1
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI TỔNG CÔNG TY
THÉP VIỆT NAM
2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Tổng công ty Thép Việt Nam
2.1.1 Phân loại vốn bằng tiền sử dụng tại Tổng công ty
Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh tồn tại
trực tiếp dưới hình thái tiền tệ. Vốn bằng tiền được sử dụng tại công ty bao
gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong đó tiền
mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng của Tổng công ty được theo dõi chi tiết theo
tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ và vàng, bạc, kim khí quý, đá quý; tiền đang
chuyển chỉ theo dõi tiền Việt Nam và tiền ngoại tệ. Với tiền gửi ngân hàng,
Tổng công ty theo dõi từng khoản tiền gửi tại 28 ngân hàng trong nước và
nước ngoài. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác
nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi
và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục
đích. Tổng công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam
(VNĐ).
2.1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền tại Tổng công ty
Vốn bằng tiền mang ý nghĩa rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của Tổng công ty, nó vừa được sử dụng để mua các vật tư nguyên liệu
đầu vào cho quá trình sản xuất, vừa được sử dụng để thanh toán các khoản nợ,
các khoản ứng trước, các dự án đầu tư…, đồng thời cũng là kết quả của quá
trình sản xuất kinh doanh, quá trình đầu tư hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính
vì vậy, quy mô vốn bằng tiền sẽ phản ánh khả năng thanh toán tức thời và tình
hình sử dụng vốn lưu động của Tổng công ty. Thông qua việc quản lý, theo
dõi việc sử dụng vốn bằng tiền, ban quản trị Tổng công ty có thể nắm bắt
được quá trình luân chuyển vốn, công tác sử dụng vốn như thế nào để từ đó
2
đưa ra các quyết định quản lý phù hợp với Tổng công ty trong từng giai đoạn
cụ thể.
Việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc,

nhận tiền.
- Thực hiện thanh toán chủ yếu qua ngân hàng, chỉ dùng tiền mặt cho
các khoản chi tiêu lặt vặt trong Tổng công ty.
2.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ
2.2.1 Chứng từ sử dụng
Các nghiệp vụ sử dụng tiền mặt tại quỹ tại Tổng công ty thường không
nhiều với quy mô của nghiệp vụ thường nhỏ. Các nghiệp vụ chủ yếu liên quan
đến tiền mặt tại quỹ thường là các tạm ứng (tạm ứng công tác phí cho cán bộ
nhân viên trong Tổng công ty, tạm ứng mua vật dụng, đồ dùng văn phòng,
tạm ứng cho các buổi họp, liên hoan,…), hoạt động tài chính (thu lãi từ bán
hàng chậm trả cho các đơn vị thành viên và các khách hàng khác,…), gửi tiền
mặt vào ngân hàng và các nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt khác.
Các chứng từ được sử dụng là:
- Phiếu thu (lệnh thu), Phiếu chi (lệnh chi);
- Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng;
- Giấy đề nghị thanh toán;
- Biên lai thu tiền;
- Biên bản kiểm kê quỹ;
- Bảng kê chi tiền.
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
2.2.2 Kế toán chi tiết tiền mặt tại quỹ
4
Tiền mặt với đặc điểm là gọn nhẹ, dễ di chuyển, lại thường xuyên tiếp
xúc với con người nên khả năng hao hụt, mất mát là rất cao. Bởi vậy, tất cả
các khoản thu chi tại quỹ đều phải có lệnh thu, lệnh chi có đầy đủ chữ ký của
Giám đốc hoặc người được ủy quyền và Kế toán trưởng. Khi người có nhu
cầu thu (chi) tiền yêu cầu thu (chi) tiền thì phải có lệnh thu (lệnh chi) có đủ
chữ ký như đã nêu trên. Các chứng từ này được chuyển cho Kế toán tiền mặt
lập Phiếu thu (Phiếu chi) bằng cách nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán đang
sử dụng (phần mềm kế toán FAST) rồi in ra. Sau khi nhận được Phiếu thu

31/12/2008 1,40 1.305.150,000
Thời điểm ngày 31/12, Công ty CP Kim khí Hà Nội tiến hành trả số
tiền lãi bằng tiền mặt. Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu và thực hiện in chứng từ
phục vụ cho quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
6
Mẫu 2.1: Phiếu thu tiền mặt
TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 01-TT
VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU TIỀN MẶT Liên số: …
Ngày 31/12/2008 Số phiếu: 22
Tài khoản: 1111 3.695.100
Tài khoản đ.ư: 13111 3.695.100
Người nộp: Nguyễn Thị Hương
Địa chỉ: Công ty CP Kim khí Hà Nội
Số 20, Tôn Thất Tùng, Q. Đống Đa, HN
Về khoản: KH Thanh toán lãi chậm trả hàng mua
Số tiền: 3.695.100 VNĐ
Bằng chữ: Ba triệu sáu trăm chín mươi lăm nghìn một trăm đồng chẵn.
Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: ……
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):....................................................................
Ngày …tháng…năm…
NGƯỜI NỘP TIỀN THỦ QUỸ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thủ quỹ nhận Phiếu thu, tiến hành thu tiền, ký xác nhận và đóng dấu
“Đã thu tiền” lên Phiếu thu, đồng thời tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt. Trên
thực tế, do sử dụng kế toán máy nên ngay khi kế toán tiền mặt lập xong phiếu
thu, máy đã tự động nhập các thông tin vào Bảng kê số 1, sổ quỹ tiền mặt và

91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
8
PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: …
Ngày 05/12/2008 Số phiếu: 25
Tài khoản: 1111 550.000
Tài khoản đ.ư: 141 550.000
Người nhận: Trần Thị Hoài
Địa chỉ: Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam
Về khoản: Tạm ứng cho nv mua vật dụng vp
Số tiền: 550.000 VNĐ
Bằng chữ: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: ……
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):....................................................................
Ngày …tháng…năm…
NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu chi được in ra và chuyển đến Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành chi
quỹ, ký xác nhận và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi. Tương tự trường
hợp thu tiền, khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi thì máy tự động nhập các
thông tin đó vào Nhật ký chứng từ số 1, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết Tài khoản
1111 – Tiền mặt Việt Nam. Các sổ này được in ra phải đảm bảo có đầy đủ
chữ ký của những người có thẩm quyền.
9
Mẫu 2.4: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1111
TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a1-DN
VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1

… … … … … … …
05/12/08 PC 25
NV_VPTCT_05 - Trần Thị
Hoài
Tạm ứng cho nv mua vật dụng
vp
141 550.000
… … … … … … …
31/12/08 PT 22
CPKKHN - Cty CP Kim
khí HN
Khách hàng thanh toán lãi chậm
trả hàng mua
13111 3.695.100
…. … … … … … …
Tổng phát sinh nợ: 321.497.000
Tổng phát sinh có: 432.486.000
Số dư nợ cuối kỳ: 775.790.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên)
10
Ví dụ 3: Ngày 08/12/2008, Tổng công ty mua 10 chiếc máy vi tính để
thay thế số máy vi tính bị hỏng tại một số phòng ban Tổng công ty. Tổng giá
thanh toán (VAT 10%) ghi trên Hóa đơn GTGT số 01589 là 6,380 USD.
Tổng công ty đã trả ngay bằng tiền mặt. Tỷ giá hạch toán là 16.500/USD, tỷ
giá thực tế trong ngày là 16.791/USD.
Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của Hóa đơn GTGT, kế
toán tiền mặt nhập dữ liệu vào máy tính để lập Phiếu chi cho nghiệp vụ mua
hàng hóa. Đối với nghiệp vụ này, kế toán tiền mặt lập 2 phiếu chi: một phiếu

PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: …
Ngày 08/12/2008 Số phiếu: 28
Tài khoản: 1112 9.738.780
Tài khoản đ.ư: 13311 9.738.780
Người nộp: Hoàng Văn Huy
Địa chỉ: Công ty TNHH Bách Khoa
18, Lê Thanh Nghị, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Về khoản: Chi thuế GTGT được khấu trừ
Số tiền: 580 USD
Bằng chữ: Năm trăm tám mươi Đô-la Mỹ chẵn.
Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: ……
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):....................................................................
Ngày …tháng…năm…
NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tỷ giá thực tế: 16.791 VNĐ/USD
Số tiền quy đổi: 9.738.780 VNĐ
Các phiếu chi này được in ra và chuyển đến Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến
hành chi quỹ, ký xác nhận và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi. Tương tự
như các trường hợp thu, chi tiền VNĐ, khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi thì
máy tự động nhập các thông tin đó vào Nhật ký chứng từ số 1, Sổ quỹ tiền
mặt, Sổ chi tiết Tài khoản 1112 – Tiền mặt ngoại tệ. Các sổ này được in ra
phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
Đồng thời kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo bút toán:
Nợ TK 1112: 1.856.580 [= 6380$ x (16.791 – 16.500)]
Có TK 515: 1.856.580
Bút toán này được nhập vào Bảng kê số 1 – ghi nợ tài khoản 1112.
Mẫu 2.8: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1112

TGHĐ
Dư USD 5,208 16.977 85.932.000 88.416.216 2.484.216
Dư EURO 6,890 24.291 165.360.000 167.364.990 2.004.990
Cộng - - 251.292.000 255.781.206 4.489.206
Đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ của Tổng công ty tháng 12/2008 theo bút toán:
Nợ TK 1112: 4.489.206
Có TK 4131: 4.489.206
Tương tự, bút toán này cũng được nhập vào Bảng kê số 1 – Ghi nợ tài
khoản 1112.
Mẫu 2.10: Bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 1112
TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04b1-DN
VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KÊ SỐ 1
Ghi nợ TK 1112– Tiền mặt ngoại tệ
Từ ngày 1/12/2008 đến ngày 31/12/2008
Số dư đầu tháng:…
Đơn vị: VNĐ
STT Ngày Có TK 515 Có TK 4131 … Cộng ps nợ Dư cuối ngày
… … … ... … …
… 8/12/08 1.856.580 … 1.856.580 1.856.580
… … … … … …
… 31/12/08 … 4.489.206 … 4.489.206 4.489.206
Cộng
Số dư cuối tháng:…
Đã ghi sổ cái, ngày 31 tháng12 năm 2008
Lập 31 tháng12 năm 2008
KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ chi tiết tài khoản 1112 được máy tính tự động cập nhật từ nhật ký

Tổng phát sinh có: 9.344.066.707
Số dư nợ cuối kỳ: 939.770.107
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG
15
2.2.3 Kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ
Do Tổng công ty sử dụng phần mềm kế toán máy để thực hiện công
việc kế toán nên cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp các dữ liệu đã được
nhập trong kỳ để tạo ra các sổ tổng hợp, các Báo cáo tài chính và Báo cáo
quản trị phục vụ nhu cầu quản trị của Tổng công ty.
Sổ cái tài khoản 111 được tổng hợp từ các nhật ký chứng từ số 1 và
bảng kê số 1 được lập trong kỳ. Các số liệu từ nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.4
trang 29 và mẫu 2.8 trang 33), bảng kê số 1 (mẫu 2.2 trang 27 và mẫu 2.10
trang 34) được sử dụng để ghi vào sổ cái tài khoản 111. Sau đây là trích dẫn
Sổ cái tài khoản 111 được lập vào ngày 31/12/2008:
16
17
Mẫu 2.12: Sổ cái TK 111
TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S05-DN
91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111
Năm 2008
Đơn vị: VNĐ
TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 … … Tháng 11 Tháng 12
… … … … … … …
13111 … … … … … 3.695.100
… … … … … … …
515 … … … … … 1.856.580
… … … … … … …