THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HÀ TÂY
I- GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HÀ TÂY
1-Quá trình hình thành và phát triển ở Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây
Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây là một doanh nghiệp Nhà nước do bộ
thương mại quản lí.
Trong những năm bao cấp đơn vị được thành lập và co tên gọi là Chi cục vật
tư thuộc Tổng cục vật tư quản lí. Vào nhưng năm này, nhiệm vụ chủ yếu của Công
ty là quản lí và cung cấp vật tư kĩ thuật cho nhu cầu sản xuất, nhu cầu chiến đấu tại
chỗ cho địa phương, cho giao thông vận tải, cho nông nghiệp và các công trình
trọng điểm của trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các sở ban ngành địa phương
theo chỉ tiêu kế hoạch. Giá cả vật tư hàng hoá do Nhà nước ban hanh các đơn vị
chỉ được chiết khấu. Với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là quản lí và cung ứng vật
tư kĩ thụât trong kế hoạch, vì vậy khi xác định hoàn thành
kế hoạch thì cứ đơn vị nào đạt từ 95% trở lên coi như đã hoàn thành kế hoạch.
Ngoài ra các đơn vị không được bán sai giá quy định của Nhà nước Ngành hang
kinh doanh chủ yếu tại thời điểm này là xăng dầu kim khí, thiết bị, phụ tùng, than,
xi măng, hoá chất, vật liệu điện. Dự trữ tồn kho bình quân từ 6 tháng đến 1 năm,
tuy nhiên có những ngành dự trữ trên 1 năm như phục vụ cho quốc phòng do Nhà
nước quản lý, kho tàng bến bãi sơ tán tại các địa phương.
Năm 1974, theo quyết định của nhà nước đơn vị chuyển từ chi cục
thành công ty và trực thuộc vật tư. Công ty thực hiện chức năng quản lý và phân
phối vật tư theo kế hoạch do bộ vật tư qui định. Trụ sở công ty vẫn đóng tại địa
phương tỉnh. Và cũng vào năm này công ty bàn giao ngành hàng than cho bộ điện
than quản lý.
Năm 1976, theo quyết định của nhà nước hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình sát
nhập, vì vậy công ty được chuyển thành Công ty vật tư tổng hợp Hà Sơn Bình.
Năm 1978 công ty bàn giao ngành hàng xi măng cho bộ xây dựng quản lý.
Trong quá trình thực hiện bàn giao ngành hàng thì thực hiện bàn giao luôn
cơ sở vật chất và lao động. Vì vậy, số lao động trên 300 người khi bàn giao vật tư
tài sản tiền vốn thì chỉ còn trên 200 người. Trong năm này công ty cũng tiến hành

ngành hàng bị tồn đọng từ năm báo cáo nên 3 năm liên tục bị lỗ (thu nhập bình
quân thấp 150 000-200 000/đồng/người/tháng và có năm thu nhập là 50 000
đồng/người/tháng), vào thời điểm đó doanh nghiệp phải xin nhà Nhà nước miễm
thuế liên tục 3 năm.
Từ năm 1996 đến nay do sự tăng trưởng về cán bộ lãnh đạo của bộ sự lỗ lực
phấn đấu của cán bộ công nhân viên trong công ty , mạng lưới kinh doanh được
mở rộng, thị trường nghành hàng được mở rộng và tăng khối lượng tiêu thụ. Triển
khai xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá , quản lý chặt chẽ, quản lý đi vào giao
khoán hàng hoá hướng tới tiết kiệm chi phí , doanh thu. Ngoài phần nộp đủ
nghiã vụ với NSNN thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên cũng được nâng
lên từ 250.000 đồng/người/tháng(1995) đến 790.000đồng/người/tháng... Và
cho đến nay là 1.429.457đồng /người/tháng(2003).
Hiện nay tổng nguồn vốn của công ty bình quân là: 25.873.266.064
đồng (trích số liệu bảng cân đối kế toán2003)
Trong đó:
Nợ phải trả : 21.308.970.450,5 đồng
Nguồn vốn chủ sở hữu: 4.619.627.273 đồng. Trong đó :
Vốn do ngân sách nhà nước cấp: 2.979.536.716 đồng
Vốn tự bổ sung :1.548.063.591đồng
Và tổng tài sản trong công ty bình quân là 25.873.266.064đ.
Trong đó:
Tài sản lưu động và đâù tư ngắn hạn 23.967.025.335,5đ.
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn: 1.906.240.728,5 đ
2. -Chức năng nhiệm vụ của công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây
2.1- Chức năng của công ty.
Với mô hình nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường
Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây hoạt động kinh doanh với chức năng cũng
giống như các doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với
chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phuch vụ sản xuất và đời sống mà cụ thể ở
đây là chuyên bán buôn , bán lẻ vật tư hàng hoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng

doanh các mặt hàng như: kim khí, hoá chất, xăng dầu, vật liệu điện, thiết bị phụ
tùng, vật tư khác v.v...
Trong quá trình hoạt động kinh doanh ngoài việc bán hàng trực tiếp cho các
đơn vị trong nước, Công ty còn xuất nhập khẩu trực tiếp để đảm bảo nguồn hàng
chủ đạo phục vụ kinh doanh trong nước cho các đơn vị trực thuộc Công ty để
chiếm lĩnh ngành hàng ổn định trong kinh doanh .
Phương án KD: Công ty áp dụng 2 phương thức chủ yếu sau
-Phương thức bán buôn: gồm bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng.
-Phương thức bán lẻ: là việc mua bán tại các cửa hàng do nhân viên bán hàng
trực tiếp thực hiện với khách hàng
Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh


-Bộ máy lãnh đạo: gồm 3 đồng chí:
+Giám đốc Công ty: Phụ trách công tác tổ chức, chỉ đạo trực tiếp kinh doanh
đến từng đơn vị và kiêm bí thư Đảng uỷ.
+Một phó giám đốc thường trực: Phụ trách công tác tài chính, thanh tra bảo
vệ nội bộ, kho bến bãi, chế độ bảo hộ lao động phòng cháy chữa cháy.
+Một phó giám đốc Công ty phụ trách mảng kinh doanh của phòng xuất nhập
khẩu, tạo nguồn và nắm bắt thông tin gia cả và cùng giám đốc Công ty quyết định
nhập lô hàng dự chữ hoặc bán thẳng cho toàn Công ty.
-Phòng kế toán tài chính: gồm 7 người. Phòng kế toán tài chính chịu trách
nhiệm theo dõi mọi biến động về tài sản, tiền vốn của toàn Công ty nói chung và
của từng đơn vị nói riêng. Từ đó xác định kết quả các đơn vị đạt được theo từng
tháng, quý, năm và sau đó xác định kết quả kinh doanh toàn Công ty. Việc theo dõi
sự biến động của các tài khoản thông qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái,...và sổ
quyết toán. Cùng với bộ máy lãnh đạo lựa chọn phương án kinh doanh có thẻ
mang lại lợi nhuận cao nhất.
*Các phòng kinh doanh:
-Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, gồm 8 người: Nhiệm vụ chủ yếu là thực
hiên xuất nhập khẩu trực tiếp, nhập hàng nội địa và có trách nhiệm điều phối hàng
hoá cho các cửa hàng trong Công ty khi co s yêu cầu. Và phải kinh doanh đạt kết
quả theo nhiệm vụ Công ty giao.
-Phòng kinh doanh xăng dầu, gồm 4 người. Thực hiện nhiệm vụ nhập một số
quy cách vật tư như: xăng dầu, thép cho các đơn vị và Công ty để dự trữ và bán lẻ.
Trực tiếp kinh doanh và phải đạt được kết quả kinh doanhtheo nhiệm vụ Công ty
giao.
-Phòng kinh doanh kim khí, gồm 5 người. tực hiện nhiệm vụ kinh doanh bán
buôn ngành kim khí và vật tư khác cho khách hàng và phải kinh doanh đạt được
kết quả theo nhiệm vụ Công ty giao.
-Phòng kinh doanh hoá chất, gồm 4 người: Thực hiện nhiệm vụ bán buôn
hàng hoá chất và vật tư khác, phải kinh doanh đạt được kết quả theo nhiệm vụ
Công ty giao.

kinh doanh.
-Tổng hợp quyết toán tài chính và báo lên cấp tren theo chế độ quy định.
-Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc hạch toán tại các phòng và các cửa hàng
kinh doanh .
-Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các
nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp ngân sách...
-Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Đảm bảo cung cấp các
thông tin kinh tế tài chính kịp thời, chính xác đầy đủ.
Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán
trưởng
*Phòng kế toán tài chính: gồm 7 người
-Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính: thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của một kế toán trưởng của một doanh nghiệp. Trực tiếp chỉ đạo phòng
KTTC, quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, quản lý vật tư tiền vốn, tài sản, tham mưu
cho giám đốc công tác quản lý và ra các văn bản thực hiện cơ chế quản lý, các quy
định của Nhà nước về thuế, kế toán,...
-Phó phòng kế toán: kiêm kế toán tổng hợp chuyên theo dõi kê khai quyết
toán thuế.
-Kế toán 1: Là kế toán chuyên theo dõi về ngân hàng, trực tiếp mở L/C, giao
dịch vơí ngân hàng và theo dõi chênh lệch tỷ giá.
-Kế toán 2: Là kế toán chuyên theo dõi các cửa hàng và các phòng kinh
doanh, trực tiếp nghe duyệt quyết toán tháng cùng kế toán trưởng, tổng hợp hoá
đơn.
Kế toán 4Kế toán 1
Kế toán các
cửa h ngà
Phó phòng
KTTC
Kế toán 3Kế toán 2

Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
có tách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính của đơn vị với các chỉ tiêu cơ bản như:
doanh thu, chi phí, các khoản thuế nộp ngân sách Nhà nước, kết quả, dự kiến vốn
và xây dựng kế hoạch vay ngân hàng, dự tính các khoản chi phí hợp lý và xác định
kết quả hoạt động kinh doanh sau đó trình Bộ Thương Mại duyệt và ghi nhận.
Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ nhật ký chứng từGhi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra.
II- TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP
HỢP CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY VẬT
TƯ TỔNG HỢP HÀ TÂY.
* Hạch toán tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh có các bước tiến
hành như sau:
-Ghi chép ban đầu.
-Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp.
-Định khoản và hạch toán vào các sổ kế toán có liên quan.
-Phân bổ chi phí.
-Riêng bước "tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế" nhằm phát
triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra nhứng biện pháp cần thiết trong quá trình
hạ thấp chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh thì chưa thực hiện tốt. Điều này
có ảnh hưởng lớn đến quá trình phấn đấu và nâng cao hiệu quả kinh doanh của
Công ty trong thời gian qua.
*Kiểm tra hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ: Việc
kiểm tra hạch toán ở Công ty được tiến hành khá thường xuyên. Kế toán trưởng
trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán, tập hợp số liệu, kế toán

Dựa vào bảng thanh toán lương tháng 6, lương nhân viên của Công ty là:
Nợ TK 641: 200.000.000
Nợ TK 642: 135.000.000
Có TK 334: 335.000.000