ứng dụng tin học trong công tác xuất khẩu
I - máy vi tính và kế toán xuất khẩu hàng hoá
1.1-Tình hình phát triển và ứng dụng máy vi tính:
Hiện nay nền kinh tế nớc ta dang biến đổi từ nền kinh tế mang tính hành
chính bao cấp chuển sang xây dựng nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần mở
rộng trao đổi hàng hoá trong nớc và quốc tế. Trong quá trình chuyển hoá này
việc quản lý và hạch toán kế toán đã đợc đặt voà vị trí vô cùng quan trọng,
chúng có ý nghiã sống còn với từng doanh nghiệp, từng nghành kinh tế và toàn
bộ nền kinh tế quốc dân. Hạch toán kế toán với hệ thống chỉ tiêu đa dạng,
phong phú cùng với các phơng pháp khoa học,công cụ tiên tiến mà nó sử dụng
đã có ý nghĩa lớn lao. Việc hạch toán và quản lý kịp thời đầy đủ là việc làm cần
thiết giúp cho đơn vị kinh doanh có hiệu quả.Để hạch toán kịp thời đầy
đủ,chính xác thì cầnphải thu nhập tổng hợp số liệu.Từ các số liệu đó thực hiện
tính toán, phân tích theo các chỉ tiêu để đa ra các nhận xét về tình hình kinh
doanh của doanh nghiệp.Đây là công việc phức tạp khó khăn nhng bắt buộc các
doanh nghiệp phải thực hiện.Hàng tháng, quí, năm các doanh nghiệp phải lập
báo cáo tổng hợp,do vậy để giảm bớt đợc phần nào khó khăn và tăng hiệu quả
kinh tế ngời ta đá sử dụng các công cụ tiên tiến và áp dụng các thành tựu khoa
học của công nghẹ thông tin đặc biệt máy vi tính vào trong công tác kế toán.
Sự bùng nổ có tính cách mạng của công nghệ điện tử trong hai thập kỷ
qua đã tạo nên bớc nhảy vọt kỳ diệu của công nghệ máy tính và dẫn đến sự phát
triển vô cùng to lớn của công nghện tin học. Với sự phát triển mạnh mẽ tin học,
máy vi tính không còn là thế giới cao cấp, công cụ của những ngời làm khoa
học thuần tuý, mà nó đã đợc ứng dụng rộng rãi trong xã hội. Có thể nói nớc ta
là một nớc từ xã hội nông nghiệp còn đang vất vả phát triển lên xã hội công
nghiệp rồi mới lên xã hội thông tin.Nh vậy hoàn toàn chính xác khi nói phải
đồng thời công nghiệp hoá, hiện đại hoá chính là tin học hoá, là thực chuyển
biến lên xã hội thông tin.
Trong giai đoạn đầu của sự phát triển, máyn tính điện tử xuất hiện nh một
trong nhiều loại công cụ lao động mới của con ngời. Nhng sự bùng nổ về thông
tin trong vài thập kỷ qua, máy tính và công nghệ thông tin đã trở thành một

chuyển mạnh sang cơ chế thị trờng và hội nhập vào nền kinh tế thế giới nó kéo
theo sự thay đổi về chuẩn mực trong công tác kế toán.Các khái niệm phạm trù
và thuật ngữ kế toán của ta cũng đang trong quá trình đổi mới để phù hợp vơí sự
phát triển kinh tế, chuẩn mực kế toán mới đang hình thành.
Máy vi tính đã trở thành thiết bị xử lý thông tin quen thuộc với ngời Việt
Nam đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, công việc xử lý số liệu bằng máy vi tính là
điều tất yếu. Hiện nay sức mạnh của các cá nhân hay tổ chức phụ thuộc vào
nhiều khả năng thu nhập và trình độ xử lý thông tin phục vụ cho các quá trình ra
quyết định. Chính vì vậy việc sáng tạo và cải tiến hệ thống công cụ mới nhằm
khai thác tốt nhất những tài nguyên thông tin đã và đang có sẽ tích luỹ đợc là
một trong những mối quan tâm hàng đầu của khoa học và công nghệ. Những
đặc trng u việt của máy tính điện tử nh sức bền, độ tin cậy, khả năng lu trữ
thông tin lớn, tốc độ xử lý thông tin cao, giá thành ngày...đã khiến nó trở thành
một công cụ không thể thiếu phục vụ cho việc khai thác, trao đổi thông tin
trong xã hội hiện đại và có thể nói nó chính là cứu cánh quyết định nhất của con
ngời trong kỷ nguyên thông tin. Ngày nay các máy tính điện tử đã xâm nhập
vào mọi ngõ ngách đời thờng của một xã hội văn minh. Cũng nh vậy trong công
tác xuất nhập khẩu ngời mua và ngời bán thuộc hai quốc gia khác nhau cho nên
2
2
việc liên hệ gặp gỡ nhau là rất khó khăn. Mà muốn xuất khẩu đợc một lô hàng
thì cần phải làm rất nhiều thủ tục từ việc ký hợp đồng, mở LC, thanh toán...điều
đó tốn kém rất nhiều thời gian và tiền bạc, hiệu quả kinh tế là không cao nên
việc áp dụng máy vi tính vào công tác xuất nhập khẩu là cần thiết. ở thời đại
bùng nổ thông tin nh hiện nay, khối lợng thông tin ngày càng phong phú, đa
dạng đề cập đến mọi lĩnh vực. Vấn đề sắp xếp khối lợng thông tin khổng lồ đó
là một cách khoa học, dễ truy tìm , dễ xử dụng và trao đổi với nhau một cách
nhanh chóng trở nên cấp bách.Mạng Internet ra đời góp phần giải quyết vấn đề
nêu trên.
Internet là mạng liên kết có tính toàn cầu các máy tính từ loại có năng lực

3
3
- Đối với bài toán kế toán xuất khẩu.
Yêu cầu đặt ra sau mỗi kỳ hạch toán phải in đợc bảng kê, bảng tổng hợp
hàng hoá xuất khẩu.
Đầu vào:Đối với từng mặt hàng đó là bộ chứng từ hàng xuất bao gồm: Số
lợng , chủng loại, đơn vị, hợp đồng thơng mại...
*Thiết kế hệ thống và phân tích hệ thống:
Dựa vào mục tiêu đặt ra của bài toán ngời lập chơng trình phải biết số dữ
liệu đa vào đợc lu vào sổ nào. Phải phân tích thực hiện đợc những công việc đó,
phải sử dụng những chơng trình gì. ở đây việc thiết kế hệ thống bao gồm 2
cô9ng việc đó là mã hoá và khai báo cấu trúc sổ:
+Mã hoá: Đối với các dữ liệu có dạng phức tạp để dễ dàng thực hiện chính xác
trong quá trình sử lý và tính toán ta phải mã hoá chúng.
Mã hoá: Là từ một dãy kí hiệu phức tạp đợc thay thế bởi một dãy kí hiệu
đơn giản hơn sao cho có sự tơng uứng là 1-1.
+ Khai báo cấu trúc sổ:
Muốn khai thác đợc chơng trình ta phải tạo ra các sở phục vụ cho các ch-
ơng trình sử lý tính toán.
Để tạo ra các sổ trớc hết ta phải tiến hành khai báo cấu trúc sổ phù hợp
với yêu cầu đặt ra trên máy tính.
Nội dung khai báo:
-Tên sổ: Do ngời sử dụng tự đặt khi tạo sổ. Tên sổ đợc đặt theo qui định
đặt tên tệp MSDOS
-Tên cột: là một dãy liên tiếp không quá 10 ký hiệu,bắt đầu phải là kí hiệu
chữ.
-Kiểu cột: Khai báo kiểu cột xác định kiểu gia trị mà cột sẽ nhận:
VD:
N: Số
C: Kiểu văn bản

những vấn đề sau:
-Tự động hoá các thao tác về phép tính toán số học mà từ trớc phải thực hiện
bằng nphơng pháp thủ công.
-L trữ các thông tih về mua hàng và xuất hàng.
-Thực hiện các chức năng hỏi đáp, tra cứu nhanh về bất cứ một thông tin nào đó
cho một mặt hàng bất kỳ.
-Đảm bảo thực hiện tốt công tác tổng hợp hàng xuất theo một thời gian nhất
định.
Hàng hoá xuất khẩu bao gồm 2 giai đoạn: Mua hàng xuất khẩu và bán
hàng xuất khẩu cho nên nhiệmn vụ kế toán phải quản lý từ khâu mau hàng
trong nớc choi đến khi xuất khẩu đợc một lô hàng.Nét đặc trng của hạch toán kế
toán là giá trị pháp lý đầy đủ cảu những thông tin thu thập đợc, nó đợc chứng
minh bằng chứng từ cho mỗi nghiệp vụ đợc phản ánh.Mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đợc ghi vào sổ, thẻ chi tiết và tài khoản với những chứng từ hợp lệ,
phù hợp với mô hình thông tin đã hoạch định. Chứng từ kế toán là cái gốc để
ghi sổ kế toán. Mà muốn làm đợc bài toán xuất khẩu ta phải dựa vào hệ thống
sổ kế toán để td đó xây dựng các chong trùnh quản lý hàng xuất khẩu.
Hệ thống sổ kế toán hàng xuất khẩu bao gồm:
Mua hàng XK Bảng kê mua hàng XK

Tổng hợp hàng hoá
5
5
Bảng kê bán hàng XKBán hàng Xk
ở đây các thông tin vào cho bài toán kế toán xuất khẩu là chứng từ mua
hàng vá bộ chứng từ hàng xuất. Đối với bài toán xuất khẩu ta phải quản lý từ
khi có hàng để xuất kho cho đến khi bên nhập khẩu chấp nhận thanh toán và trả
tiền hàng. Dựa vào phiếu mua hàng hay hợp đồng mua hàng để vào sổ mua
hàng, trên cơ sở chi phí thực tế phát sinh khi mua hàng để tính giá hàng xuất
khẩu.Sổ mua hàng dùng để theo dõi số lợng hàng hoá mua về từ đó lên bẩng kê

khẩu.
Cấu trúc:
NAME TYPE WIDTH DEC
SCT C 6
NTHANG D 8
NDUNG C 25
TENKH C 6
MHANG C 4
ĐGIA N 8 2
SLUONG N 6 2
TST N 12 2
TK1 C 6
ST1 N 12 2
TK2 C 6
ST2 N 12 2

Tạo sổ
CREA VMUAHXK
2- Sổ bán hàng xuất khẩu: VBANHXK.DBF
Sổ VMUAHXK.DBF và VBANHXK.DBF có cấu trúc giống nhau,
không thay đổi.Ta tạo sổ VMUAHXK rồi ra COPY cấu trúc sổ này vào sổ
VBANHXK bằng lệnh
USE VMUAHXK
COPY TO VBANHXK
USE VBANHXK
MODI STRUC
CTRL + W
Ta đã tạo xong sổ VBANHXK.DBF
Bảng kê mua hàng xuất khẩu: BKMHXK.DBF
SCT NTHANG NDUNG TENKH NO156 CO331 CO111 CO112 ...

CO3331 N 12 2
T¹o sæ
8
8
T¬ng øng víi 2
cét TK1, ST1
T¬ng øng víi 2 cét
TK2, ST2
CREA BKBHXK
5- Sổ tổng hợp hàng hoá: THOPHH.DBF
SCT MHANG
THANG
GVON SĐKY TĐKY SMUA TMUA SBAN TBAN SCKY TCKY
CONG
(+) (+) (+) (+) (+) (+) (+) (+)
Sổ tổng hợp hàng hoá theo dõi lợng hàng hoá tồn đầu kỳ, nhập
xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
Cột số đầu kỳ lấy số liệu từ cột số cuối kỳ của tháng trớc chuyển
sang.
Cấu trúc:
NAME TYPE WIDTH DEC
STT N 6
MHANG C 4
THANG C 10
GVON N 8 2
SĐKY N 6 2
TĐKY N 12 2
SMUA N 6 2
TMUA N 2
TBANN 12 2

Mở vùng 2: Thay thế
Mở vùng1: Chuyển tiếp chứng từ.
Kết thúc lập.
1.3 Chơng trình in bảng kê:
+Tạo một chu trình làm việc.
+Trong chu trình làm việc.
Mở sổ
In tiêu đề bảng.
In 4 cột cố định: SCT, NT, TENKH
Các cột thay đổi: Từ cột 5 đến cột cuối sổ.
In dòng kết thúc.
1.4 Chơng trình tổng hợp hàng hoá.
+Tạo một chu trình làm việc.
+Trong chu trình làm việc.
Mở vùng 1: Lấy XTHANG=MONTH
XNAM=YEAR
Mở vùng 2: Gán SĐKY- SCKY
Chuyển tiếp
Mở vùng 1: Tính tổng: SUM SLUONG TO XSLUONG FOR...
Mở vùng 2: Thay thế XTCOT- XSLUONG
Chuyển tiếp
Thay thế: STMUA- SLMUA * GVON
STBAN-SLBAN * GVON
SCKY-SDKY + SMUA - SBAN
TCKY - SCKY * GVON
THANG- XTHANG, NAM- XNAM
1.5 Chơng trình in tổng hợp hàng hoá:
10
10
+Tạo một chu trình làm việc.

>INPU NEU VAO TU ĐAU THANG THI BAM 1=TO XTTUC
>IF XTTUC = 1
11
11
Chơng trình vào số liệu
Chơng trình dựng bảng kê
Chơng trình in tổng hợp hàng hoá
Chơng trình in bảng kê
Chơng trình tổng hợp hàng hoá