Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế
toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
I. Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán
vật liệu tại Công ty.
1. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán và công tác kế toán.
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà hiện nay đang ngày càng khẳng định chỗ
đứng vững chắc trên thị trờng. Sản phẩm của Công ty đã đợc tiêu thụ rộng rãi trên
thị trờng và không ngừng đợc mở rộng. Từ chỗ đang ở nguy cơ bị đóng cửa, Công
ty đã dần dần phục hồi và phát triển về mọi mặt. Điều đó chính là nhờ sự nhạy
bén, nắm bắt thời cơ và sự phối hợp chặt chẽ, khoa học của bộ máy quản lý của
Công ty.
Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng hoàn
thiện sao cho đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của quy mô sản xuất kinh doanh lớn
hơn. Công tác kế toán luôn tuân theo các chế độ kế toán tài chính do Bộ tài chính
ban hành, vận dụng các tài khoản kế toán một cách cụ thể, đúng đắn. Hệ thống sổ
sách, chứng từ kế toán đều rõ ràng, hợp lệ, phản ánh kịp thời tình hình biến động
tài sản và nguồn vốn, do đó cung cấp đợc các thông tin chi tiết cũng nh tổng hợp
nhanh chóng, phục vụ cho Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh
một cách hiệu quả. Chính điều này đã góp phần rất lớn làm giảm chi phí, tăng
doanh thu. Chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nớc của Công ty không ngừng tăng lên, thu
nhập của cán bộ công nhân viên đợc cải thiện. Công tác kế toán nói chung và công
tác vật liệu nói riêng cũng là một mắt xích hiệu quả đóng góp trong những bớc
phát triển của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với
điều kiện cụ thể của Công ty về tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh. Công ty
đang áp dụng hình thức Nhật ký- chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất đợc
ban hành. Đây là một hình thức sổ kế toán phù hợp với tính chất phức tạp của hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty và với trình độ cao của kế toán. Kế toán
hàng tồn kho áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên và kế toán chi tiết vật liệu
sử dụng phơng pháp thẻ song song thống nhất trong các kỳ hạch toán, do đó phản

Tính giá vật liệu.
Vật liệu nhập kho của Công ty đợc tính theo giá thực tế nhng không đợc trừ
khoản giảm giá phát sinh sau khi mua hàng do đó cha phản ánh đợc chính xác
theo đúng chế độ kế toán. Để tính giá vật liệu xuất kho, Công ty sử dụng phơng
pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phơng pháp này có u điểm là chính xác và phù
hợp với việc cơ giới hoá công tác công toán.
Bảo quản vật liệu.
2
Hệ thống kho tàng của Công ty đã đáp ứng đợc yêu cầu bảo quản của các loại
vật liệu, đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện đo lờng. Vật liệu trong kho đợc sắp
xếp khá hợp lý, thuận tiện cho công tác quản lý và xuất dùng.
Phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán nguyên vật
liệu. Phơng pháp này nhìn chung phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh
chóng, chính xác về số lợng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp điều chỉnh cho
thích hợp, tránh ứ đọng hay thiếu hụt vật liệu cho sản xuất.
Các sổ tổng hợp đợc lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành
và tơng đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch toán của Công ty.
Hạch toán chi tiết.
Công ty thực hiện hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Phơng
pháp này tạo điều kiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Mặc dù các loại vật liệu của
Công ty tơng đối đa dạng, nhiều chủng loại nhng do Công ty thực hiện công tác kế
toán bằng máy vi tính nên không khó khăn cho việc quản lý và ghi chép chi tiết
vật liệu.
Về tài khoản sử dụng.
Các tài khoản Công ty sử dụng đợc đăng ký theo đúng hệ thống tài khoản chế
độ kế toán quy định. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài
khoản khá chính xác.
II. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán
vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

...
Thứ hai, tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng.
Hiện nay trong danh mục tài khoản sử dụng của Công ty có tài khoản 151 nh-
ng Công ty không sử dụng để phản ánh vật t, hàng hoá mua trong kỳ nhng cuối
tháng hàng cha vận chuyển về đến kho. Việc sử dụng tài khoản 151 sẽ phản ánh
chính xác hơn tình hình biến động vật liệu hiện có của doanh nghiệp và do đó
thông tin kế toán sẽ phản ánh trung thực tình hình tài sản của Công ty.
Thứ ba, hạch toán giảm giá hàng mua đợc hởng.
Vật liệu của Công ty đợc thu mua từ rất nhiều nguồn khác nhau với số lợng
lớn. Trong trờng hợp phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán do nhà cung cấp đồng
ý, kế toán hạch toán khoản giảm giá đợc hởng vào tài khoản 721- Thu nhập hoạt
động bất thờng. Điều này sẽ dễ dàng cho công tác kế toán vật liệu của Công ty, tuy
nhiên không phản ánh chính xác giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ theo
quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Khi nhà cung cấp đồng ý giảm giá hàng mua, kế toán ghi:
Nợ TK 331: ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp.
Nợ TK 111, 112: Nếu nhà cung cấp trả bằng tiền.
Có TK 152: Khoản giảm giá trừ vào giá mua thực tế nhập kho.
Công ty có thể theo dõi trực tiếp phần giảm giá hàng mua đợc hởng trên sổ kế
toán chi tiết vật liệu để máy có thể tính đợc chính xác giá vật liệu nhập kho trong
kỳ.
4
Thứ t, về việc lập sổ kế toán chi tiết vật liệu.
Sổ chi tiết vật liệu của Công ty không phản ánh các tài khoản đối ứng với tài
khoản 152, đồng thời còn hơi cồng kềnh trong trờng hợp Công ty tính giá vật liệu
xuất kho theo phơng pháp bình quân cuối kỳ.
Sổ kế toán chi tiết vật liệu có thể đợc lập nh sau:
Sổ chi tiết vật liệu
Tài khoản: 1521
Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001

chuyển chứng từ về cho phòng kế toán để phản ánh nhanh chóng hơn tình hình
nhập, xuất vật liệu trên sổ sách.
Thứ sáu, về sử dụng máy tính trong công tác kế toán.
Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang sử dụng phần mềm kế toán
CAD đợc thiết kế bởi một công ty phần mềm. Tuy nhiên việc áp dụng kế toán máy
cho hình thức sổ Nhật ký- chứng từ là tơng đối phức tạp và cha hoàn thiện. Kế
toán của Công ty vẫn phải tiến hành lập một số sổ theo phơng pháp thủ công nh sổ
Cái các tài khoản...
Nh vậy, phần mềm kế toán này vẫn cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán ở công
ty. Công ty cần từng bớc cải thiện phần mềm kế toán để thực hiện cơ giới hoá toàn
bộ công tác kế toán. Số liệu kế toán đợc xử lý toàn bộ bằng máy vi tính sẽ đảm
bảo tính chính xác, nhanh chóng, làm giảm khối lợng công việc cho kế toán viên
và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý.
5
Thứ bảy, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh
doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn
kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh
chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên doanh
nghiệp tích luỹ đợc một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã đợc phân chia. Nguồn tài
chính này tạm thời nằm trong TSLĐ và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt
hại thực tế do vật t, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, phát sinh. Một điểm
lợi nữa của dự phòng là dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm
giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Giả sử cuối năm 2001, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng
tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 159
Cuối niên độ sau (2002), doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự

1. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lu động ở Công ty.
Trong giai đoạn khó khăn trớc đây, Công ty lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm
trọng, trang thiết bị lạc hậu, bộ máy quản lý còn hoạt động cha có hiệu quả.Tuy
nhiên từ khi trở thành một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt nam, đợc đầu t
thêm vốn và sự trợ giúp của Tổng công ty, bộ mặt của Công ty đã dần thay đổi.
Công tác quản lý đã không ngừng hoàn thiện, tổ chức thêm những phòng ban thăm
dò, khai thác thị trờng, một yếu tố tiên quyết đa doanh nghiệp phát triển. Chính bộ
máy quản lý tốt đã làm tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp.
Công ty đã thực hiện đầu t, mở rộng đúng hớng cho nên từ chỗ làm ăn thua lỗ
đã dần có lãi và phát triển.
Vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty văn
phòng phẩm Hồng Hà. Để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tránh ứ đọng,
Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp quản lý vật liệu sao cho khoa học, hiệu quả
nhất.
Công ty đã tổ chức đợc bộ phận chuyên thực hiện thu mua vật t, tìm hiều các
nhà cung cấp trên thị trờng, phân tích và tìm ra nguồn cung cấp có lợi nhất. Do đó
Công ty đã đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, xây dựng định
mức dự trữ vật liệu phù hợp để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ.
Việc bảo quản, dự trữ vật liệu cũng đợc Công ty quan tâm đúng mức, hệ thống
kho tàng đầy đủ, rộng rãi tạo điều kiện cho việc bảo quản các loại vật liệu có tính
chất khác nhau. Các kho luôn luôn đợc kiểm tra, đảm bảo những điều kiện tốt nhất
cho việc dự trữ vật liệu.
Nhằm giảm bớt chi phí về vật liệu, việc sử dụng vật liệu cho sản xuất đợc
Công ty rất chú trọng về khâu kiểm soát. Dựa trên quá trình sản xuất sản phẩm,
Công ty đã xây dựng đợc định mức tiêu hao vật liệu, từ đó có thể quản lý vật liệu
xuất dùng đợc tốt hơn, tránh mất mát, h hỏng. Mặt khác mọi nhu cầu sử dụng vật
liệu đều đợc đa qua phòng kế hoạch dể xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các nh cầu
do đó tránh đợc hiện tợng lãng phí vật liệu.
Đó là các công việc cụ thể trong công tác quản lý vật liệu của Công ty với mục
đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động, tuy nhiên để đánh giá đợc kết quả

9
Số d bình quân vật t tồn kho
2433583874 3457288133 1023704259
10
Sức sản xuất của VLĐ (3/ 4)
2,383 2,094 -0,289
11
Sức sinh lợi của VLĐ (5/ 4)
0,00023 0,000234 0,000004
12
Hệ số quay kho (6/ 9)
5,087 4,077 -1,01
13
Hệ số luân chuyển VLĐ (3/ 4)
2,383 2,094 -0,289
14
Hệ số đảm nhiệm VLĐ (4/ 3)
0,419 0,477 0,058
15
Số ngày một vòng luân chuyển
(360ngày/ 13)
151,04 171,89 20,85
Sử dụng phơng pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hởng của từng
nhân tố đến chỉ tiêu phân tích nh sau:
Sức sản xuất của vốn lu động năm 1999 là 2,383, năm 2000 là 2,094 tức là
cứ 1 đồng vốn lu động bỏ ra thì thu đợc 2,094 đồng doanh thu, giảm so với chỉ tiêu
này năm 1999 là 0,289 là do ảnh hởng của hai nhân tố:
- Do vốn lu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sản xuất giảm
0,975:
25135252089 25135252089