Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội
Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
I_ Đặc điểm chung của Công ty In Bộ Lao Động Thơng Binh Xă Hội .
1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty in.
1.1 Thông tin định danh:
_Tên doanh nghiệp: Công ty in Lao Động Xã Hội
_Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company
Viết tắt: LASAPCOM.
_Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Phờng Minh Khai - Quận Hai Bà Trng Hà Nội.
_Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí,
nhãn mác các loại.
1.2 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội là một doanh nghiệp nhà nớc
thuộc Bộ Lao Động Thơng Binh Và Xã Hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán
kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài khoản tại
ngân hàng nhà nớc. Đợc hình thành từ ngày 8/11/1938 vớivới quy mô ban đầu là
xởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập số 287QDD/TB-
XH ngày 8/11/1938 của Bộ trởng Bộ Thơng Binh và Xã Hội ).
Hiện nay doanh nghiệp đợc phép đặt trụ sở chính tại Hoà Bình 4- Phờng
Minh Khai - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.
Sau một thời gian hoạt động xởng In Thơng Binh đã phát triển với quy mô lớn hơn
và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thơng Binh và Xã Hội đã quyết định chuyển x-
ởng in Thơng Binh thành xí nghiệp In Bộ Thơng Binh và Xã Hội (QĐ138/QĐTB-
Xh ngày 4/9/1986).
Bộ Lao Động và Bộ Thơng Binh Xã Hội là do hai Bộ xác nhập thành đó là
Bộ Lao Động và Bộ Thơng Binh Xã Hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trởng Bộ Lao Động
Thơng Binh và Xã Hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ
đời sống trực thuộc Bộ (QĐ số 156/LĐTBXH-QĐ).
Năm 1990 do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền

bảo đủ sức cạnh tranh trên thơng trờng, từ năm 1994 cho đến năm 1997, Công ty
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
đã thực hiện việc đầu t gần 7 tỷ đồng cho dàn máy in offset hiện đại. Hiện nay
Công ty in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ offset. Do đặc điểm cũng
nh tính chất của Công ty in, ở đây qui trình sản phẩm chia làm các bớc công nghệ
chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển
xuống bộ phận quá trình sản xuất phải qua các bớc công nghệ sau:
_ Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận đợc tài liệu gốc bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ sở
nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in.
_ Vi tính: Đa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in,
tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ...(to, nhỏ, độ đậm).
_ Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in.
_ Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả
các loại (chữ, hình ảnh) có cùng một màu với các tấm mica theo từng trang in.
_ Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận
phơi bản có nhiệm vụ chế bản.
_ In: Khi nhận đợc các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm lúc này bộ phận in offset
4 trang, offset 10 trang, offset 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản
khuôn in đó.
_ Thành phẩm: Khi nhận đợc các bản in bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóng
quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển cho
khách hàng.
Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất
Thiết kế kỹ thuật
Vi tính
Chụp ảnh
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Bình bản

Là phân xởng cuối cùng của qui trình công nghệ sản xuất. Do sổ sách và tổ kiểm
tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm
vụ hoàn chỉnh thành một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng.
+Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật.
+Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn : cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói sau đó
nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng.
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của Công
ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội tổ chức theo mô hình trực tuyến bộ máy
quản lý gọn nhẹ.
Giám đốc là ngời chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với Công ty in với
khách hàng với tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty in.
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Giúp việc cho giám đốc là phó Giám đốc và một kế toán trởng, phó ban Giám đốc
thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khi Giám đốc đi vắng.
Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của
bôn phận kế toán của Công ty in.
Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Phòng kế toán tài chính thống kê
Phân xởng hoàn thiện
Phân xởng in
Phân xởng chế bản
Phân xởng cơ khí
Giám đốc
Phó giám đốc
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in
Kế toán trởng
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Kế toán THợp
KT thanh toán
Nhân viên thống kê
Thủ quỹ
Thủ kho
Kế toán TSCĐ
Kế toán giá thành
Kế toán vật liệu
Hình thức sổ kế toán:
Hiện nay Công ty in áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình
thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghi
nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng
hợp và sổ kế toán chi tiết.
_ Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng.
_ Sổ kế toán tổng hợp - sổ cái tài khoản.
_Một số sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112,
TK131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627...
Doanh nghiệp không sử dụng TK 155, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản
xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bị
trả lại và không có giảm giá hàng bán.
Trình tự ghi sổ:
_Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của
chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ.
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
_Các chứng từ cần hạch toán đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết.

Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
II_Tình hình thực tế kế toán vật liệu tại Công ty in Bộ LĐTB-XH.
1.Tình hình chung về nguyên liệu tại Công ty in.
1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in.
Đặc điểm :
Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội là một doanh nghiệp sản
xuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loại mặt
hàng rất phong phú, đa dạng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫu mã
của sản phẩm .Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và quy cách
cũng nh mẫu mã.
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty in đều có bán
trên thị trờng, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Công
ty in đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu trong kho.
Các nguồn nhập nguyên vật liệu Công ty in đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn
vị có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty nh Công ty in Tiến Bộ, Công ty văn hoá
phẩm... Tất cả các vật t mua về hầu nh Công ty in đều thanh toán ngay bằng tiền
mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ,
bảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty in rất đợc chú trọng tránh
h hỏng, mất mát, hao hụt...
Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thành,
tiết kiệm nguyên vật liệu. Giám đốc Công ty in ra quyết định ban hành
quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật t dùng cho sản xuất.
Hệ thống các định mức vật t
Đơn vị sử dụng Vật t cần định mức Định mức
Phân xởng chế bản Dầu tra máy
Xà phòng
Giẻ lau
0.5 lít/tháng

_Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in.
_Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ cho
sửa chữa các máy in, máy xén...nh vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốp
sét...
_Phế liệu: Bao gồm giấy xớc ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ
in bị hỏng...
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
_Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại và chia
ra thành nhóm loại nh sau:
+Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay...
+Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít...
Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khi xuất
dùng giá trị của nó sẽ đợc phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó, còn một
số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùng vào sản
xuất thì giá trị của chúng đợc phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng đơn đặt
hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành.
1.2 Đánh giá vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định .
Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu
là mua từ ngoài, không có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh. Công ty in
đánh giá vật liệu theo giá thực tế.
Giá thực tế vật t nhập kho:
Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá trị thực tế của chúng đợc xác định theo
các cách khác nhau.
Thờng thờng công ty mua vật liệu với phơng thức buôn bán vận chuyển về tận kho
công ty. Vì vậy chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL đều do bên bán chịu. Do đó giá trị
thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (giá cha có thuế
GTGT).Còn một số vật liệu phụ mua lẻ thì do cán bộ cung tiêu mua về nhập kho.
Trong trờng hợp này giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc kế toán vật liệu tính là

x
Đơn giá thực tế bình quân vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
ở Công ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp bình
quân gia quyền đợc kế toán vật liệu thực hiện tính toán ở ngoài sổ sách. Vì vậy
theo dõi việc tính toán này rất khó khăn.
Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau:
NVl chính: Giấy Bãi Bằng 60g/m
2
(42x60)
Trị giá tồn đầu kỳ : 19.224.140đ
Số lợng tồn đầu kỳ : 117.820 tờ
Trị giá giấy nhập trong kỳ : 30.481.000đ
Số lợng nhập trong kỳ : 163.000 tờ
Số lợng xuất trong kỳ : 261.935 tờ
Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m
2
(42x60)) là:
Đơn giá thực tế bình quân GQ
=
19.224.140 + 30.481.000
117.820 + 163.000
=
177/ tờ

Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụng ph-
ơng pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phơng pháp kê khai thờng xuyên.

nhập-xuất NVl.
NVL
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Phòng KH-SX
Kiểm nghiệm
Nhập kho
HĐơn
GTGT
Phiếu NK
BBản KN
VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH nh sau:
Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m
2
(42x60)
Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m
2
(39x54)
và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m
2
(79x109)
của Nhà máy giấy Bãi Bằng
Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thờng Kiệt.
Công ty nhận đợc các hoá đơn sau:
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Mẫu số : 01/ GTGT_3LL
Hoá đơn GTGT
Liên 2:(giao hàng cho khách hàng)
Ngày 21 tháng 6 năm 2003

140
1072
30.481.000
44.590.000
5.360.000
Cộng tiền hàng: 80.431.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.043.100
Tổng cộng tiền thanh toán: 88.474.100
Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi tám triệu bốn trăm bảy mơi t nghìn một trăm
đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ HT)
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Mẫu số: 01/GTGT-2LN
Hoá đơn GTGT
Liên 2:(giao cho khách hàng)
Ngày 25 tháng 6 năm 2003
Ký hiệu: HK 065312
Số: 04_B
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng văn phòng phẩm
Địa chỉ: 42 Lý Thờng Kiệt
Điện thoại: 9721110
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn thu Ngà
Đơn vị: Ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai_Hai Bà Trng_Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:0100257866
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng ĐGiá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1
2

Số:104
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 21 tháng 6 năm 2003
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông : Nguyễn Xuân Tiến : Trởng ban
Ông : Phạm Hoàng Minh : Uỷ viên
Bà : Phạm Thị Liên : Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau:
STT
Tên quy cách sp, h
2
, lao
vụ, dịch vụ
MS ĐVT
SL theo
HĐ
Kết quả KN
Ghi
chú
SL đúng
QĐ
SL KĐ
QĐ
1
2
3
Giấy B
2
60g/m

Biên bản kiểm nghiệm
(vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 25 tháng 6 năm 2003
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông: Nguyễn Tuấn Anh : Trởng ban
Ông: Bùi Trung Dũng : Uỷ viên
Bà : Hoàng Tuyết Mai : Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau:
STT
Tên quy cách sản phẩm,
h
2
, lao vụ, dịch vụ
MS ĐVT
SL theo
HĐ
Kết quả KN
Ghi
chú
SL đúng
QĐ
SL KĐ
QĐ
1
2
3
Mực xanh Nhật
Mực đen Nhật
Mực xanh TQ
kg

2
60g/m
2
(42x60)
Giấy B
2
60g/m
2
(39x54)
Giấy cútsê 105g/m
2
(79x109)
tờ
tờ
tờ
163.000
318.500
5.000
163.000
318.500
5.000
187
140
1072
30.481.000
44.590.000
5.360.000
Cộng
Thuế GTGT 10%
Tổng cộng

kg
36
36
30
36
36
30
96.400
80.350
43.291
3.470.400
2.892.600
1.298.730
Cộng
Thuế GTGT 10%
Tổng cộng
7.661.730
766.173
8.427.903
Tổng số tiền(viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm hai mơi bảy nghìn chín trăm linh
ba đồng.
Nhập, ngày 25 tháng6 năm 2003
Phụ trách c. tiêu Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời giao Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số: 06/VT
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: ngày 21 tháng 6 năm 2003
Tờ số:

(39x54)
Đơn vị tính: tờ
Mã số:
STT
Chứng từ
Diễn giải
Ngày
N-X
Số lợng
Ký xác
nhận KT
SH NT Nhập Xuất Tồn
1 106 27/6
Tháng 5/2003
Mua giấy Bãi
Bằng 60g/m
2

(39x54)
27/6 318.500
84.114
402.614
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in
Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội
Thủ tục xuất kho
Căn cứ vào lệnh sản xuất và định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào nhu cầu sản
xuất thực tế (theo từng đơn đặt hàng) phân xởng ghi danh mục vật liệu cần lĩnh cụ
thể về số lợng, quy cách, phẩm cấp nguyên vật liệu, cần dùng gửi lên phòng KH-
VT. Sau khi phòng VT xem xét đối chiếu với KHsản xuất (đơn đặt hàng) để viết
phiếu xuất kho. NVL xuất dùng cho sản xuất đợc thống kê vật t ghi sổ để theo dõi