lý luận chung về kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-
ời cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
I.Cơ sở hình thành quan hệ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng
1.Khái niệm về thanh toán
1.1.Thanh toán là gì?
Một doanh nghiệp cũng nh một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mối quan
hệ với môi trờng bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mối quan
hệ với bên ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại. Doanh nghiệp tồn
tại đợc cần phải có các yếu tố đầu vào nh tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu,
dịch vụ..., những yếu tố này doanh nghiệp có đợc từ môi trờng bên ngoài : tiền
vốn từ các chủ đầu t, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, sức lao động từ ng-
ời lao động, vật t hàng hoá, dịch vụ từ ngời cung cấp. Từ các yếu tố đầu vào đó
doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá dịch vụ và cung cấp ra thị trờng. Việc nhận đ-
ợc các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao giờ cũng
đi kèm với việc doanh nghiệp phải trả cho ngời cung cấp số tiền có giá trị tơng đ-
ơng với giá trị của các yếu tố mà doanh nghiệp đã nhận đợc. Việc cung cấp ra thị
trờng các sản phẩm dịch vụ bao giờ cũng gắn liền với việc doanh nghiệp có quyền
đợc nhận lại số tiền có giá trị tơng đơng với giá trị của sản phẩm hàng hoá mà
mình đã cung cấp. Nh vậy quan hệ thanh toán luôn tồn tại cùng với các quan hệ
kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp.
Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T đầu tiên ngời kinh doanh
bỏ tiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng), Sau đó bán
hàng và thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền). Lúc này nhà
kinh doanh thu lại một khoản chênh lệch T= T-T chính là phần lợi nhuận mà
nhà kinh doanh thu đợc. Trong quá trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận
hàng hoá và dịch vụ đồng thời với việc phải trả cho nhà cung cấp một khoản tiền
tơng ứng và khi bán hàng ra họ lại thu về lợng tiền T từ lợng tiền T này lại tiếp
tục một chu kỳ kinh doanh mới. Nh vậy thanh toán gắn liền với quá trình tái sản
xuất và tái sản xuất mở rộng, mọi trục trặc trong thanh toán sẽ ảnh hởng đến quá
trình tái sản xuất của doanh nghiệp.

-Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
- Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, th chuyển tiền,
th tín dụng...
2 2
2.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với ngời cung cấp và
khách hàng.
Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng
chính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ. Quan hệ này bao gồm việc
ngời bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho ngời mua đồng thời là việc ng-
ời mua trả tiền (thanh toán) cho ngời bán. Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ra
ngời mua đợc quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ,ngợc lại
ngời bán mất quyền sở hữu về hàng hoá và đợc quyền sở hữu về tiền tệ.
Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanh toán
cũng phát triển đa dạng và phức tạp. Việc đồng thời giao hàng và trả tiền gần nh
chỉ tồn tại trong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ. Giao nhận hàng đã tách rời
việc thanh toán tiền hàng, thanh toán có thể sảy ra trớc, trong và sau khi giao
hàng. Chính sự phong phú của các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho mua
bán phát triển, bên nào có điều kiện tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiện cho bên kia
tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc có khả năng cung cấp hàng theo yêu cầu của mình.
Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và ngời
bán bắt đầu giao hàng cho ngời mua và kết thúc khi ngời mua hoàn thành việc
thanh toán cho ngời bán. Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thờng chỉ kéo dài
trong thời gian mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buôn thì
quan hệ thanh toán kéo dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầu trớc
khi giao hàng và kéo dài rất lâu sau khi việc giao hàng đã hoàn thành. Trong một
số quan hệ mua bán diễn ra thờng xuyên thì việc cung cấp hàng hoá và thanh toán
tiền hàng diễn ra theo kế hoạch và chỉ đến cuối kỳ các bên mới tiến hành đối
chiếu, bù trừ trị giá của số hàng đã giao và số tiền đã nhận.
3.Các phơng thức thanh toán trong mua bán hàng hoá:
3.1.Thanh toán bằng tiền mặt:

áp dụng thanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vực thanh
toán. Nhợc điểm của phơng thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếm dụng vốn
của đơn vị bán.
3.2.5.Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.
Theo phơng thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ
một khoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó. Uỷ nhiệm thu đợc áp dụng
để thanh toán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thờng
xuyên và có các phơng tiện đo lờng chính xác hoặc dùng để đòi nợ. Ưu điểm của
phơng thức này là ngời bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toán nhanh. Tuy
nhiên nếu đơn vị mua không có khả năng thanh toán thì quyền lợi của ngời bán
không đợc bảo đảm.
4 4
3.2.6.Thanh toán bằng th tín dụng.
Th tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hàng hoá
hoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong một văn bản
đợc gọi là th tín dụng. Phơng thức này đợc áp dụng đối với các đơn vị mua thờng
xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và đợc áp dụng phổ biến trong mua bán quốc tế.
3.3.Thanh toán hàng đổi hàng.
Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán có
quan hệ mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngợc lại. Thanh
toán đổi hàng có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc đợc tiến hành thờng
xuyên giữa các bên.
II.Vai trò của kế toán thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng
1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với ngời cung cấp và khách hàng.
Nh đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản
xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều
ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong
doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thờng xuyên và liên tục, bao gồm
thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.
Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp

nhằm phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn, tình
trạng vi phạm kỷ luật thanh toán.
+Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho
chủ doanh nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp làm cơ sở đề ra những quyết định
hợp lý trong sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản.
+Theo dõi chi tiết cho từng đối tợng phải thu, phải trả. Với những khách hàng
có số d nợ lớn hoặc có quan hệ thờng xuyên thì định kỳ kiểm tra đối chiếu từng
khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần thiết thì phải yêu cầu
khách hàng ký xác nhận nợ.
+Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời với
việc phải quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán .
III.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng.
1.Thanh toán với ngời cung cấp .
1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải đợc
lập chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và
báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời, theo đúng nội dung và
phơng pháp lập. Trên cơ sở chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quy
định taị quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản sửa
6 6
đổi, bổ sung kế toán thanh toán công nợ với ngời cung cấp sử dụng các chứng từ
sau:
Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ.
+ Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng.
+ Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản.
+ Invoice(Dùng cho hàng nhập khẩu)
Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán :
+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt
+ Nếu thanh toán bằng séc: Bảng kê nộp séc
+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê của

+Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác
định những ngời bán, ngời cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331
Bên Nợ:
+Số tiền đã trả cho ngời bán vật t hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ng-
ời nhận thầu xây dựng cơ bản.
+Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu nhng cha nhận
đợc hàng hoá dịchvụ, công trình xây dựng.
+Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng hoá hoặc lao vụ dịch vụ đã giao
theo hợp đồng.
+Số tiền kết chuyển về phần giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất
phát hiện khi kiểm nhận và trả lại ngời bán.
+Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
+Số tiền không xác định đợc chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi.
Bên Có:
+Số tiền phải trả cho ngời bán vật t hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ dịch vụ,
ngời nhận thầu xây dựng.
+Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ
đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số d bên Có:
Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu.
Tài khoản này có thể có số d bên Nợ. Số d bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền
đã ứng trớc cho ngời bán hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngời bán theo
từng đối tợng cụ thể. Trong trờng hợp có số d bên Nợ thì không đợc bù trừ cho
nhau khi lên báo cáo tài chính mà phải căn cứ vào sổ chi tiết để lấy số d bên Có
lên cho chỉ tiêu Phải trả ngời bán và Số d bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trớc cho ng-
ời bán.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan:
Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng
8 8

thời phải theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và
số tiền phải trả cho ngời bán đợc quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị
9 9