
413, 3388…, sổ nhật ký đặc biệt tài khoản 111, 112 là sổ nhật ký chung.
Căn cứ vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt tổng hợp lên sổ cái
và bảng tổng hợp chi tiết. Sau đối chiếu khớp đúng số liệu giữa bảng tổng hợp chi
tiết và sổ cái, từ đó lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ 3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TOÁN THEO HÌNH THỨC
NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
II. Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở công ty
XNK Thủ Công Mỹ Nghệ
Xuất khẩu hàng hoá hay dịch vụ là hoạt động bán hàng hoá hay dịch vụ ra
nước ngoài căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Đây là một trong
những nghiệp vụ kinh tế quan trọng trong quan hệ kinh tế đối ngoại nhưng đồng
thời nó cũng là một hoạt động kinh doanh phức tạp, thời gian lưu chuyển hàng hoá
cho một thương vụ xuất khẩu là khá dài so với hoạt động kinh doanh trong nước.
Việc thanh toán đa dạng, phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp, dễ gây thiệt hại nếu không
hiểu các thông lệ, chuẩn mực trong thương mại quốc tế cũng như các đặc điểm thị
trường và sự biến động của thị trường đó đối với mặt hàng kinh doanh của đơn vị.
Kế toán hoạt động xuất khẩu ở công ty XNK Thủ Công Mỹ Nghệ được xét
dưới 2 hình thức:
- Xuất khẩu trực tiếp
- Xuất khẩu uỷ thác (Nhận uỷ thác xuất khẩu)

nhận hàng uỷ thác xuất khẩu, khi nhận hàng uỷ thác tại kho của công ty, kế toán
lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (xuất kho của đơn vị uỷ thác xuất khẩu) và phiếu
nhập kho của công ty.
Các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức xuất khẩu hàng hoá, chi phí
dịch vụ mua ngoài. Nếu chi trực tiệp bằng tiền mặt kế toán ghi phiếu chi, thanh
toán bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi sổ
liên quan.
Sau khi hàng gửi đi, công ty lập đầy đủ bộ chứng từ theo yêu cầu của hợp
đồng hoặc của L/C để gửi cho bên nhập khẩu, một bộ để thanh toán tiền gửi cho
ngân hàng thông báo của công ty.
(Một số mẫu chứng từ công ty thường sử dụng: Phiếu chi, biên lai thuế xuất
khẩu, nhập khẩu, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, tờ khai hàng hoá xuất khẩu,
nhập khẩu, giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.)
2. Tài khoản vận dụng
Để hạch toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá, công ty XNK Thủ Công Mỹ
Nghệ sử dụng các tài khoản sau: TK157, TK632, TK156, TK511, TK131,
TK111.2, TK413, TK331, TK152, TK111, TK333, TK338.8…
*Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán
- Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đi
xuất khẩu, nhưng chưa chấp nhận thanh toán.
- Kết câu tài khoản:
+ Bên nợ TK157:
Phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm để gửi cho khách hàng hoặc nhờ bán
đại lý, ký gửi nhưng chưa chấp nhận thanh toán.
+ Bên có TK157:
Phản ánh giá trị hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ
+ Số dư cuối kỳ bên nợ TK157:
Phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán nhưng chưa được khách
hàng chấp nhận thanh toán đến cuối kỳ.
- Tài khoản 157 có các tài khoản chi tiết sau: